Management de projet

Management de projet M1 MASTER GESTION Séance 4 Pilotage coûts- délais

PLAN • INTRODUCTION • ETUDES PRELIMINAIRES • LANCEMENT du PROJET • GESTION des DELAIS • Pilotage des coûts

Pilotage des coûts • Introduction • Budget d’un projet • Coutenance • CBTE / CRTE / CBTB • Le contrôle • Les mesures correctrices

Euphorie Promotion Punition Inquiétude Recherche de coupables Panique Prozac Conception Développement Tests Recette Production

La solution à adopter • Mettre en place un Contrôle • Les mesures • L ’analyse • Les actions correctrices • La responsabilisation

Les coûts d'un projet : trier et organiser • Personnel interne ou externe • Personnel MOE et MOA • Formation • Matériel & Logiciel • Installation • Environnement • Câblage / climatisation / porte / ... • Coût d'exploitation ou d’utilisation • Maintenance • Sécurité & Réseau • Organisation • Nouveau processus / baisse de production / augmentation de salaire

Séparer coûts d’investissement et coûts d’exploitation • Le coût de développement • J/H MOE et J/H MOA • Si plusieurs profils de compétences travaillent sur le projet (Chef de projet, analyse, consultant externe, etc.), il faudra les différencier. • Autres coûts d’investissement : • Achats de matériels, de prestations, ….

Séparer coûts d’investissement et coûts d’exploitation • Les coûts d’exploitation • Identifier fixe et variable • Identifier Direct et indirect

Le budget complet du projet • Montant de l’investissement initial : I • Tableau des cash flow : • Fonction des hypothèses de développement

Rappel : calcul de la rentabilité du projet • Calcul de la rentabilité • Comparaison entre l'investissement et les cash-flow générés • VAN, DRC, TRI Investissement en ANNEE 0 = XXX €

Cost control : suivi des coûts d’une activité de projet • Est-ce que cela coûte plus cher que prévu ? • Que faire en cas de pb : • Gestion pompier • Ajustement mutuel • Contrôle formel

Principe du Suivi (1) : • Un voyage de 300 km (charge) d'une durée de 3 h en consommant 30 litres d'essence (ressources) • Au bout d'une heure on a consommé 14 litres • Quel est le décalage par rapport au prévu ?

Principe du Suivi (2) : • On a fait 120 km • Quel est le décalage par rapport au prévu ? • On a fait 20km de plus que prévu • On a consommé 4l de plus que prévu • Ecart de réalisation • Ecart de consommation

Principes du contrôle • Ne pas confondre temps passé et réalisé • Loi du 80 / 20 • Contrôler souvent pour réagir vite aux dérives • Réallocation de ressources (Danger) • Ré-définition du domaine fonctionnelle • Ne pas contrôler TROP souvent • Perte de temps • Faire faire le contrôle par un "externe" au projet

Trois mesures pour suivre l’avancement • 1 : Le temps prévu pour une tâche : • Exemple : pour le mur 10 j/H • 2 : Le temps passé sur la tâche : • Exemple : Kevin a passé 8 J • 3 Le reste à faire (ou le réalisé) sur la tâche • Exemple : il reste 4 J/H de travail pour terminer Prévu Passé Reste à faire

Mesures - Coutenance • Avancement en délai : unité = durée, contrat, planning d ’occupation des ressources • Avancement en charge : unité : jours/homme, marge

Mesures • Coûts budgétés : prévus au référentiel budget à date donnée • Coûts réalisés : effectivement consommés ou engagés

Mesures : interprétations difficiles • Coûts réalisés < Coûts budgétés pas nécessairement bon signe • Coûts réalisés > Coûts budgétés pas nécessairement mauvais signe

Autre mesure nécessaire • Travail effectué • Avancement technique ou physique

Mesures du travail effectué • LE PLUS DIFFICILE à mesurer : • X / 100 • % à dire d ’expert • Jalons intermédiaires

Mesures : Charges • CBTP : Coût Budgété du Travail Prévu Charge prévue au référentiel Budget à date

Mesures : Charges • CRTE : Coût Réel du Travail Effectué Charge Consommée

Mesures : Charges • CBTE Coût Budgété du Travail Effectué

Mesures des écarts • CRTE - CBTE = écart de rendement écart de coût en % = (CBTE-CRTE)/CBTE

Mesures des écarts • CBTE – CBTP = écart d’activité écart planning en % = (CBTE-CBTP)/CBTP

Mesures des écarts • CRTE - CBTE > 0 Coûte plus cher que prévu • CBTE – CBTP > 0 On a fait plus que prévu

Mesures des écarts • Indice d’activité = CBTE/CBTP

Exemple du voyage • Au bout d'une heure : • CBTP : 10 litres pour 100 km • CBTE : 12 litres pour 120 km • CRTE : 14 litres pour 120km • Indice de contrôle : (CRTE - CBTE) + (CBTE -CBTP) • 4l = (14 - 12) + (12 -10) • 4l = 2l de sur-consommation + 2l de sur-réalisation • Indice d’activité = 12/10 = 1.2

Contrôle formel : fiche de suivi • Nom du projet • Tâche ( responsable, (WBS) • Dates (début-fin : prévues, estimées, réelles) • Charge (prévue, consommée, resté à faire • Observations : identification de problèmes, cause des retards, des surcoûts… • …

Contrôle formel : réunion d’avancement • Instrument de motivation et de responsabilisation • Instance d’identification des problèmes • Produit une liste d’actions • Fait l’objet d’un compte-rendu

Actions correctrices Entériner les dérives : • Modifier les durées des tâches du Gantt • Compléter le PERT • Recalculer les dates et les marges • Revoir le plan de charge • …

Actions correctrices Modifier le contexte : • Structure de l’équipe • Embauche/débauche • Recours aux heures supplémentaires • Modifier les autres ressources • Livraison incrémentale • Réduction fourniture…

Actions correctrices : le risque majeur Avancement Prévu Introduction de nouvelles ressources Réel Fin projet Début projet Et en plus, le coût augmente !

Ce que vous devez savoir • Connaissances • Définitions • CBTE … • Principes • Contrôles et corrections • Savoir faire : • Analyse • Proposition de solution • Voir exemple de QCM ci-après

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