Steuerung durch Kennzahlen

1. Steuerung durch Kennzahlen What you can‘t measure You can‘t manage (P.Drucker)

2. Kennzahlen setzen (in der Regel) zwei Zahlen zueinander in Beziehung damit dieses Ergebnis (z.B. Marktanteil) aussagekräftiger ist als eine einzelne Zahl (z.B. Umsatz)

3. Kennzahlen - Aufgaben • verdichteten Informationen und Zusammenhänge (Entwicklung der Krankenstände als Indikator für Mitarbeiterzufriedenheit) • Sagen aus über Verhältnisse und Entwicklungen (Anzahl der Erstgespräche / Beraterin / Monat) • Bilden Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge ab (sinken der Fehlerquote durch Mitarbeiterschulung) • Bilden Systemzustände ab (z.B. durchschnittliche Verweildauer in einem Pflegeheim in Wien)

4. Kennzahlen – wozu? • Internen Steuerung • Berichtswesen / Kommunikation • Unterjährig / operativ • Frühwarnung • strategisch • Problembewältigung • anlassbezogen

5. Wie messen bzw. erheben? • Befragen / Bewerten Höflichkeit, Pünktlichkeit • Auszählen Strichlisten, Fehlerquoten • Messen Zeit: Durchlaufzeiten, Reaktionszeiten • Errechnen Bilanzkennzahlen, Personalschlüssel

6. Kennzahlen • Quantitative Kennzahlen Direkt ermittelbar/errechenbar: Personalschlüssel, Auslastung • Qualitative Kennzahlen über Indikatoren ermittelbar: Kundenzufriedenheit, Weiterbildungsintensität • Vergangenheitsbezogene: informieren über Ist-Situation Lagerbestand, Anzahl MitarbeiterInnen Dienstleistungsangebot, Auslastung • Zukunftsbezogene: geben Hinweise auf Entwicklungen Entwicklung Marktanteil, Personalentwicklung (Anzahl, Qualifikation, Schlüssel), Kostenentwicklung. Liste mit Kennzahlen siehe Word-Dokument

7. Kennzahlen in der Praxis • Finanzkennzahlen 36%: • Eigenkapitalanteil • Eigenkapitalrentabilität • Liquidität • Umsatzwachstum • Personalkostenanteil • Markt- / Kundenkennzahlen 25% • Anteil Stammkunden • Marktanteil • Durchschnittsalter • Verweildauer

8. Kennzahlen in der Praxis Prozesskennzahlen 17% • Reaktionszeiten • Durchlaufzeiten • Fehlerquoten • Zielerreichungsgrad • Mitarbeiterkennzahlen 11% • Mitarbeiterzufriedenheit • Fluktuation • Innovationskennzahlen 11% • Innovationsquote • Vorschlagsquote

9. Kennzahlen – Empfehlungen zur Struktur / zum Managementsystem • Ziel, dessen Erreichung gemessen wird, muss klar sein • Kennzahl auf das Ziel hin festlegen (muss geeignet sein, den Grad der Zielerreichung zu messen) • Nicht zu viele Kennzahlen wählen (Abhängigkeiten analysieren, auf Wesentliches konzentrieren) • Ausgewogener Vergangenheits- und Zukunftsbezug

10. Kennzahlen – Empfehlungen zu Organisation / Kommunikation • Kennzahl muss relevant, richtig gerechnet und aktuell sein • Vergleichbarkeit der Kennzahlen muss gesichert werden (Gleiches mit Gleichem vergleichen) • Klare Verantwortung für die Kennzahlen sicherstellen • Kennzahlen „verkaufen“, ihnen einen Rahmen geben (Berichtswesen und Controlling) • Gewählte Formate und Zahlen beibehalten

11. Ausgewogenheit der Kennzahlen • Folgende Dimensionen einer Organisation sollten in der Zielformulierung, Umsetzungsplanung und Steuerung berücksichtigt werden: • Finanzen • Markt / Kunden • Mitarbeiter / Innovation • Prozesse • Konzentration auf wenige wesentliche Ziele und Kennzahlen!

12. Kennzahlen - Analyse Periodenvergleich: Wie entwickelt sich die Kennzahl im Verlauf mehrerer Jahr welcher Trend leitet sich daraus für die Zukunft ab? Plan-Ist-Vergleich: Wie verhält sich die tatsächliche Entwicklung im Verlauf eines Jahres im Vergleich zu den Plandaten - wo muss ich gegensteuern? Betriebsvergleich: Wie sehen die Kennzahlen meiner Organisation im Vergleich zu einer anderen Organisation aus – wo habe ich Verbesserungsmöglichkeiten und wo habe ich Stärken?

13. Kennzahlen in Modellen und Methoden • Kennzahlensysteme (z.B. ROI) • Benchmarking • Balanced Scorecard • QM-Systeme (EFQM, ISO)

14. Kennzahlen - Schwachstellen • Alleinige Konzentration auf Finanzkennzahlen ist zu wenig zukunftsorientiert • Wertschöpfende strategische Faktoren wie z.B. Kundenzufriedenheit, Innovation oder Prozessverbesserung werden vernachlässigt • Inhaltliche Verknüpfung mit Strategien fehlt – Implementierung von Strategien wird nicht überprüft • Datenflut wird nicht mehr bewältigt • Kennzahlen werden nicht „verpackt“ und unkoordiniert geliefert

15. Kennzahlen – unerwünschte Nebenwirkungen • Unerwünschte / kontraproduktive Effekte von Kennzahlen beachten • Achtung vor falscher Interpretation • Vorsicht bei stichtagsbezogenen Daten • Aufwand bei der Erhebung und Informationsgewinn durch die Kennzahl müssen im Verhältnis stehen

16. Investitionsanalyse - Vermögensstrukturanalyse (vertikal) Aktivseite der Bilanz Art und Zusammensetzung des Vermögens Dauer der Vermögensbindung Finanzierungsanalyse (vertikal) Passivseite der Bilanz Art und Zusammensetzung des Kapitals Dauer der Kapitalbindung Liquiditätsanalyse (horizontal) Aktiv- und Passivseite der Bilanz Relation Finanzierungsform - Vermögensform Finanzwirtschaftliche Analyse

17. Kennzahlen zur Vermögensstruktur • Anteil des Anlagevermögens am Gesamtvermögen • je niedriger, desto flexibler ist das Unternehmen bei Auslastungsänderungen • Anteil des Umlaufvermögens am Gesamtvermögen • je höher, desto flexibler ist das Unternehmen • höhere Flexibilität bei Auslastungsänderungen ermöglicht Fixkostenreduktion und verbessert Ertragslage

18. Je höher der Eigenkapitalanteil, des • leichter wird die Beschaffung von Fremdkapital • geringer wird die Gefahr der Insolvenz durch Illiqudität • unabhängiger ist man von Kreditgebern • weniger Zins- und Tilgunszahlungen hat man. • Aber: Ein hoher Eigenkapitalanteil bedeutet auch • hohe Steuerbelastung • hoher Dividenden- bzw. Gewinnanspruch von Anteilseignern (Aktionären) Kennzahlen zur Finanzierung

19. „Goldene Bilanzregel“: Das Anlagevermögen soll mit Eigenkapital finanziert sein. • Bei Ergebnis >1 gilt die Liquidität als gesichtert • Langfristiges Fremdkapital setzt sich zusammen: • FK mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr • Abfertigungsrückstellung • Pensionsrückstellung • latente Steuern in unversteuerten Rücklagen • Fehlbetrag zur Pensionsrückstellung, wenn in Bilanz angeführt Kennzahlen zur Verschuldung

20. Eine weitere Möglichkeit der Berechnung eines Deckungsgrades unter Einbeziehung langfristiger Bestandteile des UV. Die Effektivverschuldung zeigt, inwieweit liquide Mittel oder kurzfristig liquidierbare Vermögensgegenstände zur Verringerung der Schulden herangezogen werden kann. Kennzahlen zur Verschuldung

21. Liquide Mittel sind: Kassa, Guthaben bei Kreditinstituten, Schecks Kurzfristiges Fremdkapital ist FK mit einer Restlaufzeit von < 1 Jahr • Monetäres Umlaufvermögen: • Forderungen mit einer RLZ < 1 Jahr • Wertpapiere und Anteile • eigene Anteile • Kassa, Bank • ARA • Disagio • Fehlbetrag zur Pensionsrückstellung Kennzahlen zur Liquidität

22. Kurzfristige Aktiva sind: • Umlaufvermögen • langfristige Forderungen • Aussage über Finanz- und Ertragskraft • entspricht im wesentlichen der Liquidität 3. Grades und zeigt, ob kurzfristige Verbindlichkeiten durch das Umlaufvermögen gedeckt sind Kennzahlen zur Liquidität

23. Cash flow Geld fließt ab G + V - Rechnung Aufwand Ertrag Geld fließt nicht ab Gewinn Geld fließt an die Eigentümer oder wird einbehalten für Investitionen Geld fließt zu Cash flow steht für Zahlungen an die Kapitalgeber oder für Investitionen zur Verfügung

24. Kennzahl Erfolg Cash flow Cash flow am Umsatz =  100 Erlöse (Umsatz) Aussagekraft der Kennzahl: Die Kennzahl zeigt, wieviel Prozent der Einnahmen nach der Zahlung der laufenden Verbindlichkeiten zur freien Verfügung verbleiben. Sie stehen für Schuldenrückzahlungen und Investitionen zur Verfügung. Kennzahl steigt, wenn: Die Einnahmen stärker steigen als die Ausgaben. Die Ausgaben zurückgehen, die Einnahmen aber konstant bleiben. Auswertung: Cash flow am Umsatz: < 5 kritisch; > 10 gut

25. Kennzahl Liquidität Fremdkapital  flüssige Mittel Schuldentilgungsdauer  Cash flow Aussagekraft der Kennzahl: Die Kennzahl zeigt, wie lange es bei gleichbleibendem Geschäftsgang dauert, die Schulden des Unternehmens zu begleichen. Kennzahl steigt, wenn: Der Cash flow abnimmt, sich der Geschäftsgang also verschlechtert Zusätzliche Schulden aufgenommen werden. Auswertung: Schuldentilgungsdauer : < 3 sehr gut; 5 - 10 gut; > 30 kritisch

26. EKR ... Eigenkapitalrentabilität EGT ... Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit Vergleichsmöglichkeit mit Erträgen aus anderen Veranlagungsmöglichkeiten Gesamtkapitalrentabilität wird unabhängig von der Finanzierungsart berechnet und zeigt die Verzinsung des gesamten Kapitals Zeigt Gewinnbetrag pro Umsatz-Schilling, ohne Berücksichtigung der Zinsen- und Steueraufwendungen Kennzahlen zur Rentabilität