Folkevalgt Opplæring 2007 ØKONOMI

1. Folkevalgt Opplæring 2007ØKONOMI Halvor Haug økonomisjef

2. Hva er formålet??? • Anskaffe ressurser • Utnytte ressursene effektivt • Tjenester som dekker behovet • Produktivitet Er inntektene forutsigbare? Hvordan styre utgiftene? Strenge regelverk ? Frihet innen rammer? Frihet for å nå målet? Lover og forskrifter gir føringer, men noe frihet for å justere tjenester og tilpasse dem til økonomi.

3. Valg av styringssystem • Tre ulike metoder for styring og kontroll: • Regelstyring– kontroll av adferd gjennom etablering av formelle regler • Målstyring – kontroll av resultatene som oppnås • Verdistyring – kontroll av adferd gjennom de verdier og holdninger som utvikles i virksomheten

4. Styringssystem Styringssirkelen Kommunens styring og kontroll skjer i en kontinuerlig prosess hvor mål fastsettes, tiltak gjennomføres, resultater rapporteres og evalueres. Denne kontinuerlige prosess har mange navn; kvalitetssirkel, styringssirkel eller læringssirkel – og kan illustreres slik:

6. Rapporteringssystem Korrigering Tertial- rapporter Kommune- plan Økonomiplan Års- budsjett Gjennom- føring Års- melding Læring

7. Strategimøte i formannskapet Hensikt: Sikre at formannskapet med utgangspunkt i partiprogram, kommuneplanen, drifts-erfaringer og kunnskaper om endrede behov og forutsetninger kan vedta fokusområder og bestillinger om hva som ønskes belyst nærmere i prosessen. Hvordan: Drøftingene bygger på vedtatt økonomiplan og notat fra rådmannen samt informasjon om resultatet for foregående år.Deltakerne drøfter og synliggjør nye behov og utfordringer og avklarer behov for nærmere utredninger i denne sammenheng.

8. Årsmelding og regnskap Hamar kommune + 2 §27 samarbeid + 2 KF + IKS + Kirken Hensikten med årsmeldingen (og regnskapet) er: • Avsjekke ressursbruken i forhold til bevilget budsjett • Avsjekke resultatmåloppnåelsen i forhold til vedtatte resultatmål • Redegjøre for større endringer i forutsetningene (behov, rammer) som har oppstått i løpet av året • Peke på utfordringer og endringsbehov i neste handlingsplanperioden • Årsmeldingens hovedoppgave er dels rapportering, dels læring med sikte på å nyttiggjøre seg ervervet kunnskap i videreutvikling av den kommunale virksomhet – inkludert format og innhold til styringssystemet. I årsmeldingen inngår regnskapet for siste år. • Dobbeltkretslæring dvs. mer grunnleggende refleksjon og vurdering av – ikke bare om målene ble nådd – men om vi arbeider mot de riktige målene.

9. Prioriteringsseminar i mai • Foredle innspill: • Omforme strateginotat til praktiske mål og tiltak • Innspill fra Resultatenhetene om endringer i brukerbehov • Innspill fra Kommuneproposisjonen • Prioritere som grunnlag for rådmannens arbeid med Økonomiplan Notat og budsjettrundskriv: • Målsettinger • Driftstiltak • Investeringstiltak • Hva med selskapenes behov?

10. Budsjettkonferanse i oktober • Innhold i Statsbudsjettet • Konsekvenser av Statsbudsjettet for Hamar kommune • Innspill fra Rådmann om eventuelle justeringer av mål og tiltak • Balanse i Økonomiplan etter behandlet Økonomiplan Notat, eventuelle justeringer fra rådmannen og foreliggende forslag til Statsbudsjett • Innspill fra Rådmann og folkevalgte om mulig saldering • Ordfører oppsummerer

11. Drifts- og Investeringsbudsjett • I kommunene skal det settes opp 2 budsjett, som skal balansere hver for seg. • Driftsbudsjettet kan inneholde overføring av egenkapital til Investeringsbudsjettet og avsetning til eller bruk av Disposisjonsfond. • Driftsutgiftene må for øvrig finansieres med driftsinntekter (skatteinntekter, statstilskudd, salgs- og leieinntekter og gebyrer). • Investeringsbudsjettet kan finansieres med egenkapital, statlige tilskudd og bruk av lån

12. Driftsutgifter - Driftsinntekter = Brutto driftsresultat - Netto renteutgifter - Netto gjeldsavdrag = Netto driftsresultat Anvendes slik; Egenkapital til investeringer Netto avsetninger (Postering av tidligere over/underskudd) = Overskudd/underskudd Investeringsutgifter + Utlån og aksjekjøp + Avsetninger = Finansieringsbehov Finansieres slik: Bruk av lån Tilskudd og refusjoner Overført egenkapital fra driften Bruk av avsatte Fonds = Balanse Driftsregnskap(-Budsjett) Investerings regnskap

13. Kommunens driftsinntekter: • Egne skatteinntekter • Rammetilskudd / Inntektssystemet • Det overordnede formålet med inntektssystemet er å oppnå en fordeling av tilskuddene som bidrar til å sette kommunene og fylkeskommunene i stand til å yte et likeverdig tjenestetilbud til sine innbyggere • For å oppnå dette målet tas det ved fordelingen av rammetilskuddet hensyn til strukturelle ulikheter i kommunenes og fylkeskommunens kostnader (utgiftsutjevning) og ulikheter i skatteinntektene (inntektsutjevning) • Eiendomsskatt • Kommunale avgifter og gebyrer (I RE budsjetter) • Øremerkede statstilsudd (I RE budsjetter) • Barnehager, ressurskrevende brukere, flyktninger, psykiatri, vertskommune PU, kompensasjon for kapitalutgifter mv

14. Kommunens driftsutgifter • Lønnsutgifter • Lønn i faste stillinger • Vikarer og engasjementer • Variable tillegg • Overtid • Arbeidsgiveravgift og pensjonspremie • Kjøp av varer og tjenester som inngår i tjenesteproduksjonen • Overføringsutgifter (som ikke er knyttet til leveranse av tjenester)eks sosialhjelp, kulturtilskudd mv • Finansutgifter (renter og avdrag på innlån, sosiale utlån)

15. Grunnleggende bestemmelser Forskjell mellom kommunalt og privat regnskap: • I Private regnskap føres påløpte kostnader • Kommuner og fylkeskommuner baserer sin virksomhet på bevilgninger (KL § 48 nr. 2) • Budsjettet skal vise hvordan fellesskapet midler er tenkt anvendt i året • Årsregnskapet skal vise hvordan midlene faktisk ble anvendt • Anorningsprinsippet betyr at man bl.a. skal bokføre utgifter som: - Påløpne feriepenger,renter, lønnsutgifter, pensjonskostnader • Men: Utgiftene i et kommuneregnskap og et privat regnskap er ikke nødvendigvis så forskjellig i praksis

16. Grunnleggende bestemmelser Hva kan det lånes til? (Kommunelovens § 50) Kommuner kan ta opp lån for å: • Finansiere prosjekter i investeringsbudsjettet. • Finansiere for dårlig likviditet • Gi videre utlån (forutsetter reell nedbetaling) • Forskuttere, når det er gjort avtale om full refusjon. Vilkåret er at mottakere ikke driver næringsvirksomhet og at midlene skal nyttes til investeringer. Det kan ikke tas opp lån til aksjekjøp/aksjeinnskudd eller til å dekke egenkapitalinnskuddet i KLP. Dette må finansieres ved driftsinntekter, salgsinntekter fra anleggsmidler eller av frie drifts- eller investeringsfond

17. Årsbudsjett • Kommunestyret skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår • Dvs. før 31.12. • Kommunestyret vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet. • Innstillingen til årsbudsjett, med alle de forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i kommunestyret eller fylkestinget. Dette gjelder likevel ikke ved innstilling som gjelder endringer i årsbudsjettet • Kommunestyrets og fylkestingets vedtak om årsbudsjett, samt formannskapets og fylkesutvalgets saksdokumenter, sendes departementet til orientering

18. Økonomiplan • Kommunestyret skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan • Kan vedtas om våren eller samtidig med budsjettet om høsten • Dersom det vedtas enkeltsaker som har store økonomiske konsekvenser i løpet av året skal økonomiplanen vedtas på nytt (vise dekning over tid) • Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår • Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. • I økonomiplanen skal det for hvert enkelt år økonomiplanen omfatter anvises dekning for de utgifter og oppgaver som er ført opp, jf. KL § 46 nr. 6 • Innstillingen til økonomiplan, med de forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i kommunestyret

19. Årsregnskap • Kommunen skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning • Skal ferdigsstilles av administrasjonen innen 15. februar • Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene • Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes • Har man ikke mottatt faktura skal det gjøres et anslag og alle påløpne utgifter/inntekter skal føres • Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk (dvs. i henhold til regnskapsstandarder vedtatt av God Kommunal Regnskapsskikk (GKRS) • Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsregnskapet • Før 1. juli

20. Årsmelding • I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen • Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen • Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene

21. Finansforvaltning • Kommunelovens § 52 sier klart at kommunestyretselv skal gi regler for finansforvaltningen og at kommunen skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning kan oppnås uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko og slik at kommunen har midler til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall • Inngår i kommunens økonomireglement

22. Finansforvaltning • Utdrag og tolkning av forarbeidet for enkelte av elementene i kommunelovens § 52 • Kommunestyret skal selv fastsette nærmere regler for kommunens finansforvaltning: • Legg merke til at det står regler og ikke retningslinjer • Departementet har sett det som viktig at administrasjonen har klare fullmakter fra kommunestyret i den løpende finansforvaltningen • Kommunestyret bør som øverste kommunale organ, ta stilling

23. Intern kontroll • Økonomiregelverket skal gi rammene for hvordan kommunen ønsker at ansatte skal opptre i økonomiforvaltningen • alt fra bestilling av varer og tjenester til håndtering av årsoppgjørsdisposisjoner gjennom fullmakter • I prinsippet er regelverket et virkemiddel for å oppnå kontroll • Det innledes derfor her med temaet intern kontroll som et rammeverk før vi ser nærmere på innholdet i et økonomiregelverk • Formålet med dette er å understreke at man bygger kontroll omkring rutinene for å oppfylle kravene til god kommunal regnskapsskikk • Den gir et rammeverk og et verktøy for hvordan kartlegge og evaluere den interne kontrollen

24. Intern kontroll • Folkevalgte bør påse at det foreligger: • Økonomiregelverk • Reglement med fullmakter • Rutiner • Ansvarsdeling

25. Innkjøp • Egen sak lagt fram: Innkjøpsstrategi for Hamar 2008 – 2011 • I den senere tid har det vært stort fokus på offentlige anskaffelser. Nyhetsbildet preges alt for ofte av saker som stiller offentlige myndigheters anskaffelsespraksis i et svært dårlig lys • Derfor bør det slås fast at alt innkjøpsarbeid i Hamar kommune skal preges av integritet og profesjonalitet og utføres på en slik måte at det oppnår tillit og respekt — både hos leverandører, befolkningen og i allmennhetens rettsoppfatning for øvrig • Virkemiddelet som sikrer en slik praksis er nulltoleranse i kommunens administrasjon overfor brudd på innkjøpsreglementet, og nødvendig opplæring av medarbeidere som har innkjøpsansvar