KAMU İHALE MEVZUATI TEMEL EĞİTİM İ Teknik Şartname & Yaklaşık Maliyetin Tespit Edilmesi

1. KAMU İHALE MEVZUATI TEMEL EĞİTİMİ Teknik Şartname & Yaklaşık Maliyetin Tespit Edilmesi Alattin ÜŞENMEZ Kamu İhale Uzmanı (Mali Hizmetler Uzmanı) ausenmez24@gmail.com

2. İhalenin İlk Adımı • BİR İHTİYACIN ORTAYA ÇIKMASI Alatin ÜŞENMEZ

3. Teknik Şartnamenin Hazırlanması Alatin ÜŞENMEZ Mal ve hizmet alımı ile yapım işlerine yönelik olarak teknik şartname hazırlanması zorunludur.

4. Teknik Şartname(İhale ve Muayene ve Kabul Komisyonu Açısından) • Teknik şartnamedeki düzenlemelerin; ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunca yapılacak inceleme ve değerlendirmelerdetereddüt oluşturmayacak şekilde açık olmasına dikkat edilmelidir. • *** Yüklenicinin teknik şartnameye göre teslimat yapacağı ve • Muayene ve kabul komisyonunun da teknik şartnameye göreKABUL YAPACAĞIunutulmamalıdır. Alatin ÜŞENMEZ

5. Teknik Şartnamenin İdarece Hazırlanamaması • Yapılacak olan işin özelliği nedeniyle teknik şartnamenin idarelerce hazırlanmasının mümkün olmadığının ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla, teknik şartnameler, Kamu İhale Kanunu hükümlerine göre Danışmanlık Hizmet Alımı olarak hazırlattırılabilir. • *** Böyle bir durumda; öncelikle Danışmanlık Hizmet Alımı ihalesi, • Daha sonra teknik şartnameye göre asıl işin ihalesinin yapılması gerekecektir Alatin ÜŞENMEZ

6. Teknik Şartname(Genel Kriterler) • İşin teknik ayrıntıları ve şartları ile projesini de kapsayan teknik şartname mutlaka hazırlanmalıdır. • Teknik şartnamelerde belirlenecek teknik kriterlerin, ----verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, *** rekabeti engelleyici hususlar içermemesi • Ve • Bütün istekliler için fırsat eşitliğini sağlaması zorunludur. Alatin ÜŞENMEZ

7. Teknik Şartname(Belirli Standartlara Yer Verilmesi-Marka Model) • Teknik şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılabilir. • (Çok Özellikli bir Durum) Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir. Alatin ÜŞENMEZ

8. Teknik Şartname(Satış sonrası servis hizmetleri) • Satış sonrası servis, bakım ve onarım hizmetlerine yönelik düzenleme SÖZLEŞME TASARISInda (Garanti Bölümü)/TEKNİK ŞARTNAMEDE yapılabilir. • Fakat • Bu hizmetlerin, ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak düzenlenmesi halinde; • aday veya istekli tarafından sunulacak belgeler ve kriterler, • ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilmelidir. Alatin ÜŞENMEZ

9. Teknik Şartname(Yedek parça hizmetleri) • Satış sonrası malın yedek parçasının sağlanmasına yönelik düzenleme yapılabilir. • Ancak bu husus, ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak düzenlenemez. • Yüklenici tarafından malın yedek parçasının sağlanması, sözleşmenin uygulanması aşamasında yerine getirilecek bir yükümlülük olarak teknik şartname ve/veya sözleşme tasarısında düzenlenmelidir. Alatin ÜŞENMEZ

10. Tekliflerin Sunulmasına Yönelik Düzenleme • Teknik şartnamede tekliflerin nasıl sunulacağına ilişkin düzenlemelere yer verilmemelidir. • Teknik şartnameyi hazırlayan personel: • İlgili mevzuatına göre teklif ile birlikte sunulması gereken belgelerin(kalite standardı, izin, ruhsat, yetki belgesi) olması durumunda, ***Bunlara teknik şartnamede değil, ihale dokümanlarını hazırlayan birime göndereceği “bilgi notunda” yer vermelidir. Alatin ÜŞENMEZ

11. Teknik Şartnameye Cevapların/Açıklamaların İstenilmesi (Mal Alım İhaleleri) • Teknik şartnamenin çok net olarak hazırlanamaması durumunda; • İsteklilerden yapacakları işe ve teslim edecekleri ürünlere ilişkin açıklamalarının teklifleri ile birlikte sunmalarına yönelik düzenleme yapılabilir. • Bu şekilde hazırlanan bir teknik şartnamede, • İhale komisyonuna sunulan açıklamaların nasıl değerlendirileceğine ilişkin detaylı bir düzenlemenin yapılması gerekmektedir. Alatin ÜŞENMEZ

12. Teknik Şartname(Personelin Alımı-Çıkarılmasında Yetki) 4857 sayılı İş Kanunun 2 nci maddesinin dokuzuncu fıkrası gereğince hizmet alımına dayanak teşkil edecek sözleşme ve şartnamelere; **İşe alınacak kişilerin belirlenmesi ve işten çıkarma yetkisininkamu kurum ve kuruluşlarına bırakılması, **hizmet alım sözleşmeleri çerçevesinde ya da geçici işçi olarak aynı iş yerinde daha önce çalışmış olanların çalıştırılmasına devam olunması, Yönünde hükümler konulmamalıdır. Alatin ÜŞENMEZ

13. Teknik Şartname(Personelin Denetimi-Çıkarılması) **İdarelerce,çalışan personel açısından denetim, sadece teknik şartnamede istenen kriterlere göre ve Hizmet İşleri Genel Şartnamesinde idareye verilen yetki ve sorumluluklar çerçevesinde yapılacak olup, ihale dokümanında, anılan Kanun maddesine ve ilgili mevzuata aykırı şekilde, işe alınacak veya işten çıkarılacak personelin idarece belirleneceğine yönelik düzenlemelere yer verilmemelidir. Alatin ÜŞENMEZ

14. Personele Yıllık İzin Kullandırılması(Hizmet Alımları) Alatin ÜŞENMEZ İzne hak kazanan işçilerin izin hakları idarenin belirleyeceği takvim çerçevesinde kullandırılmalı ve izin kullanan işçiler fiilen çalışan işçi sayısına dahil kabul edilmelidir. İzin kullanan işçilerin yerine başka işçilerin getirilerek sayının tamamlanması talep edilmemelidir.

15. Personele Yıllık İzin Kullandırılması(Personel Sayısı) Alatin ÜŞENMEZ Çalıştırılacak personel sayısı bu husus dikkate alınarak belirlenmelidir. Yıllık ücretli izin haklarının kullanılmasına ilişkin olarak sözleşmenin uygulanması aşamasında İdare/Kontrol teşkilatı, ---4857 sayılı Kanunun 53, 54 ve 55 inci maddelerinde belirtilen hükümlere uyulup uyulmadığını kontrol etmelidir.

16. Yapım İşlerinde Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktarların tespiti • (1) Yaklaşık maliyet hesabına esas miktarların tespiti için öncelikle aşağıda yer alan çalışmaların yapılması gereklidir: • a) Arazi ve zemin etüdünün yapılması, • uygulama projesi üzerinden ihale edilecek işlerde arazi ve zemin etüt çalışmalarının; • ön ve/veya kesin proje üzerinden ihale edilecek işlerde ise, mümkün olan arazi ve zemin etüt çalışmalarının yapılmış olması zorunludur. Alatin ÜŞENMEZ

17. Yapım İşlerinde Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktarların tespiti (Proje zorunluluğu) • b) Proje zorunluluğu: • Bina işlerinde uygulama projesi, diğer işlerin uygulama projesi yapılabilen kısımları için uygulama projesi, diğer işlerinuygulama projesi yapılamayan kısımları için kesin projenin hazırlanması, Alatin ÜŞENMEZ

18. Yapım İşlerinde Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktarların tespiti (Mahal listesi ) • c) Mahal listesi hazırlanması, • ön, kesin veya uygulama projelerine dayalı olarak, **işin bünyesindeki imalat kalemlerinin adını ve yapılacağı yerleri gösteren mahal listeleri hazırlanır. Alatin ÜŞENMEZ

19. Yapım İşlerinde Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktarların tespiti (Metraj listesi ) • ç) Metraj listelerinin hazırlanması: • İhale konusu işe ait proje ve mahal listelerindeki ölçü ve tariflere göre işin bünyesine giren imalatların hangi kısımda ve ne miktarda yapılacağının belirlenmesi amacıyla; ***Anahtar teslimi götürü bedelteklif almak suretiyle ihale edilecek işlerde iş kalemi ve/veya iş grubu, ****Birim fiyat teklifalmak suretiyle ihale edilecek işlerde ise iş kalemi şeklinde metraj listeleri düzenlenir. Alatin ÜŞENMEZ

20. Yapım İşlerinde Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktarların tespiti (Birim fiyat ve imalat tarifleri ) • d) Birim fiyat ve imalat tariflerinin hazırlanması; • Ön ve/veya kesin projeye dayalı olarak birim fiyat teklif almak suretiyle ihale edilecek işlerde, ** iş kaleminin adını, yapım şartlarını, **ölçü yeri ve şeklini, birimini, **birim fiyata dahil ve hariç unsurları, ihtilafa meydan vermeyecek biçimde teknik olarak açıklayan birim fiyat tarifleri hazırlanmalıdır. Alatin ÜŞENMEZ

21. Yapım İşlerinde Yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktarların tespiti (Teknik tarif ve özellikleri ) • e) Anahtar teslimi götürü bedel işlerde; Uygulama projeleri ve mahal listelerine dayalı olarak imalat iş kalemleri veya iş gruplarının teknik tarif ve özellikleri belirlenmelidir. Alatin ÜŞENMEZ

22. Aşırı Düşük Tekliflerin Değerlendirilmesinde Kullanılmak Üzere İdarece Yapılacak İşlemler(Yapım İşleri) • İdare, yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında her bir iş kalemi/grubununyaklaşık maliyete oranını tespit etmelidir. Alatin ÜŞENMEZ

23. Alatin ÜŞENMEZ

24. Aşırı Düşük Tekliflerin Değerlendirilmesinde Kullanılmak Üzere İdarece Yapılacak İşlemler(Sıralı İş Kalemleri/Grupları Listesi) • Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemleri/grupları tutarlarının ***büyükten küçüğe sıralandığı, *** oranların kümülatif toplamının da gösterildiği, “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” (Tablo-2) hazırlanarak yaklaşık maliyet hesap cetveli kapsamında ihale onay belgesine eklenmelidir. Alatin ÜŞENMEZ

25. Alatin ÜŞENMEZ

26. Sıralı İş Kalemleri/Grupları Listesinde Yuvarlama • Sıralı iş kalemleri/grupları listesi oluşturulurken, iş kalemleri/grupları tutarlarınınyaklaşık maliyete oranları, en yakın dört ondalık basamaklı sayıya getirilecek biçimde yuvarlanmalı ve bu oranların toplamının, yuvarlama nedeni ile1 den farklı olması dikkate alınmamalıdır. Alatin ÜŞENMEZ

27. Aşırı Düşük Tekliflerin Değerlendirilmesinde Kullanılmak Üzere İdarece Yapılacak İşlemler(İş Kalemleri/Grupları ) • İş kalemleri/gruplarına ait ayrıntılı analizler (Tablo-3) hazırlanarak yaklaşık maliyet hesap cetveli kapsamında ihale onay belgesine eklenmelidir. Alatin ÜŞENMEZ

28. Alatin ÜŞENMEZ

29. Aşırı Düşük Tekliflerin Değerlendirilmesinde Kullanılmak Üzere İdarece Yapılacak İşlemler(Sıralı Analiz Girdileri ) • Analiz girdilerinin tutarları itibarıyla küçükten büyüğe sıralanmış halini gösteren“sıralı analiz girdileri tablosu”(Tablo-4) hazırlanarak yaklaşık maliyet hesap cetveli kapsamında ihale onay belgesine eklenmelidir. Alatin ÜŞENMEZ

30. Alatin ÜŞENMEZ

31. Yapım İşlerinde Yaklaşık Maliyet (Fiyat Farkına İlişkin Düzenleme) • Fiyat farkının verilecek olması durumunda: • Fiyat farkı kararnamesinde yer alan • a, b1, b2, b3, b4, b5 ve ciçin belirlenecek sabit katsayıların toplamının bire ( 1.00 ) eşit olacak şekilde, işin niteliğine ve gereklerine göre idarece belirlenerek yaklaşık maliyet hesaplama tablolarına buna ilişkin bir cetvel eklenmeli ve onay ekinde yer almalıdır. Alatin ÜŞENMEZ

32. Analiz ve Hesap Cetvellerinin Teklif Kapsamında Sunulması(Aşırı Düşük Teklif Aşaması) •  İsteklilerden teklifleri kapsamında , analiz ve hesap cetveli sunmaları istenilmeyecektir. • Analizler ve hesap cetveli, ****teklif fiyatı aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerin tekliflerinin önemli bileşenleri ile ilgili ayrıntıların belirlenmesi amacıyla, sadece aşırı düşük teklif sahibi isteklilerden istenecektir. Alatin ÜŞENMEZ

33. Analiz Formatının Hazırlanması Alatin ÜŞENMEZ  Teklif birim fiyatlı işlerde; Her bir iş kaleminin yapım şartlarına, tarif ve içeriğine göre analizde yer almasını istediği “malzeme, işçilik, makine ve diğerleri (varsa; nakliyeler, inşaat yerindeki yükleme, boşaltma, yatay ve düşey taşımalar, zamlar vb.)” sadece girdi cinslerinin belirlendiği, --analiz girdileri ile miktarlarının ve tutarlarının belirtilmediği,

34. Analiz Formatının Hazırlanması Alatin ÜŞENMEZ Anahtar teslimi götürü bedel işlerde; iş kalemleri ve/veya iş gruplarının yapım şartlarına bağlı kalınarak, her iş kalemi/iş grubunun içeriğine göre analizde yer almasını istediği “malzeme, işçilik, makine ve diğerleri (varsa; nakliyeler, inşaat yerindeki yükleme, boşaltma, yatay ve düşey taşımalar, zamlar vb.)” sadece girdi cinslerinin belirlendiği, analiz girdileri ile miktarlarının ve tutarlarının belirtilmediği, örneğe uygun analiz formatı hazırlanarak ihale dokümanı kapsamında isteklilere verilmelidir.

35. Alatin ÜŞENMEZ

36. Örnek Analiz Formatının Önemi • Bu örneğe uygunanaliz formatınınisteklilere verilmesi, • İsteklilerin de tekliflerinin aşırı düşük olarak tespit edilerek kendilerinden açıklama istenmesi durumunda, ***yapacakları açıklamadasunacakları analizlerinverilen bu formata uygunolması gerekmektedir. Alatin ÜŞENMEZ

37. Farklı Analiz Formatları  İdare tarafından bütün iş kalemleri/iş grupları içintek bir analiz formatı düzenlenebileceği gibi, iş kalemleri/iş gruplarının yapım şartlarına göre birden fazla analiz formatı da düzenlenebilir. Ancak bu durumda, idare ihale dokümanında hangi analiz formatınınhangi iş kalemleri/iş grupları için kullanılacağınıbelirtmek zorundadır. Alatin ÜŞENMEZ 37

38. Teklif Türünün Belirlenmesi(Yapım İşleri) • İşin yapımı sırasında belli aşamalarda arazi ve zemin etüdü gerektirmesigerekçesiyle teklif birim fiyat üzerinden ihaleye çıkılmasına karar verilen ihalelerde, • gerekli arazi ve zemin etütlerinin ihaleden önce yapılamama nedenleri, “Teklif Türünün Belirlenmesine İlişkin Form”dabelirtilmeli ve bu belge onaya sunulmalıdır. Alatin ÜŞENMEZ

39. Yaklaşık Maliyete İlişkin İlkeler Alatin ÜŞENMEZ İdare tarafından, ihale onay belgesi düzenlenmeden önce, teknik şartnamede tanımlanmış olan ihtiyacın • KDV hariç olmak üzere yaklaşık maliyeti ilgili ihale uygulama yönetmeliklerinde belirtilen esaslara göre hesaplanır ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir.

40. Yaklaşık maliyet hesabına esas fiyat ve rayiçlerin tespiti • İdarelerce, ihale konusu işin yaklaşık maliyetine ilişkin fiyat ve rayiçlerin tespitinde; • a) İhaleyi yapan idarenin daha önce gerçekleştirdiği, ihale konusu işe benzer nitelikteki işlerin sözleşmelerinde ortaya çıkan fiyatlar, • b) Kamu kurum ve kuruluşlarınca belirlenerek yayımlanmış birim fiyat ve rayiçler, • c) İlgili meslek odaları, üniversiteler veya benzeri kuruluşlarca belirlenerek yayımlanmış fiyat ve rayiçler, Alatin ÜŞENMEZ

41. Yaklaşık maliyet hesabına esas fiyat ve rayiçlerin tespiti(2) • ç) Yüklenici veya alt yüklenici olarak faaliyet gösteren,konusunda deneyimli kişi ve kuruluşlardan alınacak, ihale konusu işe benzer nitelikteki işlere ilişkin maliyetler, • d) İdarenin piyasa araştırmasına dayalırayiç ve fiyat tespitleri, • esas alınır. Alatin ÜŞENMEZ

42. Fiyat Araştırması Yapılırken Dikkat Edilecek Hususlar • Fiyat araştırması için yapılan çalışmalarda; fiyat sorulacak kişi ve kuruluşlara yazılan yazıda fiyatı tespit edilecek iş grubu, iş kalemi veya malzemenin ayrıntılı özellikleri ve standardına yer verilmeli, • Fiyat istenecek kişi ve kuruluşlara aynı koşulları taşıyan yazılarla başvurulur ve fiyatlar Katma Değer Vergisi hariç istenmeli. • İstenen özellikleri taşımayan fiyat bildirimleri ve proforma faturaları dikkate alınmamalıdır. Alatin ÜŞENMEZ

43. Personel Çalıştırılmasına Dayalı Hizmet Alımlarında Yaklaşık Maliyet • Yaklaşık maliyet içerisinde yer alan işçilik maliyeti; ---Çalıştırılacak personel sayısı ile brüt asgari ücret tutarı ve bu tutar üzerinden hesaplananişveren payı dikkate alınarak hesaplanmalıdır. Alatin ÜŞENMEZ

44. Personel Çalıştırılmasına Dayalı Hizmet Alımlarında Yaklaşık Maliyet(%Fazla Ücret Uygulaması) • İdarelerce yaptırılacak işin niteliği dikkate alınarak --brüt asgari ücret veya ---brüt asgari ücretin yüzde (%) fazlası olarak ücret belirlenebilecek, ***Ancak brüt asgari ücretin işverene maliyetinin (%) fazlası olarak belirleme yapılmamalıdır. (Fiyat Farkının Uygulamasında Farklılık Olduğu Unutulmamalı) Alatin ÜŞENMEZ

45. Personel Çalıştırılmasına Dayalı Hizmet Alımlarında Yaklaşık Maliyet(Yol, yemek, giyecek maliyeti) Alatin ÜŞENMEZ - Çalıştırılacak personele ilişkin yemek, yol ve giyecek gibi maliyetlerin istekli tarafından karşılanmasının öngörüldüğü hallerdeyol ve yemek gibi maliyetlerin brüt tutarları da eklenerek işçilik maliyeti bulunur. **Personele nakdi olarak ödenecek yemek ve yol bedelinin --günlük brüt tutarı, ---ayda kaç gün ödeneceği Teknik şartnamede gösterilmelidir. Nakdi olarak ödenecek brüt yemek ve yol bedeli üzerinden işveren sigorta primi ayrıca hesaplanır.

46. Personel Çalıştırılmasına Dayalı Hizmet Alımlarında(Yol, yemek-idare tarafından karşılanması) Alatin ÜŞENMEZ *** Personelin yemek veya yol maliyetinin idarenin yemekhanesinden veya personel servisinden karşılanacak olması halinde: -----bedelinin yüklenicinin hak edişinden kesileceğine dair bir düzenleme yapılmışsa, yemek ve yol bedelinin ayni olarak karşılanacağı kabul edilecek ve her bir personel için hak edişten kesilecek yemek veya yol bedelinin tutarı teknik şartnamede gösterilmelidir.

47. Teklif Fiyata Dahil Masraflar(Mutat taşıt bileti-giyecek) Alatin ÜŞENMEZ ***Yol giderine ilişkin olarak personele mutat taşıt bileti verilmesi öngörülürse, yol bedelinin ayni olarak karşılanacağı kabul edilecek ve eğer bu maliyet faturalandırılabiliyorsa KDV hariç hesaplanacaktır. **Personel tarafından kullanılması giyecek giderinin işçilere aylık veya nakdi olarak ödeneceğine dair bir düzenleme yapılmayacak, giyeceğin özellikleri ile sayısı teknik şartnamede belirtilecektir. Ancak giyecek giderleri için parasal tutar öngörülmeyecektir.

48. Teklif Fiyata Dahil Masraflar(Yol, yemek, giyecek yardımı olmaması) Alatin ÜŞENMEZ ***Süresi 3 ay ve daha az olan personel çalıştırmasına dayalı hizmet alımında giyecek giderine yer verilmemeli, ***Yemek, yol ve giyecek gibi ihtiyaçların isteklilerce karşılanmasının öngörülmediği durumlarda ise teknik şartnamede herhangi bir düzenleme yapılmamalıdır. **İşin niteliği gereği resmi ve dini bayram günleri ile yılbaşı günü yaptırılacak çalışma için ücretin hesaplanabilmesi açısından çalışılacak gün ve personel sayısı teknik şartnamede belirtilmelidir.

49. Hizmet Alımlarında İhbar ve Kıdem Tazminatları • Personel Çalıştırılmasına Dayalı Hizmet Alımlarında çalışacak olan personelin “İhbar ve Kıdem Tazminatları” *** %3 genel giderlerin içinde olduğu için -------ayriyeten “İhbar ve Kıdem Tazminatları”nın tam olarak yaklaşık maliyete dahil edilmesi, mevzuata aykırıdır. • Bu şekilde hesaplanmış bir yaklaşık maliyete göre bir işin ihale edilmesi durumunda; İhbar ve Kıdem Tazminatları tutarı tamamen yersiz bir ödeme olacaktır. KİK Kararı:2010/UH.II-3667 Alatin ÜŞENMEZ

50. Teklif Fiyata Dahil Masraflar(KVSK Prim Oranı) Alatin ÜŞENMEZ 5510 sayılı Kanun gereği; Uygulanması gerekecek kısa vadeli sigorta kolları prim oranları işin niteliği ayrıntılı olarak belirtilmek suretiyle ilgili sigorta müdürlüğünden alınacak yazı ile tespit edilerek yaklaşık maliyet hesabına eklenmeli ve bu oranlar idari şartnamede belirtilmelidir.