Geschäftsprozesse Beschaffung und Personalwesen

1. Beschaffung und Personalwesen Geschäftsprozesse Beschaffung und Personalwesen

2. Überblick • Beschaffung: Auswahl, Bestellung und Bezug von Waren und Dienstleistungen. • Waren und Dienstleistungen können intern oder extern bezogen werden.

3. Lernziele • Geschäftsprozesse in der Beschaffung. • Kontrollen im Bereich Beschaffung. • Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung. • Geschäftsprozesse Personalwesen. • Kontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung.

4. Lernziel 1 Geschäftsprozesse in der Beschaffung

5. Geschäftsprozesse Beschaffung Requirement Determination Issue Purchase Order Selection of Source Receipt of the Goods Invoice Verification Request for Quotation Vendor Payment Selection of a Vendor

6. Geschäftsprozesse Beschaffung • ERP (Enterprise Resource Planning) Systeme verwalten auch im Beschaffungsbereich alle erforderlichen Daten (großen Umfangs). • SAP R/3 unterstützt die Beschaffung im Modul MM (Material Management).

7. Geschäftsprozesse Beschaffung • R/3 ermöglicht online das Erstellen und Austauschen aller für diese Geschäftsfälle erforderlichen Dokumente. • Diese Dokumente sind in R/3 “on line Dokumente.” • Sie können aber auch ausgedruckt und manuell versandt werden.

8. Geschäftsprozesse Beschaffung • In R/3 sind u.a. folgende Beschaffungsdokumente verfügbar: • Einkaufsanforderung • Anbots-Aufforderung • Anbot-Erstellung • Bestell-Auftrag

9. Geschäftsprozesse Beschaffung • on-line Übereinkünfte • Verträge • Terminpläne • Bestellinformationen

10. Geschäftsprozesse Beschaffung • Alle Dokumente erhalten einen Dokumenten-Typ-Code. • Diese Codes bestimmen die am Bildschirm angezeigten Datenfelder. • Sie bestimmen auch die maximale Anzahl von Laufnummern für die Einzeldokumente.

11. Stammdaten • Stammdaten werden in R/3 für die “Objekte” angelegt, welche die Organisationsstruktur und die Geschäftsprozesse des Unternehmens darstellen. • Das Codierungssystem für Objekte enthält Felder, welche Unternehmen, Betrieb, Lagerort, Einkaufsorganisation und Einkaufsgruppe repräsentieren.

12. Lernziel 2 Kontrollen im Bereich Beschaffung

13. Transaktionskontrollen im Beschaffungsbereich • Die Kontrollen im Transaktionszyklus Beschaffung werden durch die Trennung folgender Funktionen ermöglicht: • Bedarfsmeldung • Einkauf • Warenannahme

14. Transaktionskontrollen im Beschaffungsbereich • Verbindlichkeiten • Zahlungsvorgang • Hauptbuchkontenführung

15. Anforderung Verify Goods Receiving Report Prepare Requisition Purchase Database Delivery Requisition Processing Goods Receipt Processing Receiving Accounts Payable Purchase Requisition Receiving Report Purchasing

16. Einkauf Competitive Bidding Vendor Invoice Select Vendor Purchase Requisition Purchase Database Prepare Order Order Processing Invoice Verification Invoice Purchase Order Accounts Payable Vendor

17. Eingang Purchase Database Vendor Match to Purchase Order Delivery Enter Receipt Blind Count Order Processing Delivery Receiving Report Stores Stores

18. Verbindlichkeiten On Due Date Accounts Payable Purchase Requisition Prepare Voucher Purchase Order Voucher Register Voucher Processing Receiving Report Invoice Voucher Check Voucher Journal Voucher Retrieve Documents Purchase Database Cash Disbursements General Ledger

19. Verbindlichkeiten • Die Kreditorenbuchhaltung ist für die Anweisung der Zahlungen an die Lieferanten zuständig. • Welche Dokumente sind erforderlich? • Bedarfsmeldung • Bestellung • Wareneingangsmeldung • Rechnung

20. Verbindlichkeiten • Die Verwendung von Quittungen, welche Zahlungen begleiten, ist ein wesentliches Kontrollinstrument im Beschaffungsbereich. • Das interne Belegsystem muß sicherstellen, dass die gesamte Dokumentation eines Geschäftsfalls erstellt, geprüft und genehmigt ist, bevor tatsächlich Zahlungen angewiesen werden.

21. Verbindlichkeiten • Welche weiteren Kontrollen sind möglich? • Der Einkauf darf die empfangenen Waren nicht kontrollieren. • Die Warenannahme ist getrennt von der endgültigen Empfangsbestätigung an den Lieferanten. • Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich nur mit den Belegen. • Bestellanforderungen sollten unabhängig geprüft werden.

22. Verbindlichkeiten • Die Rechnungen sollten vom Einkauf geprüft werden, bevor sie an die Debitorenbuchhaltung weitergeleitet werden. • Die Einkaufskonditionen sollten überwacht werden. • Die Lagerbuchhaltung sollte sofort die Zugänge ausweisen.

23. Integrität des Beschaffungsprozesses • Die Dokumentation im Beschaffungsbereich soll sicherstellen, dass auch die Waren erhalten wurden, die bestellt worden sind (Menge, Art, Qualität). • Der Vergleich zwischen Bestellung und Warenpapieren sollte von der physischen Kontrolle der Waren getrennt erfolgen. • Der Beschaffungsprozeß als ganzes muß von einer anderen Stelle gesteuert werden. • Eigene Kontrollen für die Integrität der Käufer-Verkäufer-Beziehungen sollten existieren.

24. Lieferantenauswahl durch Rating • Durch Attribute-rating einzelner Lieferanten kann eine Auswahl durch mehrere, unabhängige Experten erfolgen. • Wie geht das vor sich? • Zunächst werden alle Kriterien aufgelistet, welche bei der Lieferantenauswahl berücksichtigt werden sollten.

25. Lieferantenauswahl durch Rating • Sodann wird jedem Kriterium ein relatives Gewicht zugeordnet, welches seine Wichtigkeit aus der Sicht des Unternehmens repräsentiert. • Danach müssen die Experten für jeden Lieferanten entsprechende Werte für die Kriterien vergeben. • Die Ergebnisse werden summiert.

26. Lernziel 3 Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung

27. Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung • Der Zahlungsanweisungsbereich erstreckt sich sowohl auf bare als auch auf unbare Zahlungen. • Zumeist wird mittels Scheck bezahlt. • Barzahlungen kommen nur im geringbetraglichen Bereich vor.

28. Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung • Was ist eine Sonderkasse (imprest fund)? • Eine Extrakasse, welche mit einem vorbestimmten, fixierten Betrag dotiert ist. • Dieses Konzept ist nicht auf die “Portokasse” beschränkt. • Sonderkassen existieren auch für Bezüge von Mitarbeitern bzw. bestimmte Aufwandspositionen.

29. Geschäftsprozesse Zahlungsanweisung Sign Checks Voucher Check Cancel Voucher after Signing Check Voucher Accounts Payable Voucher Voucher Check Check Register Post General Ledger Forward Direct to Payee Voucher Check Control Total

30. Hauptbuch Control Total Journal Voucher Compare Post Accounts Payable Cash Disbursements General Ledger Processing Control Total General Ledger Journal Voucher

31. Innenrevision Cancelled Checks Independent of Cash Disbursements Bank Reconciliation Bank Bank Statement Check Register Bank Reconciliation

32. Belegwesen • Die Kontrolle der Zahlungsanweisungen besteht in der Überprüfung aller Belegdokumente bevor tatsächlich Zahlungen geleistet werden. • Die Autorisierung zur Zahlungsanweisung kann auf unterschiedliche Arten erfolgen.

33. Belegwesen • physische Unterschrift auf Dokumenten • durch ein eigenes Formular • durch Dateneingabe in ein EDV-System • Die Kontrolle erfolgt jedoch durch die Belegüberprüfung und nicht durch die Unterschrift!

34. Belegwesen • Eine grundsätzliche Frage betrifft den Zeitpunkt, wann Rechnungen als zahlbar gebucht werden sollen. • Nach der Überprüfung und Freigabe können die Rechnungen noch bis zum Fälligkeitsdatum zurückgehalten werden. • Eine andere Möglichkeit wäre die sofortige Zahlungsanweisung nach der Freigabe.

35. Belegwesen • Was ist ein built-up voucher system? • In diesem System werden mehrere Rechnungen ein und desselben Lieferanten gesammelt und die Bezahlung erfolgt dann mit einem Scheck für mehrere Rechnungen. • Folgende drei Dateien sind hier erforderlich:

36. Belegwesen • Eine Datei der freigegebenen, noch nicht bezahlten Rechnungen • Eine Datei der bezahlten Rechnungen • Eine Lieferantendatei, in der für jeden Lieferanten die Summe der bezahlten und unbezahlten Rechnungen aufscheint

37. Lernziel 4 Geschäftsprozesse Personalwesen

38. Geschäftsprozesse Personalwesen • Das HR-Informationssystem sollte Informationen zur Organisationsstruktur verwalten können. • eine Liste aller Stellen im Unternehmen • eine Liste aller Stellenbeschreibungen • eine Liste der für die Stellen erforderlichen Qualifikationen

39. HR in SAP R/3 • Die HR-Daten sind für jeden berechtigten Anwender online verfügbar. • Der HR-Modul kann einzeln (standalone) oder integriert mit anderen Anwendungen implementiert werden.

40. HR in SAP R/3 • SAP R/3 enthält zwei HR-Module: • Die Personaladministration (HR-PA) beschäftigt sich mit der Verwaltung der Mitarbeiterdaten. • Der Personalplanungs- und -entwicklungsmodul (HR-PD) verwaltet die Informationen zur Organisationsstruktur des Unternehmens.

41. HR Datenstrukturen • Die HR-Datenstrukturen bestehen aus drei Elementen: • HR-Stammdaten • HR-Datenorganisation • HR-Objekte

42. Lernziel 5 Kontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung

43. Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung • DieLohn- und Gehaltsverrechnung zählt zu den kompliziertesten Unternehmensprozessen. • Es sind auch Abgabenerhebungen damit verbunden. • Diese Bestimmungen ändern sich ständig. • Die entsprechenden Verarbeitungssysteme müssen daher permanent adaptiert werden.

44. Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung • In den USA: für vorsätzliche Verstöße gegen die gesetzlichen Dokumentationserfordernisse nicht nur Geld- sondern auch Haftstrafen!

45. Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung Timekeeping Payroll Personnel Job Time Summary Authorization, Notification Authorization, Notification Reconcile Employee Hiring, Terminations, Raises, Deductions Employee Time Cards Employee Time Cards Payroll Register Paychecks

46. Transaktionskontrollen in der Lohn- und Gehaltsverrechnung • Was ist eine unabhängige Auszahlungsstelle (independent paymaster)? • Die tatsächlich das Gehalt auszahlende Person ist unabhängig von den Personal-, Zeiterfassungs- und Verrechnungsaufgaben.

47. Erforderliche Berechnungen • Zahlreiche Dateien müssen bei der Lohn- und Gehaltsverrechnung verwaltet werden, z.B.: • Mitarbeiterstammdaten • Gehaltsschemata • Lohnzahlungsjournal • Sozialversicherungsdaten • Lohnsteuerdaten