OBRAZAC PRIJAVE I PRORAČUN

1. VOLONTERSKI CENTAR OSIJEK Operativni program Razvoj ljudskih potencijala Instrument predpristupne pomoći (IPA) JAČANJE REGIONALNIH I LOKALNIH STRUKTURA ZA PODRŠKU RAZVOJU CIVILNOGADRUŠTVA OBRAZAC PRIJAVE I PRORAČUN INFO DANI Osijek, 21. veljače 2013.

2. Obrazac za prijavu obrazac za prijavu DIO A. SAŽETAK PROJEKTNOG PRIJEDLOGA (Concept Note) DIO B. CJELOVITA PRIJAVA (Full Aplication Form)

3. dio A. Sažetak projektnog prijedloga (concept note) dio a. Sažetak projektnog prijedloga • Sadrži 4 dijela: • Sažetak Projektnog prijedloga (Concept Note) • (Sažetak Projekta - tablično, Opis Projekta, Relevantnost Projekta) • Kontrolna lista za provjeru (Checklist for the Concept Note) • (Ispunjava Prijavitelj) • Izjava Prijavitelja (Declaration by the Applicant for the Concept Note) • (Ispunjava Prijavitelj) • Obrazac za procjenu sažetka (Assessment Grid for the Concept Note) • (Ispunjava Ugovorno tijelo)

4. Sažetak projekta (Concept Note -summary of the action) (max. 1 str.) dio a. Sažetak projektnog prijedloga • Naziv Projekta • Mjesto provedbe Projekta • Ukupno trajanje Projekta • Iznos doprinosa EU • Postotak doprinosa EU • Ciljevi Projekta • Ciljana skupina • Krajnji korisnici • Očekivani rezultati • Glavne aktivnosti

5. Opis projekta(Concept Note - Description of the Action) (max 1 str.) dio a. Sažetak projektnog prijedloga Pozadina pripreme projekta (kako je nastao projekt, proces planiranja i razvijanja projektne ideje, osvrnuti se na dosadašnju suradnju sa suprijaviteljima) Opis ciljeva (prepisati opći/e i specifične ciljeve projekta) Opis ključnih dionika, njihovi stavovi u odnosu na projekt i opis konzultativnog procesa koji ste proveli (navesti ključne dionike te način konzultacija u procesu pripreme projekta, koja je njihova percepcija i stav prema projektu; koristiti informacije dobivene kroz analizu dionika)

6. Opis projekta(Concept Note - Description of the Action) (max 1 str.) dio a. Sažetak projektnog prijedloga • Informacije o vrsti aktivnosti i specifičnim izlaznim rezultatima, uključujući opis veza i odnosa između grupa aktivnosti • (Primjer: Komponenta 2: Program prakse za dugotrajno nezaposlene visokoobrazovane osobe : Aktivnost 2.1. Razvoj kurikuluma za praksu - razvije kurikulum za praksu; Aktivnost 2.2. Odabir i priprema pružatelja programa prakse - 25 NPO/OCD-a odabrano za pružanje prakse. Aktivnost 2.3. Provedba programa prakse - provedeno 25 pozicija prakse, 30-40 sudionika kratkotrajne izobrazbe uključeno u kratkoročni program prakse, 80-100 sati konzultacije pruženo praktikantima i organizacijama/pružateljima prakse, 4000- 12000 sati prakse) • Indikacija vremenskog okvira projekta i specifični vanjski faktori koje ste uzeli u obzir • (Navesti trajanje projekta u mjesecima-budite realni/oprezni s vremenskim trajanjem projekta; Navesti faktore u okruženju koji su utjecali na izradu projekta - npr. Povećanje zapošljavanja u neprofitnom sektoru, razvoj socijalnog ugovaranja, povećana potreba za specifičnim znanjima i vještinama iz područja menadžmenta neprofitnih organizacija)

7. Relevantnost projekta(Concept Note - Relevance of the Action) (max 3 str.) dio a. Sažetak projektnog prijedloga 1.1.1. Relevantnost u odnosu na ciljeve, sektor, tematiku specifične prioritete natječaja Opisati kako je projekt u skladu s ciljevima i prioritetima natječaja navedenih u Smjernicama za prijavitelje (Taksativno navesti ciljeve i prioritete natječaja s kojima je projekt u skladu; Dati kratko objašnjenje na koji način je projekt u skladu s tim prioritetom i ciljem) Opis relevantnosti akcije za specifičnu podtemu/sektor/područje i drugi zahtjevi indicirani u uputama kao što su partnerstvo i sl. (Konkretno navesti mjere/tematska područja pojedinih strateških dokumenata s kojima je projekt u skladu) Opisati s kojim će se očekivanim ishodima spomenutim u uputama Projekt baviti

8. Relevantnost projekta(Concept Note - Relevance of the Action) (max 3 str.) dio a. Sažetak projektnog prijedloga • 1.1.2. Relevantnost u odnosu na specifične potrebe i • ograničenja ciljane zemlje, regije i/ili relevantnih sektora (sinergija sa EU) • Opisati specifičnu pred-projektnu situaciju u ciljanoj zemlji/regiji/sektoru • (Koristiti statističke podatke, te rezultate postojećih istraživanja, uključujući rezultate istraživanja/procjene potreba same organizacije, koji mogu argumentirano ukazati da postoji problem/potreba) • Detaljna analiza problema/potreba • (Opisati problem/potrebu koja se želi riješiti projektom; Ne nuditi rješenja - npr. Nepostojanje dječjeg vrtića nije problem, to je rješenje, problem je što roditelji sve duže rade i nemaju kome ostaviti djecu na čuvanje; Ne opisivati probleme/potrebe svoje organizacije!!) • Referirati se na specifične lokalne/regionalne/nacionalne planove/strategije • (Navesti strateški(e) dokument(e) i konkretnu mjeru iz istog s kojom je projekt u sinergiji; Strateški dokumenti relevanti za natječaj navedeni su u uputama za prijavitelje u dijelu 1.1. Osnovne informacije /Background)

9. Relevantnost projekta(Concept Note - Relevance of the Action) (max 3 str.) dio a. Sažetak projektnog prijedloga • Nastavak na prethodne aktivnosti • (Navesti s kojim prijašnjim projektima koje je organizacija provela projekt ima dodirnih točaka, gdje postoji nastavak aktivnosti; • Navesti na osnovu kojeg dosadašnjeg iskustva organizacije će se provoditi projekt) • Dio većeg programa • (Navesti programe na nacionalnoj i međunarodnoj razini koji se provode, a s kojima je projekt u sinergiji; Na razini EU navesti konkretno program s kojim projekt ima poveznicu )

10. Relevantnost projekta(Concept Note - Relevance of the Action) (max 3 str.) dio a. Sažetak projektnog prijedloga • 1.1.3. Opis i definicija ciljane skupine i krajnjih korisnika, njihovih potreba i kako akcija će se akcija utjecati na njihove potrebe • Detaljni opis ciljane skupine i krajnjih korisnika te selekcijskih kriterija • (Primarna i sekundarna ciljana skupina - ukoliko postoji potreba za razgraničenjem; Navesti konkretno broj ciljane skupine • Navesti na osnovu čega će se napraviti selekcija ciljane skupine npr. Dob, spol, upoznatost sa radom NPO/OCD-a, geografska zastupljenost) • Opis problema/potreba te ograničenja ciljane skupine i krajnjih korisnika • (Potrebe i problemi ciljane skupine npr. Dugoročno neprisustvo na tržištu rada rezultira smanjenjem samopouzdanja, socijalnu izolaciju, nedostatak vještina za proaktivno traženje posla, neadekvatna znanja i vještine relevantne za tržište rada)

11. Relevantnost projekta(concept Note -relevance of the Action) (max 3 str.) dio a. Sažetak projektnog prijedloga • Opisati relevantnost projekta u odnosu na potrebe i ograničenja vaše ciljane skupine, krajnjih korisnika • (Referirajući se na planirane aktivnosti projekta dati kratko objašnjenje na koji način su iste relevantne potrebama i ograničenjima ciljane skupine) • Opisati participativni proces osiguranja sudjelovanja ciljane skupine i krajnjih korisnika • (Na koji način će ciljana skupina imati mogućnost sudjelovati /utjecati na projektne aktivnosti. npr. Ciljana skupina će biti konzultirana u procesu pripreme kurikuluma u području menadžmenta neprofitnih organizacija kao i u procesu pripreme prakse u neprofitnim organizacijama)

12. Relevantnost projekta(Concept Note - relevance of the Action) (max 3 str.) dio a. Sažetak projektnog prijedloga • 1.1.4. Posebna dodana vrijednost • Opisati dodanu vrijednost projekta, posebice u području promocije ili konsolidacije javnog partnerstva, inovacija i prijenosa dobre prakse, ili ukoliko se radi o horizontalnim temama kao što su; tema zaštite okoliša, promocije ljudskih prava, prava manjina, prava invalida te jednake mogućnosti.

13. Važno… Alati (analize) koje vam mogu koristiti… • Prva selekcija projekata vrši se na osnovu SAŽETKA PROJEKTNOG PRIJEDLOGA • Koristiti pristup logičkog okvira u procesu planiranja projekta i pripreme sažetka projektnog prijedloga • Sve napisano u sažetku projektnog prijedloga mora ostati nepromijenjeno u cjelovitoj prijavi

14. Alati (analize) koje vam mogu koristiti… Alati (analize) koje vam mogu koristiti… • Procjena potreba u zajednici (anketa, akcijsko istraživanje…) • Analiza dionika • Problemsko stablo • Stablo ciljeva • SWOT analiza

15. dio b. Cjelovita prijava (full application form) dio b. Cjelovita prijava • Opće informacije • Projekt • Prijavitelj • Suprijavitelj • Povezane osobe • Suradnici • Kontrolna lista za provjeru • Izvjava prijavitelja • Obrazac za procjenu cjelovite prijave (ispunjava Ugovorno tijelo)

16. 1. Opće informacije (general information) dio b. Cjelovita prijava • referencija i naziv Poziva na dostavu projektnih prijedloga • naziv prijavitelja • naziv projekta • mjesto provedbe projekta

17. 2. Projekt (Action) dio b. Cjelovita prijava

18. 2.1.1. Opis projekta (Description of the Action) (max. 13 str.) dio b. Cjelovita prijava • Referirajući se na opće i specifične ciljeve, očekivane rezultate opisane u sažetku projektnog prijedloga: • Objasniti koje konkretne rezultate očekujete te na koji će se način poboljšati situacija ciljane skupine i krajnjih korisnika, uključujući unapređenje tehničkih i upravljačkih sposobnosti ciljane skupine i/ili bilo kojih lokalnih suprijavitelja i povezanih osoba • Identificirati i detaljno opisati svaku aktivnost koja će se poduzeti kako bi ostvarili rezultate, opravdavajući izbor aktivnosti te navesti ulogu svakog suprijavitelja i povezanog subjekta (suradnika, izvođača ili primatelja potpora gdje je primjenjivo) u aktivnostima. Ovdje ne navoditi detaljan akcijski plan (dostavlja se u poglavlju 2.2.3) ali je potrebno dokazati koherentnost i konzistentnost projekta. Navedite predviđene publikacije.

19. 2.1.1. Opis projekta (Description of the Action) (max. 13 str.) dio b. Cjelovita prijava • U slučaju da se predviđa preraspodjela nepovratnih sredstava (sub-grantovi), pod uvjetom da je to prihvatljiva aktivnost prema Smjernicama za prijavitelje: Odredite ciljeve, rezultate, aktivnosti, vrstu i kriterije za odabir primatelja potpora (uključujući i kriterije za utvrđivanje točnog iznosa svake potpore). Maksimalan iznos potpore iznosi € 60.000 po trećoj strani, osim u slučaju kada je preraspodjela nepovratnih sredstava glavna svrha projekta. • Samo u slučaju ograničenih postupaka: • Opisati/istaknuti eventualne izmjene iz sažetka projektnog prijedloga.

20. 2.1.2. Metodologija (Methodology) (max. 5 str.) dio b. Cjelovita prijava • Metoda provedbe pojedinih aktivnosti • Nastavak na prethodne aktivnosti • Sinergija/dio većih programa u zemlji i EU • Način unutarnje i vanjske evaluacije • Uloga svih dionika (partnera, ciljane skupine…) • Organizacijska struktura i projektni tim • Potrebni resursi • Stav dionika prema aktivnostima i projektu • Planirane aktivnosti kako bi se osigurala vidljivost projekta i EU doprinosa

21. 2.1.3. Duljina i indikativni plan trajanja projekta (Duration and indicative action plan) (max. 13 str.) dio b. Cjelovita prijava • Duljina trajanja projekta ___ mjeseci. • Gantt tablica – tabelarni prikaz aktivnosti, vremenskog (mjesečnog odvijanja) pojedinih aktivnosti i tko je zadužen za provedbu

22. Primjer: Akcijski plan (GANTT tablica) dio b. Cjelovita prijava

23. 2.1.4. Održivost (Sustainability of the action) (max. 3 str.) dio b. Cjelovita prijava • Opisati očekivani učinak projekta uz naznaku kvantitativnih pokazatelja gdje je to moguće u odnosu na tehničku, ekonomsku, socijalnu razinu i razinu javnih politika • Opisati plan širenja projekta i mogućeg višestrukog efekta akcije • Analiza rizika i plan za svladavanje nepredvidivih situacija tijekom provedbe projekta. Definirani rizici bi trebali sadržavati fizički, okolišni, politički, gospodarski i društveni element • Opisati glavni preduvjete i pretpostavke u sklopu projekta

24. 2.1.4. Održivost (Sustainability of the action) (max. 3 str.) dio b. Cjelovita prijava • Održivost učinka projekta i nastavak aktivnosti razmatrajući: • Financijsku održivost • Institucionalnu održivost • Održivost na razini politika • Održivost u odnosu na okoliš i utjecaj na okoliš

25. Primjer: Analiza rizika dio b. Cjelovita prijava

26. 2.1.5. Logički okvir (Logical Framework) 2.1.6. Proračun (Budget) dio b. Cjelovita prijava - potrebno ispuniti ANEKS C • potrebno ispuniti ANEKS B • Proračun projektnog prijedloga • Obrazloženje procijenjenih troškova • Očekivani izvori financiranja

27. 2.1.7. Iskustvo prijavitelja (Applicants Experience) 2.1.8. Iskustvo suprijavitelja (Co-applicants Experience) dio b. Cjelovita prijava • opisati iskustvo u sličnim projektima (naziv projekta, sektor, mjesto provedbe projekta, ukupni troškovi, uloga u projektu, donatori, iznosi doprinosa po donatorima, vrijeme provedbe projekta, ciljevi i rezultati) 2.2. Iskustvo povezanih osoba/subjekata (Affiliated entity Experience)

28. 3. Prijavitelj (the Applicant) 4. Suprijavitelj (the Co-applicant) 5. Povezana osoba/e (Affiliated Entity/ies) dio b. Cjelovita prijava • opis prijavitelja kroz set upitnika vezanih za identitet (opće informacije), profil (pravni status), kategoriju i sektor djelovanja, ciljane skupine, procjenu kapaciteta za upravljanjem i provedbom projekata, resurse (financijske i organizacijske) te upravljačku strukturu 6. Suradnici (Associates) • opis suprijavitelja (opće informacije, resursi, iskustvo suradnje s prijaviteljem, pravni status) • opis povezane osobe (opće informacije, resursi, iskustvo suradnje s prijaviteljem i/ili suprijaviteljem, pravni status) • opis suradnika koji sudjeluju u projektu (opće informacije, resursi, iskustvo u sličnim projektima, iskustvo suradnje s prijaviteljem i/ili suprijaviteljem, uloga u pripremi projekta, uloga u provedbi projekta)

29. 7. Kontrolna lista za provjeru (Checklist) 8. Izjava prijavitelja(Declaration) dio b. Cjelovita prijava 9. Obrazac za procjenu (Assesment Grid) • prije slanja projekta obavezno ispuniti listu kojom se potvrđuje da su ispunjeni svi kriteriji Poziva • ovjerava se potpisom odgovorne osobe prijavitelja • ispunjava Ugovorno tijelo

30. 2.1.6. Proračun (Budget) Proračunska tablica • Najniži iznos: 30,000 € • Najviši iznos: 60,000 € • Iznos nepovratnih sredstava ne smije biti manji od 50% te veći od 85% ukupno prihvatljivih troškova aktivnosti, razliku pokrivaju prijavitelji ili suprijavitelji vlastitim sredstvima ili drugim sredstvima koja nisu iz proračuna EU • Trajanje projekta: ne kraće od 12 mjeseci i ne dulje od 24 mjeseca

31. 2.1.6. Proračun (Budget) dio b. Cjelovita prijava • OPĆE NAPOMENE • Proračun mora biti realističan s dobrim odnosom troškova i učinaka • Proračun mora sadržavati ukupne troškove projekta, a ne samo udio koji se očekuju kroz bespovratna sredstva • Svi iznosi u proračunu se izražavaju bez PDV-a • Plaće se izražavaju u brutto iznosu • Niti jedan trošak koji je nastao prije projekta ne može se staviti u proračun, jednako tako kao ni trošak koji ćete imati po isteku projekta

32. 2.1.6. Proračun (Budget) dio b. Cjelovita prijava

33. 1. Ljudski resursi (Human Resources) dio b. Cjelovita prijava • Plaće (uključujući sva davanja) • Tehničko i administrativno osoblje • Navesti postotak (udio) radnog vremena na projektu • Dnevnice – per diem • Dnevnice uključuju smještaj, hranu, lokalna putovanja i ostale troškove tijekom putovanja • Maksimalan iznos dnevnica za RH je 264 EUR

34. 2. Putni troškovi (Travel) dio b. Cjelovita prijava • Međunarodna putovanja • Lokalna putovanja • Javni prijevoz ili korištenje osobnog vozila uz naknadu 0.25 € po kilometru (naknada uključuje troškove goriva i amortizaciju)

35. 3. Oprema i zalihe (Equipment and supplies) dio b. Cjelovita prijava • Kupnja ili najam vozila • Namještaj, IT oprema • Strojevi, alati • Zamjenski djelovi • Ostalo • Kupnja namještaja, opreme, adaptacija i modernizacija postojećih infrastruktura koje su potrebne za ostvarivanje ciljeva projekta ne smiju premašiti 15% ukupnih prihvatljivih troškova projekta.

36. 4. Lokalni ured (Local Office) dio b. Cjelovita prijava • Troškovi vozila • Troškovi najma uredskog prostora • Uredski potrošni materijal (toner, papir itd.) • Ostali troškovi (telefon, režije) • Navedeni troškovi su prihvatljivi ukoliko se odnose isključivo na razdoblje sufinanciranja poslovanja.

37. 5. Ostali troškovi, usluge (Other costs, Services) dio b. Cjelovita prijava • Publikacije • Studije, istraživanje • Financijska revizija • Troškovi evaluacije • Prijevodi • Financijske usluge • Troškovi seminara i konferencija • Troškovi vidljivosti • Sve troškove treba specificirati, okvirni iznosi neće biti prihvaćeni. • U ovu kategoriju ulaze uglavnom troškovi za aktivnosti koje se podugovaraju.

38. 6. Ostalo (Other) dio b. Cjelovita prijava • Svi troškovi vezani za provedbu aktivnosti/projekta koje očekujete, a niste ih naveli u prethodnim stavkama

39. Troškovi 7.-13. dio b. Cjelovita prijava • 7. Zbroj prihvatljivih direktnih troškova (1-6) • 8. Pričuva za nepredviđene troškove – može iznositi max. 5% od 7. direktnih prihvatljivih troškova. Tijekom projekta mogu se koristiti isključivo uz prethodnu suglasnost ugovaratelja • 9. Zbroj prihvatljivih direktnih troškova (7+8) • 10. Prihvatljivi indirektni troškovi – mogu biti prihvatljivi za financiranje u fiksnom iznosu ako ne prelaze 7% od ukupnih prihvatljivih direktnih troškova. • 11. Porezi, Doprinosi u naravi (ako je primjenjivo) • 12. Ukupan prihvaćen trošak (10+11)

40. Obrazloženje procijenjenih troškova (Budget Justification) dio b. Cjelovita prijava

41. Očekivani izvori financiranja dio b. Cjelovita prijava • Doprinos Europske unije/European Development Fund • Financijski doprinos prijavitelja, suprijavitelja i ostalih donatora • Direktni prihod od projekta • Doprinos u naravi (ako je primjenjivo)

42. Zahvaljujemo na pažnji! dio b. Cjelovita prijava