Management de projet

Management de projet M1 MASTER GESTION Séance 4 Pilotage coûts- délais

PLAN • INTRODUCTION • ETUDES PRELIMINAIRES • LANCEMENT du PROJET • GESTION des DELAIS • Pilotage des coûts

Pilotage des coûts • Introduction • Budget d’un projet • Coutenance • CBTE / CRTE / CBTB • Le contrôle • Les mesures correctrices

Que se passe-t-il s ’il n ’y a pas de pilotage ?

Dépassement des Délais Charges Diminution de la fourniture Pénalités de retard Diminution des marges Mauvais résultats financiers Insatisfaction du client Fragilisation de la société

Euphorie Promotion Punition Inquiétude Recherche de coupables Panique Prozac Conception Développement Tests Recette Production

La solution à adopter • Mettre en place un Contrôle • Les mesures • L ’analyse • Les actions correctrices • La responsabilisation

Les coûts d'un projet : trier et organiser • Personnel interne ou externe • Personnel MOE et MOA • Formation • Matériel & Logiciel • Installation • Environnement • Câblage / climatisation / porte / ... • Coût d'exploitation ou d’utilisation • Maintenance • Sécurité & Réseau • Organisation • Nouveau processus / baisse de production / augmentation de salaire

Les coûts d’un projet : difficultés • Les coûts les plus importants : • Coûts dus aux ajustements organisationnels • Coûts d ’exploitation sur la durée de vie • Les coûts les plus visibles ne sont pas les plus grands : • Coûts sur factures externes • Coûts directs Performance Prévue Performance actuelle Ajustement Performance Réelle

Séparer coûts d’investissement et coûts d’exploitation • Le coût de développement • J/H MOE et J/H MOA • Si plusieurs profils de compétences travaillent sur le projet (Chef de projet, analyse, consultant externe, etc.), il faudra les différencier. • Autres coûts d’investissement : • Achats de matériels, de prestations, ….

Séparer coûts d’investissement et coûts d’exploitation • Les coûts d’exploitation • Identifier fixe et variable • Identifier Direct et indirect

Le budget complet du projet • Montant de l’investissement initial : I • Tableau des cash flow : • Fonction des hypothèses de développement

Rappel : calcul de la rentabilité du projet • Calcul de la rentabilité • Comparaison entre l'investissement et les cash-flow générés • VAN, DRC, TRI Investissement en ANNEE 0 = XXX €

Cost control : suivi des coûts d’une activité de projet • Est-ce que cela coûte plus cher que prévu ? • Que faire en cas de pb : • Gestion pompier • Ajustement mutuel • Contrôle formel

Mesures • Délai ou Durée = Charge / disponibilité • Exemple : • Développeur disponible à mi temps • 4 jours de charges sur un module • 8 jours de délai ou de durée

Principe du Suivi (1) : • Un voyage de 300 km (charge) d'une durée de 3 h en consommant 30 litres d'essence (ressources) • Au bout d'une heure on a consommé 14 litres • Quel est le décalage par rapport au prévu ?

Principe du Suivi (2) : • On a fait 120 km • Quel est le décalage par rapport au prévu ? • On a fait 20km de plus que prévu • On a consommé 4l de plus que prévu • Ecart de réalisation • Ecart de consommation

Principes du contrôle • Ne pas confondre temps passé et réalisé • Loi du 80 / 20 • Contrôler souvent pour réagir vite aux dérives • Réallocation de ressources (Danger) • Ré-définition du domaine fonctionnelle • Ne pas contrôler TROP souvent • Perte de temps • Faire faire le contrôle par un "externe" au projet

Trois mesures pour suivre l’avancement • 1 : Le temps prévu pour une tâche : • Exemple : pour le mur 10 j/H • 2 : Le temps passé sur la tâche : • Exemple : Kevin a passé 8 J • 3 Le reste à faire (ou le réalisé) sur la tâche • Exemple : il reste 4 J/H de travail pour terminer Prévu Passé Reste à faire

Mesures - Coutenance • Avancement en délai : unité = durée, contrat, planning d ’occupation des ressources • Avancement en charge : unité : jours/homme, marge

Mesures • Coûts budgétés : prévus au référentiel budget à date donnée • Coûts réalisés : effectivement consommés ou engagés

Mesures : interprétations difficiles • Coûts réalisés < Coûts budgétés pas nécessairement bon signe • Coûts réalisés > Coûts budgétés pas nécessairement mauvais signe

Autre mesure nécessaire • Travail effectué • Avancement technique ou physique

Mesures du travail effectué • LE PLUS DIFFICILE à mesurer : • X / 100 • % à dire d ’expert • Jalons intermédiaires

Mesures : Charges • CBTP : Coût Budgété du Travail Prévu Charge prévue au référentiel Budget à date

Mesures : Charges • CRTE : Coût Réel du Travail Effectué Charge Consommée

Mesures : Charges • CBTE Coût Budgété du Travail Effectué Charge fictive

Mesures des écarts • CRTE - CBTE = écart de rendement écart de coût en % = (CBTE-CRTE)/CBTE

Mesures des écarts • CBTE – CBTP = écart d’activité écart planning en % = (CBTE-CBTP)/CBTP

Mesures des écarts • CRTE - CBTE > 0 Coûte plus cher que prévu • CBTE – CBTP > 0 On a fait plus que prévu

Mesures des écarts • Indice d’activité = CBTE/CBTP

Exemple du voyage • Au bout d'une heure : • CBTP : 10 litres pour 100 km • CBTE : 12 litres pour 120 km • CRTE : 14 litres pour 120km • Indice de contrôle : (CRTE - CBTE) + (CBTE -CBTP) • 4l = (14 - 12) + (12 -10) • 4l = 2l de sur-consommation + 2l de sur-réalisation • Indice d’activité = 12/10 = 1.2

Contrôle formel : fiche de suivi • Nom du projet • Tâche ( responsable, (WBS) • Dates (début-fin : prévues, estimées, réelles) • Charge (prévue, consommée, resté à faire • Observations : identification de problèmes, cause des retards, des surcoûts… • …

Contrôle formel : réunion d’avancement • Instrument de motivation et de responsabilisation • Instance d’identification des problèmes • Produit une liste d’actions • Fait l’objet d’un compte-rendu

Anticipation des dérives Etudes comparatives : • des objectifs intermédiaires • des dérives des charges partielles • des corrélations entre dérives • des influences externes

Actions correctrices Entériner les dérives : • Modifier les durées des tâches du Gantt • Compléter le PERT • Recalculer les dates et les marges • Revoir le plan de charge • …

Actions correctrices Modifier le contexte : • Structure de l’équipe • Embauche/débauche • Recours aux heures supplémentaires • Modifier les autres ressources • Livraison incrémentale • Réduction fourniture…

Actions correctrices : le risque majeur Avancement Prévu Introduction de nouvelles ressources Réel Fin projet Début projet Et en plus, le coût augmente !

Ce que vous devez savoir • Connaissances • Définitions • CBTE … • Principes • Contrôles et corrections • Savoir faire : • Analyse • Proposition de solution • Voir exemple de QCM ci-après

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