SPREMEMBE PRI IZVAJANJU OPERACIJ Urška Trojar Ljubljana, 29. 5. 2012

1. SPREMEMBE PRI IZVAJANJU • OPERACIJ • Urška Trojar • Ljubljana, 29. 5. 2012

2. Osnovna načela sprememb • Spremembe operacije je treba omejiti na minimum, ki je potreben, da so namen in rezultati operacije doseženi. • Katere spremembe so možne? • partnerstvo, aktivnosti, trajanje operacije, finančne spremembe (prerazporeditve med kategorijami izdatkov, med delovnimi sklopi in med partnerji) • Kdo odobri spremembe? • - manjše spremembe VP • večje spremembe OU oz. nadzorni odbor • Spremembe so dovoljene, če odobreni skupni znesek sredstev ESRR (na ravni operacije!) ni presežen. • Postopek v primeru sprememb pri izvajanju operacij je opisan v poglavju 4.4. Programskega priročnika (»Programme Manual«): http://i4c.eu/resources_programme_manual.pdf

3. Manjše spremembe • npr.sprememba kontaktnih podatkov, terminska prerazporeditev aktivnosti oz. manjša sprememba aktivnosti, ki ne vpliva na glavne cilje operacije, manjša prerazporeditev finančnih sredstev v okviru pravila 20.000 EUR / 10 % • poročajo se STS v vmesnem poročilu kot »odstopanja« (Obrazec za poročanje, list 7. Odstopanja) • slovenski partner o njih poroča v poročilu, ki ga odda MGRT, h kateremu priloži tudi pisno odobritev s strani VP Spremembe začnejo veljati, ko jih odobri VP.

4. Večje spremembe • npr.odstop ali zamenjava partnerja, spremembe aktivnosti, ki vplivajo na glavne cilje operacije, spremembe obdobja izvajanja operacije, večja prerazporeditev finančnih sredstev v okviru pravila 20 % • VP o spremembah čim prej obvesti STS • VP skladno s Pogodbo o sofinanciranju iz ESRR zaprosi STSza odobritev kakršne koli večje spremembe pri operaciji (partnerstvo, aktivnosti, trajanje operacije, finančne prerazporeditve) • če so spremembe utemeljene, jih potrdi OU oz. nadzorni odbor programa (s pisnim postopkom), odvisno od njihovega obsega, v skladu s postopkom za odobritev večjih sprememb (»request for changes«) • slovenski partner o njih poroča v poročilu, ki ga odda MGRT, h kateremu priloži tudi pisno odobritev Spremembe začnejo veljati, ko VP prejme uradno obvestilo o odobritvi spremembe od STS.

5. Finančne spremembe • (1) Manjše spremembe - pravilo 20.000 EUR ali 10 % • Finančne prerazporeditve (iz “postavk”, kjer sredstva ostajajo, na “postavke”, kjer sredstev primanjkuje) med partnerji, med kategorijami izdatkov in med delovnimi sklopiv višini največ 20.000 EUR oziroma do 10 % glede na prvotni znesek, ki se spreminja • brez predhodnega obvestila OU • utemeljitev spremembe v vmesnem poročilu kot “odstopanja” • sprememba začne veljati, ko jo odobri VP • izračun %: glede na vsoto zneskov “postavke”, ki se spreminja (npr. če se prerazporejajo zneski med kategorijami izdatkov, je osnova za izračun vsota zneskov kategorije izdatkov, h kateri se sredstva dodajajo (in NE iz katere se sredstva vzamejo !) • spremembe so možne večkrat (POZOR: seštevanje sprememb pri isti “postavki” do največ 10 % glede na prvotni znesek iz potrjene končne prijavnice !)

7. (2) Večje spremembe - pravilo 20 % • VP lahko prerazporedi finančna sredstva (iz “postavk”, kjer sredstva ostajajo, na “postavke”, kjer sredstev primanjkuje) med kategorijami izdatkov, delovnimi sklopi in partnerji vsakega za največ 20 %skupnega zneska upravičenih izdatkov na ravni operacije, navedenega v potrjeni končni prijavnici • v primeru pripravljalnih stroškov je v okviru takšne prerazporeditve možno povečanje za največ 30.000 EUR • potreben postopek »Request for Change« (pri kategoriji izdatkov “Oprema” so spremembe možne le izjemoma – potreben posvet z STS pred izvedbo postopka) • sprememba začne veljati, ko jo odobri STS/OU • samo enkrat v času izvajanja operacije

9. KATEGORIJE IZDATKOV DS 1 DS 2 DS 3 SKUPAJ Stroški osebja 115 000 165 000 175 000 455 000 Administrativni izdatki 4 000 6 000 10 000 20 000 Potni stroški in nastanitve 15 000 60 000 75 000 150 000 Zunanje storitve 20 000 105 000 125 000 250 000 Oprema 1 000 0 0 1 000 SKUPAJ 155 000 336 000 385 000 876 000 PRIMER: Operacija TRUST ima v finančni tabeli končne potrjene prijavnice naslednje odobrene zneske: Pri operaciji TRUST bi želeli prerazporediti 24.000 EUR iz kategorije izdatkov “Stroški osebja” na “Zunanje storitve” znotraj istega delovnega sklopa (DS 3). Eden od partnerjev namreč ni porabil vseh načrtovanih sredstev za stroške osebja in bi rad prerazporedil ta sredstva, da bi lahko za organizacijo dogodkov v okviru operacije najel več zunanjih strokovnjakov.Katero pravilo se uporabi v tem primeru? REŠITEV : 24.000 EUR > 20.000 EUR  24.000 EUR < 10 % od 250.000 EUR  = EUR 25.000 Uporabi se pravilo 20.000 EUR/10 %.

10. Pomembno Finančne posledice sprememb partnerstva ali sprememb pri aktivnostih (tudi npr. zmanjšanje skupnih upravičenih izdatkov v primeru odstopa partnerja) in odstopanja med načrtovano in dejansko dinamiko porabe sredstev posameznega partnerja po letih NE PRIŠTEVAMO MED “FINANČNE SPREMEMBE” !

11. Poraba sredstev po letih • Upravičenci se morajo čim bolj držati planirane dinamike porabe sredstev po letih (6. točka 3. členaPogodbe o sofinanciranju iz ESRR). • Finančne napovedi porabe sredstev po letih (»project payment forecast«) ni dovoljeno spreminjati. V primeru izgubesredstev po pravilu n +3 lahko partnerji izgubijo del sredstev, če je bila poraba manjša od finančne napovedi. • Sredstva državnega proračuna se ne prenašajo med leti, ampak jih je potrebno ponovno načrtovati. • V istem proračunskem letu bodo sredstva povrnjena upravičencu samo za izdatke, ki bodo zahtevani v prvem polletju (računi plačani do konca junija!).