L’organizzazione della supervisione dei fornitori di siti in service

1. L’organizzazione della supervisione dei fornitori di siti in service Un’esperienza positiva di gestione sanitaria a 360° in figura – Una TC PET

2. L’ospedale è una cellula vivente … che partecipa alla fisiologia del sistema sociale … • integrando le risorse interne • affidandosi a servizi esterni • gestendo indicatori di (auto)valutazione in figura – Immagine fusion TC PET

3. Questa cellula vivente è complessa e funziona tramite … STRUTTURE ORGANIZZATIVE che procedono per competenza e si interfacciano comunque in figura – Diluizione di un farmaco chemioterapico

4. La cellula cerca sempre equilibri dinamici fra … - la richiesta e l’offerta - il beneficio e il rischio - i vantaggi professionali e quelli aziendali - la norma e lo stato di fatto in figura - Schema a blocchi del flusso logico di un processo di valutazione dei rischi

5. L’integrazione delle funzioni contribuisce al raggiungimento degli equilibri e può avvenire in modo … - inconsapevole e fortuito - consapevole e condiviso in figura – Un mammografo

6. Anche le soluzioni gestionali “recenti” quali principalmente … - le esternalizzazioni - i service - i project financing ΔRISORSE GESTIONALI Δ RISORSE UMANE Δ RISORSE STRUTTURALI in figura – Service di traino di una “struttura” in difficoltà ΔRISORSE FINANZIARIE

7. … hanno vantaggi e limiti correlati alla consapevolezza organizzativa della struttura - adeguatezza di risorse - funzionalità organizzativa - livelli di comunicazione - confidenza fra i dirigenti UFFICIO TECNICO INGEGNERIA CLINICA SERVIZIO PREVENZIONE DIREZIONE SANITARIA in figura – Fioritura in un contesto appropriato FISICA MEDICA

8. Un’esperienza positiva ... è stata realizzata in ospedale - su siti già esistenti - su siti in collaudo - (in previsione) per siti in gara RISONANZA MAGNETICA RADIOTERAPIA GAMMA CAMERA Portale passaggio rifiuti radiocontaminati TAC in figura – Sito ad “alta tecnologia” naturalistica RIS PACs completo

9. Il contesto di partenza … TANTI CONTRATTI, POCHE EVIDENZE RACCOLTE tipo di sitotipo di acquisizione 2 radioterapie acquisto 2 siti di RMN service 4 TC neoaggiudicato ris pacs completo neoaggiudicato 6 gamma camere acquisto e service Portale passaggio acquisto rifiuti radiocontaminati - presente un global service estesissimo Controlli sui fornitori - con le risorse a disposizione - (quindi) medio/basso profilo - esclusione di impianti generali (es.: antincendio) in figura – Una scelta possibile contro gli incidenti: risk management spirituale

10. Il contesto di arrivo … UN SERVIZIO TERZO DI SUPERVISIONE tipo di sitosupervisione completa di 2 radioterapie dispositivi e impianti 2 siti di RMN dispositivi e impianti 4 TC dispositivi e impianti ris pacs completo dispositivi, server, rete 6 gamma camere dispositivi Portale passaggio rilevazione dei transiti rifiuti radiocontaminati Supervisione dei fornitori - con risorse e funzioni terze all’ospedale - continuativi - completamente tracciati - alto profilo - inclusione di impianti generali e di allarmi - reportistica periodica di conformità ai contratti - consulenza per l’ospedale in figura – L’agricoltura insegna che anche i virgulti migliori vanno seguiti

11. Il supervisore … è una società terza che … • eroga un servizio di gestione con supervisione dei siti di medio-alta tecnologia inclusivo di: > manutenzioni degli impianti e dei dispositivi > controlli di legge degli impianti e dei dispositivi > gestione con rilevazione e il rilancio degli allarmi degli impianti e dei locali connessi ai dispositivi • mantiene aggiornato un sistema informativo che consente alle Direzioni di Struttura di avere il governo giornaliero - per 365 giorni l’anno - dell’andamento dei contratti e degli eventi, assicurando: > la tracciabilità di tutti gli eventi > un ridottissimo coinvolgimento degli operatori dell’ospedale in figura – Il “punto informazioni” è sempre un supporto valido e concreto per conoscere il territorio Esso è presidiato da persone dedicate

12. La messa a regime della supervisione … passa attraverso alcune fasi preliminari … - interfaccia ospedale / supervisore > analisi dei contratti in essere e traduzione in termini operativi (tempi, attività, penali) > raccolta e analisi dello stato di fatto di disservizi, attività sospese, criticità non correttam. gestite > generazione di una scadenziario delle attività programmabili agganciato allo stato di fatto > generazione di azioni correttive per risolvere le attività non concluse - Interfaccia ospedale / fornitori > lettera di delega trasmessa ai fornitori - Interfaccia supervisore / fornitori dell’ospedale > avvio del servizio di supervisione in figura – Il gioco del puzzle continua ad affascinare intere generazioni di esseri umani. Per quelli più complessi, un supporto evita il mal di testa

13. Alcune evidenze del servizio di supervisione in figura – La bilancia a due piatti consente un peso e una misura

14. RMN – siti in service IL CONTESTO DI PARTENZA … START!! Sulla carta: - full-risk di tutti i dispositivi 1 tomografo RMN con consolle 1 consolle di refertazione - full-risk di tutti gli impianti i. elettrico completo i. e centralina rilevazione O2 i. meccanico completo con UTA i. CDZ completo i. Elio con compressore i. antincendio i. gas medicinali i. rilevazione temperature sala magnete e tecnico in figura – La “Lego” degli adulti

15. RMN – siti in service DOPO LO START … ANCORA IL CONTESTO DI PARTENZA Evidenze di conformità della gestione (leggi, norme e contratto)? Poche e quelle poche non soddisfacenti. Fra richieste, interventi incompleti, manutenzioni programmate non sempre svolte, … una persona qualificata era quasi sempre necessariamente impegnata, oltre al personale clinico. Le evidenze di conformità di gestione rimanevano tali.

16. RMN – siti in service IL CONTESTO DI ARRIVO … … UN SERVIZIO MONITORATO!! IL SERVIZIO TERZO DI SUPERVISIONE 1. Dispositivi Gestione completa delle manutenzioni preventive e correttive nonché dei controlli di legge dei dispositivi, con supervisione dei fornitori/manutentori. 2. Impianti e allarmi Gestione completa delle manutenzioni preventive e correttive nonché dei controlli di leggee degli allarmi di tutti gli impianti, con supervisione dei fornitori/manutentori. > Gestione completa degli allarmi (O2, incendio, cmp Elio, …) con rilancio degli stessi per competenza.

17. RMN – siti in service IL CONTESTO DI ARRIVO … … UN SERVIZIO MONITORATO!! IL SERVIZIO TERZO DI SUPERVISIONE Le chiamate vengono aperte al servizio di supervisione che coinvolge i fornitori e trasmette tutti i passaggi ai referenti dell’ospedale “senza disturbare”. Gestione completa degli allarmi (O2, incendio, cmp Elio, …) con rilancio degli stessi per competenza. Nel frattempo, senza accorgersene, il contratto fra ospedale e fornitore viene applicato!!! in figura – Centro!

18. RMN – siti in service Alcune delle evidenze oggettive ottenute grazie al servizio supervisore …

21. RMN – siti in service Uno sguardo alla complessità: le “sole” attività MENSILI impianti meccanici ° Pulizia filtri ° Verifica controllo e prove di funzionalità compressore ° Verifica scambio funzionamento circolatori ° Prove funzionalità dei dispositivi delle pompe e dei ventilatori installati nel vano tecnico ° Controllo temperatura acqua ° Controllo pressione temperatura al condensatore e all’evaporatore ° Controllo vibrazione anomale ° Controllo stato delle coibentazioni ° Controllo livello olio e carica gas ° Controllo indicatori di passaggio ° Controllo cinghie di trasmissione ° Controllo valvole pressostatiche, termostatiche se presenti e tutti gli organi di sicurezza ° Controllo accoppiamento motori compressore ° Controllo assorbimento elettrico ° Pulizia generale ° Controllo e pressione a monte e a valle delle batterie ° Controllo tensione e stato di usura cinghie ° Controllo serrande di regolazione e loro taratura ° Controllo pompa ed elettrovalvola umidificatori ° Controllo equilibratura e pulizia ventilatori ° Controllo assorbimento motori ° Controllo pulizia serrande ° Controllo guarnizioni giunti e silenziatori ° Pulizia e lavaggio interno sezioni, griglie presa aria ed espulsione, plenum, batterie di recuperatori ° Pulizia sezione umidificante in tutti i suoi componenti.

22. Esempio: test preventivi fughe gas

23. Esempio: controllo semestrale gas medicinali (1/2)

24. Esempio: controllo semestrale gas medicinali (2/2)

25. La manutenzione correttiva ha fornito fin troppe evidenze di necessità di un servizio di supervisione ….

26. Esempio: traduzione operativa dei tempi contrattuali

27. Radioterapie Siti di proprietà (acquisto) - full-risk di tutti i dispositivi 2 acceleratori 1 TC 1 CR 1 simulatore 1 sistema piani trattamento 1 cappa per fusione leghe Pb-Cd 1 tagliasagome - full-risk di alcuni impianti cdz porte acceleratori in figura – Figura umana in “accelerazione”

28. Esempio: traduzione operativa dei tempi contrattuali

29. Esempio: traduzione operativa dei tempi contrattuali

30. Il servizio terzo di supervisione … consente ai dirigenti delle strutture ospedaliere di • confidare nella reale attuazione dei contratti sottoscritti con i fornitori • verificare, senza impegno di personale e per tutta la durata contrattuale, la realizzazione delle previsioni di legge e di norma • concentrare la propria attenzione e professionalità sugli aspetti gestionali più alti • conservare durante e dopo il periodo contrattuale le evidenze necessarie • gestire i rapporti con i fornitori tramite percorsi di revisione contrattuale … • … anche per i contratti “in fieri” in figura – Per esperienza diretta dell’autore sono proprio rose, e i primi fiori sono già apparsi!!

31. Grazie per l’attenzione dedicata!