KOKOELMIEN TIETOKARTTA

1. KOKOELMIEN TIETOKARTTA Kaukopalvelupäivät 26.4.2005 Jyväskylä Vuokko Palonen Vaasan tiedekirjasto Tritonia Tietokarttahankkeen ohjausryhmän pj http://www.lib.helsinki.fi/kirjastoala/neuvosto/tietokartta_hankesuunnittelu.htm

2. TIETOKARTAN TAVOITTEET • luoda valtakunnallinen ”kartta” yliopistokirjastojen KOKOELMISTA, myöh. muistakin kokoelmista • tiedottaa kirjastojen kokoelmien vahvuusalueista ja erikoiskokoelmista • parantaa kokoelmien valtakunnallista kattavuutta • edistää kirjastojen keskinäistä työnjakoa – vrt. keskuskirjastojen lakkauttaminen • lisätä kirjastojen henkilökunnan kokoelmien tuntemusta Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

3. TIETOKARTAN LÄHTÖKOHDAT • Yliopistokirjastojen verkoston strategia: kokoelmien saatavuuden ja käytettävyyden parantaminen • Kansalliskirjaston portaali (Nelli),digitaalinen dokumenttiarkisto (Doria) ja asiantuntemus • Opetusministeriön rahoitus 2003-2005 • Kansainvälisesti tunnetut kokoelmien koordinoinnin ja kuvailun hankkeet Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

4. MIKÄ ON KOKOELMA? OMISTETTU Ostoina, vaihtoina tai lahjoina hankittu aineisto, itse tuotettu (verkko)aineisto LISENSIOITU Kokoelmat, joihin on pysyvä tai määrä-aikainen käyttöoikeus, erit. verkkoaineisto Vapaa valikoitu verkkoaineisto, johon on linkit kotisivuilta tai joka on luetteloitu VAPAA LAINATTU Kaukopalveluna, etäpalveluna, siirtokokoelmana ”hankitut” vaikutus omistettuun/ lisensioituun ? Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

5. MITEN KOKOELMA MUODOSTUU • tieteenaloittain / aiheittain • dokumenttityypin tai muodon mukaan • syntyhistorian tai iän mukaan • lain tai sopimusten perusteella (vapaakappaleet, EU-tallekokoelmat) • saatavuuden ja käytön mukaan Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

6. MITEN TIETOKARTTA SYNTYY • Kirjastot kartoittavat kokoelmansa: jako kokoelmiin; niteiden/hyllymetrien määrät, ikä, kielet tieteenaloittain • Kokoelmat kuvaillaan Dublin Coreen perustuvan kokoelmaformaatin mukaisesti ja tiedot tallennetaan Doriaan • Kokoelmille muodostetaan hakujärjestelmä • Kirjastot arvioivat kokoelmien laatua ja tiedot varustetaan tasokoodilla (Conspectus), järjestelmää kehitetään (2006-) Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

7. KARTOITUS ESIMERKKI 1Yliopistokirjaston kokoelman kartoitus Vapaa valikoitu verkko- aineisto Lisen-soitu verkko-aineisto YleiskokoelmaHumanistinen Kasvatustiet. Taloustieteell.Tekniikka Yhteiskuntat. (Käsikirjastot, kirjat, sarjat, aikakauslehdet) Kurssikirjat Omat verkko-kurssit Yölainat Lehdet -1999 Kokoelma-tietokanta Opinnäytteet Gradutiivistelmät Erikoiskokoelmat Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

8. KARTOITUS ESIMERKKI 2” Virtuaalinen” kokoelma HUMANISTINEN KOKOELMA TALOUSTIETEEN KOKOELMA Kirjallisuudentutkimus Kielitiede Filosofia Sana-kirjat Saksan kieli Saksank. kirj:n tutk. Etiikka Murteet Soveltava kielitiede Viestintä-tieteet Markkinointi INFORMAATIOTIETEIDEN KOKOELMA YHTEISKUNTATIETEIDENKOKOELMA VP & MH Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

9. KARTOITUS ESIMERKKI 3 Alanmukaisen kokoelman ikäjakauma KOKOELMAN IKÄ (nimekkeitä) KIELITIEDE 2000- 1990-luku 1980-luku YHT. Soveltava kielitiede 88 214 240 542 Saksan kieli 110 175 120 405 Sanakirjat 20 115 80 215 Pohjoismaiset kielet 140 243 383 YHTEENSÄ 358 747 440 1545 Kvantitatiivisia tietoja tarvitaan a) kirjaston painopistealueiden / vahvuusalueiden selvittämiseen, b) vertailuihin (muiden kirjastojen kokoelmiin tai aihepiirin julkaisujen kokonaisuuteen) VP & MH Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

10. ESIMERKKI KUVAILUSTA:Australian Libraries Gatewayhttp://www.nla.gov.au/libraries/resource/alctf/#ac LA TROBE UNIVERSITY LIBRARY, Australia;Collection Details1 • Title of collection:PAMPHLET COLLECTION • Detailed description of the subject matter and nature of the collection:Emphasis on political & history pamphlets especially on small Australian political organisations, British political parties and the Indian Communist Party. Mainly pre 1990 material. Also collections on major events such as the Spanish Civil War and US Slavery and the Civil War. • What is your assessment of the value of this collection for research?Valuable for political research • Predominant language of the collection:English Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

11. ESIMERKKI KUVAILUSTA: LA TROBE UNIVERSITY LIBRARY, Collection Details 2 • Approximate number of items in this collection: 7,500 • Format of items in this collection (ie. monographs, microform, maps, music, pamphlets, etc):Pamphlets • Approximate age of the collection and date ranges of publications:1965 on. Date ranges some 19th century but mainly 1965-1990. • Is the material uncatalogued? Are there brief catalogue records or full catalogue records for the material?Uncatalogued. • Are catalogue records on cards or local online systems?Card catalogue but not up to date. Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

12. ESIMERKKI KOKOELMIEN KUVAILUSTA TIETOKARTASSA (minimitaso) Kokoelmatunnus: FI-Vaz-03 Nimi: HU/viestintätieteet Tiivistelmä: Kokoelmaan sisältyy n. 5.000 nidettä viestinnän eri alueiden kirjallisuutta lähinnä 1970-luvulta alkaen. Painopistealueina ovat multimediaviestintä, kääntäminen ja soveltava kielitiede sekä monikieliset sanakirjat painettuina. Verkossa on saatavana erityisesti viestintätieteen lehtiä (n. 30 nim.) ja hakuteoksia. Aihealue:80 (<YSA:oon perustuva aihealuekoodi) Kirjasto tallentaa kokoelmien kuvailut tallennusalustalle / www-lomakkeelle http://altwww.lib.helsinki.fi/~doria/cdc.pl Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

13. ESIMERKKI TIEDONHAUSTA:SCOTTISH COLLECTION NETWORK http://scone.strath.ac.uk/service/SCONEService/SubjSel.cfm Browse collection subjects:514 aihetta valittavana Valitaan: Finland Löydetään 6 kirjastoa, joissa on tätä aihetta Valitaan:Edinburgh University Library Description:Collection of official publications of Finland, as defined by the Scottish Working Group on Official Publications (SWOP) Notes:Statistics Type:Collection.Library.Text.User Location:Edinburgh(City of Edinburgh, Scotland)EH8 9LJ, Princes St & Waverley rail station 1 ml, bus routes, parking nearby; disabled access. Access:Contact before a visit is not required. Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

14. TIEDONHAKU TIETOKARTASTA 1 • aiheenmukaisten sanahakujen avulla • aiheenmukaisen selauksen kautta (vrt. Tieteen linkkitalo) • edellytyksenä kokoelmien aihealueiden käyttö • tiivistelmän, vuosien, kielen ym. formaatin kenttien avulla myöhemmin määriteltävällä tavalla • Kirsti-tietokannasta (ent. Tieteellisten kirjastojen opas) kirjastojen perustiedot Tietokarttaan mh & vp Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

15. TIEDONHAKU TIETOKARTASTA 2 ESIMERKKI: • Missä kirjastoissa on viestinnän tutkimusta? • Mille viestinnän alueille kokoelma painottuu? • Miten kattava kokoelma on? • Sisältääkö kokoelma seuraavia aiheita: joukkoviestintä, multimediaviestintä jne. Vastaaminen edellyttää, että kokoelmat on sisällönkuvailtu (kuvailutiedoissa aihealue, asiasanoja, luokituksia) ESIM. Viestintä. Tiedonvälitys. Joukkoviestintä (ryhmä 80) MH Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

16. KOKOELMIEN ARVIOINTI(myöhemmin) • Mieluummin kuvailevaa kuin normatiivista. • Pitää tuntea kokoelmat, asiakkaat ja kirjaston tarkoitus. • Henkilökohtainen arvio yhdistettynä empiirisiin menetelmiin kokoelman fyysinen tarkastelu, hyllyjen tutkiminen, kokoelman käyttö (lainaus, kaukolainaus, lukusalikäyttö), kokoelman vuotuinen kasvu jne. (Ks. Wilen, Rainehttp://www.lib.helsinki.fi/kirjastoala/neuvosto/tietokartta2004-08-31.htm) • Arviointimenetelmät päättämättä MH Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

17. ONGELMIA JA RATKAISUJA 1 • Sisällönkuvailumenetelmät vaihtelevat, myös samassa kirjastossa eri aikoina ja eri kokoelmissa • Yhden aiheen kartoitukseen voidaan tarvita erilaisia asiasanoja, luokannumeroita ja hakutapoja, myös yhden kirjaston sisällä • Jos jokaiselle julkaisulle annetaan VIRTUAALINEN HYLLYLUOKKA (~ YSA:n numerokoodi), kun julkaisu kuvaillaan kirjastotietokantaan, niin MYÖHEMMIN • määrälliset kartoitukset on helppo toteuttaa (haku numerokoodilla) ja • tiedot ovat vertailukelpoisia eri kirjastojen kesken Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

18. ONGELMIA JA RATKAISUJA 2 • Kartoitus, kuvailu ja arviointi vaativat kirjastoilta resursseja: • Kirjastot voivat edetä omien aikataulujensa mukaan – ohjausryhmä toivoo aloitusta vuonna 2005 • Kokoelmien kuvailu auttaa tiedottamaan sellaisistakin kokoelmista, joita ei ole voitu luetteloida julkaisujentasolla tai joiden tiedot ovat vain korttiluetteloissa • Verkkokokoelmissa - eri aihealueiden linkkilistat, julkaisupaketit ja verkkokurssit – kuvailu kokoelmatasolla voi olla hyvä ratkaisu Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

19. TOTEUTUS KIRJASTOISSA Kirjasto päättää: • mitkä kokoelmat kuvaillaan • käytettävissä olevat (myös erikoisluvalla) • asiakkaille/ kirjastolle/ valtakunnallisesti TÄRKEÄT • minkä tason kokoelmat kuvaillaan • voi kuvailla useita tasoja (+ linkittää ne toisiinsa) • esim. • Yleiskokoelma • Humanistinen kokoelma • Kielitieteen kokoelma • Sanakirjat • missä järjestykset kuvailut tehdään Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

20. KAUKOPALVELU JA TIETOKARTTA • Miten kaukopalvelun asiantuntemusta hyödynnetään tietokartassa? • Miten seuraatte oman kirjaston kokoelmien puutteita? • Mitä tilataan ulkomailta (siksi ettei aineistoa ole Suomessa)? • Miten seuraatte oman kirjaston kokoelmien vahvuuksia / mitä lähetetään usein muualle ? • TIEDOTATTEHAN NÄISTÄ KOKOELMIEN VASTUUHENKILÖILLE JA KUVAILIJOILLE Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

21. MITÄ HYÖTYÄ TIETOKARTASTA KIRJASTOLLE?? Tavoite: kokonaiskuva Suomen kirjastojen aineistotarjonnasta aihealueittain • yliopistojen/ kirjastojen profiloituminen näkyväksi • mahdollisuus kansalliseen kokoelmapolitiikkaan ja aineiston kattavuuden parantamiseen • mahdollisuus alueelliseen ja paikalliseen yhteistyöhön eri kirjastotyyppien kesken (jos kaikki mukana) • oman kirjaston kokoelmien hallinta paremmaksi eli KOKOELMATIETÄMYKSEN SIIRTO Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

22. MITÄ HYÖTYÄ TIETOKARTASTA ASIAKKAALLE? • Tieto kiinnostavan aihealueenparhaiden kokoelmien olemassaolosta ja sijainnista • Kartta helpottaa aineiston löytyvyyttä ja saatavuutta, kun kokoelmien valtakunnallinen yhteiskäyttö kasvaa • Asiakas voi ehkä myöhemmässä vaiheessa luoda oman tietokarttansa navigoimalla hakujärjestelmässä ja kokoamalla eri lähteistä oman aihepiirinsä kannalta kiinnostavia kokoelmia Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

23. ESIMERKKITiedonhaun tulos – asiakkaan kokoelma Vapaa valikoitu aineisto Verkko- kurssit FinELib ym. Digitoitu aineisto Tieto- kannat Kirjasto X Käyttö-liittymä Kirjasto Y Tutkija Arkisto Z Ulkom. kokoelmat ? Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta

24. TIETOKARTTAHANKKEEN ORGANISAATIO • Yliopistokirjastojen neuvoston asettama ohjausryhmä (marraskuu 2003-): Vuokko Palonen (pj.), Anneli Ahtola (TaY), Esa-Pekka Keskitalo (HYK, Doria), Sara von Ungern-Sternberg (ÅA), Pentti Vattulainen (Varastokirjasto), Raine Wilen (HYK); asiantuntijat Ari Rouvari (Nelli), Irma Reijonen, Juha Hakala • Kirjastojen yhdyshenkilöt (33/33) • Suunnittelija MERJA HYÖDYNMAA (TaY) http://www.lib.helsinki.fi/kirjastoala/neuvosto/tietokartta_hankesuunnittelu.htm Yliopistokirjastojen kokoelmien tietokartta