Sähköistämisen merkitys vaihtoon haussa Kirsi Korpela 15.5.2007

1. Sähköistämisen merkitys vaihtoon haussa Kirsi Korpela 15.5.2007 Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

2. Vaihto-opiskelijoiden tietokanta: Väinö • vaihto-opiskelijoiden tietokanta • hakujärjestelmä • hallinnollisia työkaluja • yhteys opiskelijarekisteriin • Väinö 10 vuotta Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

3. Tekniikkaa… Tarvitsen Remote Desktop Connection –ohjelman koneelleni. Tulen asentamaan Asennusohjeet ovat julkisella www-sivulla. Linkki ohjeeseen löytyy Väinön käyttöohjeesta verkkolevyltä. Uusi käyttäjä Mikrotukihenkilö Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

4. Väinön osat • verkkolevy • palvelin (mm. automaattinen varmuuskopiointi) • käyttäjän oma kone • tietokannat: varsinainen tietokanta, arkistotietokanta, kehitysversio ja 'leikkikenttä' • VainoFAQ.mdb – FAQ-tietokanta • paljon tekstitiedostoja – sisältävät Väinön ja Opsun välillä siirrettävät tiedot Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

5. Väinö, Väinö; missä sä oot ? Kehitys Opsu Tuotanto Arkisto Väinö Leikkikenttä ArkistoData VainoData LeikkikenttaData FAQData Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

6. Väinö-tietokanta • hakijoiden sähköiset hakemukset • tiedot kaikkien käyttäjien hyödynnettävissä • Väinön sisältämiä tietoja voi lajitella raportteina ja työkalut helpottavat vaihto-opiskelijoiden hakemusprosessia. Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

7. Väinö-tietokanta Käyttäjäryhmät: • Hallinto-käyttäjät voivat katsella ja muuttaa kaikkea Väinön sisältämää tietoa. • Tiedekunta-käyttäjät voivat katsella kaikkea Väinön sisältämää tietoa ja muuttaa omaan tiedekuntaan kuuluvia tietoja. Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

8. Raportit työkaluina • ns. perustietoraportti • maittain ja korkeakouluittain • saapumisaika ja tiedot • ohjelmittain • alakoodeittain • apurahan saajat • naapurikorkeakouluihin hakeneet • opiskelijat, joilta puuttuu liitteitä Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

9. Raportit työkaluina • opiskelijat tiedekunnittain • oppiaineittain • opiskeluoikeuksittain: sama kuin oppiaineittain, mutta mukana ovat vain opiskeluoikeuden saaneet. • opiskelijat, jolla ei vielä tiedekuntaa • lista opiskelijoista aineineen Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

10. Raportit työkaluina • opiskelijoiden tuutorit: lista opiskelijoista ja heidän tuutoriensa tiedot • ECTS-learning agreementin 'tila' • hyväksyntätiedot (ilman peruuttaneita) • opiskelijat, joiden infopaketissa puutteita • tuutorin tiedot ja ns. perustiedot Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

11. Kirjeet ja asiakirjat • liitepyyntökirje tai vahvistuskirje • tuutorikirje opiskelijalle • tuutorikirje tuutorille • tuutoritodistukset • ECTS-kiertokirje • hyväksymistodistus • läsnäolotodistus englanniksi ja suomeksi Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

12. Muut työkalut • osoitetarrat (opiskelijat ja tuutorit) • vapaa kirje • FAQ-kirje: kirje, jossa on vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin. Kirjeestä tarjotaan sekä sähköposti- että paperiversiot. • postilista Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

13. FAQ-kirjeen aiheet Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

14. Väinö kehittyy ja kasvaa • hakulomakkeiden seurantajärjestelmä • työkaluja haun seurantaan: laajennus tiedekuntiin • työkalujen kehittäminen ja elektroninen haku • uudet kehittämissuunnitelmat Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

15. Turun yliopistoon vaihtoon: Väinö-tietokanta v. 2003 uudistus käsi kädessä hallinnollisten järjestelyjen kanssa – vaikutus prosesseihin v. 2003-2005 työkalujen ja elektronisen hakulomakkeen kehittäminen käyntiin v.- 2006 elektroninen hakulomake käyttöön v.- 2006 – työkalujen jatkuva kehittäminen - uudet haasteet: sopimukset, yhdyshenkilöt, opintosuunnitelmien elektronisoiminen jne. Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

16. Syitä järjestelmän kehittämiseen 1.vaihe: mappi väärässä paikassa, kuka meille onkaan hakenut, missä vaiheessa hakemus on, ovatko kaikki hakijat meillä 'hanskassa' ? 2. vaihe: - hallinnolliset muutokset • aikataulu (hallinnon pullonkaula) • työkalujen kehittämistarpeet • pyrkimys elektroniseen hakuun Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

17. Sähköistämisen tuomia etuja • Hakemuksen käsittely ja hyväksyminen tiedekunnassa nopeutuu. • Suurempien 'massojen' tehokas käsittely mahdollistuu. • Tarjoaa työkaluja: valmiit kirjeet, vastaukset, hyväksymistodistukset, listaukset seurantaan viestien yhtenäisyys • aikaisemmin hyväksyminen useaan tiedekuntaan – nyt ei välttämättä tarvita prosessien ja työnjaon selkiyttäminen Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

18. Mahdollisia ongelmakohtia • Opiskelija ei osaa lähettää hakemustaan oikeaan paikkaan. • Miten ratkaistaan moni-alaiset hakemukset. • Hakemusten keskittyminen suuriin tiedekuntiin: ruuhkautuminen • Siirtyvä työmäärä vs. ohjelman hyödyt (tietojen tallentaminen, tuutorien jakaminen, infopakettien postittaminen Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

19. Sähköistäminen prosessina • Sähköistäminen vaatii myös työkulttuuurin ja –tapojen sekä prosessien muutosta, järjestelmän tehokas käyttö • Vaatii koulutusta, palautetta ja kehittämisehdotuksia eri tason käyttäjiltä. muutosvastarinnasta hyödyntämiseen Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

20. Toteuttaminen • vaihe: Ulkopuolinen henkilö yhteistyössä kv-henkilöstön kanssa: useita eri versioita. Ongelmana muutosten ja kehittämisen kalleus ja hankaluus. • vaihe: ATK-keskuksen suunnittelija ja kv-suunnittelija, toimistosihteerit, palaute tiedekunnilta. • Kehittäminen jatkuu: yhdyshenkilöt, sopimukset, elektroninen learning agreement yms. Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

21. Tutkinto-opiskelijoiden järjestelmä • elektroninen haku ja tietokanta haun hallinointiin • toteutus nopealla aikataululla hakemisen helpottaminen, työkalujen luominen, massojen käsittelyn mahdollistaminen • hakemusten määrä tuplaantui • keskitetty liitteiden vastaanotto ja skannaus Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

22. Vaihtoon hakeutuminen Turun yliopistosta • vaihtoehtoina joko uuden tietojärjestelmän ostaminen tai luominen • järjestelmän yhteensopivuus Väinö-tietokannan, vaihtosuhteiden tietokannan sekä netti-Opsu-järjestelmän kanssa • mukana hakuvaihe, hakemuksen käsittely ja raportointi • osana opiskelija-järjestelmän ja elektronisen opinto-opaan yms. palveluiden kehittämistyötä Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007

23. Siis mikä Väinö? Kohti kansainvälistä kampusta - kv-asioiden yksikkö 1987-2007