ASPEK MANAJEMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

1. ASPEK MANAJEMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA FEASIBILITY STUDIES

2. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN • Perencanaan Proses menentukan arah yang akan di tempuh dan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan • Pengorganisasian Proses pengelompokan kegiatan/pekerjaan dalam unit-unit • Pelaksanaan Proses menjalankan kegiatan/pekerjaan dalam organisasi • Pengawasan Proses untuk mengukur dan menilai pelaksanaan tugas apakah telah sesuai dengan rencana

3. MANAJEMEN PROYEK Sistem untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengawasi pembangunan proyek dengan efisien. Pembangunan proyek harus dapat menyusun rencana pelaksanaan proyek dengan mengordinasikan berbagai aktivitas atau kegiatan proyek dan penggunaan sumber daya agar secara fisik proyek dapat selesai tepat waktu.

4. Perencanaan Proyek Rencana proyek menggambarkan mengapa dan bagaimana suatu proyek dilaksanakan. Dalam melaksanakan proyek perlu dianalisis rencana kerja yang meliputi : jenis pekerjaan (aktivitas), waktu penyelesaian, tenaga pelaksana, peralatan dan anggaran. Dalam perencanaan proyek biasanya digunakan Bagan Gantt (Gantt Chart), Analisis Jaringan (Network Analysis), seperti : PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Methode)

5. Perencanaan proyek meliputi unsur-unsur : • Menetapkan tujuan • Mendefinisikan proyek • Mencantumkan langkah utama untuk dilakukan • Jadwal waktu untuk penyelesaian • Analisis biaya/manfaat • Uraian mengenai sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek

6. Penjadwalan proyek Menentukan aktivitas-aktivitas proyek dalam urutan waktu tertentu dimana mereka harus dimunculkan. Pendekatan penjadwalan yang populer adalah Bagan Gantt, bagan ini menunjukan hubungan antara aktivitas proyek dengan batasan waktu

7. Penjadwalan proyek digunakan dengan tujuan : • Menggambarkan hubungan dari setiap aktivitas dari keseluruhan proyek • Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan antara aktivitas-aktivitas yang ada • Memperkirakan waktu, biaya yang realistis untuk setiap aktivitas • Membantu penggunaan orang, uang dan sumber daya peralatan yang lebih baik dengan mengidentifikasikan jalur kritis dan kemacetan dalam proyek • Memperbaiki dan memperbaharui rencana atau adwal semula

8. Contoh Kasus

9. Pemecahan dengan Bagan Gantt

10. Pemecahan masalah dengan Jaringan Kerja 10 2 10 J M 8 10 21 0 4 4 L 1 21 0 N K 7 5 14 3 14

11. Pengawasan Proyek Mengawasi suatu proyek meliputi monitoring terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran. Pengawasan juga berarti menyimpulkan umpan balik untuk memperbaiki rencana proyek dan memindahkan sumber daya ke tempat dimana yang paling dibutuhkan

12. MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan suatu konsep yang berkaitan dengan kebijaksanaan, prosedur dan praktek bagaimana mengelola atau mengatur orang dalam perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

13. Analisis Jabatan Merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan suatu jabatan. Jadi analisis jabatan dapat diartikan sebagai suatu proses yang sistematis untuk mengumpulkan, menganalisis dan mensintesiskan data jabatan. Dari analisis jabatan akan diperoleh uraian jabatan dan spesifikasi jabatan

14. Uraian Jabatan memuat : • Identitas jabatan • Fungsi jabatan • Uraian tugas • Wewenang • Tanggung jawab • Hubungan kerja • Bahan, alat dan mesin yang digunakan • Kondisi kerja

15. Spesifikasi jabatan • Persyaratan pendidikan • Persyaratan pelatihan • Persyaratan pengalaman • Persyaratan psikologi • Persyaratan khusus

16. Peranacangan Jabatan menggunakan pendekatan : • Pendekatan mekanistik Pendekatan ini didasarkan pada ilmu teknik mesin dan menitikberatkan pada tugas 2. Pendekatan faktor manusia Pendekatan ini diadasarkan pada faktor tubuh baik biologi maupun psikologi si pekerja 3. Pendekatan motivasi Pendekatan ini didasarkan pada psikologi organisasi, dimana kerja dirancang untuk merangsang motivasi para karyawan dan meningkatkan kepuasan kerja

17. Perencanaan Sumber Daya Manusia Merupakan suatu kegiatan yang dilakukan secara sistematis untuk meramalkan atau memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia dalam suatu bisnis atau perusahaan. Perkiraan tentang kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan perusahaan didasarkan pada pertimbangan anatara lain rencana produksi atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan jenis atau bidang investasi yang dijalankan.

18. Perencanaan SDM Untuk level manajerial jumlah pegawai didasarkan pada jumlah jabatan yang tersedia, sedangkan untuk jabatan operasional atau pelaksana bisa didasarkan pada beban kerjanya. BK = (BA : WK) x 100% Dimana BA = Beban kerja aktual adalah nilai beban kerja nyata per hari WK = Waktu kerja efektif yaitu 420 menit/hari dengan asumsi waktu kerja ideal persatuan waktu dalam setahun 200 hari

19. Kalau beban kerja individu hasilnya melebihi 100%, maka untuk melaksanakan pekerjaan tersebut perlu dilakukan oleh lebih dari satu orang, demikian pula dengan beban kerja unit Contoh PT. Maju bergerak di bidang pembuatan mekanik memerlukan waktu 1250 menit per hari untuk melaksanakan pekerjaan perakitan mesin secara aktual. Jika jam efektif dari pekerja 420 menit/hari, maka jumlah beban kerjanya adalah (1250/420) x 100%= 298%. Beban kerja ideal adalah 100%, jadi untuk mengerjakan perakitan mesin tersebut, diperlukan 3 orang pekerja sehari

20. Atau kebutuhan tenaga kerja (KTK) dapat dihitung dengan menggunakan rumus : KTK = (BK : WK) Contohnya : PT. Maju merencanakan membuat 150.000 unit produk . Untuk proses setiap unit produk memerlukan waktu 1,5 jam kerja karyawan. Jadi untuk memproduksi 150.000 unit produk mempunyai beban kerja selama 225.000 jam karyawan. Jika setiap karyawan bekerja selama 175 jam per bulan, maka jumlah karyawan yang dibutuhkan adalah : (225.000/175) = 1.286 karyawan/bulan

21. Pengadaan Tenaga Kerja Merupakan upaya untuk memperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengadaan tenaga kerja meliputi penarikan, seleksi dan penempatan.

22. Penarikan Upaya mencari calon karyawan yang memenuhi syarat tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat memilih orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan yang ada. Sumber karyawan : dari dalam organisasi dan dari luar organisasi

23. Seleksi Suatu proses untuk memilih atau mendapatkan tenaga kerja yang memenuhi syarat yang telah ditentukan organisasi. Proses seleksi diawali dari seleksi administrasi, uji materi, uji kesehatan, uji psikologi dan terakhir dengan wawancara

24. Penempatan Berkaitan dengan pencocokan seseorang dengan jabatan yang akan dijabatnya berdasarkan pada kebutuhan jabatan. Selanjutnya dilakukan orientasi, penyampaian uraian tugas dan kewajiban serta standar pelaksanaan tugas

25. KOMPENSASI Penghargaan atau imbalan yang diterima para pekerja atau karyawan atas kontribusinya dalam mewujudkan tujuan perusahaan. Dapat berupa kompensasi financial maupun non financial

26. Program kompensasi yang baik dapat mengakibatkan : • Memperoleh tenaga kerja yang potensial dan profesional • Mempertahankan karyawan yang baik • Meningkatkan produktivitas • Memudahkan sasaran strategis

27. PENGEMBANGAN Meliputi kegiatan pelatihan dan pendidikan yang diberikan kepada karyawan baik di dalam maupun di luar perusahaan unutk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan sehingga mampu memenuhi tuntutan organisasi dalam menghadapi persaingan dan perubahan

28. INTEGRASI Berkaitan dengan penyesuaian keinginan karyawan dengan organisasi. Bagaimana pihak manajemen merespons tentang keinginan karyawan termasuk hubungan karyawan dan implementasi kesepakatan kerja bersama untuk menjembatani kedua kepentingan antara karyawan dan pihak manajemen

29. PRODUKTIVITAS Ciri pegawai yang produktif menurut Dale Timpe (1989) adalah : • Cerdas dan dapat belajar dengan relatif cepat • Kompeten secara profesional • Kreatif dan inovatif • Memahami pekerjaan • Belajar dengan cerdik, menggunakan logika, efisien, tidak mudah macet dalam pekerjaan • Selalu mencari perbaikan-perbaikan, tetapi kapan tahu harus berhenti • Dianggap bernilai oleh atasannya • Memiliki catatan prestasi yang baik • Selalu meningkatkan diri

30. PRESTASI KERJA Manajemen maupun karyawan perlu umpan balik atas kerja mereka. Hasil penilaian kerja karyawan dapat memperbaiki keputusan-keputusan personalia dan memberikan umpan balik kepada karyawan mengenai pelaksanaan kerja mereka. Sistem penilaian harus mempunyai hubungan dengan pekerjaan, memiliki standar-standar dan menggunakan ukuran yang dapata di andalkan.

31. PERENCANAAN KARIER Konsep dasar perencanaan karier : • Karier sebagai suatu urutan promosi atau transfer ke jabatan-jabatan yang lebih besar tanggung jawabnya ataua ke lokasi-lokasi yang lebih baik • Karier sebagai petunjuk pekerjaan yang membentuk suatu pola kemajuan yang sistematik dan jelas • Karier sebagai sejarah pekerjaan seseorang atau serangkaian posisi yang dipegangnya selama kehidupan kerja

32. KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA Pembinaan K3 dapat dilakukan dengan cara : • Tanamkan dalam diri karyawan keyakinan bahwa mereka adalah pihak yang paling menentukan dalam pencegahan kecelakaan • Tunjukkan pada karyawan bagaimana mengembangkan perilaku kerja yang aman • Berikan teknik pencegahan secara spesifik • Buatlah contoh yang baik • Tegaskan standar keselamatan kerja secara tegas

33. PEMELIHARAAN Upaya memelihara karyawan agar mereka tetap betah dan dihargai dalam organisasi. Manfat dari pemeliharaan : • Meningkatnya produktivitas • Meningkatnya efisiensi dan kualitas kerja • Menurunnya biaya-biaya kesehatan dan asuransi • Fleksibilitas dan adaptabilitas yang lebih besar

34. PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA PHK bisa disebabkan oleh berbagai hal antara lain : tibanya masa pensiun, permintaan pengunduran diri karena alasan pribadi, pemecatan karena melakukan kesalahan. Program pensiun merupakan program yang dirancang bersamaan dengan program sumber daya manusia lainnya. Sehingga sejak dini karyawan dan manajemen dapat mempersiapkan diri untuk menghadapi masa tersebut

35. BENTUK-BENTUK ORGANISASI • Organisasi Garis/Lini Ciri-cirinya : • Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung • Jumlah karyawan sedikit • Pimpinan dan karyawan saling mengenal • Masing-masing kepala unit memiliki wewenang dan tanggung jawab secara penuh atas pekerjaannya • Pucuk pimpinan adalah pemilik perusahaan • Pucuk pimpinan dianggap kekuasaaan tunggal • Tingkat spesialisasi belum terlalu tinggi • Organisasi kecil

36. Organisasi Lini dan Staf Ciri-cirinya : • Organisasi besar dan bersifat kompleks • Jumlah karyawannya banyak • Hubungan atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung • Pimpinan dan karyawan semuanya tidak saling mengenal • Spesifikasi beraneka ragam dan digunakan secara maksimal • Kesatuan perintah tetap dilaksanakan • Ada dua kelompok wewenang yaitu wewenang lini dan wewenang staf

37. Organisasi Fungsional Ciri-cirinya : • Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan • Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan sevara optimal • Bawahan akan menerima perintah dari beberapa orang atasan • Koordinasi menyeluruh umumnya cukup pada level manajemen atas • Koordinasi antar karyawan yang menjalani fungsi yang sama umumnya mudah dan masing-masing sudah mempunyai pengertian mendalam mengenai bidangnya

38. Organisasi Lini, Staf dan Fungsional Ciri-cirinya : • Tingkat birokrasi lebih rendah, cepat dan fleksibel • Orientasi bukan ke atas tetapi ke bawah dan ke samping • Pola kepemimpinan berupa kemitraan • Struktur organisasi hanya terdiri dari satu jenjang saja dibawah pucuk pimpinan • Di tingkat bawah setiap unit tingkat dibantu pegawai pelaksana • Komunikasi antaranggota dilakukan dengan teknologi informasi • Middle manager sebagai saluran komunikasi dari atas ke bawah dan sebaliknya