PETA PROSES BAPETEN & PENGENALAN PETA PROSES UNIT KERJA

1. PETA PROSES BAPETEN&PENGENALAN PETA PROSES UNIT KERJA

2. TIU dan TIK Tujuan Instruksional Umum / Kompetensi Dasar • Setelah diklat ini siswa diharapkan: • Mengetahui persyaratan pelaksanaan proses dalam sistem manajemen BAPETEN. Tujuan Instruksional Khusus / Indikator Keberhasilan • Setelah diklat ini siswa diharapkan mampu: • Mengidentifikasi proses; • Menyusun peta proses.

3. KASUS • Menteri Agama Said Agil Husen Al-Munawar • Keputusan Menteri Agama (KMA) 274 dan KMA 275 ----efisiensi BPIH

4. P E N D A H U L U A N

5. Pengertian • Proses adalah serangkaian kegiatan yang saling berinteraksi (menggunakan sumber daya) untuk mengubah masukan menjadi keluaran. • Produk adalah hasil suatu proses. • Prosedur adalah cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses. • Dokumen yang berisi prosedur  dokumen prosedur.

6. Desain dan pengembangan adalah kumpulan proses yang mengubah persyaratan menjadi karakteristik tertentu atau menjadi spesifikasi suatu produk, proses atau sistem. • Pendekatan proses adalah identifikasi dan manajemen secara sistematis dari proses yang digunakan dalam organisasi dan khususnya interaksi antara proses-proses. • Efektifitas adalah tingkatrealisasikegiatan dan pencapaianhasildari yang direncanakan. • Efisiensi adalah hubungan antara hasil yang dicapai dan sumber daya yang dipakai.

7. PERATURAN KEPALA BAPETEN NO 10 TAHUN 2011 TENTANG SISTEM MANAJEMEN BAPETEN

8. Sistem Manajemen Badan Pengawas Tenaga Nuklir harus memenuhi persyaratan : • mampu membakukan setiap proses Badan Pengawas Tenaga Nuklir secara komprehensif dan jelas

9. WAKIL MANAJEMEN Kepala BAPETEN menunjuk Sekretaris Utama sebagai Wakil Manajemen berwenang dan bertanggung jawab secara administrasi untuk: • mengkoordinasikan dan memastikan bahwa proses di dalam SM BAPETEN dapat diterapkan, didokumentasikan, dinilai dan ditingkatkan • melaporkan pelaksanaan penerapan dan pengembangan SM BAPETEN kepada Kepala BAPETEN • memastikan terwujudnya promosi kesadaran akan pentingnya memenuhi persyaratan pihak berkepentingan

10. MANAJEMEN BAPETEN Manajemen BAPETEN adalah Kepala BAPETEN, Sekretaris Utamadan Deputi, Kepala Unit Kerja serta Kepala Balai Diklat

11. Manajemen BAPETEN menetapkan, melaksanakan dan mendokumentasikan SM BAPETEN untuk memastikan penggunaan sumber daya yang efisien dan secara berkelanjutan meningkatkan efektivitasnya, dengan: • menetapkan urutan dan interaksi proses dalam rangkapenyelenggaraan tugas dan fungsi pengawasan • menetapkan ketatalaksanaan (prosedur, manual organisasi, dan tata naskah dinas) untuk memastikan bahwa pelaksanaan dan pengendalian proses berjalan secara efektif • memastikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan • melaksanakan pemantauan, pengukuran, dan analisis proses • melaksanakan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berkelanjutan

13. KEGIATAN UNTUK MENGHASILKAN KELUARAN BAPETEN Kepala Unit Kerja dan Kepala Balai Diklat: a) mengidentifikasi; b) menetapkan persyaratan; c) merencanakan; dan d) mengembangkan. masukan, proses dan keluaran di tempat masing-masing

14. Kepala Unit Kerja dan Kepala Balai Diklat merencanakan dan mengembangkan urutan dan interaksi proses yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan kegiatan untuk menghasilkan keluaran BAPETEN dengan berpedoman pada : • analisis lingkungan BAPETEN • urutan dan interaksi proses rinci di Unit Kerja dan Balai Diklat dengan mengacu pada urutan dan interaksi proses umum • Renstra Unit Kerja dan Balai Diklat yang mengacu pada Renstra Satker; • Rencana Kerja Tahunan (RKT) dan Rencana Kerja Triwulanan (RKTw) termasuk di dalamnya sasaran dan persyaratan keluaran BAPETEN • penetapan kinerja • prosedur dan instruksi kerja • hasil pengawasan yang telah dilakukan oleh BAPETEN • penyediaan sumber daya spesifik yang diperlukan • pembuatan rekaman dan laporan hasil pelaksanaan kegiatan • persyaratan peraturan perundang-undangan

15. SM BAPETEN harus memenuhi persyaratan: • mampu menjamin akuntabilitas kinerja Badan Pengawas Tenaga Nuklir; • mampu membakukan setiap proses Badan Pengawas TenagaNuklir secara komprehensif dan jelas; • mampu menetapkan batas-batas tanggungjawab dan wewenang serta keluaran kinerja masing-masing unit kerja maupun satuan kerja; • mampu menstandardisasi sistem dokumentasi dan pengendalian rekaman; • mampu menjamin diterapkannya persyaratan yang ditetapkan dan sesuai dengan peraturan perundangundangan terkait untuk menghasilkan keluaran • pengawasan; dan • mampu mewujudkan penguatan kelembagaan, ketatalaksanaan dan sumber daya manusia Badan Pengawas Tenaga Nuklir.

16. PENGEMBANGAN PROSES • Mengidentifikasi dan mengembangkan proses sistem manajemen yang diperlukan untuk: • mencapai tujuan organisasi; • menyediakan sarana untuk memenuhi semua persyaratan; dan • menghasilkan produk organisasi. • Menentukan rangkaian dan interaksi roses. • Pengembangan proses harus direncanakan, dilaksanakan, dinilai, dan secara berkesinambungan diperbaiki. • Menentukan dan melaksanakan metode yang diperlukan untuk memastikan efektivitas pelaksanaan dan kendali proses.

17. Pengembangan proses harus: • memenuhi persyaratan proses; • mengidentifikasi bahaya dan risiko serta setiap tindakan pemulihan yang diperlukan; • mengidentifikasi interaksi dengan proses yang saling berkaitan; • mengidentifikasi masukan proses; • menguraikan aliran proses; • mengidentifikasi keluaran proses; dan • menetapkan kriteria pengukuran proses. • Pemegang Izin harus merencanakan, mengendalikan, dan mengelola kegiatan dan antarmuka antar perorangan atau kelompok berbeda.

18. MANAJEMEN PROSES • Untuk setiap proses, harus dietapkan seorang manajer yang bertanggung jawab untuk: • mengembangkan dan mendokumentasi proses, dan memelihara dokumentasi pendukung yang diperlukan; • menjamin interaksi yang efektif antar proses yang saling berkaitan; • menjamin dokumentasi proses harus konsisten dengan setiap dokumen yang ada; • menjamin rekaman hasil proses terdapat dalam dokumentasi proses; • memantau dan melaporkan kinerja proses; • mendorong perbaikan dalam proses; dan • menjamin proses, termasuk setiap perubahannya, sesuai dengan tujuan, strategi, rencana, dan sasaran organisasi. • Dalam sistem manajemen, harus diidentifikasi kendali proses yang dikontrakkan kepada pihak lain, dan bertanggung jawab penuh atas proses yang dikontrakkan.

19. MANAJEMEN PROSES • Manajer tersebut harus: • menentukan kriteria keberterimaan dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan pemeriksaan, pengujian, verifikasi, dan validasi pada setiap proses; • menentukan syarat dan waktu pelaksanaan kegiatan ; • menunjuk personil atau sekelompok personil, selain dari personil pelaksana pekerjaan, untuk melakukan kegiatan; dan • mengevaluasi setiap proses untuk memastikan agar proses tetap efektif.

20. PENGELOLAAN PERUBAHAN • Organisasi harus melakukan: • evaluasi, klasifikasi, dan justifikasi setiap perubahan organisasi berdasarkan dampaknya terhadap keselamatan; dan • perencanaan, pengendalian, komunikasi, pemantauan, penelusuran, dan perekaman terhadap pelaksanaan perubahan untuk menjamin tidak ada kompromi terhadap keselamatan.

21. Saat menilai sistem manajemen mutu, terdapat empat hal mendasar yang hendaknya dipertanyakan berkaitan dengan tiap proses yang dinilai. • a) apakah proses itu diidentifikasi dan ditetapkan secara tepat? • b) apakah tanggung jawab ditetapkan? • c) apakah prosedur diterapkan dan dipelihara? • d) apakah proses tersebut efektif dalam mencapai hasil yang dikehendaki?

22. Process mapping “DOs” and “DON’Ts” • DO map the process as it actually happens • DO think about the process across the entire organisation • DO talk to the other people who are involved in the process • DO define the beginning and end of the process before you start • DO the process map at a high level • DO ask questions • DON’T map the process as you think it happens or as you think it ought to happen • DON’T restrict your process map to the activities in your own department • DON’T work in a vacuum • DON’T attempt to process map before you identify a beginning and an end • DON’T get bogged down with too much detail • DON’T struggle on your own

23. Informasi yang diperlukan RESPONSIBILITIESACTIVITIESINPUTS The key responsibilities of The key activities of The main sources of the process area the process area data input for each activity OUTPUTS CUSTOMERS PIs VOLUMES The key Recipients of the Key Performance Indicators Key volumes related to deliverables of outputs of each activity e.g. cycle time for process an activity e.g.no. of each activity (internal & external) items produced per day

24. Pendekatan awal  identifikasi, mengembangkan, mengelola proses. • Tidak ada daftar proses yang sama persis untuk setiap organisasi. • Untuk itu, tiap organisasi harus menetapkan proses (yang terdokumentasi) berdasarkan peraturan dan persyaratan, sifat kegiatan organisasi dan strateginya  berapa banyak proses dan bagaimana hubungannya. • “Proses manajemen” diperlukan untuk membuat prioritas, dan mengintegrasikan kegiatan review dan oversight untuk memastikan pengambilan keputusan memenuhi kebutuhan rencana bisnis.

25. Identifikasi • Pertimbangan dalam menentukan proses, antara lain: • Efek proses terhadap keselamatan, kesehatan, lingkungan hidup, keamanan, mutu dan ekonomi; • Peraturan perUU-an; • Kepuasan pihak berkepentingan • Resiko ekonomi; • Efektifitas dan efisiensinya; • Tingkat kompetensi individu; • Kebutuhan mempertahankan pemahaman (pengetahuan) proses; • Kompleksitas proses. • Metode untuk mendokumentasikan proses antara lain penyajian secara grafis, intruksi tertulis, dafatar periksa, diagram alir, media visual, dan elektronik.

26. Proses dibuat dengan pendekatan top-down  saling terkait, lebih rinci pada level teknis. • Penggolongan (struktur) proses (recommended): • Proses inti  outputnya penting terhadap keberhasilan. • Proses pendukung  menyediakan infrastruktur untuk proses inti • Proses manajemen  memastikan pelaksanaan sistem manajemen.

27. Pengembangan • Pengembangan proses untuk penerapan SM yang efektif harus mempertimbangkan: • Kepuasan pihak berkepentingan • Perencanaan • Pemeringkatan penerapan persyaratan SM • Manajemen proses • Pengambilan keputusan • Komunikasi • Manajemen pengetahuan • Sumber daya manusia • Infrastruktur dan lingkungan kerja • Kendali produk • Pembelian • Manejemen prubahan • Dokumentasi SM • Kendali rekaman • Pengukuran, penilaian dan perbaikan • Interaksi antar proses • Dokumentasi proses

28. Analisis terhadap proses menentukan jumlah dokumentasi untuk SM – dokumentasi tidak menentukan proses. • Pengembangan proses menggunakan pendekatan: • Mengidentifikasi proses untuk SM dan untuk penerapannya di seluruh organisasi. • Menentikan urutan dan interaksi antar proses. • Menentukan kriteria dan metode untuk memastikanefektifitas operasi dan kendali proses. • Memastikan ket ersediaan sumber daya dan informasi yang mendukung operasi dan pemantauan proses. • Mengukur, memantau dan menganalisis proses. • Menerapkan tindakan untuk direncanakan perbaikan berkelanjutan terhadap proses.

29. Evaluasi proses (ISO) • Saat menilai sistem manajemen, terdapat empat hal mendasar yang hendaknya dipertanyakan berkaitan dengan tiap proses yang dinilai. • apakah proses itu diidentifikasi dan ditetapkan secara tepat? • apakah tanggung jawab ditetapkan? • apakah prosedur diterapkan dan dipelihara? • apakah proses tersebut efektif dalam mencapai hasil yang dikehendaki? • Jawaban terhadap seluruh pertanyaan di atas dapat menentukan hasil evaluasi. Evaluasi suatu sistem manajemen dapat beragam dalam Iingkup dan mencakup suatu rentang kegiatan, seperti mengaudit dan meninjau sistem manajemen dan penilaian diri.

30. Peralatan - Personil – Prosedur

31. Ilustrasi Input Output

32. Support Process Major-processes Sub-process Activities Sub-process Tasks Activities Hirarki proses Hirarki proses • Proses dapat dipecah menjadi beberapa subproses sesuai hirarki. • Contoh: • Support Process • Design safety management • Departmental Process • Produce Safety analysis • Sub-process • Asses Safety analysis • Activity • Conduct independent peer review • Tasks • Review assumptions • Check calculations • Etc. Departmental Process Kegiatan dan tugas diuraikan dalam prosedur

33. Model Proses Proses Utama/Inti dampak/output kritis terhadap kesuksesan fasilitas/kegiatan; Proses Pendukung Penyediaan infrastruktur yang unuk proses inti (mis. pengadaan, pelatihan) Proses Manajemen memastikan terlaksananya sistem manajemen.

35. Peta proses BAPETEN

37. Skema Proses Kerja

38. Umum • Pengelolaan proses harus menetapkan: • Proses yang menerapkan visi, tujuan, strategi, kebijakan dan sasaran; • Persyaratan (spesifikasi) input dan output proses; • Interaksi proses untuk mencapai sasaran. • Pengelolaan proses secara efisien  sukses. • Pengelolaan proses mencakup • pemetaan, • perencanaan, • perancangan, • penyusunan/membangun, • pelaksanaan, • pemeliharaan dan • perbaikan. Integrasi Individu, Proses Teknologi

39. Pengelolaan proses menggunakan informasi (termasuk proses statistik) untuk mengoptimalkan kinerja, mengurangi variabilitas produk atau proses, dan meningkatkan mutu.

40. Penanggungjawab Proses • Individu yang diberi wewenang dan tanggungjawab untuk tiap proses disebut “pemilik” proses. • Pertimbangan, “pemilik” proses • Memiliki wewenang untuk menilai dampak proses terhadap keselamatan, dan terhadap rencana dan sasaran organisasi. • Memiliki wewenang untuk memantau efektifitas proses; • Memiliki pemahaman terhadap proses; • Memiliki perhatian/risau apabila proses tidak berjalan baik. • Memiliki wewenang untuk mengusulkan dan memulai perubahan dalam proses; • Memiliki wewenang untuk memantau dan mengendalikan sumber daya dalam proses; • Memiliki wewenang untuk mempengaruhi perubahan.

41. Pemiliki proses tidak harus dipilih berdasarkan jabatan struktural manajemen  namun diperluas hingga level yang cukup. • Manajer senior tidak boleh merasa memiliki semua proses secara personal, namun menggunakan informasi dari proses untuk membantu pemiliki proses dalam mengarahkan dan mengelola proses. • Tugas pemiliki proses: • Membantau indikator kinerja proses dan melakukan penyesuaian bila perlu; • Menggunakan indikator tambahan untuk menunjukkan perbaikan proses dan pencapaian target. • Melakukan review untuk mengidentifikasi tindakan pencegahan dan perbaikan.

42. Proses yang dikontrakkan • Proses yang dikontrakkan ke organisasi lain (outsourcing), seperti proses terkait keamanan, pengkajian keselamatan, atau kalibrasi peralatan harus dikendalikan untuk meamastikan proses dilakukan sesuai persyaratan SM  pengendalian disesuaikan dengan tingkat kepentingan proses dan risiko. • Pengendalian memasukkan persetujuan kontrak dengan pihak kontraktor, antara lain: • Spesifikasi dan persyaratan validasi untuk proses; • Peraturan per-UU-an yang berlaku; • Persyaratan SM, termasuk persyaratan pemantauan dan metode pengukuran, indikator kinerja untuk proses dan pelaporan hasil; • Audit yang dilakukan. • Apabila organisasi memiliki kompetensi melakukan proses tetapi akan mengontrakkan proses, organisasi harus menetapkan kriteria pengendalian proses dan memasukkan ke dalam persyaratan untuk kontraktor. • Apabilla organisasi tidak memiliki kompetensi untuk melakukan proses, organisasi memastikan pengendalian yang diusulkan oleh kontraktor memadai.

43. Proses yang dikontrrakkan mungkin berinteraksi dengan proses lain dalam SM organisasi  interaksi tersebut dianggap bagian dari SM.Namun proses SM tersebut dapat dilakukan organisasi atau kontraktor. Pengelolaan interaksi mencakup: • Pembahasan mengenai output organisasi yang menjadi input proses di kontraktor, dan output kontraktor menjadi input organisasi. • Pengaturan transfer informasi antara organisasi dan kontraktor; • Pengaturan pemantauan dan pengukuran terhadap proses yang dikontrakkan oleh organisasi. • Jalur komunikasi antara kontraktor dan pihak berkepentingan dari organisasi. • Apabila tidak mungkin untuk memverifikasi output dari kontraktor melalui pemantauan dan pengukuran, maka organisasi harus mengendalikan keseluruhan proses di kontraktor termasuk validasi. Seperti hold point, witness point.

44. Komunikasi harus disadari sebagai bagian yang sangat penting dalam organisasi, terutama apabila ada proses khusus yang dikembangkan  pengembangan proses melibatkan individu di berbagai level dan pihak berkepentingan. • Komunikasi hendaknya simpel dan lengsung ke permasalahan (to the point). • Komunikasi yang dilakukan harus memiliki tujuan: • Membagi informasinyang relevan • melibatkan seluruh organisasi yang relevan; • Menyampaian masalah dan penyelesaiannya. • Komunikasi sangat penting apabila akan menerapkan perubahan. • Strategi komunikasi: • Menjelaskan apa yang terjadi dan mengapa; • Fokus pada efek pada pihak berkepentingan; • Menjelaskan dampak keselamatan dan perubahan terhadap keselamatan. • Pelatihan komunikasi bagi individu yang terlibat dalam mengkomunikasikan perubahan.

45. Manajemen Perubahan tidak merubah pengendalian. • Pendekatan terstruktur yang digunakan untuk membawa individu, tim dan organisasi dari kondisi sekarang menuju kondisi yang diinginkan. • Perubahan memerlukan waktu  selama periode transisi  pengendalian tidak boleh mengurangi tingkat keselamatan.

46. Contoh perubahan: • Penggabungan organisasi  yang menuju harmonisasi prosedur dan standar. • Perubahan pengaturan untuk penyediaan jasa pendukung yang terpusat. • Penugasan ulang yang memungkinkan keahlian dalam hal kritis hilang. • Perubahan kebijakan rekruitmen, pemilihan dan pelatihan. • Pengurangan jumlah tingkat manajemen dan individu yang melaksanakan kegiatan.

47. TERIMA KASIH