Steuerung mit Zielen und Kennzahlen

1. arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbH Emmericher Straße 17 90411 Nürnberg Tel.: (09 11) 2 30 87-83 Fax: (09 11) 2 30 87-84 E-Mail: arf@arf-gmbh.de Steuerung mit Zielen und Kennzahlen 04. Juni 2012

2. Agenda 1. Produktorientierte Haushaltssteuerung 2. Outputorientierte Haushaltssteuerung

3. Reform des Gemeindehaushaltsrechts Die Ziele • Ressourcenverbrauch • Generationengerechtigkeit • Vermögensrechnung/Bilanz • Wirtschaftlichkeit, Liquidität • Konzern Kommune • Parlamentarisches Budgetrecht Rechnungs- und Steuerungssystem Dezentralisierung Ergebnis- orientierung • Budgetmanagement • Eigenverantwortung • Integration Sach- und Finanzverantwortung • Kontrakte/Zielvereinbarungen • Produktsteuerung • Leistungs- und Finanzziele • Qualitätsmanagement

4. Grundbausteine der VerwaltungssteuerungVom Input zum Output … Ressourcen Verwaltung Leistungen für Bürger Verwaltungsprozess: - Organisation - Verwaltungsabläufe - DV-Verfahren Input: - Geld - Personal - ... Output: - Produkte/Leistungen - z.B. Kinderbetreuung (Outcome = Wirkung der Leistung)

5. Produkte als Leistungsbündel Leistungsempfänger (Bürgerorientierung) Empfängerebene Produkt 1 Produkt 2 Produkt 3 Produktebenebene Leistung 1 Leistung 2 Leistung 3 Leistung 4 Leistung 5 Leistung 6 Leistung 7 Leistungsebene Prozessebene Prozesse/Tätigkeiten

6. Kommunale Produkte Beispiele Betreuung und Förderung von Kindern in Tageseinrichtungen Bereitstellung Bibliothek Durchführung von Wahlen Hilfe für behinderte Menschen Verwaltung öffentlicher Finanzmittel Förderung des Sports Grünpflege Bereitstellung technische Infrastruktur

7. Kommune Bürger/innen Unternehmen Verbände andere Verwaltungen ... Interne Produkte Externe Produkte ProduktklassifikationInterne und Externe Produkte

8. Definition der ProdukteProduktrahmen als Basis • Die Produkte können frei definiert werden! • Die statistische Produktgliederung ist jedoch verbindlich einzuhalten  Berücksichtigung des Produktrahmens der IMK / Land Hessen • Zweck: • Haushaltswirtschaftliche Steuerung (Gliederung Haushalt) • Grundlage interkommunaler Vergleiche • Erfüllung finanzstatistischer Meldepflichten • „..den Ländern wird empfohlen, den Produktrahmen mit den Produktbereichen und den Produktgruppen landeseinheitlich vorzugeben.“

9. Produktpläne (Auszug)Bsp: Produktgruppe 111 Verwaltungssteuerung u. -service Volkmarsen 01.111.00 Geschäftsführung Städtischer Gremien 01.111.10 Verwaltungsleistungen und Öffentlichkeitsarbeit 01.111.20 Allgemeine Dienste / Städtepartnerschaft 01.111.40 Ortsrecht 01.111.50 Personalwesen 01.111.60 Finanz- und Steuerverwaltung 01.111.70 Kassenwesen 01.111.90 IT-Administration

10. Produkte und Produktverantwortung Anforderungen • Die Produktverantwortung soll eindeutig einer Organisationseinheit zugeordnet werden können. • Verbindung der Organisationsstrukturen mit den Produktstrukturen • Verbindung der Produkthierarchie mit Budgetverantwortung • Produktverantwortung bedeutet Budget- und Fachverantwortung für das Produkt (=Dezentrale Ressourcenverantwortung) • Entscheidung darüber, welche Aufgaben mit den vorhandenen Mitteln erfüllt werden sollen • Jedes Produkt benötigt einen Produktverantwortlichen. • Verantwortung muss eindeutig zugeordnet und personalisiert werden • Damit ist eindeutig bestimmbar, wer im Zuge der Produktorientierung der Ansprechpartner für das (finanzielle und sachliche) Ergebnis ist.

11. Strategische Fragestellung Leitbild Leistungsangebot PflichtproduktA Pflichtprodukt B Freiwilliges ProduktC Freiwilliges ProduktD Welche Produkte brauchen wir wirklich?

12. Produktsteuerung Produktcontrolling: Ergebnisse und Wirkungen niedrig Ressourcen-verbrauch hoch Sind das die richtigen Produkte? Ausbau Kosten senken Rückbau? Standards? niedrig Wirkungsbeitrag hoch arf GmbH 2010

13. Agenda 1. Produktorientierte Haushaltssteuerung 2. Outputorientierte Haushaltssteuerung

14. Sie haben gerade kameral inputorientiert ein Baguette gekauft. Wissen Sie was das ist? Sie stehen in einer Bäckerei und verlangen: • 10 Cent Mehl • 20 Cent Wasser und Energie • 2 Cent Salz • 10 Cent Gewürzmischung • 1 Cent Zucker • 15 Cent Trockenhefe • 4 Cent Butter • 3 Cent Ascorbinsäure (Vitamin C) • 25 Cent Personal • 35 Cent Gemeinkosten --------------------------------------------------- Gesamt: 1,25 Euro

15. Von der Input- zur ProduktorientierungInput- vs. Outputsteuerung • Der Wechsel von der Input- zur Outputsteuerung ist ein zentraler Punkt des neuen kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens. • Inputsteuerung bedeutet • Ausrichtung von Planungs-, Steuerungs- und Kontrollmechanismen an den zur Verfügung gestellten Mitteln (Ressourcen). • Outputsteuerung bedeutet • Ausrichtung von Planungs-, Steuerungs- und Kontrollmechanismen an Leistungsausbringungsmenge und -wert bei Erstellung eines Produkts oder einer Leistung mit den zur Verfügung gestellten Mitteln/Ressourcen. Definition von Zielen notwendig !!!

16. Steuerung mit Zielen und Kennzahlen –Gesetzliche Regelung in der GemHKVO § 4 Abs. 2 GemHVO • „ […] In den Teilhaushalten sollen außerdem Leistungsziele und Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung angegeben werden. “ § 10 Abs. 3 GemHVO • „In den Teilhaushalten sollen produktorientierte Ziele unter Berücksichtigung des einsetzbaren Ressourcenaufkommens und des voraussichtlichen Ressourcenverbrauchs sowie Kennzahlen zur Zielerreichung bestimmt werden. Die Ziele und Kennzahlen bilden die Grundlage für die Erfolgskontrolle und Steuerung der Haushaltswirtschaft.“ Zielvereinbarung

17. Ich benötige dafür: - 50 T€ - 3 MA- … Wir wollen: Kontraktverhandlungen Zusammenhang Ziele – Kennzahlen – Haushalt Produkt Ziel & Kennzahl Budget Haushalt Politik Verwaltung

18. Weiterentwicklung des NKRSSteuern – Wie geht das? 1. Ziele setzen 9. Zielerreichung? Ziele setzen • wissen wohin man will Kontrolle • erkennen können wo - in Bezug auf das Ziel - man ist Analyse • das Ergebnis der Kontrolle auf die Abweichung auf das Ziel hin analysieren Maßnahmen • aus Kontrolle und Analyse geeignete Maßnahmen entwickeln, um den Pfad zum Ziel einzuhalten Steuerungsobjekt 8. Wer machtwas bis wann? 2. Planen Kennzahlen 3. Maßnahmentreffen + anordnen 7. Maßnahmentreffen + anordnen Kennzahlen 6. Alternativenerarbeiten 4. Wer machtwas bis wann? 5. Ist-Zustandanalysieren u. Diagnose

19. Zielpyramide:Grundlage für eine zielorientierte Steuerung Gesamt- verwaltung Gesamt-haushalt Teil- haushalte Produkte Politik Verwaltungs-führung Fachbereiche Produkt- verant- wortliche Leitbild Richtungsziele= Oberziele aus dem Projekt Bereichsziele(abgeleitete Oberziele) Produkt-ziel 1 (Teilziel) Produkt-ziel 1 (Teilziel) Produkt-ziel 1 (Teilziel) Produkt-ziel 4 (Teilziel) Produkt-ziel 5 (Teilziel) Produkt-ziel n (Teilziel) Querschnittsziele

20. Beispiel einer Zielentwicklung • Leitbild: attraktiver Standort für Dienstleistungen und Gewerbe • Oberziel: Erhöhung der Bekanntheit der Stadt als Wirtschaftsstandort • Entwicklungsziel: Weitere Betriebsansiedlungen in den Gewerbegebieten fördern Produkt 15.01.01 - Wirtschaftsförderung • Produktziel: Erstellung eines Standortprofils und eines Vermarktungskonzepts • Ziel: Erstellung des Konzepts im Jahr 2012 • Kennzahl: Konzeptstand am Ende des Jahres 2012

21. Was sind Ziele? • Unter „Zielen“ versteht man Aussagen über zukünftig erwünschte Zustände, die über entsprechende Entscheidungen und Maßnahmen herbeizuführen sind bzw. zu erreichen sind (Soll-Zustände) • Ziele konkretisieren die haushalterische Ermächtigung (Budget) • Als Grundlage für die Identifizierung von Zielen können insbesondere folgende Unterlagen dienen: • Gesetze, Satzungen • Beschlüsse • Konzepte • Leitbilder • Programme

22. Anspruch an Ziele

23. Was bringen Ziele? • Ziele definieren die Qualität von Produkten • Bsp. 1: Reduzierung der Energiekosten aller Gebäude um 3% im Jahr 2012 • Bsp. 2: Erhöhung der Kindergartenplätze um 10 neue im Jahr 2012 • WICHTIG • Ziele müssen GEMEINSAM vereinbart werden • verschiedene Ziele stehen in KONFLIKT zueinander, deshalb müssen (politische) PRIORITÄTEN gesetzt werden • Ziele machen EINDEUTIG deutlich, welche Aufgabe der Produktverantwortliche hat UND welche nicht • bisher war das alles auch bekannt – es wurde nur noch nicht schriftlich festgehalten • Chance: Versachlichung der Diskussion

24. Operative Produktziele Einhaltung der Hilfsfrist (10 min) bei allen Einsätzen der jeweiligen Feuerwehren im Jahr 20… jedem aktiven Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen soll eine eigene persönliche Ausrüstung zur Verfügung stehen, […] Beibehaltung oder mögliche Steigerung der aktuellen Zahl (20...) der Jugendlichen in den Jugendfeuerwehren (Alter: 10 - 17 Jahre) energetische Überprüfung der Feuerwehrgerätehäuser und Aufzeigen der Einsparpotenziale ProduktzieleBeispiel: Brandbekämpfung

25. Was sind Kennzahlen? • Kennzahlen verdichten Daten und filtern daraus zielgerichtete Informationen. • Kennzahlen machen die Zielerreichung meßbar und sind das wesentliche Instrument zur Steuerung!

26. Wesentliche Aspekte zur Kennzahlenfestlegung • Festlegen der relevanten Kennzahlen • interessant vs. relevant • Kennzahlen dienen als Instrument zur Messung der Zielerreichung • Kennzahl konkret zum Ziel bilden • Festlegen der Messkriterien • präzise Definition des Messverfahrens • Ermitteln der Grunddaten der Kennzahlen • Aufwand der Erhebung • Zeitliche und zeitnahe Verfügbarkeit • Einheitlichkeit der Quellen • Vorverfahren zur Ermittlung der Kennzahlen nutzen • Vermeidung von zusätzlichen Zähllisten Bei der Auswahl der Kennzahlen gilt der Grundsatz: „QUALITÄT VOR QUANTITÄT“ („Weniger ist oft mehr“). Nicht auf die Menge der Kennzahlen kommt es an, sondern darauf, dass sie aussagekräftig und steuerungsrelevant sind!

27. Operative Produktziele Einhaltung der Hilfsfrist (10 min) bei allen Einsätzen der jeweiligen Feuerwehren im Jahr 20… jedem aktiven Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen soll eine eigene persönliche Ausrüstung zur Verfügung stehen, […] Beibehaltung oder mögliche Steigerung der aktuellen Zahl (20...) der Jugendlichen in den Jugendfeuerwehren (Alter: 10 - 17 Jahre) energetische Überprüfung der Feuerwehrgerätehäuser und Aufzeigen der Einsparpotenziale Kennzahlen Quote der Hilfsfristeinhaltung Ausrüstungsquote der Feuerwehr Anzahl der Mitglieder der Jugendfeuerwehr Fertigstellungsgrad eines Energiesanierungskonzepts ProduktzieleBeispiel: Brandbekämpfung

28. Ausprägung im Haushalt • Die Ziele und Kennzahlen sind dann im Rahmen des Haushalts auf Teilhaushaltsebene hinsichtlich folgender Zielelemente weiter zu konkretisieren: • Zielstatus – Wo stehen wir heute? • Ermittlung des Ist-Zustandes • Zielausmaß – Wann ist das Ziel erreicht? • Festlegung des Soll-Zustandes • Zeitbezug – Innerhalb welchen Zeitraums soll das Ziel erreicht werden? • Operativ: Zeitraum < 1 Jahr (Haushalt) • Mittelfristig: Zeitraum 1 bis 5 Jahre (Mittelfristige Planung) • Strategisch: Zeitraum > 5 Jahre (Haushaltsstrategie/ Leitbild)

29. Beispiel VolkmarsenProduktblatt - Kopf

30. Beispiel VolkmarsenProduktblatt – Ziele und Kennzahlen

31. Berichtswesen und Steuerung einführen Ausprägungen der Kennzahlen verhandeln Strategien & Prioritäten entwickeln Kennzahlen zu den Zielen definieren Ziele zu den Aufgaben bilden Produkte bilden und Aufgaben beschreiben Steuern mit Produkten, Zielen und KennzahlenDoppik nur der Anfang … Doppik einführen

32. Umsetzung der Theorie in die Praxis

33. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Wir stehen gerne für Fragen zur Verfügung. Kontakt: Stefan Günther --------------------------------------------------------------------------arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbHEmmericher Straße 17, D-90411 NürnbergTel.: (0911) 23 08 78 3, Fax: (0911) 23 08 78 4www.arf-gmbh.dearf@arf-gmbh.deHauptsitz: Nürnberg, AG Nürnberg, HRB 13446Geschäftsführer: Helge C. Brixner, Dr. Horst Körner--------------------------------------------------------------------------