Business Plan SAXUM FOUNDATION Fundraising Campaign

1. Ca Jerusalem, August 2013 Business Plan SAXUM FOUNDATION FundraisingCampaign

2. A Modo de recordatorio… 60 Millones de dólares para la construcción de los edificios y el Fondo de dotación Que necesitamos conseguir? Cómo lo vamos a conseguir? Con un Business Plan, mucha fe y mucho trabajo

3. Qué es un Business plan? Es el plan que cada región ha de hacer para preparar la campaña de fondos: Consideraciones tácticas, descripción de los objetivos, medios, riesgos, plazos, protocolo de responsabilidades, comunicación interna, metas, éxitos, etc. Para qué necesitamos un Business plan? La campaña en algunos casos puede ser larga y, aunque en un principio va dirigida a los de Casa, siempre será necesario acudir a cooperadores y amigos. Cada gestión económica ha de ser una gestión apostólica. Para conseguir los objetivos en los plazos previstos, necesitamos prever las posibles gestiones y las cantidades, además de saber presentar y enfocar los temas de manera que convenzan. En cada región distintos aspectos del proyecto mueven mas que otros a dar.

4. Algunos datos relevantes Desde hace más de 20 años se lleva buscando este terreno. La superficie construida será de unos 7.000 m2. La idea es construir en cuanto esté el permiso final de obra. La construcción tardará en torno a dos años. La meta es empezar las actividades a finales del 2015

5. Consideraciones generales a tener en cuenta para la elaboración del Business Plan Se empezará la campaña cuando tengamos en la mano el permiso final de construcción. Esto significa tener una espera activa. Mientras se pueden ir haciendo cosas. 2. Desde el cg se determinara la cantidad a conseguir por cada región. 3. El canal de comunicación de toda la campaña será la pagina web. Habrá un material común para la promoción y otro a usar de manera distinta para cada país. Aunque cada región tiene su autonomía para organizarse como vea, existe una organización general al servicio de las regiones.

6. Estructura organizativa general • La entidad propietaria de Saxum se llama Associationfor Cultural Interchange (ACI). • La entidad que coordina la campaña de fondos es que colabora con las fundaciones locales de cada región y está al servicio de ellas. • Las fundaciones regionales han de adaptarse para que funcione esta colaboración, reciban los donativos para este propósito y los envíen a Associationfor Cultural Interchange (ACI), que es quien paga el proyecto. El Endowment, en principio, parte estará en ACI y el resto en • Cada región ha de tener un único interlocutor con la Fundación Saxum, que será el responsable de la campaña en esa región. • Una persona del Board de la Fundación Saxum participará en el Board de la organización que se cree en cada región. • Creación de una base de datos de donantes. Reportes mensuales a la Fundación Saxum.

7. No olvidarque… No se trata de pedirdinero sin más. Se tratade involucrar a la gente en el proyectopara que lo hagansuyo. Despuesdarándinero y buscarándinero. Cada persona involucradaharásupropiacampaña. 1 2 Los donantes no dandinero a lascausas. Los donantesdandinero a las personas en lasqueconfíanporquesabenque van a sacar el proyectoadelante. 3 Para recibir, antes hay que dar. Estudiar bien qué damos a cambio, qué podemos ofrecer, que cosas podemos mostrar como ya conseguidas. Conocer bien Tierra Santa. Saber transmitir pasión por este instrumento. Manejar bien el material de promoción, especialmente pagina web. Trabajos Previos

8. Con estas consideraciones vamos a sugerir un ejemplo de Business Plan…

9. Quénecesitamosdelimitar en el Business plan? • Mission Statement (Razón de ser) y necesidad del proyecto. • Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. • Organizacióninterna, comunicación e infraestructuranecesaria • Material de promoción y uso. • Fases y tiempo de construcción • Lista de donantes. • Comunicación con los donantes. • Herramientas de control Aquí se trata de dar algunas consideraciones mas o menos generales que puedan ayudar a todos. Cada región ha de seguir su propio plan y seria muy deseable salir de curso anual con las líneas de acción marcadas.

10. Mission Statement y necesidad del proyecto. • Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. • Organizacióninterna, comunicación e infraestructuranecesaria • Material de promoción y uso. • Fases y tiempo de construcción • Lista de donantes. • Comunicación con los donantes. • Herramientas de control

11. La razón de ser de es que las personas que asistan a sus actividades, conozcan mejor a Cristo, lo traten y lo amen más. Por eso ayudará… 1 a profundizar en la vida de Jesús para que “cerrando los ojos, podamos contemplarla como en una película”. 2 a profundizar o redescubrir las raíces de nuestra cultura y nuestra fe. 3 a favorecer el entendimiento entre las distintas culturas así como ayudar a los cristianos de Tierra Santa.

12. Qué hace a único? La posibilidad de combinar la peregrinación con la reflexión, el seguimiento de las huellas de Cristo en los lugares santos, con la meditación de los Evangelios en un entorno apropiado. La posibilidad de atender adecuadamente a los peregrinos facilitando la recepción de los sacramentos y un ambiente cuidado para sentirse como en casa. La posibilidad de profundizar en el conocimiento de la Historia y la cultura de Tierra Santa.

13. Mission Statement y necesidad del proyecto • Cantidadesa conseguir y tiempo de consecución. • Organizacióninterna, comunicación e infraestructuranecesaria • Material de promoción y uso. • Fases y tiempo de construcción • Lista de donantes. • Comunicación con los donantes. • Herramientas de control

14. 2. Cantidades a conseguir $ 30.000.000,00 $ 30.000.000,00 Construcción Endowment

15. Presupuesto de construcción, equipamientos y formación

17. Planteamiento del Endowment 1 Garantizar la sostenibilidad del proyecto en el futuro. 2 Proveer ayudas y subvenciones a las actividades que se organicen. 3 Desarrollo de programas de formación.

18. Justificación del Endowment Con los $30 Millonespresupuestados, contando con un rendimiento del 5%conseguimos$1.5 Millones al año.

19. Distribución del Endowment Con los $30 Millones a un rendimiento del 5% conseguimos $1.5 Millones al año. Estogarantizala estabilidad. Veamos dos escenarios: 1 Situación política inestable con cierre de la casa por motivos de seguridad. Con esta cantidad podemos asumir el coste de la plantilla de la administración, un mantenedor y dos guardias de seguridad. 2 • En una situación normal de funcionamiento podremos destinar esos rendimientos a las siguientes partidas: • Un mínimo de un 40% para ayudas y subvenciones de actividades. • Un máximo de: • 20% Promoción de actividades de la administración • 15% Desarrollo de programas multimedia • 10% Actividades desarrolladas por la Fundación Saxum • 15% Recapitalización del Endowment

20. Mission Statement y necesidad del proyecto. • Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. • Organizacióninterna, comunicación e infraestructuranecesaria • Material de promoción y uso. • Fases y tiempo de construcción • Lista de donantes. • Comunicación con los donantes. • Herramientas de control

21. 3. Creación de un equipo de campaña adecuado a la cantidad que se ha de conseguir. A modo de sugerencia podría ser: • Presidente de la Fundación local. • Executive Director de la campaña. • Un miembro de la cr/dl. • Uno o dos grandes donantes • Tesorero (empresario; experto en finanzas). • Abogado (cuestiones legales de la fundación). • Un representante de la Fundación Saxum. • Un administrativo. IMPORTANCIA DE TENER UN BUEN SPEAKER CONOCEDOR DEL PROYECTO Y DE LA VIDA EN TIERRA SANTA, QUE SEPA TRANSMITIR LA NECESIDAD DE SACARLO ADELANTE: QUIZA PRIMERO VOSOTROS Y DESPUES OTROS A LOS QUE FORMEIS

22. Responsabilidades del Board • Identificar y escribir la correctamission statement de supais. • Preparar una lista de objeciones a modo de FAQ. • Identificarposiblesdonantes. • Establecermetasmensuales y comunicar al Board. • Organizarreuniones para explicar el proyecto. • Preparar a un buen speaker. Ha de conocerbien el proyecto y la vida en Tierra Santa. • Establecerunacorrectacomunicacion con el Board General. • Resolver los requerimientoslegales y financieros de los donantes. • Trabajar con constancia la base de datos. • Darle a todaslasgestioneseconomicas la componenteapostolica. • Establecer el tiempo de dedicacion y las reunions necesarias para el correctoseguimiento de los plazos y cantidades a conseguir. • Irformando un equipo de Delegados de Saxumquepuedanserdespues los agentes de la postpromoción: peregrinaciones, convivencias, comuniones, renovacionesmatrimoniales, colegios, etc. Puedeser un bueneap. • Organizaralgunevento annual para los donantesy posiblesdonantes. • Establecerun mecanismocomodo y flexible para agradecerlasdonacionesy mantener a los donantesinformados de todos los detalles del proyecto y de aquellosdetallesque les confirmen en sugenerosa decision.

23. Mission Statement y necesidad del proyecto. • Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. • Organizacióninterna, comunicación e infraestructuranecesaria • Material de promoción y uso. • Fases y tiempo de construcción • Lista de donantes. • Comunicación con los donantes. • Herramientas de control

24. 4. Material de promoción al servicio de todos • Pagina web www.saxum.org • Videos de promoción (Español e Inglés) • Guidelines para presentar esos videos • Folleto pequeño descargable. Personalización para cada país • Folleto grande (en construcción) • Distintos PowerPoints que pueden servir de ayuda. • Iniciativas de cada región que resulten útiles: videos, etc

25. Mission Statement y necesidad del proyecto. • Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. • Organizacióninterna, comunicación e infraestructuranecesaria • Material de promoción y uso. • Fases y tiempo de construcción • Lista de donantes. • Comunicación con los donantes. • Herramientas de control

26. 5. Cronograma del proyecto

27. Plazos de financiación dic’13 dic’14 Total Construcción $12 M $18 M $30 M Endowment $10 M $20 M $30 M TOTAL$22M $38M $60 M

28. Mission Statement y necesidad del proyecto. • Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. • Organizacióninterna, comunicación e infraestructuranecesaria • Material de promoción y uso. • Fases y tiempo de construcción • Lista de donantes. • Comunicación con los donantes. • Herramientas de control

29. PRIMERA FASE: IDENTIFICAR LOS GRANDES DONANTES TOP AND MAJOR DONORS

30. 6. Lista de grandes donantes • (personas de Casa y cooperadores?) • Lista clara de potenciales donantes (3 o 4 nombres por gestión de cantidad prevista). Relaciones con asr y dlf. • Definir la gente de casa que va a participar en la promoción en una primera fase. • Definir el tiempo necesario para esa primeras gestiones: tener en cuenta tiempo de contacto, oportunidad de la gestión y cantidad a pedir. Estudiarlo bien. • Preparar muy bien el material a utilizar: usar los generales y adaptarlos a las necesidades. Apoyo de la oficina central • Eje central de la campaña: EL WEBSITE • Flexibilidad en las peticiones: no menos de 350.000 $ en tres años. • Una vez hecha la lista: tiempo concreto de acción. Podría ser que algunas gestiones fallaran. No desesperarse. Campaña de grandesdonantes: en 2-3 años. • TENER EN CUENTA: 70% DE GRANDES DONANTES Y 30% DE PEQUEÑOS

31. Modalidades de donación Vamos a echar un vistazo a la web: http://www.saxum.org • Además: • Donantes de honor • Empresa patrono /particular patrono • Nombres de salas • Reconocimiento de grandes donantes • Posibles aplicaciones android e iphone para compra de cosas concretas: grandes unidades de obra • Miembro de AMIGOS DE SAXUM • Cuotas periódicas y compromisos de donaciones • TODO LO QUE SE OS OCURRA Las grandes donaciones se consiguen siempre facetoface

32. Posibles actividades complementarias a realizar para los donantes grandes • Visitas a Tierra Santa con algunos donantes. • Visitas desde la oficina a personas concretas. • Reuniones de grupos pequeños explicando el proyecto. Guideline del video de promoción. • Jornadas relacionadas con la Tierra Santa, seminarios, explicaciones. • Jornadas de empresarios que financien un proyecto social: “ PeaceProcess in Israel”

33. Relaciones con la oficina central • En Jerusalem siempre disponibles para ir a visitar o recibir personas • Relación fluida mensual de objetivos propuestos y conseguidos. Nuevas ideas a transmitir. • Oportunidad de una base de datos (intranet en la web) de donantes: posibles comunicaciones posteriores • Necesidades de material de promoción. • Compartir experiencias con otras regiones.

34. SEGUNDA FASE: RESTO DE DONANTES MIDSCALE AND REGULAR DONORS

35. En principio hay que proponerlo a todos los de Casa y a sus amigos. • Hemos de pensar en medianos y pequeños donantes. • Pensando aplicaciones para móviles que faciliten la donación pequeña. • Pensar más bien en suscripciones y donativos periódicos. • Proponerse cantidades superiores a $15,000 en tres años para donantes intermedios y $5.000 para pequeños donantes.

36. Posibles actividades complementarias a realizar para los donantes medianos y pequeños • Convivencias especiales para explicar el proyecto. • Visitas desde la oficina regional a grupos. • Acompañar a hacer gestiones por parte de la oficina regional. • Jornadas relacionadas con la Tierra Santa, seminarios, explicaciones.

37. Mission Statement y necesidaddel proyecto. • Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. • Organizacióninterna, comunicación e infraestructuranecesaria • Material de promoción y uso. • Fases y tiempo de construcción • Lista de donantes. • Comunicación con los donantes. • Herramientas de control

38. 7. Comunicación con los donantes • Cada donativo hay que agradecerlo, por pequeño que sea. • Modelos de cartas de acuerdo con las cantidades. • Creación de un newsletter. Alimentar la página web con información a las oficinas centrales. • Importancia de tener un CustomerServiceen cada fundación local.

39. Mission Statement y necesidad del proyecto. • Cantidades a conseguir y tiempo de consecución. • Organizacióninterna, comunicación e infraestructuranecesaria • Material de promoción y uso. • Fases y tiempo de construcción • Lista de donantes. • Comunicación con los donantes. • Herramientas de control

40. 8. Herramientas de control Reuniones periódicas del equipo de campaña. Dedicación. Uso de una base de datos común. Experiencias. Comunicación con la oficina central. Informes mensuales de objetivos y metas conseguidas.

41. A modo de ejemplo general… Si he de conseguir $5M en 3 años necesito: Board con ExecutiveDirector con dedicación plena Un administrativo a tiempo parcial Una lista de 830 donantes, de acuerdo con los distintas clases de donantes.

42. Otradistribucion de donaciones…

43. No perder de vista que: • Saxum es un instrumento de recristianización. • Cada gestión económica es una gestión apostólica. • Cada donación revierte en esa persona y en muchas otras. • TODOS LOS DONANTES SON IMPORTANTES. • IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN Y LA COORDINACION CON LA OFICINA CENTRAL: base de datos de donantes, testimonios, alimentar la pagina web con noticias,etc

44. PosiblesPreguntasque hay que saber contestar. El Middle East esunazona de constanteriesgo. Vale la pena un proyectoasícuando hay tantainestabilidad en el país? En mi región ya hay muchas iniciativas que sacar adelante y Tierra Santa me parece algo muy lejano. No conviene más bien centrarse en los proyectos apostólicos de la región y consolidarlos? Me parece que no es necesario gastarse tanto dinero en un proyecto simplemente para facilitar la conversión. Tenemos ya muchos instrumentos que lo facilitan y que revierten en la propia región. Si en Israel no hay mucha labor… Cómo se va a llenar la casa durante todo el año? Al final puede pasar que haya que ir… Si se organizan cv de s y crt, no será muy poco el tiempo a estar para lo que cuesta ir allí? Cómo se va a organizar? Tal y como están las cosas, me parece difícil que un s pueda ir allí de cv sin su mujer. Hay algo previsto para solventar esto? No es demasiado ambicioso el Visitor Center? Tampoco organizamos muchas peregrinaciones… y ya hay otras cosas parecidas. Además, si organizamos peregrinaciones en los colegios y parroquias, después los s no van a querer ir de cv y el calendario cargara sobre los numerarios y agregados, lo cual no parece muy viable en algunos meses del año. El Visitor Center, no debía estar en Jerusalem? No es fácil ir a Abu Gosh….

45. Ahora…. Contesta estas preguntas Tengo claro lo que se pretende. Creo en el proyecto? Tengo claro lo que voy a transmitir Tengo claro qué organización necesito Tengo claro cómo establezco mi comunicación

46. A modo de resumen: Mission statement. Necesidad del proyecto Medios para implementarlo: oficina. Staff. Goals. Timeline Preguntas a responder Informaciónen la web