Cómo Reconocer y Clasificar Cuentas en Contabilidad

1. Cómo Reconocer y Clasificar Cuentas en Contabilidad www.editorialjernestomolina.com

2. ¿Cómo clasificar cuentas? • Saber clasificar cuentas es la base fundamental para llevar contabilidad, si no se sabe clasificar cuentas desde el principio, todo lo que se registre en los libros contables estará malo o con error. • Para clasificar cuentas, primero tenemos que tener claro el significado de lo que es una CUENTA en Contabilidad, así como saber las partes de que consta cualquier cuenta. • Veámoslo a continuación.

3. ¿Qué es una cuenta? • En contabilidad, cuenta es: El nombre común que se le da a la agrupación mental que se hace de cosas y hechos similares, y es donde se anotan los aumentos y disminuciones que tienen durante un período de tiempo (período contable).

4. También podríamos definir la palabra CUENTA, como: La nota literal o el nombre que se le da en los registros contables a cada conjunto de objetos o hechos similares, siendo el lugar donde se anotan los aumentos o disminuciones que sufren durante un período de tiempo determinado (período contable)

5. Ejemplo: • Cuando yo menciono los siguientes objetos: “silla”, “escritorio”, “archivo”, “estanterías” en nuestra mente generamos imágenes de dichos objetos, que en conjunto llamaremos Mobiliario y Equipo, es decir que al conjunto de todos esos elementos los registramos en contabilidad en una CUENTA llamada Mobiliario y Equipo.

6. Ejemplo gráfico Si nosotros observáramos los siguientes bienes que están en propiedad y al servicio de la empresa para la cual trabajamos o somos propietarios: MOBILIARIO Y EQUIPO Una silla Un archivo Un escritorio Unas estanterías

7. Otro ejemplo Si nosotros observáramos los siguientes bienes que están en propiedad y al servicio de la empresa para la cual trabajamos o somos propietarios: Una bicicleta de reparto Una moto para repartir mercadería VEHÍCULOS Un vehículo de reparto Un camión de reparto

8. Por otro lado, si la empresa para la cual trabajamos o somos propietarios, tiene varias personas o empresas que le proveen AL CRÉDITO las mercancías que ésta vende. Al conjunto de todas esas personas o empresas se registran en contabilidad bajo la CUENTA Proveedores. Ejemplo: Si las siguientes empresas: • MAQUILAS, S.A. • MODAS FASHION, S.A. • LA EQUITATIVA, S.A. PROVEEDORES

9. Partes de una Cuenta Es en el libro de Contabilidad denominado Mayor, donde se lleva registro separado a cada CUENTA. Cualquier cuenta consta de dos partes a saber: DEBE HABER “NOMBRE DE LA CUENTA” QUE OCUPA EL LADO O FOLIO IZQUIERDO DEL LIBRO MAYOR QUE OCUPA EL LADO O FOLIO DERECHO DEL LIBRO MAYOR NOTA: Llámese folio a cada una de las páginas de un libro de contabilidad

10. Grupos de Cuentas En la contabilidad de cualquier empresa se manejan cuatro (4) grupos de cuentas a saber: • Las Cuentas de Activo • Las Cuentas Pasivas (o de Pasivo) • Las Cuentas de Gasto (o Pérdida) • Las Cuentas de Ganancia Nota Importante: Tenga siempre presente que cualquier CUENTA, solo admite una sola clasificación, es decir, o es de activo, o es de pasivo, o es de pérdida o es de ganancia, pero NUNCA, puede ser de activo y de ganancia al mismo tiempo, o de pasivo y pérdida al mismo tiempo. O es de activo, o es del pasivo, o es pérdida o es de ganancia.

11. ¿Cómo reconocer cuentas del Activo? • Las cuentas de activo se identifican porque están representadas por bienes materiales que son propiedad de la empresa a la cual se le está llevando la contabilidad. • Al decir bienes materiales, se entiende que estos bienes se pueden ver con nuestros ojos y tocar con nuestras manos. • Por ejemplo: El dinero, las mercaderías, el mobiliario y equipo, el equipo de computación, los vehículos y los inmuebles (como edificaciones y terrenos), los podemos ver y tocar y si éstos son propiedad de la empresa, forman parte del grupo de cuentas del ACTIVO.

12. También forman parte del grupo de cuentas del ACTIVO, los derechos o cuentas por cobrar que tenga la empresa a la cual se le lleva la contabilidad. • Un derecho se origina para la empresa, cuando ésta, entrega bienes o servicios a otras personas o empresas sin que éstas últimas le paguen de inmediato esos bienes o servicios. Es decir cuando se entregan al crédito. • Cuando usted como empresario, da algún bien y servicio a otra persona sin que ésta se lo pague de inmediato, automáticamente usted tiene el derecho de cobrar a dicha persona en un futuro el valor de esos bienes y servicios que le dio al crédito. • Es por ello que a los derechos también se les llama cuentas por cobrar, y se clasifican en las cuentas del grupo del Activo.

13. Ejemplo de cómo se genera un derecho COMERCIANTE “X” Si el comerciante, “X”, entrega mercaderías a la persona “Y”, al crédito, es decir, sin que la persona “Y”, los pague de inmediato, en ese preciso momento se origina un derecho para el comerciante “X”, el derecho de cobrarle a la persona “Y” el valor de esas mercaderías en un futuro. PERSONA “Y”

14. También se clasifican dentro del grupo de cuentas del ACTIVO, algunos bienes intangibles propiedad de la empresa a la cual se le lleva la contabilidad. La propiedad de estos bienes que no se pueden ver ni tocar están representadas por un documento legal, tal es el caso de: • Las Marcas y Patentes • El Derecho de Llave • El Crédito Mercantil

15. Por último, entre el Grupo de las cuentas del ACTIVO, se deben clasificar los Pagos Anticipados, pues los mismos representan un derecho. • Ejemplo: Si la empresa a la cual se le lleva la contabilidad, paga por adelantado el valor de tres mensualidades de alquiler, eso le da el DERECHO de gozar de esos tres meses de alquiler, pues ya están pagados por adelantado.

16. Resumiendo • Entre el grupo de las cuentas del ACTIVO se encuentran. • Los bienes materiales • Los derechos o cuentas por cobrar • Los bienes intangibles • Los pagos por anticipado.

17. ¿Cómo reconocer cuentas del Pasivo? • Las cuentas del Grupo del PASIVO, están representadas por las obligaciones o cuentas que la empresa, a la cual le estamos llevando la contabilidad, debe de pagar en un futuro. • La obligación surge cuando la empresa recibe bienes y servicios al crédito, es decir que los recibe sin pagarlos en el acto, sino que se ve OBLIGADA a pagarlos o cancelarlos en el futuro.

18. Ejemplo de cómo se origina un pasivo para la empresa Si nos fijamos en la imagen de abajo, el Comerciante “X”, está entregando un bien material, a la Comerciante “Y”, Si le estuviéramos llevando la contabilidad a la Comerciante “Y” y ésta no paga el precio de los bienes que está recibiendo de manera inmediata, o en el acto, surge una OBLIGACIÓN para la Comerciante “Y”, la obligación de pagarlos en un futuro. COMERCIANTE “X” COMERCIANTE “Y”

19. ¿Cómo reconocer las cuentas de gasto o pérdida? • Las cuentas que pertenecen al Grupo de Gasto o de Pérdida, están representadas por todos aquellos SERVICIOS recibidos por parte de la empresa a la cual le llevamos la Contabilidad. • Para Richard L. Sandhusen, "los servicios son actividades, beneficios o satisfacciones que se ofrecen en renta o a la venta, y que son esencialmente intangibles y no dan como resultado la propiedad de algo" . Tomado Del libro: «Mercadotecnia», Primera Edición, de Sandhusen L. Richard, Compañía Editorial Continental, 2002, Pág. 385.

20. Ejemplos de servicios Entre los servicios que pude recibir una empresa tenemos: • El servicio que prestan los empleados a la empresa. Estos se traducen en Sueldos Pagados. • Los servicios de Energía Eléctrica, Agua y Teléfono, se traducen en gasto para la empresa y se registran bajo la cuenta GASTOS GENERALES. • En fin todos los servicios que recibe la empresa pertenecen al Grupo de Cuentas Gasto o Pérdida.

21. ¿Cómo reconocer cuentas de Ganancia? • Las cuentas del Grupo de Ganancia, están representadas por la utilidades que recibe la empresa, al proporcionar o vender servicios, o al vender bienes a un precio mayor del costo de adquisición. • La cuenta principal de ganancia en una empresa comercial es la cuenta VENTAS. • Mientras que para un Banco podría ser la cuenta INTERESES GANADOS.

22. Otras claves para clasificar cuentas. • Si una cuenta representa BIENES TANGIBLES e INTANGIBLES propiedad de la empresa, son del grupo del ACTIVO. • Tales como: Caja (dinero) Bancos (dinero en el banco) Mercaderías, Mobiliario, Vehículos, Equipo de Computación, Inmuebles, etc.

23. Si una cuenta lleva al final la frase POR COBRAR, ésta pertenece al ACTIVO • Tales como: Intereses por Cobrar, • Alquileres por Cobrar, • Cuentas por Cobrar, • IVA por Cobrar (o su sinónimo IVA Crédito Fiscal) También se deben clasificar dentro del Grupo del Activo, las siguientes cuentas: Clientes, Deudores, porque representan el derecho de cobrarles a dichas personas.

24. Las cuentas que al final lleven la frase PAGADOS POR ANTICIPADO, también forman parte del Grupo del ACTIVO. Tales como: • Intereses Pagados Anticipados • Alquileres Pagados Anticipados • Publicidad Pagada Anticipada • Sueldos Pagados Anticipados • Servicios Pagados por Anticipado

25. Las cuentas que al final lleven la frase POR PAGAR, pertenecen al Grupo del PASIVO, tales como: • Cuentas por Pagar • IGSS por Pagar • IVA por Pagar • Alquileres por Pagar También son del pasivo las siguientes cuentas: Proveedores, Acreedores, Hipotecas, Préstamos Bancarios, pues representan obligaciones o deudas para la empresa.

26. Las cuentas que al final lleven la frase COBRADOS POR ANTICIPADO, son del Grupo del PASIVO, tales como: • Alquileres Cobrados por Anticipado • Intereses Cobrados por Anticipado • Comisiones Cobradas Anticipadas • Servicios Cobrados por Anticipado Lo anterior se debe a que si la empresa, a la cual le estamos llevando la contabilidad, cobra dinero por anticipado, ésta (la empresa) queda OBLIGADA a prestar el bien o servicio que ya fue cancelado por anticipado.

27. Las cuentas que al final llevan la palabra PAGADOS(AS), son del grupo del cuentas de GASTO o PÉRDIDA, tales como: • Sueldos Pagados • Servicios Pagados • Intereses Pagados • Cuotas Patronales Pagadas • También se deben incluir en este Grupo, las siguientes cuentas: COMPRAS, DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE VENTAS, DESCUENTOS DE VENTAS.

28. Por último, las cuentas que al final lleven la palabra GANADOS(AS) o COBRADOS(AS), son de GANANCIA, tales como: • Intereses Ganados • Alquileres Cobrados • Comisiones Cobradas • Servicios Cobrados También se deben incluir dentro de este grupo las siguientes cuentas: VENTAS, DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE COMPRA,

29. Fin de la Presentación Material extraído del libro Prontuario de Contabilidad General Del autor: J. Ernesto Molina