HERRAMIENTAS EDM, DRM, DM , Y ERP

1. HERRAMIENTAS EDM, DRM, DM, Y ERP

2. EDM (Entrepise data manager) Administración de datos empresariales En esas primeras etapas el EDM se definía básicamente como el sistema de tratamiento de la documentación de una organización que combina la imagen con información textual asociada a ella. Este concepto surge a raíz de la irrupción de las tecnologías ópticas para la captura de la información. Los documentos en papel eran digitalizados a través de escáneres produciéndose una imagen electrónica de dicho documento, a la cual se le asociaban una serie de índices para la búsqueda y recuperación.

3. Continuación…. En estas primeras etapas cobraría también una especial importancia las tecnologías surgidas para el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) pues permitía que los contenidos de los documentos impresos de carácter textual fueran convertidos rápidamente a formatos electrónicos interpretables por el ordenador. De este modo los sistemas clásicos de gestión documental fueron incorporando estas tecnologías dentro de las funcionalidades que ofrecían al mercado. Los sistemas de EDM controlan la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información. Aspiran, a “ administrar y controlar de modo conjunto, mediante el auxilio de la informática, todo tipo de datos, documentos, conocimiento y habilidades existentes en la organización en la que se aplica”

4. COMPONENTES DE UN SISTEMA EDM • Gestión de imágenes: utilización de la tecnología que permite la captura digital a través del escáner de los documentos impresos. • Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres: tiene como finalidad poder interpretar y tratar electrónicamente ese texto a través de programas OCR (OpticalCharacterRecognition) o ICR (IntelligentCharacterRecognition). • Tecnologías de almacenamiento óptico: para el almacenamiento de los documentos electrónicos, y más aún en el caso de imágenes digitales, es necesario disponer de sistemas de almacenamiento masivo. Como son el CD-ROM, el DVD pero se trata de un disco pregrabado y sólo de lectura, se suelen utilizar los discos WROM(Write Once Read Many) y los WARM (Write Always Read Many), pues permiten grabar datos para su posterior recuperación.

5. Continuación…. • Gestión electrónica de documentos: se trata de los módulos de la gestión documental pero aplicados a los documentos electrónicos pero lo clave es la recuperación de información mediante la gestión de índices de los atributos de los documentos y el contenido de los mismos y la automatización de los ciclos de vida dentro de los procesos de la organización. • Trabajo en grupo (groupware): con esta es posible obtener un aprovechamiento máximo del capital intelectual y del conocimiento que se genera en la organización. • Control de los flujos de trabajo (workflow): permite establecer una serie de reglas y pautas en las que se especifican las tareas y pasos que se han de seguir para la consecución de un proceso de negocio.

6. BENEFICIOS EDM es una herramienta informática que ayuda a mejorar notablemente los flujos de información y la gestión de ésta que se produce dentro de una organización. Por esto una buena elección y una correcta implantación de este sistema puede aportar numerosos beneficios a la organización. Normalmente todos estos beneficios suelen ser agrupados en tres grandes bloques: • Beneficios estratégicos, los cuales afectan al conjunto de la organización en su labor cotidiana de producción. • Beneficios financieros, los cuales inciden directamente en la reducción de costes y aumentan la producción laboral. • Beneficios técnicos, relacionados con la mejora en los aspectos y procesos tecnológicos que se dan dentro de la organización.

7. BENEFICIOS Así, • Ahorro en espacio físico y equipamiento para el almacenamiento de documentos. • Reducción de costes salariales, administrativos y de los derivados del uso del papel, etc. • Mejora en los tiempos de producción. • Incremento de la ventaja competitiva de la organización. • Incremento de la moral y satisfacción del personal, etc. • Acceso centralizado al sistema documental de la organización y consulta distribuida. • Rápida localización de los documentos por múltiples claves de acceso. • Establecimiento de diversas relaciones entre documentos afines. • Mejores niveles de seguridad en el acceso a los documentos. • La información se transmite o intercambia rápidamente, etc.

8. DRM (Digital Restrictions Management systems) • sistemas de Gestión Digital de Restricciones Son mecanismos técnicos de restricción al acceso y copia de obras publicadas en formatos digitales. Si bien sus impulsores los denominan "Gestión Digital de Derechos", cuando analizamos sus objetivos es evidente que sólo sirven para gestionar restricciones. Estos sistemas son necesarios para que los autores puedan controlar el respeto a su derecho de autor en el mundo digital, pero son usados para restringir obras que no están bajo derecho de autor, o que las restricciones que los DRM imponen al público van mucho más allá de lo que el derecho de autor otorga. La implementación de DRM no está al alcance de los autores, sino sólo de las grandes empresas editoriales, discográficas y productoras, sobre las que los autores en general carecen de control.

9. Continuación…. Existen diferentes mecanismos de DRM, pero en general todos tienen en común algunas características: • detectan quién accede a cada obra, cuándo y bajo qué condiciones, y reportan esta información al proveedor de la obra; • autorizan o niegan el acceso a la obra, de acuerdo a condiciones que pueden ser cambiadas unilateralmente por el proveedor de la obra; • cuando autorizan el acceso, lo hacen bajo condiciones restrictivas que son fijadas por el proveedor de la obra, independientemente de los derechos que la ley otorgue al autor o al público. Una característica particular de los DRM es que su implementación no se limita a lo técnico, sino que incursiona en lo legislativo: sus proponentes impulsan proyectos de ley que prohíben la producción, distribución y venta de dispositivos electrónicos a menos que estén equipados con DRM, y criminalizan cualquier esfuerzo de eludir los DRM, independientemente de si esta elusión implica una violación del derecho de autor o no.

10. DM (data manager) Administración de datos Muchas empresas se están asfixiando con los datos, los informes, las planillas de cálculo, y demás archivos. Al guardar toda esta información, se haría en los sistemas de archivo manuales, en papel, cerrados en sistemas operativos, ocultos en unidades de discos de los empleados o diseminados en múltiples dispositivos. La DM constituye un rol muy importante dentro de una organización, pues esta permite que los archivos de un proyecto, puedan organizarse de una manera eficiente en un servidor de datos y se pueda accesar a ellos de una manera rápida y ordenada, compartir archivos entre los miembros de un equipo de trabajo. Permite administrar los archivos y control de versiones para todos los datos de producción, ventas y relativos, que proporciona a los miembros del equipo un entorno colaborativo centralizado y seguro. Se almacenan los archivos de datos principales de toda la información. Los clientes permiten acceder a los archivos almacenados en los servidores.

11. Continuación…. El “manejo de datos” o “administración de datos” o “data management” hace también referencia al almacenamiento, consulta y eliminación de los archivos confidenciales y redundantes de una amplia gama de equipos, incorpora funciones de programas de control como: • Proveer acceso a los datos. • Hacer cumplir las convenciones sobre almacenamiento. • Regular el uso de dispositivos de entrada / salida. Objetivos del manejo de archivos • Los archivos deben representarse y almacenarse en cierta forma para accederlos posteriormente. • Los archivos deben organizarse de manera adecuada para accederlos selectiva y eficazmente. • Los archivos deben procesarse y presentarse de tal manera que puedan apoyar eficazmente al usuario. • Los archivos deben protegerse y manejarse para que no pierdan su valor.

12. ERP (Enterprise resourceplanning) • planificación de recursos empresariales ERP es el término que la industria utiliza para describir un amplio conjunto de actividades apoyadas por el software de aplicación multi-módulo que ayuda a un fabricante u otro negocio gestionar las partes importantes de su negocio. Estas piezas pueden incluir la planificación de productos, la compra de piezas, mantenimiento de inventarios, interacción con proveedores, proporcionando servicio al cliente y seguimiento de pedidos. ERP también puede incluir módulos de aplicación para la financiación y los aspectos de recursos humanos de una empresa. Para ser considerado como tal, un ERP tiene que cumplir las siguientes atribuciones: ser integral (administrar todos los aspectos de una empresa), ser modular (dividir sus aspectos según los diferentes departamentos de la empresa), y ser adaptable (es decir, amoldarse a las particularidades de cada institución).

13. Continuación…. Actualmente, un sistema ERP es empleado en todo tipo de empresas. No sólo a nivel del departamento de producción y finanzas, sino que también son contemplados en aspectos de tecnología, recursos humanos, marketing y administración estratégica. Este tipo de software o sistema puede centralizar las operaciones e información de toda la compañía, facilitando el trabajo entre pares, la resolución de problemas y el arribo a conclusiones satisfactorias y precisas. La mayoría de los programas de ERP son costosos y, en ocasiones, no son fácilmente personalizables. ¿POR QUÉ UTILIZAR UN ERP? Existen tres razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en implantar una solución ERP: aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su información. Competitividad: Las empresas requieren continuas optimizaciones de sus costos, ya sea de producción, comercialización o administración; por otro lado, deben incrementar constantemente su productividad. Control: Varias empresas tienen un manejo aislado de la información generada en los distintos departamentos y requieren de una solución global que integre y organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones.Integración: Es importante integrar la información en la áreas vitales de la empresa como finanzas, distribución y manufactura. En este sentido una de las principales integraciones son entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar y distribuir productos.

14. Continuación…. Los objetivos principales de los sistemas ERP son: 1.Optimización de los procesos empresariales. 2.Acceso a información confiable, precisa y oportuna. 3.La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. 4. Eliminación de datos y operaciones innecesarias. 5. Reducción de tiempos y de los costes de los procesos. El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación

15. ¿POR QUÉ UTILIZAR UN ERP? Existen tres razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en implantar una solución ERP: aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su información. Competitividad: Las empresas requieren continuas optimizaciones de sus costos, ya sea de producción, comercialización o administración; por otro lado, deben incrementar constantemente su productividad. Control: Varias empresas tienen un manejo aislado de la información generada en los distintos departamentos y requieren de una solución global que integre y organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones. Integración: Es importante integrar la información en la áreas vitales de la empresa como finanzas, distribución y manufactura. En este sentido una de las principales integraciones son entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercialización y servicio al cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar y distribuir productos.