Conservazione elettronica Dott. Stefano Cesati stefano.cesati@studiopirola

1. Conservazione elettronica Dott. Stefano Cesati stefano.cesati@studiopirola.com

2. Normativa di riferimento 2

3. Normativa di riferimento 3

4. La prassi più recente 4

5. Lo stato dell’arte • L’impresa può scegliere: • con quali modalità archiviare i documenti e le scritture contabili; • quandopassare dalla metodologia di conservazione tradizionale (cartacea) a quella digitale e come (i.e. in unico tempo o progressivamente per tipologia di documenti); • quali tipologiedi documenti e scritture contabili conservare su supporti digitali; • quali modalità operative e quali supporti informatici adottare per la conservazione digitale. 5

6. Quadro normativo sintetico • Art. 2220 del Codice civile possibilità di conservare sotto forma di registrazioni su supporti di immagini le scritture e i documenti contabili purchè • le registrazioni su supporti di immagini corrispondano ai documenti; • in ogni momento possano essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione del soggetto che utilizza detti supporti • Art. 2215-bis del Codice civile possibilità di tenuta in modalità informatica di libri, scritture e qualunque documento richiesto dalla legge, dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa purchè: • siano consultabili in ogni momento • siano adempiuti gli obblighi di vidimazione e numerazione mediante apposizione trimestrale della marcatura temporale e della firma digitale • DM 23.01.2004 prevede l’emissione, la conservazione, l’esibizione dei documenti sotto forma di documenti informatici / analogici, purché le seguenti condizioni siano soddisfatte: • immodificabilità delle immagini dei documenti; • garanzia dell’attestazione della data, dell’autenticità del documento e dell’integrità del contenuto • disponibilità dei documenti (anche per via telematica) e leggibilità(presente e futura) degli stessi su supporto cartaceo e informatico su richiesta delle autorità competenti; • ordine cronologicoe continuità di applicazione nel tempo; • omogeneità della conservazione per categorie di documenti senza soluzione di continuità per ogni periodo d’imposta • possibilità di ricerca e di estrazionedelle informazioni dagli archivi in relazione al cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data ed associazioni logiche di questi ultimi. 6

7. L’oggetto della conservazione • Le disposizioni del D.M. 23.01.2004 si applicano alle scritture contabili, ai libri ai registri e in generale ad ogni documento rilevante ai fini tributari Ad esempio: • fatture attive/passive; • Libro giornale, libro inventari, mastri; scritture di magazzino, registro beni ammortizzabili, bilancio di esercizio; • Registri IVA, registro dei corrispettivi; • Dichiarazioni fiscali di ogni tipo; • Libro Unico del Lavoro, cedolini paga; • Con l’introduzione dell’art. 2215 bis) del codice civile il Legislatore ha previsto la possibilità di tenere in forma elettronica tutti i documenti richiesti dalla legge, dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa. Ad esempio: • Libro soci, libro CDA, Libro Collegio Sindacale • Altri libri ex art. 2421 • Contratti, lettere, telegrammi etc. FANNO ECCEZIONE: i documenti doganali e quelli relativi alle accise 7

8. La natura dei documenti: documento analogico e documento informatico • Documento informatico: Rilevanza ai fini fiscali: per essere rilevante ai fini tributari deve rispettare le condizioni previste all’ art. 3) c. 1 lett. a) D.M. 23/1/2004 ossia • staticità: non alterabile durante le fasi di accesso e conservazione; • immodificabilità: immutabilità nel tempo. • deve essere emesso al fine di garantire : • l’attestazione della data • l’autenticità • l’integrità • Documento analogico: Definizione tecnica: documento formato utilizzando grandezze fisiche che assumono valori continui. Ai fini fiscali sono considerati analogici tutti i documenti che non rispettano le condizioni previste all’ art. 3) c. 1 lett. a) D.M. 23/1/2004 (anche se materialmente non hanno forma cartacea). NON DEVE CONTENERE MACROISTRUZIONI O CODICI ESEGUIBILI Apposizione della firma elettronica qualificata Apposizione del riferimento temporale Le modalità di conservazione dipendono dalla natura del documento: ad esempio le fatture elettroniche (documenti informatici) devono essere conservate in modalità elettronica mentre le fatture analogiche possono essere conservate in modalità elettronica 8

9. Documenti analogici ricevuti/emessi Il processo di conservazione • Apposizione sull’insieme dei documenti(o su un’evidenza informatica contenente uno o più impronte dei documenti o di insiemi di essi)della marca temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazioneche attesta in tal modo il corretto svolgimento del processo • Archiviazione - indicizzazione: Organizzazione dei dati necessaria ai fini di consentirne un’agevole consultazione mediante indici • Memorizzazione: Processo di trasposizione su qualsiasi supporto (ad esempio CD,DVD) di documenti analogici o informatici. Abbinamento dell’immagine con i dati del documento (es. elementi della fattura, data ricezione) Scannerizzazione Documenti analogici Documenti informatici ricevuti Documenti informatici Documenti informatici emessi Indicizzazione Automatica al momento dell’emissione 9

10. Il Responsabile della conservazione • attesta la correttezza del processo di conservazione e gestisce il sistema; • verifica la funzionalità del sistema e dei programmi; • garantisce la sicurezza e l’integrità del sistema; • richiede la presenza del pubblico ufficiale, se necessario; • definisce le procedure per l’apposizione della marca temporale; • verifica e mantiene la leggibilità dei documenti nel tempo. E’ opportuno che venga predisposto un Manuale delle procedure della conservazione digitalein cui vengano riepilogate le procedure adottate, i compiti di eventuali delegati, i controlli effettuati. 10

11. Periodicità del processo di conservazione Documenti analogici • Il processo di conservazione può avvenire in qualsiasimomento. Documenti informatici • Fatture: • Scadenza “almeno” quindicinale; a discrezione del contribuente può avere luogo ad intervalli più ravvicinati; • effettuato entro quindici giorni dal ricevimento (per il destinatario) ovvero dall’emissione (per l’emittente) delle fatture, fermi restando i termini per l’assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dagli art. n. 23, 24, 25 del DPR 633/72; • Documenti diversi dalle fatture: Libri e registri obbligatori ai fini delle imposte dirette e dell’IVA • Scadenza “almeno” annuale, comunque non oltre 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni; a discrezione del contribuente può avere luogo ad intervalli più ravvicinati. • Anticipato rispetto alla cadenza stabilita nell’ipotesi di controlli ed ispezioni da parte degli organi competenti 11

12. Altri adempimenti • Il DM del 23.01.2004 prevede inoltre: • trasmissionetelematica diuna comunicazioneall’Agenzia fiscaleentro il quarto mese successivo (art. 5 D.M. 23/1/2004 come modificato dal D.L.185/2008) alla scadenza dei termini per la presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’impronta dell’archivio informatico, alla relativa sottoscrizione elettronica e alla marca temporale; l’obbligo è sospeso in attesa di istruzioni per l’effettuare la comunicazione • la modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici (comunicazione preventiva e successive comunicazioni annuali all’Agenzia delle Entrate competente, versamenti in acconto e a saldo). 12