Le mariage entre l’entretien et l’informatique, est-ce souhaitable?

1. Entretien Informatique Le mariage entre l’entretien et l’informatique, est-ce souhaitable?

2. Le déroulement • L’évolution des outils • Les outils manuels • Le système informatique de base • Le logiciel de GMVAO • Le pouvoir • Les comparatifs • Les coûts et la productivité • Les gains • Le retour sur investissement • La rentabilité

3. L’entretien et ses besoins • Identifier les inspections et les entretiens à faire selon la demande des clients • Planifier les tâches de la semaine • Identifier les pièces à commander • Rechercher les # de pièce et les fournisseurs • Commander les pièces • Vérifier les commandes reçues • Inscrire le travail , les pièces et le temps sur les bons de travail • Valider et fermer les bons de travail • Préparer la facture du client • Tenir à jour le registre des prochains entretiens • Suivre les garanties et les réclamations • Mettre à jour la fiche des véhicules • Tenir à jour le registre des fournisseurs • Prendre l’inventaire • Mettre à jour la fiche des clients

4. L’évolution des outils de travail Outils manuels Le tableau La mémoire Le système informatique de base Le logiciel spécialisé

5. La mémoire… • La mémoire est limitée. Se souvenir de tout dans un garage : Mission impossible. • Impossible de maintenir un historique des réparations, de la sous-traitance et de l’achat de pièces. • Le mandataire et le gestionnaire garderont uniquement l’information essentielle et négligeront les tâches administratives complexes (statistiques, analyses demandées par la direction, analyse des garanties à échéance…) • Ils n’auront pas de vision à moyen et long terme puisqu’ils n’ont pas d’outils pour analyser leurs données. Ils sont en réaction plutôt qu’en pro action. • Le gestionnaire devra s’aider des moyens du bord: papier, tableau, crayon…

6. Les outils manuels Le tableau et les post-it Définition : Bricolage qui consiste à planifier les entretiens (clients internes et externes) et à facturer, à l’aide du crayon, de la gomme à effacer, de la calculatrice, de papiers pêle-mêle, de classeurs, de post-it, du tableau blanc, d’huile de bras et d’une bonne mémoire.

7. Le système manuel

8. Le système manuel… • Peut bien fonctionner quand on a un nombre limité de clients • Ne tient pas la route si on veut prendre de l’expansion • Demande d’être très organisé et méticuleux. • Nécessite un ou des employés dédiés pour assurer le bon fonctionnement d’un tel système.

9. Le système informatisé de base Définition : Logiciel commercial tel Excel pour répertorier les véhicules, les pièces d’inventaire, les entretiens à faire et tout autre information susceptible d’aider la mémoire du mandataire ou du gestionnaire de flotte. L’utilisation du logiciel comptable est aussi une pratique courante pour repousser l’échéance de l’achat du logiciel de GMVAO.

10. Le système informatisé de base

11. Le système informatisé de base… • Peut faire le travail pour un certain temps et pour un volume limité. • Excel ne permet pas l’utilisation multi-usagers ce qui freine la croissance. • Même si ça semble intéressant, il est peut-être préférable d’étirer l’utilisation du système manuel et de passer directement au système spécialisé car les efforts investis sont trop grands et non récupérables.

12. Le système de GMVAO Gestion de la Maintenance de Véhicules Assistée par Ordinateur Définition : Logiciel conçu spécifiquement pour assister le gestionnaire du garage dans toutes ses tâches mécaniques et administratives et lui fournir en temps réel les analyses nécessaires pour faciliter sa prise de décision et la gestion de ses opérations quotidiennes. Cycle complet

13. Cycle d’affaires soutenu par un logiciel de GMVAO

14. L’informatique et ses possibilités • Conserver des tonnes de données • Restituer rapidement les informations enregistrées • Traiter rapidement une grande quantité d’informations • Effectuer les tâches selon des processus logiques • Effectuer indéfiniment des tâches répétitives • Produire rapidement des rapports • Compiler des statistiques instantanément • Échanger des informations via Internet

15. Le système de GMVAO

16. Le système de GMVAO… • Développé spécifiquement pour la gestion de la maintenance de véhicules. • Évolue en fonction des besoins des spécialistes en entretien de véhicules • Respecte les normes de l’industrie (VMRS, SAAQ, MTO…) • Extrait des données pour alimenter des systèmes experts • Permet des liens avec des produits connexes reliés au domaine (logiciels comptables, catalogue de pièces informatisé…) • Vous donne toute l’information utile à votre croissance

17. « Celui qui détient l’information détient le pouvoir » • Vous aurez du pouvoir si vous êtes capable…. • D’acquérir l’information facilement et sans erreur • De l’enregistrer pour la réutiliser • De la trier et la classer pour la retrouver facilement • De l’analyser, la synthétiser à travers des rapports statistiques complexes • De l’interpréter pour prendre les meilleurs décisions d’affaires (Tableau de bord, indicateurs de performance)

18. Comparatif…

19. Les coûts pour faire fonctionner les différents outils

20. Les coûts d’utilisation vs la productivité

21. Gains apportés par l’utilisation d’un logiciel de GMVAO • Tâches effectuées avec plus d’efficacité • 5 minutes épargnées / personne /jour, à un taux horaire moyen de 35$ peut représenté ± 1000$ d’économie annuelle. • Suivi plus serré du temps et des dépenses • Meilleur service client (plus de disponibilité) Chiffre Aff. ++ • Fidélisation de la clientèle • Compétitivité dans les appels d’offre pour supplanter la compétition • Échange de données informatisées (catalogue électronique) • Flotte moins coûteuse à entretenir • Motivation et mobilisation des employés

22. Retour sur investissement Exemple #1 : Utilisation d’une puce pour l’accès au logiciel

23. Retour sur investissement Exemple #2 : Création automatique des bons de travail

24. La Rentabilité… Le vrai profit est dans la diminution des coûts • Parce que les prix de vente sont dictés par le marché, la compétition, la localisation… • Parce que les prix de vente on veut les garder à la hauteur du marché... • Parce que chaque minute compte et se traduit en $ en bout de ligne. Pour les réduire, il faut les connaître et la seule façon de les connaître précisément est d’utiliser un logiciel de GMVAO.

25. Merci!