Tomasz Ziała Katarzyna Olkiewicz

1. Tomasz Ziała Katarzyna Olkiewicz

2. O czym będziemy mówić? • Etapy projektu wdrożeniowego • Rola zespołu ZT Solutions i firmy wdrażającej • Ogólny harmonogram wdrożenia • Zagrożenia • Wynik wdrożenia i dokumentacja • Serwis

3. Parę słów o nas • Zajmujemy się wdrażaniem systemu MONITOR od 1995 roku • Oferujemy pełną opiekę nad procesem wdrożenia, szkolenie personelu, pomoc przy rozwiązywaniu problemów i obsługę startu systemu • Jesteśmy Państwa partnerami w rozwoju biznesu

4. Wdrożenie w pigułce • Prace wstępne • Wdrożenie • Instalacja • Start projektu • Rejestracja danych • Szkolenia • Przejście na nowy system • Monitorowanie • Wsparcie Wszystkie projekty są podobne, ale każdy jest wyjątkowy!

5. Instalacja • Instalacja programu MONITOR na serwerze i komputerach roboczych • System back-up, tworzenie kopii zapasowych i zarządzanie aktualizacjami • Konfiguracja drukarek, ustawienie uprawnień • Utworzenie firmy wirtualnej do testów • Szkolenie przedstawiciela klienta – administratora systemu

6. Osoba z firmy klienta Instalacja • Instalacja programu MONITOR na serwerze i komputerach roboczych • Instalacja MONITORa i bazy danych SQL Anywhere na serwerze • Instalacja MONITORa u użytkowników • Konfiguracja i optymalizacja • System back-up, tworzenie kopii zapasowych i zarządzanie aktualizacjami • Program tworzy kopię zapasową bazy danych zgodnie z harmonogramem • Konfiguracja drukarek, ustawienie uprawnień • Utworzenie firmy wirtualnej do testów • Testowanie systemu i jego funkcji na bazie (firmie) testowej nie powoduje utraty danych ani ryzyka dla biznesu • Szkolenie przedstawiciela klienta

7. Osoba z firmy klienta Instalacja • Instalacja programu MONITOR na serwerze i komputerach roboczych • System back-up, tworzenie kopii zapasowych i zarządzanie aktualizacjami • Konfiguracja drukarek, ustawienie uprawnień • Utworzenie firmy wirtualnej do testów • Szkolenie przedstawiciela klienta • Zainstalowanie MONITORa na komputerze roboczym • Instalowanie aktualizacji na serwerze • Działanie systemu back-up • Informacje o plikach LOG • Rejestracja użytkownika, zarządzanie uprawnieniami • Zarządzanie drukarkami • Generowanie formularzy

8. Kierownik projektu Monitor Grupa z firmy klienta Start projektu • Określenie ram projektu, ograniczeń czasowych, macierzy odpowiedzialności, dostępności zasobów (w tym użytkowników systemu) i harmonogramu • Zapoznanie się z grupą projektową z firmy klienta • Przegląd procesów, dostosowanie programu do potrzeb klienta, założenia i cele

9. Kierownik projektu z firmy klienta • Główna osoba odpowiedzialna za realizację wdrożenia • Nadzoruje przebieg wdrożenia • Pilnuje harmonogramu wdrożenia • Informuje zarząd firmy o postępach prac • Organizuje pracę grupy projektowej

10. Grupa projektowa z firmy klienta • Reprezentuje wszystkie działy firmy • Poszczególne osoby są odpowiedzialne za realizację wdrożenia w swoich działach, opracowują opis procesów i sposobów pracy • Opracowują opis procedur do celów szkoleniowych • Zapoznają się z programem MONITOR ze szczególnym uwzględnieniem swojej dziedziny

11. Kierownik projektu z Monitora • Jest odpowiedzialny za przebieg projektu i dotrzymanie terminów ze strony firmy Monitor • Przeprowadza szkolenia • Posiada kompleksową i szczegółową wiedzę na temat programu MONITOR • Rozwiązuje pojawiające się problemy i doradza wybór najlepszych rozwiązań • Sporządza raport z wdrożenia dla klienta • Jest przedstawicielem firmy Monitor po przeprowadzeniu wdrożenia

12. Start projektu • Oczekiwania względem programu MONITOR • Dlaczego wprowadzamy ten program? • Która część działalności ulegnie zmianie? • Jakie są cele krótko- i długoterminowe? • Kiedy nastąpi przejście na MONITOR? • Kiedy mają zostać wprowadzone • Wdrożenie dodatkowych modułów i funkcji • Harmonogram i kolejność wdrażania poszczególnych modułów dane podstawowe

13. Dane podstawowe • Dane podstawowe – dane dotyczące artykułów, klientów, dostawców i metod księgowania • Dane można przenieść z istniejącego systemu, przekonwertować lub wpisać ręcznie • Nie należy przenosić danych z błędami i zbędnych • Wprowadzanie danych do systemu jest jednym z etapów szkolenia

14. Start projektu • Czy zmiany dotyczą kontaktów z klientami lub dostawcami? • Czy istnieją specjalne wymogi wewnętrzne dotyczące wdrożenia? • Mierzalność realizacji celów • Jakie informacje należy przekazywać zarządowi? • Budżet wdrożenia • Szczególne wymagania względem programu MONITOR • Analiza zagrożeń

15. Start projektu • Strategia rozwoju firmy • Przegląd procesów • Rzeczywisty przebieg procesów produkcyjnych • Opis organizacji • Dane podstawowe • Przepływ zamówień, materiałów, zleceń produkcyjnych • Raportowanie przyjęcia i wydania towaru, raportowanie w procesie produkcji • Obsługa magazynu • Kontrola finansowa

16. Start projektu • Zagrożenia • Presja czasu i kosztów • Firma nie ma doświadczenia w realizacji projektów • Zbyt mała liczba zaangażowanych osób, niejasny podział odpowiedzialności • Konflikty priorytetów i interesów • Niedokładne planowanie • Brak akceptacji projektu • Niechęć do zmiany sposobu pracy • Małe doświadczenie w obsłudze komputera lub rozbudowanych programów

17. Start projektu • Plan czasowy obejmuje okres od rozpoczęcia projektu do pożądanego terminu rozpoczęcia pracy z programem produkcyjnym przez użytkowników • Należy przeznaczyć odpowiednią ilość czasu na prace projektowe i szkolenia • Grupa projektowa opracowuje plan i zakres szkoleń

18. Harmonogram

19. Rejestracja danych • Przenosi się jedynie dane podstawowe, nie przenosi się danych archiwalnych ani operacyjnych (są niekompletne) • Można pobrać dane za pomocą funkcji EDI • Ręczne wprowadzanie danych umożliwia użytkownikom dokładne przećwiczenie rejestracji danych w systemie • Konwersja danych (poprawnych) pozwala na zaoszczędzenie czasu i minimalizację liczby błędów

20. Rejestracja danych • Metody konwersji • Próbna i ostateczna – na początku projektu przeprowadza się próbne konwersje danych, ćwiczy na nich podczas szkolenia a konwersję ostateczną przeprowadza się tuż przed uruchomieniem systemu • Zalety – dzięki konwersjom próbnym można dobrze zaplanować konwersję ostateczną, niskie ryzyko błędów, optymalne ustawienie konwersji • Wady – niemożność przeprowadzenia konwersji ostatecznej lub błędy opóźniają start całego systemu, dane wprowadzane w czasie szkolenia przepadają, nowe dane trzeba szybko wprowadzać

21. Rejestracja danych • Metody konwersji • Uzupełniana – na początku projektu przeprowadza się pełną konwersję danych, nowe dane są na bieżąco wprowadzane do systemu • Zalety – nie trzeba danych dopisywać tuż przed uruchomieniem projektu, użytkownicy od razu pracują z funkcjonalnym systemem, dane wprowadzane przez użytkowników nie giną • Wady – część danych trzeba wpisywać równolegle w dwóch systemach (starym i nowym) do momentu przejścia na MONITOR, konwersja może nie być zoptymalizowana, problem z błędami wprowadzonymi przez użytkowników

22. Rejestracja danych • Etapy konwersji • Określenie zakresu konwersji • Przegląd pól w istniejącej bazie danych, mapowanie do pól bazy MONITORa • Opracowanie materiału do konwersji, zwykle w formacie Excel • Przeprowadzenie konwersji próbnej (1-2 tygodnie) i ocena jej jakości • Po zatwierdzeniu konwersji próbnej można przystąpić do konwersji jedną z metod zaprezentowanych powyżej

23. Szkolenie • Etapy szkolenia – kręgi na wodzie • Monitor szkoli grupę projektową • Grupa projektowa ocenia szkolenie i sugeruje dalszy jego przebieg, definiuje i dokumentuje procesy pracy • Ustalenie zakresu i procedur szkolenia dla użytkowników • Szkolenie pracowników biurowych, brygadzistów, kierowników • Szkolenie pozostałych pracowników

24. Szkolenie • Wprowadzenie do systemu MONITOR • Firma Monitor AB, strona internetowa, wsparcie • Kierownik projektu z firmy Monitor • System MONITOR: nowe wersje, aktualizacje • Struktura menu, funkcje Windows, praca z listami • Przepływ zamówień • Firma wirtualna do testów • Ustawienia • Dane podstawowe • Funkcje ogólne

25. Szkolenie • Dane podstawowe – szkolenie na bazie danych firmy • Rejestracja danych, edycja i usuwanie • Produkty: zakup, sprzedaż, operacje, materiały • Klienci • Dostawcy • Gniazda produkcyjne • Usługi • Księgowość • Ustawienia globalne Najlepszy moment, by wprowadzić zmiany w danych odzwierciedlające rzeczywisty stan biznesu!

26. Szkolenie • Funkcje podstawowe – jak optymalnie pracować z systemem MONITOR • Przepływ zamówień • Przepływ materiałów • Raportowanie czasu • Finanse • Monitorowanie produkcji • Sprzedaż: oferta, zamówienia, wydanie dostawy, faktury, zarządzanie sprzedażą, EDI • Zakup: zamówienia, raporty, magazyn • Rejestracja obecności pracowników

27. Szkolenie • Produkcja – działalność podstawowa firmy • Struktura produktu • Koszt produkcji • Zamówienie produkcyjne • Planowanie • Raportowanie • Kontrola produkcji • Magazyn

28. Szkolenie • Księgowość • Rejestracja dowodów księgowych • Księgowanie płatności • Bieżące księgowanie, raporty, deklaracje • Budżet i prognozy • Zmiana roku i okresu • Środki trwałe

29. Szkolenie • Szkolenie kierowników, pracowników biurowych i brygadzistów • Na podstawie dokumentacji procedur i procesów wykonanej przez grupę projektową • Szkolenie pozostałych pracowników • Po zakończeniu szkolenia wszyscy użytkownicy systemu muszą umieć z niego korzystać • Dostosowanie uprawnień do zakresu obowiązków pracowników • Celem kompleksowego szkolenia jest uniknięcie błędów po przejściu na system MONITOR

30. Przejście na MONITOR • Przejście weekendowe • W poniedziałek system jest gotowy do użytku • W weekend dopisuje się do systemu zamówienia w realizacji i salda magazynowe • Grupa projektowa opracowuje dokładny harmonogramz podziałem obowiązków • Wszystkie raporty i rozliczenia muszą być gotowe w piątek w starym systemie, do czasu przejścia nie można doskonywać zmian w starym systemie • Jeśli firma zdecydowała się na konwersję próbną-ostateczną, to w piątek i sobotę ma miejsce konwersja ostateczna • W poniedziałek rozpoczęcie pracy z systemem w obecności przedstawiciela firmy Monitor

31. Przejście na MONITOR • Stopniowe wycofywanie • Przez pewien czas wykorzystywane są oba systemy • Stare zamówienia realizowane do końca w starym systemie a nowe już w MONITORze • Po przejściu na MONITOR konieczność dokonania inwentaryzacji

32. Przejście na MONITOR

33. Monitorowanie • Najdłuższy etap projektu • Aktualizacja programu MONITOR • Wprowadzanie poprawek • Monitorowanie po przejściu na nowy system (2-3 razy w ciągu miesiąca od ropoczęcia pracy z systemem) • Kursy oferowane przez firmę Monitor • Regularne szkolenia 1-2 dniowe (stosownie do potrzeb), szkolenia dla nowych pracowników, szkolenia z nowych funkcji

34. Pytania Dziękujemy za uwagę!