MANAGEMENT DE PROJET

1. MANAGEMENTDEPROJET CNRS/DR15/SPL

2. MANAGEMENT DE PROJET SOMMAIRE SOMMAIRE • UN PROJET • LES RISQUES • GESTION DU PROJET • AUTRES POINTS DU PROJET CNRS/DR15/SPL

3. CHAPITRE I SOMMAIRE UN PROJET DEFINITION UNE IDEE MANAGEMENT CARACTERISTIQUES D’UN PROJET UN PROCESSUS PREPARATION ET SUIVIDU PROJET SCHEMA

4. CHAPITRE I UN PROJET Définition / Idée / Management / Caractéristiques / Processus / Préparation DEFINITION Un projet est un ensemble d’actions à entreprendre afin de répondre à un besoin unique (produit ou savoir) défini par des contraintes. Donc un projet : • Est une phase temporaire début/fin • Réalisé sur un objectif (produit/savoir) réaliste avec des performances • Limité en temps et ressources • Parfois allant à l’encontre d’une logique fonctionnelle et hiérarchique CNRS/DR15/SPL

5. CHAPITRE I UN PROJET Définition /Idée / Management / Caractéristiques / Processus / Préparation COMMENT TRADUIRE UNE « IDEE »EN PROJET • Transformer l’idée en objectifs • Technique : Ce qu’on veut faire • Délai : En combien de temps • Coût : Avec quel budget • Définir les moyens nécessaires 3) Prévoir l’organisation et la gestion de projet CNRS/DR15/SPL

6. PREVOIRANIMERCONTROLER CHAPITRE I UN PROJET Définition / Idée / Management / Caractéristiques / Processus / Préparation MANAGEMENT Réalisation Plan « W » Méthode Moyen humain Moyen matériel Idée DELAI CNRS/DR15/SPL

7. CHAPITRE I UN PROJET Définition / Idée / Management / Caractéristiques / Processus / Préparation CARACTERISTIQUES • TAILLE : Budget, nombre d’heures, durée… • NATURE : Technique, administratif… • CARACTERISTIQUE : Nouveaux concepts, analyse… • COLLECTIF : Nombre de groupes • PLURIDISCIPLINAIRE ou SPECIALISTE • OUVERT : Etudes de méthodes, de concept ou • FERME : Application très précise • OBJECTIF unitaire ou non • PROJET PRINCIPAL ou SOUS PROJET CNRS/DR15/SPL

8. CHAPITRE I UN PROJET Définition / Idée / Management / Caractéristiques / Processus / Préparation UN PROCESSUS ● PREPARATION Vue d’ensemble Découpage ● SUIVI Synthèse Analyse CNRS/DR15/SPL

9. CADRAGE PREPARATION EXECUTION ET SUIVI Définir le projet dans ses grandes lignes Mettre en place une équipe si besoin Effectuer : - les découpages - la planification et la gestion des coûts destinés à servir de référence au projet Lancer les actions permettant le démarrage du projet Analyser périodiquement l’avancement et l’évolution de tous les sous ensembles Effectuer les synthèses nécessaires à la maîtrise des objectifs Appliquer, éventuellement les actions correctives Fin du projet CHAPITRE I UN PROJET Définition / Idée / Management / Caractéristiques / Processus / Préparation PREPARATION ET SUIVI DU PROJET CNRS/DR15/SPL

10. CHAPITRE I UN PROJET Définition / Idée / Management / Caractéristiques / Processus / Préparation SCHEMA Phase cadrage Phase préparation Phase exécution MANAGEMENT Dossier Dossier Dossier EXECUT ION Exécution du projet Fin du projet CNRS/DR15/SPL

11. CHAPITRE II SOMMAIRE LES RISQUES • DÉFINITION • CONTRAINTES • LÉGITIMITÉ • 4 ELÉMENTS • CRITICITÉ • CONTRÔLE • POINTS FORTS CNRS/DR15/SPL

12. CHAPITRE II LES RISQUES Définition/Contraintes/Légitimité/4 éléments/Criticité/Importance/Contrôle/Investissement/Points forts DEFINITIONS • Qu’est-ce qu’un risque • Une difficulté éventuelle plus ou moins prévisible • Qu’est-ce qu’un facteur de risque • Le fait de s’exposer à un danger • Qu’est-ce qu’une probabilité • La fréquence de l’évènement / nombre total de cas • Qu’est-ce que l’impact • Impact = coût des dommages + coût de remise en état • Comment pondérer un problème • Criticité = probabilité x gravité CNRS/DR15/SPL

13. CHAPITRE II LES RISQUES DÉFINITION Définition/Contraintes/Légitimité/4 éléments/Criticité/Importance/Contrôle/Investissement/Points forts • RISQUE PROJET Risque associé aux activités des phases d’acquisition et portant principalement sur les dérives des objectifs de performance / de coût / de délais. • RISQUE PRODUIT Risque associé aux activités de la phase d’exploitation et portant principalement sur les risques dont le niveau est limité par les performances de sûreté de fonctionnement. CNRS/DR15/SPL

14. CHAPITRE II LES RISQUES Définition/Contraintes/Légitimité/4 éléments/Criticité/Importance/Contrôle/Investissement/Points forts LES CONTRAINTES Budget Inconnues techniques Moyens alloués Aléas CHEF DE PROJET Délais imposés Critères de réussite Multidisciplinarité Organisation du projet Possibilité de choix Pressions hiérarchiques CNRS/DR15/SPL

15. CHAPITRE II LES RISQUES Définition/Contraintes/Légitimité/4 éléments/Criticité/Importance/Contrôle/Investissement/Points forts LA LEGITIMITE • COMPETENCE : la dimension technique est importante, attention à ne pas la surestimer. • CONFIANCE : la motivation étant la force principale des équipes projet. • DROIT : la dimension hiérarchique est par nature du registre exceptionnel du chef de projet puisque précisément il n’est pas en position hiérarchique. LEGITIMITE CNRS/DR15/SPL

16. CHAPITRE II LES RISQUES Définition/Contraintes/Légitimité/4éléments/Criticité/Importance/Contrôle/Investissement/Points forts 4 ELEMENTS • LISTER LES PROBLEMES • EVALUER LEUR CRITICITE • IDENTIFIER UN RESPONSABLE DE SUIVI • DEVELOPPER LA TRANSPARENCE AU SEIN DU PROJET CNRS/DR15/SPL

17. CHAPITRE II LES RISQUES Définition/Contraintes/Légitimité/4 éléments/Criticité/Importance/Contrôle/Investissement/Points forts L’IMPORTANCE DE L’EVALUATION • OBJECTIF ESSENTIEL • Consacrer le maximum d’effort aux risques les plus graves pour le projet • Principe de PARETO = loi des 80/20 Il peut être utile de classer les éléments dans une matrice CNRS/DR15/SPL

18. CHAPITRE II LES RISQUES Définition/Contraintes/Légitimité/4 éléments/Criticité/Importance/Contrôle/Investissement/Points forts COMMENT EVALUER LA CRITICITE OU LA SEVERITE • Avoir de l’expérience et du retour d’information de projets précédents • Classer les évènements sur une échelle comparative Probabilité 0 impossible 1 – 2 peu probable 3 – 5 possibilité 6 – 7 assez fréquent 8 – 9 très probable 10 hautement probable 0 sans effet 1 – 2 négligeable 3 – 5 notable 6 – 7 grave 8 – 9 très grave 10 catastrophique CRITICITE = PROBABILITE x GRAVITE PERMET UN CLASSEMENT COMPARATIF CNRS/DR15/SPL

19. Chapitre II LES RISQUES Définition/Contraintes/Légitimité/4 éléments/Criticité/Importance/Contrôle/Investissement/Points forts Probabilité 10 Risques inacceptables 8 6 Risques faibles 4 Réflexion 2 Gravité 2 4 6 8 10 • Les décisions dépendent beaucoup de l’attitude du responsable • vis-à-vis du risque et de l’environnement • + AUDACE PRUDENCE REFUS - CNRS/DR15/SPL

20. CHAPITRE II LES RISQUES Définition/Contraintes/Légitimité/4 éléments/Criticité/Importance/Contrôler/Investissement/Points forts CONTROLER • La mise en œuvre des actions de traitement • La détection de l’apparition d’un nouveau risque • Confirmer la disparition d’un risque traité • L’évolution de nouvelles actions de traitement • Bouclage du projet CNRS/DR15/SPL

21. CHAPITRE II LES RISQUES POINTS FORTS Définition/Contraintes/Légitimité/4 éléments/Criticité/Importance/Contrôle/Investissement/Pointsforts POINTS FORTS • Appropriation du projet et des objectifs par chacun des acteurs • Communication et partage de l’information • Autonomie de l’équipe • Garantie de la disponibilité des ressources • Anticipation des risques CNRS/DR15/SPL

22. CHAPITRE III GESTION DU PROJET SOMMAIRE GESTION DU PROJET • QUESTIONS A SE POSER • LE TRIÈDRE • LES RESSOURCES • POURQUOI PLANIFIER • INFORMER / S’INFORMER • EQUIPE DU PROJET • CARTE DES PARTENAIRES CNRS/DR15/SPL

23. CHAPITRE III LES RISQUES QUESTIONS Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoi planifier/Informer/Equipe projet/Partenaires QUESTIONS A SE POSERLA LOI QUINTILIEN QUI, QUOI, QUAND, OU, COMBIEN, COMMENT Pour chaque tâche on se posera les questions classiques : • QUI : Responsable • QUOI : Travail à réaliser • QUAND : Durée • OU/QUI : Ressources • COMBIEN : Estimation (coût/temps…) • COMMENT : Indicateur de fin de tâche et enchaînement • POURQUOI CNRS/DR15/SPL

24. CHAPITRE III LES RISQUES Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoi planifier/Informer/Equipe projet/Partenaires TRIEDRE DU COUT TECHNIQUE / DELAIS QUOI QUI COMMENT Technique Délai Coût COMMENT QUAND OU / QUI COMBIEN CNRS/DR15/SPL

25. CHAPITRE III GESTION DU PROJET Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoi planifier/Informer/Equipe projet/Partenaires DEFINITION • LES ACTEURS Définir le taux horaire de la disponibilité • LES MOYENS Définir le nombre de moyens disponibles en même temps CNRS/DR15/SPL

26. CHAPITRE III GESTION DU PROJET Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoi planifier/Informer/Equipe projet/Partenaires POURQUOI PLANIFIER 10 mois 18 mois • Les dépenses futures du projet seront générées par les orientations prises durant la phase de définition/planification du projet • Envisager les dérives ou les risques permet de mieux les appréhender s’ils devaient se concrétiser • La planification sera la trame informer/s’informer CNRS/DR15/SPL

27. CHAPITRE III GESTION DU PROJET Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoiplanifier/Informer/Equipe projet/Partenaires GANT Tâches • Une échelle de temps commune • Une activité figurée comme segment de droite A B C D Temps 1 2 3 4 5 6 CNRS/DR15/SPL

28. CHAPITRE III GESTION DU PROJET Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoiplanifier/Informer/Equipe projet/Partenaires PERT et le « chemin critique » • Il définit : • un enchaînement • une durée • une date au plus tôt • une date au plus tard • une marge • totale • libre • certaine • Découper le projet en phases • Les phases en tâche • Analyse délai final • Chemin critique • marge • Optimiser en changeant : • les enchaînements • la durée CNRS/DR15/SPL

29. CHAPITRE III GESTION DU PROJET PLANIFICATION Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoiplanifier/Informer/Equipe projet/Partenaires Le planning donne : • Un cadre de travail • Tâche à réaliser • Cheminement logique • Un objectif à atteindre • Une vision • Un moyen de suivi : c’est le fil conducteur de projet • Une perspective globale : elle permet à tous les participants au projet de se situer dans un travail commun • Un aspect dynamique : c’est la matérialisation de l’avancement • Une motivation : un planning « constructif » et bien géré est un facteur important de motivation CNRS/DR15/SPL

30. CHAPITRE III GESTION DU PROJET PLANIFICATION Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoiplanifier/Informer/Equipe projet/Partenaires TENUE DES DELAIS • Le court terme est toujours plus intéressant que le long terme • Définir de nombreux jalons => objectifs intermédiaires • Il faut toujours du « rab » • Se donner du « mou » • Ne jamais accepter de glissement de délaisans réagir • Même s’ils sont justifiés • Trouver des solutions pour rattraper les retards • Accepter des glissements de délais • Enlève toute crédibilité au projet CNRS/DR15/SPL

31. CHAPITRE III GESTION DU PROJET Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoi planifier/Informer/Equipe projet/Partenaires INFORMER / S’INFORMER INFORMER S’INFORMER CNRS/DR15/SPL

32. CHAPITRE III GESTION DE PROJET Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoi planifier/Informer/Equipeprojet/Partenaires EQUIPE PROJET Le chef de projet n’a pas toutes les qualités nécessaires pour assurer un parfait management de projet. C’est grâce à l’association des compétences que l’équipe possède l’ensemble des qualités requises pour assurer ce management. Complémentarités : • de spécialités, • d’expériences, • de caractères, • de personnalités. CNRS/DR15/SPL

33. CHAPITRE III GESTION DE PROJET Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoi planifier/Informer/Equipe projet/Partenaires C’EST LA MOTIVATION QUI FAIT AVANCER CNRS/DR15/SPL

34. CHAPITRE III GESTION DE PROJET Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoi planifier/Informer/Equipe projet/Partenaires QUATRE NIVEAUX : SYNERGIE – ANTAGONISME Synergie 4 Active 3 2 Passive 1 Antagonisme 2 1 3 4 Passif Actif CNRS/DR15/SPL

35. CHAPITRE III GESTION DE PROJET Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoi planifier/Informer/Equipe projet/Partenaires SYNERGIE - ANTAGONISME • SYNERGIE > ANTAGONISME • SYNERGIE < ANTAGONISME • SYNERGIE = ANTAGONISME + 1 attitude passive + 2 marque de l’intérêt + 3 a des initiatives + 4 actions incitatives • 1 peut-être…mais • - 2 pas de changement brusque • 3 combat contre • 4 opposition CNRS/DR15/SPL

36. CHAPITRE III GESTION DE PROJET Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoi planifier/Informer/Equipe projet/Partenaires SCHEMA Synergie Déchiré Constructif • Passif = fait le minimum • Hésitant = prêt à s’investir mais en attente de retour • Déchiré = à la fois positif et négatif • Engagé = est à fond sans retenue • Constructif = soutient avec un esprit critique / positif • Opposant = contre, ne cèdera qu’à une hiérarchie • Irréductible = plutôt se démettre que se soumettre Engagé Hésitant Opposant Passif Irréductible Antagonisme CNRS/DR15/SPL

37. CHAPITRE III GESTION DE PROJET Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoi planifier/Informer/Equipe projet/Partenaires SAVOIR ADAPTER SON MODE DE MANAGEMENT Synergie Animation Négociation Imposition Antagonisme CNRS/DR15/SPL

38. CHAPITRE III GESTION DE PROJET Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoi planifier/Informer/Equipe projet/Partenaires UNE STRATEGIE Synergie ¾ temps ¼ temps Antagonisme CNRS/DR15/SPL

39. CHAPITRE III AUTRES POINTS DU PROJET Questions/Trièdre/ Ressources/Pourquoi planifier/Informer/Equipe projet/Partenaires/Avoir àl’idée AVOIR A L’IDEE • QUOI • La définition • Les objectifs • COMMENT • La technique • Le planning • Les moyens • AVEC • L’organisation • La communication • La stratégie CNRS/DR15/SPL