OVEC – Présentation du 14 mars 2011

1. OVEC – Présentation du 14 mars 2011 Incidences de la loi sur les subventions (LSubv) sur l’audit d’entités subventionnées

2. Plan de la présentation • Les exigences de la LSubv et des autres lois vaudoises • Les meilleures pratiques en terme d’audit des comptes annuels • Les attentes souhaitables de l’Etat de Vaud

3. 1. Les exigences de la LSubv et des autres lois vaudoises 1.1. La loi sur les subventions et son règlement d’application 1.2. Les lois spéciales régissant plus précisément les subventions 1.3. Les décisions ou conventions 1.4. Les dispositions sur les marchés publics 1.5. Les établissements de droit public

4. 1.1. La loi sur les subventions Définition de la subvention • prestation pécuniaire ou avantage économique, • accordée à des bénéficiaires externes de l’administration cantonale, • pour la réalisation de tâches publiques. La LSubv s’applique également aux subventions indirectes : Etat de Vaud => A => B

5. 1.1. La loi sur les subventions La subvention n’est pas un droit (art. 2 LSubv). Elle doit répondre aux principes : • de légalité : reposer sur une base légale, • d’opportunité : répondre à un intérêt public notamment et • de subsidiarité : financement par l’Etat en dernier recours. En conclusion acte bilatéral (subvention) mais en échange : • réalisation des prestations attendues, • utilisation « économe » de la subvention.

6. 1.1. La loi sur les subventions Principe de subsidiarité Il signifie que : • d’autres formes d’actions de l’Etat doivent être recherchées, • la tâche en question ne peut être accomplie sans la contribution de l’Etat de Vaud, • la tâche ne peut pas être remplie de manière plus économe et efficace.

7. 1.1. La loi sur les subventions Suppression ou réduction des subventions – En général (art. 29) • utilisation non-conforme à l’affectation prévue, • tâche subventionnée non accomplie ou incorrectement, • conditions et charges non respectées, • accordées indûment, ex. déclarations incomplètes. Désaffectation et aliénation • vente ou désaffectation du bien subventionné. => Risque d’audit : réduction de la subvention.

8. 1.1. La loi sur les subventions Versement • acomptes < 80 % du montant total de la subvention. • subventions versées lorsque les dépenses sont imminentes, Révision des comptes • bénéficiaire d’une subvention > CHF 100’000 par an doit faire réviser ses comptes, • l’Etat peut imposer des conditions au bénéficiaire quant à la révision des comptes.

9. 1.2. Les exigences des lois spéciales La loi sur les subventions est une loi-cadre : • elle définit les principes généraux d’octroi et de suivi, • ces principes doivent être déclinés dans les lois spéciales qui définissent clairement les modalités d’octroi et de suivi. Les lois spéciales doivent contenir notamment : • les conditions spécifiques d’octroi, d’adaptation et de révocation, • les bases et modalités de calcul de la subvention, • les charges et conditions auxquelles elles sont subordonnées.

10. 1.2. Les exigences des lois spéciales

11. 1.2. Les exigences des lois spéciales

12. 1.3. Les décisions ou conventions Une subvention peut être octroyée ou révoquée par une : • décision (acte unilatéral) faire qqch. de précis. • convention (acte bilatéral) sous-entendant la négociation d’objectifs. Les conventions peuvent également contenir des : • objectifs précis, déclinés en indicateurs. • obligations de renseigner (reporting), • modalités de calcul de la subvention, • charges et conditions (comptes, révision, etc.).

13. 1.4. Les marchés publics Les marchés publics sont applicables aux collectivités publiques… Mais également aux entités subventionnées > 50 %. D’autres critères peuvent entrer en considération. Le site simap.ch donne le périmètre et les règles d’application.

14. 1.5. Les entités de droit public L’établissement de droit public est une : • entité administrative, • dotée d’une certaine autonomie, • fournissant des prestations d’intérêt général. Instituée par une loi spécifique. Exemples : UNIL, RP, ECA, EVAM, Gymnase de la Broye, etc. Les règles 727 CO ss applicables aux formes juridiques CO et CC. Dès lors applicables que par analogie aux établissements dt public. La loi spécifique pourrait y déroger.

15. 2. Les meilleures pratiques en terme d’audit des comptes annuels 2.1. Le calcul de la subvention 2.2. Les dons et legs 2.3. Les dépôts de tiers

16. 2.1. Le calcul de la subvention Le calcul de la subvention peut être complexe : • multiples partenaires (Confédération, cantons, communes), • décomptes définitifs « n » en « n+1 » ou « n+2 », • incertitudes sur les dépenses reconnues. Cependant, question très rarement appréhendée dans le SCI. Quelques règles simples peuvent permettre de gérer les risques.

17. 2.1. Le calcul de la subvention

18. 2.2. Les dons et legs Les dons et legs nécessitent une traçabilité quant à : • leur origine, • leur condition d’utilisation (fidéicommissaire ou non), • leur utilisation effective. Ceci afin d’assurer : • une utilisation conforme aux volontés du donateur, • segmenter le financement privé de l’étatique.

19. 2.2. Les dons et legs (suite) Une bonne pratique : • création d’un fonds dans les comptes du subventionné lors de la réception du don, • institution d’un règlement d’utilisation, • règle spécifique pour l’engagement de la dépense, Qui plus est : • clarifier la question du principe de subsidiarité. • informer les donateurs si utilisation <> conditions ou collectes.

20. 2.3. Les dépôts de tiers Eléments à risques : argent des résidents par ex. Fréquemment < seuil matérialité. Entités subventionnées présentent un fort risque d’image. Bonnes pratiques : • revue des mouvements spécifiques, • réconciliation résidents vs comptes ouverts • confirmation des gérants par ex 1 x par an.

21. 3. Les attentes souhaitables de l’Etat Etendue contrôle restreint Economicité Ressources limitées Efficacité des prestations Etendue contrôle ordinaire Niveau d’assurance à atteindre pour le Service de tutelle Comptabilité fidèle SCI Légalité

22. 3.1. Thématiques spécifiques

23. 3.2. Pistes d’amélioration Comment concilier le rôle de l’OR avec les objectifs souhaitables de l’Etat ? • L’identification et la compréhension des règles étatiques font partie de la compréhension de l’environnement. • Les subventions étant conditionnées à l’atteinte d’objectifs et au respect du principe de subsidiarité, des contrôles en la matière s’imposent. • En sus des contrôles nécessaires à l’audit des comptes annuels, des alternatives peuvent être mises en place (mandats spécifiques tels que attestation d’un reporting ou pour le moins questions spécifiques lors de l’entretien initial par exemple.

24. 4. Questions / discussion Questions, partage d’expériences…. MERCI POUR VOTRE ATTENTION A votre disposition pour toutes informations complémentaires.