SIA- PERSONALIA

1. SIA- PERSONALIA Buku Nugroho Widjajanto BAB XVII hal 383

2. Manajemen Personalia • Aktifitas : • Perencanaan SDM • Koordinasi SDM • Pengendalian SDM • Sistim Informasi : • Rekruting • Pelatihan • Kompensasi

3. Fungsi manajemen personalia adalah fungsi yang bersifat desentralisasi • Divisi personalia  Manpower Planning kebutuhan Tenaga Kerja: 1. Keterampilan 2. Tingkat Pendidikan 3. Pengalaman

4. Struktur Organisasi Personalia

5. Eksekutif personalia bertanggung jawab atas pengelolaan berbagai fungsi staf personalia. • Rencana tenaga kerja merupakan dasar yang dapat dijadikan basis perencanaan dan pengendalian berbagai kegiatan tenaga kerja serta pendidikan dan pelatihan.

6. Informasi yang dibutuhkan oleh eksekutif puncak personalia : • Informasi kuantitatif • Jumlah Karyawan dengan perincian tertentu • Jam kerja • Efisiensi tenaga kerja • dll • Informasi kualitatif • Moral karyawan • Motivasi • Kemampuan inovasi

7. Divisi Pendidikan & Pelatihan • Kegiatan pengembangan keterampilan karyawan • Yang perlu diperhatikan : • Perencanaan dan pengaturan program pelatihan • Pengembangan bahan-bahan pelatihan • Pemilihan peserta, traning, lokasi pelatihan • Evaluasi hasil-hasil pelatihan

8. Divisi Tenaga Kerja • Pengembangan spesifikasi tugas, rekruitment karyawan (test & wawancara), pengelolaan arsip pelamar kerja • Informasi yang dibutuhkan : • Inforasi Internal (kebutuhan TK) • Informasi Eksternal (sumber TK)

9. Divisi Kesejateraan dan Keselamatan Kerja • Bertanggungjawab atas kesehatan dan terpenuhinya standar keamanan kerja dalam perusahaan • Kesehatan : • Catatan Medis • Pengujian fisik • Layanan kesehatan • Dll

10. Keamanan : • Kelengkapan kerja • Pelatihan keamanan kerja • Penelitian sebab-sebab kecelakaan kerja yang terjadi

11. Peran Pimpinan Unit dalam Fungsi Personalia • Memotivasi Karyawan • Pemberdayaan Karyawan • Informasi yang dibutuhkan : • produktifitas, • motivasi, • tingkat absensi yang terjadi.

12. Informasi Untuk Fungsi Personalia • Sistem Informasi Akuntansi • Gaji & Upah • Jajaran departemen personalia atau sumberdaya manusia, • File data Personaliaa • Dua input penting yang digunakan dalam penyusunan informasi gaji dan upah : • Kartu jam kerja pabrik • Kartu absensi karyawan

13. Kartu Jam KerjaPabrik Adalahkartu yang digunakanuntukmencatatdistribusi jam kerja yang dijalaniolehmasing-masingkaryawanpabrik. Bentukkartu jam kerja : • Kartu jam kerja per periodeupah • Kartu jam kerjaharian • Kartu jam kerja per unit, dari • Gang sheet

14. Kartu absensi karyawan Merupakan kartu yang digunakan untuk masing-masing karyawan guna mencatat saat masuk dan keluar tempat kerja. • Input lain yang diperlukan oleh sistem informasi akuntansi gaji dan upah adalah input untuk penambahan, pengurangan serta penyesuaian berbagai catatan gaji dan upah karyawan.

15. Jenis penyesuaian yang perlu dilakukan antara lain adalah: • Perubahan tarif gaji dan upah • Perubahan alamat • Perpindahan karyawan antar unit organisasi • Perubahan dalam potongan pajak • Perubahan dalam peraturan-peraturan pemotongan gaji dan upah serta • Perubahan lain-lainnya yang biasanya sangat bervariasi

16. Output sistem informasi akutansi gaji dan upah • Perhitungan gaji dan upah serta uang atau cek gaji dan upah. • Selain itu sistem informasi akuntansi seringkali diwajibkan untuk menyusun berbagai laporan untuk kepentingan pemerintah.

17. Untuk kepentingan internal, sistem informasi akuntansi biasanya perlu meyajikan informasi sebagai berikut : • Laporan penilaian efisiensi dan produktivitas karyawan • Laporan dan analisis tingkat kemangkiran dan keterlambatan kerja karyawan • Analisis upah tak langsung menurut jenis biaya (pengawasan, inspeksi, penanganan barang, dsb), dan menurut departemen. • Anlisis realisasi biaya gaji dan upah dibandingkan dengan standar atas produk yang dihasilkan • Analisis biaya lembar per departemen • Analisis biaya untuk tunjangan-tunjangan • Laporan biaya komisi penjualan serta • Berbagai laporan yang bermanfat bagi perencanaan tenaga kerja, misalnya jumlah karyawan, jumlah jam kerja yang dilalui, tarif gaji dan upah rata-rata, tingkat perputaran karyawan, rata-rata dan total tunjangan karyawan.

18. Informasi dari jajaran personalia • File data personalia: memuat catatan lengkap mengenai setiap karyawan perusahaan. • Karakteristik fisik karyawan • Informasi gaji dasar • Evaluasi kuantitatif dan kualitatif pengalamannya dimasa lalu • Keterangan kesehatan dan riwayat medis karyawan • Hasil berbagai tes mengenai kemampuan dan sikap dan lain-lainnya

19. File data tersebut dapat dijadikan dasar pengambilan keputusan : • Penempatan pada posisi tertentu • Kenaikan pangkat dan jabatan • Penetapan program pelatihan yang diperlukan

20. Informasi lain yang dikembangkan oleh jajaaran personalia anatara lain adalah: • Spesifikasi kerja yang merinci program pelatihan dan pengalaman yang diperlukan untuk menjelaskan setiap pekerjaan dalam organisasi • Statistik keamanan dan kecelakaan kerja • Prakiraan kebutuhan tenaga kerja menurut kategori pekerjaan dalam organisasi dan • Catatan stastistik mengenai program pelatihan, layanan kesehatan lembaga kredit karyawan serta layanan lainnya untuk karayawan.

21. Sumber Informasi • Sumber internal • kepala departemen: • Kebutuhaan tenaga kerja berdasarkan jumlah dan kualifikasi • Sumber eksternal • Bisa berasal dari kantor tenaga kerja, serikat kerja, pimpinan-pimpinan universitas, sekolah-sekolah pelatihan, serta berbagai kantor pemerintahan.

22. Transaksi Akuntansi Dan Pencatatan Gaji Dan Upah • Ayat jurnal pertama dalam transaksi akuntansi dan pencatatan gaji dan upah adalah: • Persediaan dalam proses XXX • Biaya produksi tak langsung XXX • Biaya umum dan administratif XXX • Upah gaji dan upah XXX

23. Ayat jurnal kedua menjelaskan perhitungan gaji dan upah serta jumlah yang dibayarkan tunai kepada para karyawan : • Utang gaji dan upah xxx • Potongan pajak penghasilan xxx • Dana pensiun xxx • Asuransi xxx • Kas –bank xxx

24. Metode Perhitungan Gaji dan Upah • Mengalikan jumlah jam kerja karyawan dengan tarif gaji dan upah untuk karyawan bersangkutan • Mengurangkan berbagai potongan yang dikenakan sehingga diperoleh jumlah gaji atau upah neto • Mempersiapkan uang atau cek serta berbagai laporan dan dokumen gaji dan upah terkait.

25. Master File Pengelolaan Gaji & Upah • Master file gaji dan upah • Master file barang dalam proses • Master file pesanan produksi • Master file biaya produksi tak langsung • Master file biaya umum dan administrasi serta • Master file biaya penjualan

26. Sistem Pengolahan Data Gaji Dan Upah Berbasis Manual

27. Pembayaran gaji dan upah kepada karyawan dapat dilakukan dengan tiga pendekatan • Dengan menyerahkan uang tunai • Dengan menyerahkan cek atas nama karyawan bersangkutan, dan • Dengan menyetorkan uang gaji dan upah ke rekening tabungan atau automatic teller machine (ATM) atas nama karyawan bersangkutan.

28. Sistem Pengolahan Data Gaji Dan Upah Berbasis Komputer • Prosedur gaji dan upah berbasis komputer dibagi menjadi dua: • Prosedur dengan pendekatan batch processing, dan • Prosedur dengan pendekatan real-time.

30. Sistim Real Time Gaji dan Upah Program gaji dan upah serta pemilihakn profesional Data Jam Kerja dan Perubahan data personalia Pemasukan Data Database Personalia

31. Daftar Gaji & Upah Program gaji dan upah serta pemilihakn profesional Faktur didasarkan jam profesional Laporan Kualifikasi Profesional