e-Invoicing

1. e-Invoicing TNT 線上請款 指南

2. 如需協助，請聯絡 Email:einvoicing.admin.tw@tnt.com 目錄 歡迎使用線上請款 3 線上請款與線上對帳單 4 註冊 5 登入 11 取得您的新請款單 13 搜尋與已檢視文件 14 分類請款單 15 電子郵件信箱 16 觀看付兌請款單 17 未結款項 18 帳戶餘額與細列項目 19 請款單爭議 20 新增帳戶 24 變更密碼 26 註銷線上請款註冊 28 技術規格 29

3. 歡迎 TNT線上請款 行政是耗時的作業 當您手邊有一堆事要做時，最後一件事是要記錄及建檔的一堆文件。 速度與簡化正是您所需要的。 為了讓生活變得輕鬆，我們開發了一個電子行政系統，可讓您管理所有帳戶－請款帳單、帳單異議、與對帳單 ,只要按幾次滑鼠即可。 這個系統很智慧，而且快速又環保。沒有其他東西更簡單。 本指南告訴您如何使用TNT線上請款系統－以更有效率的方式管理您的帳戶。

4. 線上請款(Online Billing e-Invoicing)與對帳單 (eStatement) TNT的線上帳單系統可以免除處理發票與整理帳單的 瑣事。只需要簡單的幾個步驟。 • 線上接收請款單 • 一旦新請款單抵達，即可收到電子郵件提醒。 • 以 PDF 或 Excel 試算表下載請款單與對帳單 • 一年365天，一天24小時都可取得請款單與對帳單。 • 線上付款。 • 對請款單提出異議，並追蹤異議的處理進度。 為確保您快遞與物流責任方面無紙未來的順利交易，以下是使用TNT線上帳單系統的完整說明。

5. 註冊 Online Billing • 註冊TNT線上請款非常快速又簡單 • 去www.tnt.com • 在Shopping Tools的下拉選單中選擇Online Billing • 在Online Billing的登入頁面按下註冊並完成以下五個簡單的手續 • 1.註冊資訊 • 鍵入您的TNT帳號。註:位置欄已經預先為您填入位置。 • 鍵入帳戶持有人的聯絡資料。註:提供您希望接收所有相關帳款資料的信箱地址。 • 鍵入用戶名稱和密碼。註1.用戶名稱必須介於6到50個字元。建議您使用一般電子郵件信箱作為您的用戶名稱。密碼必須含有文數字，且必須至少6個字元。 • 按下Continue。

6. 註冊 Online Billing • 2. 登記 • 請確認您的請款單不超過3個月。 • 然後填寫您的帳戶資訊。 • 按下Confirm登記。

7. 註冊Online Billing • 2. 登記 • 若您有多個帳戶，重複這個過程。 • 一旦鍵入所有帳戶後，按下Confirm。

8. 註冊 Online Billing • 3. 條款 • 您需要勾選方格，接受TNT運送條款。 • 按下Confirm，完成註冊。

9. 註冊Online Billing • 4. 確認 • 您現在已經成功註冊TNT線上請款。您可以按下Print Confirmation Details而列印您的註冊資訊。 • 您很快會收到一封電子郵件，用來啟動您的登入資訊。

10. 註冊 Online Billing • 5. 歡迎使用線上請款 • 收到電子郵件後，在24小時內，按下您收到的電子郵件中的連結即可。 • 鍵入您的登入名稱與密碼，以成功啟動您的註冊。

11. 登入 Online Billing • 有若干方式您可進入線上請款網站 • 您可連線到www.tnt.com. • 從Shipping Tools下拉式表單選擇Online Billing • 登入。 • 在上圖的登入介面 • 鍵入您的登入名稱及密碼。 • 點選登入鈕。 • 若您忘記登入名稱或密碼，只要按下 • 按下Forgot Password • 我們會將登入名稱或密碼寄到您的電子郵件信箱(若這是您的登入名稱)與您的通知地址。 • 若我們沒有您的電子郵件信箱，我們會寄到您的公司的登記使用群組。

12. 登入 • 一旦登入，您會進入線上請款登陸網頁。 • 按下eStatement，，觀看對帳單，或對請款單提出異議，以及追蹤異議。 • 按下eInvoicing，您可以若干常見格式觀看過去26週內您的所有請款單與退款明細。

13. 取得 新請款單 • 登入後選擇eInvoicing • 登入後選擇eInvoicing後，螢幕會自動顯示您的新請款單與退款明細。您可以下列格式觀看： • PDF：這是實際請款單的PDF格式，內容完全同於請款單正本，可列印、傳真或以電子郵件寄出。 • 資料檔(CSV, XLS 或 XML)：這可直接輸入到您的會計軟體。 • 您想要下載若干不同請款單(最多10份): • 按下‘Download Selected’，這會產生一個zip檔案。 • 一旦已經下載或觀看某請款單，該檔案會自動移到網站的‘All Documents’區塊。 • 要選擇您需要的檔案格式

14. 搜尋已檢視文件 • 當您需要搜尋您已經看過的文件時 • 按下‘All Documents’。 • 您可依據下列進行搜尋： • 帳號 • 請款單編號 • 請款單日期 • 文件型態 • 請選擇您想要檢視之文件格式的圖示 • 註：您可以下載與/或列印選好的文件

15. 分類請款單 • 您可依據下列而升冪或降冪排列請款單 • 帳號 • 請款單編號 • 請款單日期 • 文件型態 • 金額 • 付款到期日 • 按下有關欄標題一次會升冪排列。 • 按兩次則降冪排列。 • 註:從您的註冊日期開始，eInvoicing可讓您儲存最多26週的請款資訊。26週之後，最舊的請款單會刪除，因此記得下載您需要的檔案。

16. 電子郵件信箱 • 電子郵件信箱 • 透過eInvoicing上的Email Addresses子表單，您可以管理正本與影本電子請款單，以及csv資料檔要送到什麼地方。 • 通知用電子郵件信箱：一旦新文件張貼在連結用戶ID的任何一個帳戶，通知用的電子郵件會送到這些信箱。 • 請款單電子郵件信箱：這個信箱用來寄送正本eInvoice PDF。一個帳號碼可鍵入一個信箱。 • 影本請款單電子郵件信箱：一個帳號您可鍵入最多5個電子郵件信箱，我們會將eInvoice PDF寄到這些信箱。 • CSV 電子郵件信箱：一個帳號您可鍵入最多5個電子郵件信箱，我們會將新張貼的請款單的CSV資料檔寄到這些信箱。

17. 觀看付兌請款單 • 付兌請款單 • 若要觀看您已經付款的請款單，選擇狀態‘Processed。 • 及您想要觀看的時期。 • 然後按下Find。 • 下載 • 若您想要下載已經付兌請款單的明細，只要按下載鈕即可。 • 然後螢幕會要求您以CSV檔下載明細。 • 按說明在對話框按下Open或Save。 • 付款細節 • 若要顯示付兌請款單的付款細節，按下您想觀看的請款單的付款金額即可。

18. 觀看 未結款項目 • 您可以依據下列升冪或降冪排列您的請款單： • 編號 • 日期 • 文件編號 • 金額 • 按下有關欄標題一次為升冪排列。 • 按下兩次則為降冪排列。 • 以明細方式顯示您的所有未結案項目 • 若您想要下載未結案項目的明細，按下明細觀看鈕即可。 • 註:然後您可選擇以Excel或CSV格式下載。

19. 觀看 帳戶餘額與細列項目 • 餘額 • 選擇您想觀看餘額的年份。 • 明細觀看 • 若要顯示餘額的組成項目，按下借項欄、貸項欄或餘額欄中的金額。 • 觀看/隱藏交易額 • 若要觀看顯示每個月交易額的欄位，選擇下拉式表單中的‘Display Sales’。

20. 提出異議與追蹤 • 選擇請款單 • 從表單選擇‘Open Bills。 • 按下您想提出異議的請款單的Action鈕。

21. 提出異議 與追蹤 • 異議細節 • 從下拉式表單選擇一個原因。 • 然後在信息欄內鍵入詳細資訊。 • 請具體說明您想對請款單上的哪次運送提出異議。 • 然後按下Send。

22. 提出異議 與追蹤 • 異議確認 • 您會收到確認，顯示您的異議已經建立。 • 若要追蹤處理進度，按下表單中的‘Dispute Cases’。

23. 提出異議 與追蹤 • 觀看您提出的所有異議 • 選擇狀態‘All’。 • 與您想要觀看的時期。 • 然後按下Find。 • 觀看目前尚未結案的異議 • 選擇狀態‘Open’與您想要觀看的時期。 • 然後按下Find。 • 若要顯示某異議的細節，或傳送異議有關訊息給TNT • 按下異議的ID。 • 選擇狀態與您想要觀看的時期。

24. 新增帳戶 • 註冊其他帳戶 • 在主選單上按下Landing Page • 從線上請款登陸網頁選擇‘Account Maintenance’。 • 選擇‘Register Additional Account’。 • 按下Cancel回到Online Billing 。 • 刪除帳戶 • 在主選單上按下Landing Page • 選擇您想要刪除的帳戶。 • 然後按下‘Delete Account’ • 要返回線上請款登陸網頁，按下‘Cancel’。

25. 新增 帳戶 • 帳戶細節 • 請確保請款單不超過3個月。 • 然後填寫您的帳戶資訊，並鍵入請款單編號與完整金額確認您的客戶狀態。 • 按下Add Account以增加新的帳戶。

26. 更改密碼 • 更改密碼 • 若要更改密碼，從線上請款登陸網頁選擇‘Password Maintenance’。 • 然後選擇‘Change Password’。

27. 更改密碼 • 更改密碼 • 鍵入現有密碼。 • 然後鍵入您的新密碼兩次。 • 按下Save鈕。

28. 註銷線上請款註冊 • 註銷註冊 • 若要註銷您的線上請款註冊，從線上請款登陸網頁選擇‘Password Maintenance’。 • 然後選擇‘Cancel Registration’。 • 確認您的註銷。 • 註:一旦確認，您的線上請款用戶ID將自動從我們的系統中刪除。若帳號仍然開啟，電子請款單可能仍會寄出。若要取消電子請款單，請聯絡您當地的線上請款中心協助。

29. 技術規格 要使用線上請款系統，需要符合若干要求。 • 網路瀏覽軟體:最新版Microsoft Internet Explorer 7或更高版本，以及Firefox 3 • 以PDF格式觀看請款單:Adobe Acrobat v 9.0 與 Adobe Reader v 8.0 • 下載請款單資料:Microsoft Excel 97 以上 • 必須符合的最低要求Windows 95, NT4, 98, Me, 2000 或 XP Professional • 處理器 – 500 MHz • RAM – 64 Mbytes • 顯示器 800x600 螢幕解析度，以及6-bit色彩