LIBROS Y REGISTROS CONTABLES VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS

1. Instituto de Administración Tributaria y Aduanera - IATA LIBROS Y REGISTROS CONTABLES VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS C.P.C. Jorge De Velazco B. Marzo 2012

2. LIBROS LLEVADOS DE MANERA FÍSICA

3. Marco legal libros físicos

4. MARCO NORMATIVO CPC Jorge De Velazco B.

5. LIBROS Y REGISTROS SEGÚN RÉGIMEN TRIBUTARIO Régimen General CONTABILIDAD COMPLETA IGV: Registro de Compras y Registro de Ventas e Ingresos Ing. > 150 UITs Grandes y Pequeñas Empresas - RG 61,133 LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO Régimen General Microempresas - RG 470,867 Ing. < 150 UITs RER Microempresas - RER 221,000 Ing. < 525,000 Formatos RUS Negocios de P.N. - RUS 675,000 Ing. < 360,000 01.07.2010 Fuente: Nota Tributaria Julio 2011 - SUNAT Fuente: Declaraciones Juradas 2009 - SUNAT

6. FORMALIDADES DE LIBROS Y REGISTROS

7. RS 234-2006/SUNAT Procedimiento de autorización Forma de ser llevados Pérdida o destrucción Contabilidad Completa Plazos máximos de atraso Formatos e información mínima

8. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Legalización de Libros y Registros Incautación, pérdida o destrucción • El legalizado es ante Notarios. • Si no hay, es ante Jueces de Paz letrados o Jueces de Paz. • Se realiza en la Provincia del domicilio fiscal, salvo Lima y Callao. • La Constancia va en la primera hoja y se sellan todos los folios. • Se legalizan antes de su uso. • En hojas sueltas o continuas se presenta el último folio legalizado del libro o registro anterior. • En libros o registros manuales, se acredita la conclusión del anterior. • Cuando haya incautación de libros o registros manuales se presenta el documento que sustente la diligencia realizada por la autoridad competente. • En la devolución de los libros o registros incautados no se podrá realizar anotaciones. • Procede su cierre inmediato. • En caso de pérdidas o destrucción por siniestro, asalto u otros, se debe presentar la comunicación que corresponda.

9. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Empastado de libros y registros • Se debe incluir las hojas anuladas. La anulación se realiza de manera visible. • Las hojas sueltas o continuas no utilizadas, se pueden emplear para ejercicio siguiente. • Si el empaste comprende varios tomos, cada uno debe incluir en su primera página una fotocopia del folio con la legalización del libro o registro. • Se debe empastar hasta por un ejercicio gravable los libros llevados en hojas sueltas o continuas. • El empaste podrá comprender 2 o más ejercicios si las hojas utilizadas son menores a 20. • El empaste se debe realizar dentro de los 4 meses del ejercicio siguiente.

10. FORMAS DE LLEVADO Formas de llevado • Incluir los datos de cabecera: Denominación, periodo, RUC y apellidos y nombres o razón social. • Registrar las operaciones: en orden cronológico, correlativo,legible, sin espacios en blanco, ni enmendaduras, • Totalizar los importes en cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, • De no realizarse operaciones en un ejercicio: consignar la frase “SIN OPERACIONES • Llevar en moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones del Cod. Tributario. • Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan. • Contener folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios, • El Libro de Inventarios y Balances, debe ser firmado al cierre de cada ejercicio por el titularo su representante legal ; además del CPC o el CM responsables de su elaboración.

11. FORMAS DE LLEVADO Caso 1: Contener el registro de sus operaciones de manera “legible”. Folio 122 Referencia: (Diccionario de la lengua española - RAE) . Legible: que se puede leer. Leer: Pasar la vista por lo escrito o impreso comprendiendo la significación de los caracteres empleados.

12. FORMAS DE LLEVADO Caso 2: Todas las columnas del Libro o Registro no caben en un sólo folio. Folio 25 Folio 122 Folio 26 Folio 123

13. FORMAS DE LLEVADO Caso 3: No hubo operaciones a registrar en el Libro o registro. No hay saldo final de la cuenta y no hubo movimientos de la cuenta durante el periodo. Folio 122 SIN OPERACIONES

14. FORMAS DE LLEVADO Plan Contable Modificación de la razón social • Se deberá utilizar el Plan Contable General vigente (PCGE) empleando las cuentas contables desagregadas. • No se aplica el PCGE, cuando están obligados a emplear un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar distinto. • Los que lleven su contabilidad de acuerdo al PCGE deberán adecuar los formatos y los nombres de las cuentas divisionarias y subdivisionarias del PCGR con las cuentas, subcuentas, divisonarias y subdivisionarias equivalentes. • Se deberá comunicar a la SUNAT dicho cambio. • Se puede optar por utilizar los libros y registros con la denominación o razón social anterior hasta que se terminen,. Sólo hay que habilitarlos. • También se podrá optar por abrir nuevos libros y registros, para lo cual debe acreditarse ante el Notario haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas.

15. PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN DE LIBROS Pérdida o destrucción Plazo para rehacer libros • El plazo es de 60 días calendarios, para rehacer los libros y registros. • Si se requiere un plazo mayor para rehacerlos, la SUNAT otorgará la prórroga , previa evaluación. • El contribuyente deber contar con la documentación que acredite la pérdida o destrucción. • Los plazos se computan a partir del día siguiente de ocurridos los hechos. • Se comunica a la SUNAT dentro de 15 días hábiles. • La comunicación deberá contener el detalle de los libros o registros, el período al que corresponden éstos, la fecha y número de la legalización , datos del notario o el número del Juzgado en que se realizó la legalización. • Se debe adjuntar copia certificada de la denuncia policial .

16. CONTABILIDAD COMPLETA Libros generales Libros específicos según la LIR • Libro de Retenciones incisos e) y f) del Artículo 34° de la LIR • Registro de Activos Fijos • Registro de Costos • Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas • Registro de Inventario Permanente Valorizado • Libro Caja y Bancos. • Libro de Inventarios y Balances. • Libro Diario. • Libro Mayor. • Registro de Compras. • Registro de Ventas e Ingresos.

17. PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO Diez (10) días hábiles Tres (03) meses • Registro de Ventas e Ingresos • Registro de Compras • Registro de Consignaciones • Registro del Régimen de Percepciones • Registro del Régimen de Retenciones • Registro IVAP • Registro de Ventas e Ingresos – Art. 26° RS 266-2004 • Libro de Retenciones inciso e) y f) del Art. 34° de LIR • Registro de Huéspedes • Registro Auxiliar de Adquisiciones • Libro de Ingresos y Gastos (PN) • MENSUAL: • Libro Caja y Bancos • Libro Diario • Libro Diario de Formato Simplificado • Libro Mayor • Registro de Inventario permanente en Unidades Físicas • Registro de Inventario permanente Valorizado • ANUAL: • Libro de Inventarios y Balances • Registro de Activos Fijos • Registro de Costos

18. PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO Ejemplo 1: Registro de Ventas Plazo de atraso: Diez (10) días hábiles, desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emita el comprobante de pago respectivo. Julio 2011 Agosto 2011 Diez (10) días hábiles CdP emitidos en el mes 01.08.2011 12.08.2011

19. PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO Ejemplo 2: Libro Diario Plazo de atraso: Tres (3) meses, desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las operaciones. Ago. 2011 Nov. 2011 Set. 2011 Oct. 2011 Julio 2011 Operaciones realizadas en el mes Tres (3) meses 01.08.2011 01.11.2011

20. PLAZOS MÁXIMOS DE ATRASO Ejemplo 3: Libro Inventarios y Balances Plazo de atraso: Tres (3) meses, desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable. Ene. 2011 Feb. 2011 Mar. 2011 Abr. 2011 2010 Operaciones realizadas en el año 03.01.2011 03.04.2011 Tres (3) meses

21. FORMATOS DE LIBROS Y REGISTROS físicos

22. LIBROS Y REGISTROS CON FORMATOS Libros Contables Libros Tributarios • Registro de Ventas e Ingresos • (1 Formato) • Registro de Compras (1 Formato) • Registro de Consignaciones • (2 Formatos) • Registro de Activos Fijos • (4 Formatos) • Registro de Costos (3 Formatos) • Libros de Retenciones inciso e) y f) del Art. 34° de LIR (1 Formato) • Libro Diario de Formato Simplificado (1 Formato) • Registro de Inventario permanente en Unidades Físicas (1 Formato) • Registro de Inventario permanente Valorizado (1 Formato) • Libros de Inventarios y Balances (20 Formatos) • Libro Diario (1 Formatos) • Libro Mayor (1 Formato) • Libro Caja y Bancos (2 Formatos)

23. LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO Vigente desde el 01.01.2009

24. LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO REGISTRO DE OPERACIONES: DINÁMICA CONTABLE • Aperturar (al inicio de cada mes) las cuentas contables, al nivel de desagregación establecido en el PCGE . • Ordenarlas de manera ascendente de izquierda a derecha. • Abrir en cada cuenta contable las columnas “DEBE” y “HABER”, aplicando el principio de la partida doble del libro diario tradicional. • Registrar mensualmente las operaciones, de manera consolidada. • Cada operación se registra en una línea, con la glosa y la fecha correspondiente,. • El primer registro corresponde al asiento de apertura . • Al cierre de cada mes, sumar las cifras de cada columna, consignando el resultado en la última fila de la hoja, obteniéndose el saldo final del mes de cada cuenta.

25. LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO • Ejemplo de contabilización de operaciones con el PCGE. • Aporte de capital en partes iguales de 3 socios por un total de S/ 90,000.00 emitiéndose 90,000 acciones con un valor nominal de S/ 1.00 cada una.

26. LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO LIBRO DIARIO: Operación 1: Aporte de Capital Libro Diario de Formato Simplificado:

27. LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO • Se compra mercaderías, a empresas no relacionadas con el negocio, por el importe total de S/. 47,200.00 (incluye el IGV).

28. LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO LIBRO DIARIO: Operación 2: Compra de Mercaderías

29. LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO Operación 2: Compra de Mercaderías LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO:

30. LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO Se vende el 50% de las mercaderías en almacén, a empresas no relacionadas con el negocio, con un margen del 20%. El importe total corresponde a S/. 28,320.00 (incluye el IGV).

31. LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO LIBRO DIARIO: Operación 3: Venta de Mercaderías

32. LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO: EJEMPLO Operación 3: Venta de Mercaderías LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO:

33. LIBROS LLEVADOS DE MANERA ELECTRÓNICA

34. Marco legal libros electrónicos

35. Libros Electrónicos: normativavigente CPC Jorge De Velazco B.

36. Vigencia de las obligaciones formales 2007 2008 2009 2010 2011 OBLIGACIONES TRIBUTARIAS RS 234-2006: Formatos de los Libros físicos RS 234-2006: Aspectos formales RS 286-2009:Libros Electrónicos 01.07.2010 OBLIGACIONES CONTABLES PCGE 01.01.2011 NIIFs completas y NIIFs para PYMES

37. Anexo 1: 13 LibrosElectrónicos

38. Anexo 2: 37 Estructuras de los LE Llave única 3.3 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 12 - CLIENTES

39. Anexo 3: 19 Tablas RS N° 329-2010/SUNAT (23/12/2010)

40. DEFINICIONES

41. Definicionesbásicas • Documento Electrónico: Unidad Básica estructurada de información registrada, utilizando sistemas informáticos. • Resumen: Es el Documento Electrónico generado por el PLE, que contiene determinada información según el tipo de libro o Registro y que es enviado a la SUNAT. Dicho resumen además contiene el Hash.

42. Definicionesbásicas • Hash: la secuencia de bits de longitud fija obtenida como resultado de procesar un documento electrónico (Libro Electrónico) con un algoritmo, de tal manera que: • 1) Un LE produzca siempre el mismo código de verificación cada vez que se le aplique el algoritmo. • 2) No se pueda reconstruir el LE. • 3) Sea improbable que dos LEs produzcan el mismo código de verificación.

43. Definicionesbásicas Hash Libro Electrónico: LE 20131312955 20100100 140100 00 1 1 1 1.TXT 20100100|1|02/01/2010|-|12345|0|1|12345678|CLIENTE A|000.00|190.00|1190.00|1| 20100100|1|02/01/2010|-|12345|0|1|12345678|CLIENTE B|000.00|190.00|1190.00|1| 20100100|1|02/01/2010|-|12345|0|1|12345678|CLIENTE C|000.00|190.00|1190.00|1| 20100100|1|02/01/2010|-|12345|0|1|12345678|CLIENTE D|000.00|190.00|1190.00|1| 20100100|1|02/01/2010|-|12345|0|1|12345678|CLIENTE E|000.00|190.00|1190.00|1| 20100100|1|02/01/2010|-|12345|0|1|12345678|CLIENTE F|000.00|190.00|1190.00|1| Resumen Hash 1000.00|180.00|0.00|6|3|1|2| 9d497bf8ec19b6cf5cf68f331d3153a518730cc0|

44. MODELO DE LIBROS ELECTRÓNICOS

45. LibrosElectrónicos: Modelo General Contribuyente afiliado SW Contable propio BD LE Ventas TXT Resumen + Hash Ventas PLE CdR Ventas Constancia de Recepción + Firma SUNAT + Domicilio Fiscal Ventas CdR Ventas Otro Domicilio + PRICO Ventas CdR Ventas

46. Nombre de los archivosTXT Contribuyente PAPERLESS SAC PLE LE 2013131295520101100 14010000 11 11.TXT Periodo Año Mes Día Identificador del Libro: 14.1 Libro Electrónico (fijo) RUC del Generador Oportu-nidad (sólo LIB) PLE (fijo) Moneda Con información Operación (cierre)

47. AFILIACIÓN AL SISTEMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS

48. Condicionesparaejercer la opción • La afiliación es opcional a través del Sistema SOL (utilizando su Clave SOL). • Dicho Sistema emitirá una Constancia de Afiliación. • Condiciones: • Tenga Domicilio Fiscal habido. • No se encuentre en estado de suspensióntemporal de actividades o de baja de inscripción en el RUC. • Obligado a llevar algún Libro y/o Registro, señalado en el Anexo 1.

49. Efectos de la afiliación • Regla general(2013 en adelante): Se deben llevar obligatoriamente todos los Libros Electrónicos señalados en el Anexo 1. • Regla promocional(2012): Se debe llevar obligatoriamente solo el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico. Además se puede llevar optativamente alguno de los Libros Electrónicos señalados en el Anexo 1.

50. Efectosde la afiliación • Se deberá anotar las operaciones que correspondan en el Libro Electrónico a partir del mes o ejercicio por el cual se afilió al llevado electrónico. • Se deberá cerrar los Libros y/o Registros llevados en forma física (manual o en hojas sueltas o continuas) correspondiente al mes anterior o ejercicio anterior al que corresponde el Libro Electrónico por el cual se generó el primer envío del Resumen.