Fase de ejecución contractual y seace Abog. Gisella Sánchez Manzanares

1. Fase de ejecución contractual y seaceAbog. Gisella Sánchez Manzanares Julio 2012

2. FASES DE UNA CONTRATACIÓN Desde la convocatoria Hasta antes de la suscripción del contrato Ejecución contractual y Liquidación Programación y Actos Preparatorios Proceso de Selección

3. SOBRE LOS ACTOS PRE CONTRACTUALES Los actos que se realizan desde el consentimiento de la Buena Pro hasta el perfeccionamiento del contrato, son parte del proceso de selección. El consentimiento de la B.P. genera la obligación de contratar, si no: • Postor: Responsabilidad Administrativa (inhabilitación temporal o definitiva) y Civil (Ejecución de la carta fianza de seriedad de oferta) • Entidad: Responsabilidad Administrativa (Titular, Administrador y Jefe de Logística) y civil (Indemnización sólo por lucro cesante, sustentado y no mayor al 10% del monto adjudicado)

4. PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO El contrato se perfecciona con la suscripción del documento. En el caso de AMC (distintas de consultoría y ejecución de obras) se puede perfeccionar con la entrega de una O/C u O/S. Hasta 2 días siguientes del consentimiento de la B.P., la Entidad debe citar al postor ganador, otorgándole el plazo para la firma del contrato establecido en las Bases (de 5 a 10 días), presentado toda la documentación exigida.(Ver Acuerdo de Sala Plena 007-2009) En el caso de O/S y O/C: se debe requerir al adjudicado para que dentro de 3 días hábiles presente la documentación exigida. La O/C u O/S se debe entregar como máximo al séptimo día hábil siguiente de consentida la B.P.

5. CASOS DE NO SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Si el postor no se presenta, pierde la B.P. y se cita a quien quedó en segundo lugar (no cabe la suscripción tardía por culpa del adjudicado). Si tampoco este último se presenta el proceso se declara desierto. Si no se cita, el postor debe requerir a la Entidad para la suscripción (dentro de 2 días de vencido el plazo para suscribir el contrato). Si la suscripción es tardía por culpa de la entidad se aplica penalidad del 1/1000 del monto de la propuesta, hasta por 10 días, a solicitud del postor

6. PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO El ganador de Buena Pro debe presentar (Art. 141 del RLCE): • Constancia de no estar inhabilitado, salvo AMC. • Garantías, salvo excepciones • Contrato de Consorcio formalizado. • Otros documentos requeridos en las Bases.

7. RESPECTO A LAS GARANTÍAS Debe verificarse (Art. 39 de la LCE y 155 del RLCE): • Incondicionalidad • Solidaridad • Irrevocabilidad • De realización automática en el país al solo requerimiento de la Entidad

8. CLASES DE GARANTÍAS Pre-contractuales: • Garantía de seriedad de oferta. • Por recurso de apelación Contractuales: • Fiel cumplimiento. • Por adelantos. • Por monto diferencial de propuesta. • Por prestaciones accesorias. (Ver Directiva 009-2009-OSCE/CD)

9. CAUSALES DE EJECUCIÓN • No renovación oportuna. • Resolución de contrato queda consentida y/o firme. • Laudo Arbitral que declare procedente resolución contractual. • Cuando luego de 3 días de requerido, el contratista no haya cancelado el saldo a su cargo, luego de la liquidación o la conformidad de prestación, según corresponda. • Excepcionalmente: cobro de penalidades.

10. VIGENCIA DEL CONTRATO (ART. 149 Y 150° DEL RLCE) • Cómputo en días naturales (regla general) • Por uno o más ejercicios presupuestales (máximo 3) • Arrendamiento de inmuebles: contratos de hasta 3 años; renovables. • Ejecución y consultoría de obras, el previsto para su culminación.

11. MODIFICACIONES DEL CONTRATO Sólo sobre bienes y/o servicios con iguales o mejores características técnicas, de calidad y de precios, que satisfagan la necesidad de la Entidad Previa evaluación de la Entidad No deberán variar en forma alguna las condiciones originales que motivaron la selección del contratista Ante un cambio fundamental de las circunstancias, ¿es posible modificar el contrato? Controversia: El art. 143 del RLCE sólo permite cuando hay mejoras. Art. 153 RLCE permite a la entidad ordenar modificaciones.

12. SUBCONTRATACIÓN Las Bases deben autorizarlo. El límite máximo de contratación es 40% del monto del contrato La entidad debe aprobar previamente por escrito la solicitud dentro de los 5 días hábiles de formulado el pedido. Si no contesta, se considera aprobado. El subcontratista debe contar con RNP vigente y no estar inhabilitado. En caso de contratistas extranjeros, éstos se comprometan a brindar capacitación y transferencia de tecnología a los nacionales.

13. Ampliación de plazo contractual Podrá ser solicitado por el contratista, en los supuestos siguientes: • Atrasos o paralizaciones ajenas a su voluntad, comprobados, que afecten o modifiquen cronograma contractual. • Aprobación de prestaciones adicionales que afecten el plazo contractual. • Por caso fortuito o de fuerza mayor*

14. Ampliación de plazo contractual – Procedimiento (I) • El contratista cuenta con siete (07) días hábiles, de finalizado (o conocido) el hecho generador de retraso, o de aprobado el adicional, para presentar “por escrito” su pedido de ampliación. • Dicha solicitud, deberá adjuntar documentación que sustente veracidad y/o existencia de hecho generador de retraso invocado.

15. Ampliación de plazo contractual – Procedimiento (II) • El OEC debe verificar que hechos se encuentren debidamente sustentados. • De no mediar debida justificación, debe declararse INFUNDADA la solicitud, debiéndose notificar al contratista dentro de los 10 días hábiles, contado desde su presentación. • El acto administrativo puede estar contenido en documento distinto a un resolutivo.

16. Ampliación de plazo contractual – Procedimiento (III) • El acto administrativo debe ser emitido y/o suscrito por el titular de la Entidad, o el funcionario a quien se le haya delegado dicha facultad. • De encontrarse sustentada la ampliación, corresponde se declare fundada la solicitud, debiéndose comunicar en el mismo plazo (10 días desde presentación).

17. Ampliación de plazo contractual – Procedimiento (IV) • De no existir pronunciamiento expreso, se tendrá por aprobada la solicitud (aceptación tácita). • En virtud de la ampliación otorgada, la Entidad ampliará el plazo de los contratos directamente vinculados al contrato principal. • Las ampliaciones de plazo en contratos de bienes o servicios darán lugar al pago de gastos generales debidamente acreditados.

18. Ampliación de plazo contractual – Solución de controversias • Cualquier controversia, relacionada con la aceptación o no de la ampliación de plazo, podrá ser sometida a conciliación y/o arbitraje, dentro de los 15 días hábiles posteriores a la notificación de esta decisión.

19. Prestaciones Adicionales Es aquella prestación no considerada en las características técnicas (Términos de referencia, especificaciones técnicas o expediente técnico) ni en el contrato original, cuya realización resulta INDISPENSABLE y/o necesaria para dar cumplimiento al objeto del bien, servicio u obra originalmente contratado.

20. Prestaciones Adicionales En el caso de bienes y servicios, el porcentaje máximo es 25%. Se aprueba por resolución del Titular o del funcionario delegado. En el caso de Obras, podrá ser hasta el 15%, mediando resolutivo del Titular (indelegable) y de mediar deficiencias en el expediente técnico u otras situaciones sobrevinientes, podrá ser hasta el 50%, mediando además del resolutivo del Titular, autorización de la CGR.

21. Reducción de prestaciones Para alcanzar la finalidad del contrato las Entidades podrán reducir prestaciones hasta el límite del 25% del monto del contrato original (Bienes, Servicios u Obras) . Debe autorizarse por resolución del Titular del Pliego o del funcionario designado para el efecto, previa sustentación (informe) del área usuaria.

22. Prestaciones adicionales – Procedimiento (I) • El área usuaria, deberá sustentar la necesidad de contratar prestaciones adicionales, a fin de alcanzar la finalidad del bien, servicio u obra objeto de contratación. • Debe contar con disponibilidad presupuestal. • Debe ser autorizado por Resolución del Titular del Pliego (Obras), o por funcionario delegado (Bienes y Servicios).

23. Prestaciones Adicionales – Procedimiento (II) • El costo de los adicionales se determinará sobre la base de las especificaciones técnicas del bien o servicio, y de las condiciones y precios pactados en el contrato. • En caso no proceda dicha determinación, debe determinarse mediando acuerdo entre las partes (acta de pactación de precios o documento análogo).

24. Prestaciones Adicionales – Procedimiento (III) • Autorizada la prestación adicional, deberá requerirse al contratista el incremento de la garantía de fiel cumplimiento, y de prestaciones accesorias, otorgadas a las suscripción de contrato. • Deberá suscribirse una Adenda al Contrato, que modifique el monto contractual.

25. Prestaciones Adicionales de Obras • Los pagos de aquellas prestaciones adicionales que no superen el 15% del monto total del contrato (restándole presupuestos deductivos) serán autorizados únicamente por el Titular de la Entidad (facultad indelegable).

26. Prestaciones Adicionales de Obras (II) Sólo podrá exceder del 15%, cuando el adicional obedezca a deficiencias del Expediente Técnico o situaciones imprevisibles posteriores a la suscripción del contrato, el monto máximo será de 50% del monto originalmente contratado. Para su ejecución y pago debe contarse con aprobación del Titular, y contar con la autorización previa de la Contraloría General de la República y con la comprobación de que se cuentan con los recursos necesarios.

27. Prestaciones Adicionales de Obras (III) En el caso de adicionales con carácter de emergencia la autorización se emitirá previa al pago. La CGR contará con un plazo máximo de quince (15) días hábiles, bajo responsabilidad, para emitir su pronunciamiento. Debe informarse de la Comisión de Presupuesto y Cuenta General de la República del Congreso de la República y del Ministerio de Economía y Finanzas, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad.

28. Culminación del Contrato Recepción y conformidad de la prestación (bienes, servicios u obras). Liquidación de la obra sin observaciones. De existir observaciones respecto a la liquidación, el contratista puede ir a conciliación y/o arbitral (defectos o vicios ocultos). Pago a favor del contratista. Constancia de prestación efectiva.

29. Penalidades por incumplimiento • Por mora • Retraso injustificado. • Aplicar fórmula. • Máximo a cobrar 10% del monto materia de contrato. • Para el cálculo se considerará monto del contrato vigente. • Otras penalidades: • Distintas a la mora. EJEMPLO: en los casos de mensajería y el caso de la póliza de deshonestidad. • Hasta por un monto máximo del 10% del monto del contrato vigente.

30. Resolución del contrato • Procedimiento de resolución de contrato • Carta Notarial requiriendo cumplimiento de obligación, bajo apercibimiento. • Plazos • Ordinariamente: No mayor a 5 días. • Casos complejos (Por ej. Obras): 15 días. • Carta Notarial de resolución. (Art. 164.2)

31. Nulidad del contrato Se contravenga el Art. 9 (10º del DL 1017): Impedimentos. Se verifique la contravención al Principio de Presunción de Veracidad. Se suscriba contrato, no obstante existir Recurso de Apelación. No se haya utilizado el proceso correspondiente

32. Contratación Complementaria • Es considerada un contrato nuevo. • Las condiciones para que se realice son las siguientes: • Dentro de los 3 meses de culminado el contrato original. • Mismo contratista. • Mientras culmine proceso de selección convocado • Por los mismos bienes y/o servicios. • Por única vez. • Hasta por un máximo del 30% del contrato original. • Preservando las condiciones que dieron lugar a la adquisición o contratación original.

33. Contratación Complementaria • Los requisitos: • No estar inhabilitado. • Estar inscrito en el RNP • Garantías, cuando corresponda

34. SEACE – Sistema Electrónico de las Contrataciones del Estado El SEACE es el sistema electrónico que permite el intercambio de información y difusión sobre las contrataciones del Estado, así como la realización de transacciones electrónicas

35. CARACTERÍSTICAS DEL SEACE Público: La información que el SEACE contiene es pública y es de libre acceso por cualquier institución, organismo o ciudadano que lo requiera. Formal : Toda la información contenida en el SEACE tiene como sustento documentación física que obra en los archivos de la Entidad. En el caso de procesos electrónicos, la información que los proveedores registran se guarda en la bóveda del sistema. Obligatorio: Todas las Entidades bajo el ámbito de la Ley de Contrataciones del Estado se encuentran obligadas a registrar la información referida a las compras estatales que realicen en el SEACE. Integral : En el SEACE se registra toda la información del proceso de contratación, desde su planificación en el Plan Anual de Contrataciones, hasta la liquidación o conformidad del contrato suscrito.

36. Validez y eficacia de los Actos (art. 70° LCE) Los actos realizados por medio del SEACE que cumplan con las disposiciones vigentes poseen la misma validez y eficacia que los actos realizados por medios manuales, pudiéndolos sustituir para todos los efectos legales.

37. ACCESO AL SEACE • Para interactuar con el SEACE, es necesario que las Entidades y los proveedores utilicen el certificado SEACE emitido por el OSCE. • En el caso de los proveedores, su Certificado para ingreso al SEACE se le asigna cuando se inscribe en el RNP. • La Entidad debe solicitar a OSCE, la desactivación del Certificado SEACE de aquellos funcionarios-usuarios que ya no se encuentren autorizados a registrar información en el SEACE.

38. Validez de la información registrada en el SEACE (Art. 286° del Rgto. LCE) • La información que se registra en el SEACE debe ser idéntica a la información que obra en el documento físico, bajo responsabilidad no solo del funcionario con certificado de acceso al SEACE que registró la información, sino de aquel que solicitó la activación del certificado. • Para realizar cualquier acto en el SEACE, la entidad deberá estar registrada en el Registro de Entidades Contratantes (REC), y deberá contar con el certificado SEACE.

39. Certificado SEACE Es el mecanismo de identificación y seguridad que deben utilizar todos los usuarios del sistema para interactuar con el. ENTIDAD = ASIGNA OSCE PROVEEDOR = ASIGNA RNP

40. Obligación del uso del SEACE (Art. 45° de la LCE, y Sexta Disposición Transitoria del Reglamento). • Todas las entidades comprendidas en el numeral 3.1 del art. 3° de la LCE están obligadas a registrar información sobre su PAC, los procesos de selección, los contratos y su ejecución, así como todos los actos que requieran ser publicados. • Previa autorización expresa de OSCE, aquellas Entidades en cuya jurisdicción no se cuente con servicio de Internet, las convocatorias de procesos de selección de ADP, LP y CP se realizará mediante publicación de aviso en un diario de circulación nacional o local. En las AMC y ADS será a través de invitación. • Las notificaciones se efectuarán mediante comunicación escrita, salvo el otorgamiento de la buena pro, realizado en acto público.

41. Régimen de Notificaciones (art. 25° y 290° del Rgto. LCE) Todos los actos realizados a través del SEACE se entenderán notificados el mismo día de su publicación. La notificación a través del SEACE prevalece sobre cualquier medio que se haya utilizado adicionalmente, por ello es responsabilidad del participante el permanente seguimiento del respectivo proceso en el SEACE.

42. Plazos para el Registro de Información en el SEACE I • Plan Anual de Contrataciones y el instrumento que lo apruebe : En un plazo máximo de cinco (05) días hábiles de aprobado. • Postergación: Antes de la fecha prevista en el calendario. • Pliego de Absolución de Consultas y Observaciones: El mismo día señalado en el calendario y ficha del proceso en el SEACE. • Bases Integradas : El día previsto en el calendario de las bases y ficha de proceso en el SEACE.

43. Plazos para el Registro de Información en el SEACE II 5. Acta y Cuadro Comparativo de la Buena Pro : El día señalado en el calendario y SEACE. 6.Pronunciamiento (Entidad) : En un plazo no mayor de ocho (08) días hábiles, contados desde la presentación de la solicitud de elevación de Bases. 7.Pronunciamiento (OSCE) : En un plazo no mayor de diez (10) días hábiles, contados desde el día siguiente de presentado el expediente completo. 8.Desierto : Dentro del día siguiente de producido.

44. Plazos para el Registro de Información en el SEACE III 9. Cancelación : Hasta el día siguiente de su comunicación al comité especial. 10.El consentimiento de la buena pro : Al día siguiente de producido. 11.La presentación de los recursos de apelación : El mismo día de haber sido interpuesto. 12. Resolución que resuelve la apelación (Entidad) : En un plazo no mayor de doce (12) días hábiles contados desde la presentación del recurso de apelación o desde la subsanación de omisiones y/o defectos advertidos en la presentación del mismo.

45. Plazos para el Registro de Información en el SEACE IV 13. Resolución que resuelve la apelación (OSCE) : En un plazo no mayor de cinco (05) días hábiles, contados desde la fecha de emisión de la resolución que declare que el expediente se encuentra expedito para resolver. 14.Resoluciones o Acuerdos que aprueban las Exoneraciones : Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su emisión o adopción (excepto la causal de emergencia).

46. Plazos para el Registro de Información en el SEACE V 15. Los contratos, las órdenes de compra o de servicio: Así como toda información vinculada a la ejecución de los mismos, dentro de los diez (10) días hábiles de su perfeccionamiento, ocurrencia o aprobación. 16. Las modificaciones a la información proporcionada en el REC: En un plazo no mayor de diez (10) días hábiles de producida.