Votre outil de réservation en ligne : Havas Voyages Connect

1. Votre outil de réservation en ligne :Havas Voyages Connect Guide Utilisateur P10-8-6-A10 Version 1 -26/08/2011

2. Sommaire • Page 3 : Connexion et Profil • Page 16 : Création de nouveaux profils • Page 23 : Onglet Chargé de voyages • Page 30 : Modèles de voyages • Page 32 : Affiner / Rechercher des voyages • Page 35 : La Réservation • Page 54 : Dossier en attente

3. Connexion et Profil

4. Connexion : www.havas-voyages-connect.fr Aux prochaines connexions, il vous suffira d’entrer votre identifiant (email) et votre mot de passe En cas de perte ou d’oubli de votre mot de passe: Entrez votre identifiant puis cliquez ici Si vous bloquez vos codes d’accès (après 3 échecs de connexion), votre compte sera bloqué pendant 30min. Après 30 minutes, vous pourrez refaire une tentative de connexion.

5. Le profil Utilisateur / Voyageur 5 grandes sections dans le Profil voyageur : Personnel, Paiement, Livraison, Préférences, Mot de passe Les champs marqués d’une « * » sont obligatoires Remplissez votre profil (cartes d’abonnements, préférence voyages, moyen de paiement, adresse de livraison…) puis sauvegardez. Il est conseillé de renseigner un maximum de champs dès la 1ère connexion. NB : Les informations de votre profil, serviront tant aux réservations en ligne qu’aux réservations via l’agence. Seule l’action « Sauvegarder » permet à l’agence d’accéder à votre profil. La date de naissance est obligatoire Format n° de téléphone : 0240577570. Pas d’indicatif, pas d’espace. A la 1ère connexion, vous devez impérativement aller « valider » votre profil en cliquant sur Sauvegarder (même si vous n’avez fait aucune modification)

6. Le Profil - Paiement A compléter obligatoirement pour la garantie des réservations hôtels

7. Le Profil - Livraison Le E-billet SNCF est préconisé. Ce mode de livraison implique l’intégration systématique de l’email du voyageur dans la réservation. Indiquer un n° de téléphone portable permettra aux transporteurs (SNCF, Air France) de prévenir les voyageurs en cas de modification sur leurs trains, vols, …

8. Le Profil – Préférences Air Les préférences indiquées ici seront prises en compte dans la mesure du possible lors des réservations

9. Profil – Préférences Air – Les cartes En face de la compagnie, entrer le n° de carte. Cliquer sur ce lien et choisissez la compagnie aérienne concernée. Répéter autant de fois que de cartes détenues. Entrer le n° et la date d’expiration de la carte d’abonnement Air France : cela garantit l’affichage du tarif abonné lors de la demande de voyage.Un mois avant l’expiration, un message d’avertissement apparaîtra en page d’accueil.

10. Profil – Préférences train Les préférences indiquées ici seront prises en compte dans la mesure du possible lors des réservations Entrer le n° et la date d’expiration des carte de fidélité. Chaque réservation pour ce voyageur intègrera ces données et les points seront crédités sur son compte fidélité concerné. La Carte Grand Voyageur Smiles SNCF est également un identifiant pour le retrait des billets et un justificatif de voyage pour les porteurs de la nouvelle carte GV Smiles, avec code barres, pour les Ebillets.

11. Profil – Préférences train - Abonnements Cliquez sur ce lien La fenêtre des abonnements ferroviaires s’ouvre : Choisir le prestataire dans le menu déroulant. L’outil propose la liste des cartes/abonnements possibles, par fournisseur.

12. Profil – Préférences train (Abonnements Fréquence) Après avoir choisi le nom de la carte dans le menu déroulant, indiquer : Le n° de la carte / La date d’expiration Important : il faut ensuite entrer les trajets couverts par l’abonnement. Si le voyageur est susceptible de voyager sur différents tronçons du parcours de la carte, tous les tronçons doivent être indiqués. Exemple ci-dessus pour un abonné Nantes/Paris. Cela garantit l’affichage du tarif abonné lors de la demande de voyage.Un mois avant l’expiration, un message d’avertissement apparaîtra en page d’accueil.

13. Profil – Préférences Hôtel & Location de voiture • Entrer les données sur les cartes de fidélité et cartes accréditives en sélectionnant les fournisseurs via les menus déroulants. • Chaque réservation pour ce voyageur intègrera ces données : • les points seront crédités sur son compte fidélité concerné. • la carte accréditive sera prise en compte dans la réservation de voiture

14. Profil – Mot de passe Possibilité de changer le mot de passe dès que souhaité.

15. Profil – Les cartes abonnements et fidélité • ATTENTION • Les noms et prénoms entrés dans les profils doivent être identiques à ceux du passeport du voyageur. • Il est indispensable de vérifier les données des cartes des voyageurs. • HAVAS VOYAGES CONNECT est relié aux systèmes Air France et SNCF • Les n° et nom/prénom des voyageurs doivent être identiques à ceux indiqués sur les cartes d’abonnement et de fidélité Exemple : Jean-Yves dans le profil / Jean Yves sur les cartes  HVC rejettera la carte concernée Une « petite » différence dans le prénom entraîne le rejet de la carte.

16. Création de nouveaux profils Rôle : gestionnaire de profils

17. Gestion des profils voyageurs Vous avez accès à la gestion des profils voyageurs de votre société. La fonction de gestionnaire de profils inclut : • la création de profils • la suppression de profils • la modification, l’enrichissement des profils

18. Administration des profils • ATTENTION !!! • Les noms et prénoms entrés dans les profils doivent être identiques à ceux du passeport du voyageur • Il est indispensable de vérifier les données des cartes des voyageurs HAVAS VOYAGES CONNECT est relié aux systèmes Air France et SNCF : • Les n° de cartes, nom/prénom des voyageurs doivent être identiques à ceux indiqués sur les cartes d’abonnement et de fidélité Exemple : Jean-Yves dans le profil / Jean Yves sur les cartes • HVC rejettera la carte concernée Une « petite » différence dans le prénom entraîne le rejet de la carte.

19. Administration des profils Pour accéder à la gestion des profils, cliquez sur l’onglet Administration. Déroulez le menu Gestion du profil utilisateur en cliquant sur la croix.

20. Administration des profils - Création Vous créez un utilisateur = profil • Sur cette première page de profil, vous devez entrer des informations essentielles : • Prénom • Nom • Identifiant = OBLIGATOIREMENT l’adresse email avec extension validée par votre société (plusieurs extensions possibles). Ces extensions doivent être connues à la création du site car elles déterminent l’appartenance d’un utilisateur/voyageur à une société. • Mot de passe, personnalisable suivant conditions • Cliquez sur Suivant.

21. Administration des profils - Création Sur cette deuxième page, vous devez attribuer le ou les « rôles » de l’utilisateur/profil que vous créez : Pour un Voyageur « simple » cochez la case « Voyageur ». Si ce voyageur fait lui-même ses réservations sur HVC, vous lui transmettrez ses codes d’accès (page précédente). Pour une Chargée de voyage, cochez la case « Chargé de voyage principal ». Elle aura ainsi automatiquement accès à la réservation pour tous les voyageurs. Vous lui transmettrez ses codes d’accès (page précédente). Si la Chargé de voyage est également Voyageur, cochez également la case Voyageur. Si la personne doit avoir accès à la gestion /création des profils de la société, cochez la case « Gestionnaire de profils ».

22. Administration des profils - Création Complétez les champs obligatoires marqués d’une * Cliquez sur Terminer. • Ce profil est désormais disponible dans la base HVC. L’enrichissement du profil est détaillé dans la 1ère partie du guide. • La personne profilée peut se connecter aves ses codes d’accès : • Si elle est Voyageur, elle peut faire ses réservations ou/et les Chargés de voyage peuvent réserver pour elle • Si elle est Chargé de voyage, elle peut faire des réservations pour tous les voyageurs • Si elle est Gestionnaire de profils, elle peut créer et modifier des profils

23. Onglet Chargé de voyages Les fonctionnalités spécifiques

24. Onglet Chargé de voyages (Préparer de nouveaux voyages) Message d’avertissement qui indique que l’outil n’affiche que les 100 premiers profils. Il faudra filtrer pour afficher les autres profils. Renseignez l’un des champs de recherche pour filtrer l’affichage de la liste des voyageurs puis cliquez sur Rechercher. Cliquez ici pour sélectionner le ou les collaborateur(s) pour lequel vous devez effectuer une réservation

25. Votre sélection Voyageurs multiples RAIL : jusqu’à 6 maximum • Des voyageurs peuvent être ajoutés à la sélection en cliquant sur le bouton • Les voyageurs sélectionnés apparaitront ainsi dans le panier de sélection. Après avoir cliqué sur le bouton « Réserver un voyage », une vérification des profils des voyageurs sélectionnés sera effectuée. Si un des profils est invalide, un message d’erreur le signalera. On pourra alors modifier le profil en question en cliquant sur le nom dans la liste des résultats de recherche. Il faut alors choisir un voyageur principal (représenté par une étoile). Par défaut, le voyageur principal est le 1er voyageur de la liste. ATTENTION : une réservation multipassager n’est possible que pour le rail et que pour des voyageurs appartenant à la même communauté que le voyageur principal.

26. 1ère page de recherche Il est rappelé en haut de page que vous effectuez une réservation au nom du voyageur indiqué. Rappel des voyageurs qui ont été sélectionnés au début de la réservation. Avant toute réservation au nom d’un collaborateur, vérifiez ou renseignez son profil voyageur puis sauvegardez le. NB : Seule l’action « sauvegarder » permet à l’agence d’accéder au profil voyageur pour les demandes hors solution en ligne.

27. Voyageur invité Si vous devez réserver pour un invité, le cadre ci-joint vous en donne la possibilité: cliquez ici puis « Réserver un voyage»

28. Voyageur invité - réservation Pour entrer une carte de réduction SNCF : 1) Cliquer sur l’onglet « Mon profil » 2) Renseigner la carte de réduction SNCF, le genre et la date de naissance uniquement puis cliquer sur « Sauvegarder » (ne pas modifier le nom et prénom à cette étape) 5/ Cliquer sur l’onglet « Planifier un voyage » 6/ Faire la réservation ensuite comme d’habitude 7/ Saisir les informations nécessaire à la finalisation du dossier (nom, prénom, adresse email, etc.) Rappel du voyageur invité qui a été sélectionné au début de la réservation.

29. Voyageur invité – finalisation d’un voyage Entrez les informations relatives à votre invité puis confirmer. ! Attention ! Le profil invité ne sera pas enregistré dans votre base. Si vous devez réserver pour ce même invité vous devrez renseigner à nouveau ces éléments. Si 1 ou des champs de personnalisation obligatoires sont mis en place pour votre société, ce ou ces champs devront être complétés pour un invité.

30. Les Modèles de voyages Des modèles peuvent être créés à partir du résumé d’un voyage (non confirmé). Ce modèle pourra ensuite être utilisé afin d’effectuer une réservation rapide en un seul clic pour le même voyage, pour des dates et/ou un voyageur différents.

31. Les modèles Ce modèle pourra être utilisé via le panier de sélection, il suffira de l’ajouter via le bouton

32. Affiner / Rechercher des voyages Le second sous-onglet de l’espace « Chargé de voyages » est dédié à la recherche et à l’affichage de dossiers voyages existants.

33. Afficher/Rechercher des voyages Le chargé de voyages dispose de deux affichages de résultats différents.

34. Afficher/Rechercher des voyages La vue du tableau, c'est-à-dire un affichage en liste : La vue du calendrier, c'est-à-dire un affichage par dates : En cliquant sur un des rectangles représentant un voyage, une fenêtre d’informations s’affiche. A partir de là, le chargé de voyages peut afficher la page de résumé du voyage (bouton « afficher »).

35. La Réservation Havas Voyages Connect présente les 200 à 250 meilleurs tarifs dans le créneau horaire indiqué. L’affichage par tarif se fait du moins cher au plus cher.

36. La Réservation - Recherche Rapide La recherche combiné permet de rechercher en une seule fois les solutions Train + Vol + Vol low cost Entrez les villes de départ et d’arrivée, les dates et les heures souhaitées via les menus déroulants Puis cliquez ici pour lancer la recherche La Recherche Rapide est une recherche par tarifs uniquement.

37. La Réservation - Recherche détaillée Via l’onglet Planifier un voyage, vous accédez à la Recherche Détaillée. A votre disposition, de nombreux filtres qui vous permettent d’affiner votre demande. Vous pouvez choisir de Comparer vols et trains ou de rechercher uniquement des vols, ou uniquement des trains. Si le voyageur dispose d’une carte d’abonnement Air France, il est conseillé de sélectionner Premium dans le menu déroulant Classe de service, le tarif abonné faisant partie des pleins tarifs chez Air France.

38. La Réservation - Recherche détaillée (2) Possibilité de modifier la plage de recherche horaire, par défaut 3 heures après et 1 heure avant les horaires demandés. La Recherche Détaillée permet de choisir entre : Recherche par Tarif et Recherche par horaire

39. Recherche multi-destinations ! Attention ! Veuillez sélectionner le nom complet de la ville qui apparait dans le menu déroulant et non pas laisser du texte libre dans le champ.

40. La Réservation – Affichage des disponibilitésRecherche par horaire Les possibilités sont classées par heure de départ. Vous pouvez choisir de trier différemment en cliquant sur les intitulés des colonnes. Dans les colonnes à gauche, les différentes classes de voyages sont visibles. Voir la légende.

41. Recherche par horaire – choix du tarif Une fois l’aller/retour sélectionné, on arrive à l’étape du choix du tarif. En passant la souris sur le type de tarif, une petite fenêtre s’affiche pour décrire les conditions d’achat.

42. La Réservation (internationale) – Affichage des disponibilitésRecherche par tarifs Cliquez sur « tous les résultats » pour afficher la comparaison avec les vols low costs A tout moment, vous pouvez modifier votre demande de voyages (date, heure, destination) Une synthèse des résultats s’affiche sur le Fare Analyser. Vous avez la possibilité de les filtrer selon plusieurs critères via les menus déroulants

43. Détails des disponibilités Cliquez sur « sélectionner » pour confirmer votre choix Le tarif Aller Retour Cliquez ici pour afficher d’autres tarifs disponibles sur les vols proposés Pour afficher les conditions tarifaires du billet cliquez ici

44. La Réservation (nationale) – Affichage des disponibilitésRecherche par tarifs En un coup d’œil, vous pouvez comparer les tarifs et horaires des trains et vols disponibles. Quand on clique sur l’intitulé d’une colonne, un court descriptif du tarif et de sa flexibilité s’affiche. Le tarif affiché est du demi aller/retour (ou one way pour les lowcost) Vous avez la possibilité de filtrer les résultats selon plusieurs critères via ce menu.

45. La Réservation – Récapitulatif Vous pouvez ajouter : un hôtel, une location de voiture ou une autre réservation Rappel du tarif le moins cher proposé sur ce voyage Vous pouvez choisir votre siège Cliquez ici pour finaliser votre réservation. Prix du voyage choisi

46. Vous avez cliqué sur « ajouter une voiture » Indiquez le lieu de retour du véhicule ainsi que horaires choisis Puis cliquez sur « Rechercher »

47. Location de voiture / résultats Vous pouvez consulter les conditions de location en cliquant sur le prix Sélectionner la ligne qui vous convient puis cliquez sur « ajouter à l’itinéraire » en bas de page.

48. La réservation du véhicule s’est ajoutée à votre récapitulatif de voyage.

49. Vous avez cliqué sur « ajouter un hôtel » Vous pouvez entrer une adresse ou un lieu précis Indiquez selon vos besoins les dates d’arrivée et de départ de l’hôtel. D’autres critères sont à votre disposition pour affiner votre recherche. Cliquez ensuite sur « Rechercher »

50. Affichage des résultats sur une carte Sur la carte apparaissent des « étiquettes » indiquant les prix des hôtels trouvés Sur la carte le meilleur tarif apparaît en vert En cliquant sur chaque étiquette, vous avez des détails sur l’hôtels et les conditions tarifaires La réservation d’hôtel sur HVC implique une garantie carte de crédit obligatoire.