แนวทางการจัดทำรายงานการติดตามประเมินผล การควบคุมภายในประจำปี 2556

1. แนวทางการจัดทำรายงานการติดตามประเมินผลแนวทางการจัดทำรายงานการติดตามประเมินผล การควบคุมภายในประจำปี 2556

2. วัตถุประสงค์ 1. เพื่อให้มีความรู้ความเข้าใจ เกี่ยวกับเครื่องมือ ในการประเมิน 2. เพื่อให้มีความรู้และสามารถ จัดทำรายงาน การควบคุมภายใน

3. สพฐ.กำหนดหน่วยรับตรวจและส่วนงานย่อย ดังนี้

4. แบบฟอร์มของหน่วยรับตรวจแบบฟอร์มของหน่วยรับตรวจ แบบ ติดตาม ปอ. 3 แบบ ปอ.1 แบบ ปอ.2 แบบ ปอ.3 รายงานผล การติดตาม การปฏิบัติตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน หนังสือรับรองการประเมินผล การควบคุมภายใน รายงานผล การประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน รายงานแผน การปรับปรุง การควบคุมภายใน

5. แบบฟอร์มของส่วนงานย่อยแบบฟอร์มของส่วนงานย่อย แบบติดตาม ปย. 2 แบบ ปย. 2 แบบ ปย. 1 รายงานผล การประเมินองค์ประกอบของ การควบคุมภายใน รายงาน การประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายใน รายงานผล การติดตามการปฏิบัติตามแผนการปรับปรุงภายใน

6. รอบ 12 เดือน (โรงเรียน) ก. ส่วนงานย่อย (สำนัก / กลุ่ม /งาน) 1. นำแบบ ปย.2 (ปี 55)มาติดตามผล การปฏิบัติงาน แล้วสรุปลงใน แบบติดตาม ปย. 2 (สพฐ.ได้กำหนด แบบให้) สิ้นสุด ณ วันที่ 30 ก.ย. 2556

7. งาน. (บริหารวิชาการ, บริหารงบประมาณ, บริหารบุคคล, บริหารทั่วไป)รายงานผลการติดตามการปฏิบัติตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน ณ วันที่ 30 กันยายน 2556 แบบติดตาม ปย. 2 ชื่อผู้รายงาน...........................ตำแหน่ง................................ วันที่.....เดือน.........พ.ศ.........

8. โรงเรียน...............รายงานผลการติดตามการปฏิบัติตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายในณ วันที่ 30 กันยายน 2556 แบบติดตาม ปย.2

9. 2. ประเมินองค์ประกอบของ การควบคุมภายใน (5 องค์ประกอบ) แล้วสรุปลงในแบบ ปย. 1 สิ้นสุด ณ วันที่ 30 ก.ย. 2556

10. งาน (บริหารวิชาการ, บริหารงบประมาณ, บริหารบุคคล, บริหารทั่วไป) รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายในณ วันที่ 30 กันยายน 2556 ปย. 1 ชื่อผู้รายงาน...........................ตำแหน่ง................................ วันที่.....เดือน.........พ.ศ.........

11. 1.สภาพแวดล้อม ของการควบคุม จุดที่ควรประเมิน • 1. ปรัชญาและรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร • (5 ประเด็น) • 2. ความซื่อสัตย์และจริยธรรม • (7 ประเด็น) • 3. ความรู้ ทักษะและความสามารถของบุคลากร • (3 ประเด็น ) • 4. โครงสร้างองค์กร (3 ประเด็น) • 5. การมอบอำนาจและหน้าที่ความรับผิดชอบ • (2 ประเด็น ) • 6. นโยบายวิธีบริหารด้านบุคลากร • (5 ประเด็น ) • 7. กลไกการติดตามการตรวจสอบการปฏิบัติงาน • ( 2 ประเด็น ) • 8. อื่น ๆ ( โปรดระบุ ) เป็นพื้นฐานที่สำคัญที่สุดของการบริหารองค์กรผู้กำกับ ดูแล ฝ่ายบริหารและบุคลากรของหน่วยรับตรวจต้องสร้างสภาพแวดล้อมให้บุคลากรทุกระดับมีทัศนคติที่ดีต่อการควบคุมภายใน โดยส่งเสริมให้เกิดจิตสำนึกในเรื่องความซื่อสัตย์ จริยธรรม ความรับผิดชอบต่อหน้าที่ ที่ได้รับมอบหมายและความสำคัญของประสิทธิผลการควบคุมภายใน

12. 2. การประเมินความเสี่ยง จุดที่ควรประเมิน ฝ่ายบริหารต้องให้ความสำคัญและประเมินความเสี่ยงซึ่งมีผลกระทบต่อผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ของหน่วยรับตรวจที่เกิดจากปัจจัยภายในและภายนอกด้วยวิธีการที่เป็นระบบอย่างเพียงพอและเหมาะสม 1. วัตถุประสงค์ระดับหน่วยรับตรวจ ( 2 ประเด็น) 2. วัตถุประสงค์ระดับกิจกรรม ( 3 ประเด็น ) 3. การระบุปัจจัยเสี่ยง ( 2 ประเด็น ) 4. การวิเคราะห์ความเสี่ยง ( 2 ประเด็น ) 5. การกำหนดวิธีการควบคุมเพื่อ ป้องกันความเสี่ยง (4 ประเด็น) 6. อื่น ๆ ( โปรดระบุ )

13. จุดที่ควรประเมิน 3. กิจกรรมการควบคุม 1. กิจกรรมกำหนดขึ้นตามวัตถุประสงค์และผลการประเมิน ความเสี่ยง 2. บุคลากรทุกคนทราบและเข้าใจวัตถุประสงค์ของกิจกรรม 3. กำหนดขอบเขตอำนาจหน้าที่และวงเงินอนุมัติของผู้บริหาร ไว้ชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร 4. มีมาตรการป้องกัน ดูแลรักษาทรัพย์สิน อย่างรัดกุมและเพียงพอ 5. แบ่งแยกหน้าที่การปฏิบัติงานที่สำคัญหรือที่เสี่ยงต่อความ เสียหาย เช่น การอนุมัติ การบันทึกบัญชี ดูแลรักษาทรัพย์สิน 6. มีข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรและบทลงโทษ 7. มีมาตรการติดตามและตรวจสอบให้การ ดำเนินงานขององค์กร เป็นไปตามกฎระเบียบข้อบังคับ และมติ ครม. เป็นวิธีการต่างๆที่นำมาใช้ในการปฏิบัติงานซึ่งกำหนดหรือออกแบบเพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มีกิจกรรมการควบคุมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เพื่อป้องกันหรือลดความเสียหาย ความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นและให้สามารถบรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน

14. 4. สารสนเทศและ การสื่อสาร จุดที่ควรประเมิน 1. มีระบบสารสนเทศและสายการรายงานสำหรับการบริหารและตัดสินใจของฝ่ายบริหาร 2. จัดทำและรวบรวมข้อมูล งานการเงิน การปฏิบัติตามกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ และมติ ครม. ไว้อย่างถูกต้อง ครบถ้วน เป็นปัจจุบัน 3. จัดเก็บข้อมูล /เอกสารการจ่ายเงินและการบันทึกบัญชีไว้ครบถ้วน สมบูรณ์ เป็นหมวดหมู่ 4. รายงานข้อมูลที่จำเป็นทั้งจากภายในและภายนอกให้ผู้บริหารทุกระดับ 5. มีระบบติดต่อสื่อสารทั้งภายในและภายนอกอย่างพอเพียง เชื่อถือได้ และทันกาล 6. สื่อสารชัดเจนให้ทุกคนทราบและเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนเอง เกี่ยวกับการควบคุมภายในปัญหา จุดอ่อน ที่เกิดขึ้นและแนวทางแก้ไข 7. มีกลไก ช่องทางให้บุคลากรสามารถเสนอข้อคิดเห็น หรือข้อเสนอแนะ ในการปรับปรุงการดำเนินงานขององค์กร 8. รับฟังและพิจารณาข้อร้องเรียนจากภายนอก ส่วนสนับสนุนที่สำคัญต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผล ในการกำหนด กลยุทธ์ ประเมินความเสี่ยงและกิจกรรมการควบคุม ฝ่ายบริหารต้องจัดให้ มีสารสนเทศอย่างเพียงพอ เหมาะสม เชื่อถือได้ และสื่อสารให้ฝ่ายบริหารและบุคลากรอื่น ๆที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกหน่วยรับตรวจ ซึ่งจำเป็นต้องใช้สารสนเทศนั้นในรูปแบบที่เหมาะสมและทันเวลา

15. 5.การติดตามประเมินผล จุดที่ควรประเมิน 1. เปรียบเทียบแผนและผลการดำเนินงานและรายงานให้ผู้กำกับดูแลทราบ เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างต่อเนื่อง สม่ำเสมอ 2. กรณีผลไม่เป็นตามแผนมีการดำเนินการแก้ไข 3. มีการติดตามผลในระหว่างการปฏิบัติงาน 4. มีการติดตามและตรวจสอบการปฏิบัติตามระบบ การควบคุมภายใน อย่างต่อเนื่อง สม่ำเสมอ 5. มีการประเมินผลความเพียงพอและประสิทธิผล ของการควบคุมภายใน และประเมินการบรรลุตาม วัตถุประสงค์ขององค์กรในลักษณะ การประเมิน CSA และ/หรือประเมินอย่างเป็นอิสระอย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง 6. มีการรายงานผลการประเมินและรายงานการ ตรวจสอบของผู้ตรวจสอบ ภายในโดยตรง 7. ติดตามผลการแก้ไข ข้อบกพร่องที่พบจากการประเมินและการตรวจสอบ ของผู้ตรวจสอบภายใน 8. กำหนดให้ผู้บริหารต้องรายงานต่อผู้กำกับดูแลใน กรณีที่มีการทุจริตหรือ สงสัย ว่าทุจริต ไม่ปฏิบัติตาม กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ มติ ครม. ที่อาจมี ผลกระทบต่อองค์กร อย่างมีนัยสำคัญ เป็นวิธีการที่ช่วยให้ฝ่ายบริหารมั่นใจว่าระบบการควบคุมภายในมีการปฏิบัติตาม ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มีการติดตามประเมินผล ในระหว่างการปฏิบัติงาน และเป็นรายครั้ง อย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าระบบการควบคุมภายในที่กำหนดหรือออกแบบไว้เพียงพอ เหมาะสม มีประสิทธิผลหรือต้องปรับปรุง

16. การวิเคราะห์ความเสี่ยงการวิเคราะห์ความเสี่ยง

17. มีความเสี่ยงสูงมาก มีความเสี่ยงสูง มีความเสี่ยงปานกลาง มีความเสี่ยงต่ำ การวิเคราะห์ระดับความเสี่ยง ระดับของความเสี่ยง (Degree of Risk) 5 4 3 2 1 ผลกระทบของความเสี่ยง 1 2 3 4 5 โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยง

18. 3. ประเมินการควบคุมภายในด้วยตนเอง (CSA)

19. การประเมินการควบคุมด้วยตนเองการประเมินการควบคุมด้วยตนเอง Control self Assessment (CSA) หลักการ: CSA เป็นกระบวนการสร้างความรับผิดชอบในการควบคุมภายในให้แก่ทุกคน ที่เป็นเจ้าของงานนั้น วิธีการ 1. นำกระบวนการปฏิบัติงานกับวัตถุประสงค์ของงานมาเชื่อมโยงกัน 2. ระบุการควบคุมภายในที่มีอยู่ของงานนั้น 3. ประเมินความเสี่ยงที่ยังมีอยู่ ผลที่ได้/ประโยชน์ 1.ผู้ปฏิบัติเข้าใจกระบวนการทำงานและวัตถุประสงค์ของงานนั้น 2. เข้าใจความเสี่ยงที่มีผลกระทบต่อวัตถุประสงค์ของงาน 3. สามารถกำหนดการควบคุมภายในที่จำเป็นเพื่อลดความเสี่ยงในระดับยอมรับได้ 4. สามารถกำหนดแผนปฏิบัติเพื่อปรับปรุงการควบคุมภายในให้เหมาะสม

20. ขั้นตอนการประเมินความเสี่ยงขั้นตอนการประเมินความเสี่ยง ขั้นตอนที่ 1.ให้วิเคราะห์งาน/กิจกรรมที่มีความเสี่ยงสูง พร้อมระบุวัตถุประสงค์ของงาน / กิจกรรมนั้น

21. ขั้นตอนการประเมินความเสี่ยงขั้นตอนการประเมินความเสี่ยง ขั้นตอนที่2งาน/กิจกรรมนั้นมีขั้นตอนหรือกระบวนการปฏิบัติอะไรบ้าง หรือทำอย่างไร ที่จะทำให้บรรลุตามวัตถุประสงค์

22. ขั้นตอนการประเมินความเสี่ยงขั้นตอนการประเมินความเสี่ยง ขั้นตอนที่ 3 ให้วิเคราะห์ว่าขั้นตอนหรือ กระบวนการปฏิบัติจริง (จากข้อ 2) ในขณะประเมิน ปฏิบัติอย่างไร

23. ขั้นตอนการประเมินความเสี่ยงขั้นตอนการประเมินความเสี่ยง ขั้นตอนที่4 จากกิจกรรมที่ปฏิบัติอยู่ผลการประเมิน เป็นอย่างไร (บรรลุวัตถุประสงค์ /ไม่บรรลุ วัตถุประสงค์) ถ้าไม่บรรลุวัตถุประสงค์มีความเสี่ยงอะไร

24. ขั้นตอนการประเมินความเสี่ยงขั้นตอนการประเมินความเสี่ยง ขั้นตอนที่ 5 ให้พิจารณาว่า ถ้าพบยังมีความเสี่ยงอยู่ (ปัญหา) เกิดจากสาเหตุอะไร จะแก้ไขอย่างไร ใครเป็นคนแก้ไข

25. การประเมินการควบคุมด้วยตนเอง Control self Assessment (CSA)  กำหนดกิจกรรมการควบคุมใหม่หรือเพิ่มเติมเพื่อลดความเสี่ยงให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้ (แก้ที่ต้นเหตุ/สาเหตุ ) งานที่มีความเสี่ยงสูง CSA ประเมินการควบคุม ด้วยตนเอง   ต้องการให้เกิดผลสำเร็จอะไร   แผนปรับปรุง การควบคุม วัตถุประสงค์ ของงาน  เข้าใจความเสี่ยง ที่อาจกระทบต่อ วัตถุประสงค์(หลัก)  ขั้นตอนงาน มีอะไรบ้าง ปัจจัยเสี่ยงที่ยังมีอยู่ กระบวนการ ปฏิบัติงาน    มีวัตถุประสงค์ (ย่อย)อะไรบ้าง กิจกรรมควบคุมที่มี  ถ้างานยังมีความเสี่ยง วิเคราะห์หาต้นเหตุ/สาเหตุ เกิดจากอะไร(ปัจจัยภายใน หรือภายนอก)  มี หรือไม่/ ถ้ามี อะไรบ้าง เช่น คู่มือการปฏิบัติงาน การรายงาน  ถ้ามีประสิทธิภาพงานบรรลุวัตถุประสงค์/เป้าหมาย (ไม่เสี่ยง) งานไม่บรรลุวัตถุประสงค์/เป้าหมาย(เสี่ยง) การควบคุมไม่มีประสิทธิภาพ ( ที่มา :ปรับจากแนวทางวางระบบควบคุมภายในฯ, สตง.)

26. 4. นำความเสี่ยงที่ยังหลงเหลืออยู่จากการติดตาม ปย.2 + ความเสี่ยงจากการประเมิน 5 องค์ประกอบและการประเมิน CSAมาหามาตรการ/แนวทางในการควบคุม พร้อมทั้งกำหนด ผู้รับผิดชอบและระยะเวลาดำเนินการ แล้วสรุปลงใน แบบ ปย.2

27. งาน (บริหารวิชาการ บริหารงบประมาณ บริหารบุคคล และบริหารทั่วไป) รายงานการประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายในสำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 30 กันยายน 2556 แบบ ปย. 2 ชื่อผู้รายงาน...........................ตำแหน่ง................................ วันที่.....เดือน.........พ.ศ.........

28. สรุปขั้นตอนการจัดทำรายงานสรุปขั้นตอนการจัดทำรายงาน ก. ส่วนงานย่อย (งานบริหารวิชาการ บริหารงบประมาณ บริหารบุคคล บริหารทั่วไป ) ประเมิน 5 องค์ประกอบ แบบ ปย.2 (ปี 55 ) ประเมินด้วยตนเอง (CSA) แบบสอบถาม (ถ้ามี) แบบ ปย.1 แบบติดตาม ปย.2 แบบ ปย.2 ( ปี 56) แบบ ปอ.3 (โรงเรียน)

29. สรุปแบบรายงานที่ งานบริหารวิชาการ บริหารงบประมาณ บริหารบุคคล บริหารทั่วไป ต้องดำเนินการ แบบที่จัดส่งให้ผู้รับผิดชอบ- แบบ ปย. 1 - แบบ ปย. 2 - แบบติดตาม ปย. 2 แบบที่เก็บไว้ที่ งานโรงเรียนทั้ง 4 งาน- แบบประเมิน 5 องค์ประกอบ

30. ขั้นตอนการจัดทำรายงานการประเมินผลการควบคุมภายในขั้นตอนการจัดทำรายงานการประเมินผลการควบคุมภายใน ข. หน่วยรับตรวจ (โรงเรียน) ณ วันที่ 30 ก.ย. 56 1. แต่งตั้งคณะทำงาน/กรรมการ 2. นำแบบ ปอ.3 (ปี 55) มาติดตามผลการปฏิบัติงานแล้วสรุปลงในแบบติดตาม ปอ.3 (สพฐ. กำหนดแบบให้)

31. โรงเรียน......................การติดตามการปฏิบัติตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน ณ วันที่ 30 กันยายน 2556 แบบติดตาม ปอ.3 ชื่อผู้รายงาน........................... ตำแหน่ง................................ วันที่.....เดือน.........พ.ศ.........

32. โรงเรียน.......................การติดตามการปฏิบัติตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายในณ วันที่ 30 กันยายน 2556 แบบติดตาม ปอ.3

33. ขั้นตอนการจัดทำรายงานการประเมินผลการควบคุมภายในขั้นตอนการจัดทำรายงานการประเมินผลการควบคุมภายใน 3. ประเมินองค์ประกอบของการควบคุม ภายใน (5 องค์ประกอบ) แล้วสรุปลงใน แบบ ปอ. 2

34. โรงเรียน................................ รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายในณ วันที่ 30 กันยายน 2556 แบบ ปอ.2

35. ขั้นตอนการจัดทำรายงานการประเมินผลการควบคุมภายในขั้นตอนการจัดทำรายงานการประเมินผลการควบคุมภายใน 4. นำความเสี่ยงที่ยังหลงเหลือจากแบบติดตาม ปอ. 3และจากการประเมิน 5 องค์ประกอบ และ แบบ ปย. 2 ของงานทั้ง 4 งานที่ส่งมา ให้คณะทำงาน/กรรมการพิจารณาคัดเลือกกิจกรรม เพื่อจัดทำแบบ ปอ.3

36. โรงเรียน......................รายงานแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน ณ วันที่ 30 กันยายน 2556 แบบ ปอ.3 ชื่อผู้รายงาน.......................... ตำแหน่ง................................ วันที่.....เดือน.........พ.ศ.........

37. ขั้นตอนการจัดทำรายงานการประเมินผลการควบคุมภายในขั้นตอนการจัดทำรายงานการประเมินผลการควบคุมภายใน 5. นำความเสี่ยงที่มีอยู่ในแบบ ปอ. 3 มาสรุปเป็นความเรียงลงใน แบบ ปอ.1

38. หนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายในหนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน แบบ ปอ. 1 วรรคที่ 1(ชื่อหน่วยรับตรวจ) ได้ประเมินผลการควบคุมภายในสำหรับปีสิ้นสุดวันที่............เดือน.............พ.ศ..... ด้วยวิธีการที่(ชื่อหน่วยรับตรวจ)กำหนดโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่า วรรคที่ 2จากผลการประเมินดังกล่าวเห็นว่าการควบคุมภายในของ(ชื่อหน่วยรับตรวจ) สำหรับปีสิ้นสุด วันที่............เดือน................พ.ศ. .............. วรรคที่ 3อนึ่ง การควบคุมภายในยังคงมีจุดอ่อนที่มีนัยสำคัญดังนี้ 1………………………………………… 2………………………………………… ซึ่ง โรงเรียนจะดำเนินการปรับปรุงการควบคุมโดยกำหนดไว้ในแผนปฏิบัติงานประจำปีต่อไป ลายมือชื่อ.......................................................... (ผอโรงเรียน) วันที่ ............เดือน..............................พ.ศ...............

39. สรุปขั้นตอนการจัดทำรายงาน ข.หน่วยรับตรวจ (โรงเรียน) ประเมิน 5 องค์ประกอบ แบบ ปย.2 (ส่วนงานย่อย) แบบปอ.3 ( ปี 55) แบบ ปอ.2 แบบติดตาม ปอ. 3 แบบปอ.3 ( ปี 56) แบบ ปอ.1

40. สรุปแบบรายงานการควบคุมภายในสรุปแบบรายงานการควบคุมภายใน

41. แนวทางการจัดส่งรายงานแนวทางการจัดส่งรายงาน สพฐ. คตป.ศธ. แบบ ปอ. 1 • - ส่งเฉพาะแบบ ปอ. 1 • ส่วนแบบ ปอ. 2 และปอ.3 • เก็บไว้ที่หน่วยงาน แบบ ปอ. 1 สพป./สพม. แบบ ปอ. 1 • ส่งเฉพาะแบบ ปอ. 1 • - ส่วนแบบ ปอ. 2 และปอ.3 • เก็บไว้ที่หน่วยงาน สตง.ภูมิภาค โรงเรียน แบบ ปอ. 1

42. “ ความสำเร็จของการควบคุมภายใน เกิดจากความร่วมมือ ร่วมใจของทุกคนในองค์กร ” สวัสดีครับ