Pisanje i ažuriranje strateških i godišnjih planova

1. Pisanje i ažuriranje strateških i godišnjih planova Richard MaggsAstana, septembar 2014. godine

2. Zašto je ovo važno • Sveobuhvatni strateški i godišnji plan aktivnosti interne revizije je krucijalan za postizanje uspeha interne revizije • Pisani plan je ključni dokument kojim se uverava u svrhu revizije – on je pokazni primer interne revizije radi prodaje svojih usluga rukovodstvu • Dobar plan može da ubedi rukovodstvo o vrednosti rada interne revizije • Dobar plan stoga može pomoći kod pružanja osiguravanja da je rad interne revizije u potpusnosti podržan od strane viših rukovodioca

3. Strateški planovi • Strateškim planom se napismeno postavljaju sudovi koji se daju u vezi “revizorskih potreba” i planiranih revizija kako bi se rukovodstvu ponudilo razumno uveravanje koje se odnosi na delotvornost interne kontrole • Plan moradasadrži: • Jasno izražene ciljeve i indikatore učinaka koje će funkcija interne revizije postići u naredne 2-4 godine • Metodologiju koja se koristilia za pripremanje strategije i kako je jedinica interne revizije izvršila procenu rizika koji utiči na ciljeve subjekta • Kako će se interna revizija baviti oblastima od najvećeg značaja • Potrebna i raspoloživa sredstva kojima će se baviti oblastima revizorskih potreba • Internu procenu rizika događaja koji mogu imati uticaj na sam plan • Kako će aktivnosti biti koordinisane sa drugima • Više ili dugoročnije ciljeve jedinice interne revizije

4. Godišnji planovi • Godišnji plan revizije prevodi strateški plan u revizorske zadatke koji trebaju da budu sprovedeni u tekućoj godini • Definiše svrhu (naziv i ciljevi) i trajanje svakog revizorskog zadatka, te alocira zaposleno osoblje i ostala sredstva prema potrebama • Plan bi trebao da obezbedi osnovu za dogovor sa relevantnim rukovodiocima o zadacima koji trebaju da budu sprovedeni, kao i vremenski okvir svakog zadatka • Planovi bi trebali da budu pripremljeni pre početka godine • Sve revizije neće biti završene u okviru planirane godine, tako da plan za narednu godinu mora da uzme u obzir aktivnosti koji prelaze okvir kraja godine

5. Pripremanje godišnjih planova • Rukovodilac interne revizije bi trebao da uzme u razmatranje nekoliko inputa kako bi došao do realističnog radnog plana koji daje na dodatnoj vrednosti datoj organizaciji: • Pretpostavke strateškog revizorskog plana i da li su iste i dalje validne u svetllu revizorskih nalaza • Poslednji godišnji plan uzimajući u obzir glavne nalaze iz prethodnih revizija koji ukazuju na promene u riziku • Organizaciona i vremenska ograničenja (na primer: tokom zimskih meseci se ne može doći do određenih lokacija; najveći periodi godišnjih odmora ili neradnog vremena; implementacija novih IT sistema; periodi visoke radne opterećenosti) • Sredstva koja bi trebala da budu rezervisana za buduće neplanirane aktivnosti kako bi se izbeglo često reorganizovanje u godišnjem planu • Opcioni program revizija kojim bi se zamenile odložene revizorske misije, odnosno niži obim neplaniranih aktivnosti od nivoa prognoziranih

6. Ažuriranje planova • Rizik nije statički koncept. Rizik se menja protokom vremena. Pored toga, događaji koji se zapravo dese (na primer, značajno umanjenje budžeta) će generisati nove rizike za organizaciju. • Revizor mora da vodi računa o značajnim događajima i promenama koji se dešavaju tokom godine. Ovo može biti urađeno analiziranjem novih politika, medijskih odgovora i preko sprovođenja rasprava sa ključnim zaposlenim licima tokom godine. • Osluškivanjem pulsa organizacije, interna revizija može da revidira svoj program planiranih revizija kako bi odrazila najažurniju situaciju u smislu rizika

7. Bavljenje dodatnim zahtevima za sprovođenje revizije • Nijedan plan nije savršen i interna revizija se može suočiti sa zahtevima za sprovođenjem revizorskih aktivnosti koje nisu bile deo plana • Rukovodioci jedinica interne revizije trebaju da održavaju ravnotežu između davanja pozitivnih odgovora na takve zahteve i potrebe da ukupni program rada obezbedi adekvatan nivo osiguranja u vezi sa glavnim identifikovanim rizicima • Trebaobavitidiskusijusa višim rukovodiocima o oblicima koristi sprovođenja ad hoc revizija, kao i uticaja koji će iste imati na godišnji plan rada • Trebaosiguratida zahtevi za sprovođenje ad hoc revizija nisu iskazani kako bi se zaustavile aktivnosti interne revizije po drugim pitanjima

8. Opšti saveti u vezi pisanja dobrih planskih dokumenata • Neka budu jednostavni.Osoba za koju želite da pročita plan možda ne zna ništa u vezi revizije. Stoga, izbegavajte žargonsko i složeno izražavanje • Neka bude kratko. Želite da plan pročitaju zaposleni ljudi • Koristite kratke rečenice i kratke pasuse fokusirane na pitanje • U dokumentu koristite priloge za predstavljanje svih detaljnijih informacija • Imajte kratki uvodni sažetak na jednoj stranici za svaki dokument koji je duži od deset stranica • Koristite zaglavlja kako biste jasno predstavili strukturu i sadržaj dokumenta i kako biste pomoglli čitaocu da odabere oblasti na koje želi da se fokusira • Koristite tačke i grafiku kako biste uneli raznolikost u tekstu • Koristite opisna zaglavlja gde god je to moguće

9. Završni komentar • Planiranje je proces, a ne dokument • Dobro napisani plan ne može da zameni loš proces planiranja .... • ... ali loše napisan plan može da uništi dobar proces planiranja