Mise en place d’un système d’information médicale : l’exemple de l’hôpital local de Sancerre

1. E-santé le système d’information au service de la qualité/sécurité Mise en place d’un système d’information médicale :l’exemple de l’hôpital local de Sancerre Dr Vianney BREARDHôpital Local de Sancerre Centre de congrès La Villette – Cité des Sciences et de l’Industrie – Paris Lundi 10 décembre 2007 / Mardi 11 décembre 2007 Atelier n° 15

2. Plan • Système d’Information Hospitalier et système d’information médicale • Mise en place du système d’information médicale à l’hôpital de Sancerre • Objectifs – atouts et difficultés • Principes retenus • Méthodologie • Exemple d’amélioration importante apportée par l’approche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK

3. Plan • Système d’Information Hospitalier et système d’information médicale • Mise en place du système d’information médicale à l’hôpital de Sancerre • Objectifs – atouts et difficultés • Principes retenus • Méthodologie • Exemple d’amélioration importante apportée par l’approche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK

4. Le système d’information hospitalier (SIH) • Approche fonctionnelle (découpage en grandes fonctions) : • système administratif – système comptable • système logistique • système médico-technique et logistique médicale • système d’information médicale et para-médicale • systèmes transversaux et de pilotage • Approche structurelle (découpage par unités fonctionnelles) • Approche processus

5. Systèmes d’information administratif et comptable • Mis en place depuis longtemps ils existent partout • Les tâches gérées sont multiples : • Mouvements des patients – frais de séjour • Comptabilité fournisseurs et « clients » • Gestion financière, EPRD,… • Ils suivent une logique financière : • Par exemple : un patient peut être « présent » dans 2 unités à la fois : dans un service de soin et en réservation dans une unité d’hébergement

6. Système logistique • C’est en fait tous les systèmes de gestions de stock (flux, commandes) • Concerne donc de nombreuses fonctions : • Magasin, économat • Fonction linge, fonction restauration • … • Ces systèmes existent souvent mais disparates et rarement coordonnés

7. Systèmes médico-techniques et de logistique médicale • En lien avec le plateau-technique : • Unités d’imagerie, laboratoire, … • Mais aussi la pharmacie • En lien avec les appareillages bio-médicaux

8. Systèmes d’information médicale et para-médicale • Suivi individuel du patient : • Les différents dossiers professionnels : • Dossier médical • Dossier de soin • Dossier social • Dossier de rééducation (kiné, orthophoniste,…) • La révolution du Dossier Médical Personnel • Mise en œuvre difficile et repoussée… • Inverse le raisonnement : centré sur le patient et pas sur le professionnel • PMSI : intérêt épidémiologique et surtout budgétaire

9. Systèmes transversaux et de pilotage • Architecture documentaire : • Interne • Externe • Messagerie • Interne • Externe • Recueil d’informations : • Signalement d’incidents et d’évènements à risque • Systèmes d’aide à la décision

10. Approche structurelle du SIH Découpage organisationnel par Unités Fonctionnelles (pôles, services de soin ou administratifs, plateau technique,…) Simplifie la gestion de projets ciblés… …mais perte de vision globale et intégration difficile

11. Approche processus du SIH Centrée sur le patient Basée sur l’analyse des différentes activités nécessaires autour du patient et leurs enchainements Système cohérent en termes d’intégration …mais plus complexe et beaucoup plus vaste (d’autant que l’hôpital est grand)

12. Plan • Système d’Information Hospitalier et système d’information médicale • Mise en place du système d’information médicale à l’hôpital de Sancerre • Objectifs – atouts et difficultés • Principes retenus • Méthodologie • Exemple d’amélioration importante apportée par l’approche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK

13. Objectifs spécifiques à Sancerre de la mise en place du SIM • Remplir les obligations règlementaires : • Mise en place du PMSI (du fait de l’augmentation de capacité du service de Soins de Suite de 15 à 30 lits) • Rédaction du projet d’établissement • Participer à la démarche qualité : • Améliorer la traçabilité (soins, prescriptions…) • Améliorer la permanence des soins • Améliorer le partage de l’information • Améliorer les différents circuits (médicament…) • Fédérer tous les éléments de l’hôpital • Secteur sanitaire et médico-social • Site principal et sites distants

14. Atouts de l’hôpital de Sancerre • Petite taille : • Peu de services différents (1 SSR, 1 USLD, 3 EHPAD) • Seulement 2 axes de prise en charge (gérontologie et soins palliatifs) • 3 PH pour le secteur sanitaire • Forte motivation des différents personnels et de la direction • Paradoxalement le fait de partir de très bas

15. Difficultés • Géographiques et architecturales • 3 sites : 1 site principal et 2 sites distants • Site principal comportant de vieux bâtiments • Nombreux personnels n’ayant aucune connaissance en informatique • Intervention dans les EHPAD de nombreux médecins généralistes

16. Principes retenus pour la mise en œuvre du SIM • Schéma directeur de l’information basé sur : • l’intégration la plus grande possible des différents systèmes et l’approche processus • Mise en place d’un système unique • dans les secteurs sanitaire et médico-social • sur les 3 sites de l’établissement • Notion de dossier patient partagé • Un seul dossier patient mais plusieurs dossiers professionnels (médical, soins, kiné, orthophonie, pédicure,…) • Partage optimisé par l’attribution de droits différents aux intervenants (en lecture et en écriture)

17. Méthodologie • Les différentes étapes : • Élaboration des cahiers des charges (software et hardware) • Choix des solutions logicielles et matérielles • Mise en place • Formation • Mise en œuvre • Régulièrement : évaluation, formation • Réalisées en pluri-disciplinarité : tous les agents sont concernés

18. Les cahiers des charges • Hardware • Architecture d’un réseau permettant la gestion centralisée des 3 sites • Connections sans-fil quand cela est possible • Nombre suffisant d’organes de saisie • Software • Compatibilité avec le logiciel administratif existant • Dossier centré sur le patient • Intégration de fonctions : • Codage PMSI mais aussi AGGIR, PATHOS… • Réception de résultats de biologie • Messagerie, agenda patient et professionnels • Aide à la prescription (interactions, livret du médicament,…)

19. Choix des solutions • Éléments du choix : • Respect des cahiers des charges • liés au logiciel : ergonomie, évolutivité, … • liés à la société : maintenance, pérennité,… • Nécessite de tester les logiciels et matériels par les agents concernés • En tenant compte des contraintes budgétaires

20. Les éléments du réseau informatique • Un serveur avec système de sauvegarde • Des systèmes de communication : • câblé • sans fil (hertzien) • Des « organes » de saisie et consultation : • Ordinateurs de bureau connectés au réseau • Ordinateurs portables • Clients légers : 1 écran, 1 souris, 1 clavier • Des imprimantes • asservies à un ordinateur • dédiées au réseau (système préférable : utilisables depuis n’importe quel organe de saisie et consultation) • D’autres périphériques éventuellement : scanners,…

21. Les postes installés sur le site de Sancerre ordinateur portable client léger Local Serveurs USLD 4 serveurs 4 serveurs Secteur « sans fil » IDE Administration 8 Ordinateurs AS 4 portables Cadre de santé médecins Maison de Retraite PH P H Secrétaire médicale AS IDE IDE kiné Cadre de santé Cadre de santé Cadre supérieur de santé AS Pharmacie Blanchisserie Animation Services techniques SSR Restauration

22. Réseau câblé et « sans fil » Local Serveurs Secteur « sans fil » USLD 4 serveurs routeur routeur Fibre optique IDE Administration 8 Ordinateurs AS 4 portables Cadre de santé médecins Maison de Retraite PH P H Secrétaire médicale AS IDE IDE kiné Cadre de santé Cadre de santé Cadre supérieur de santé AS Pharmacie Blanchisserie Animation Services techniques SSR Restauration

23. Architecture générale du réseau Maison de Retraitede Sury-en-Vaux - Accueil de jour Maison de Retraite de Boulleret 2 clients léger 1 ordinateur 3 ordinateurs 1 client léger accès Internet sécurisé par VPN accès Internet sécurisé par VPN Accès à distancepour les PH Site de Sancerre accès internet sécurisé par VPN Serveurs sessions TSE

24. Etapes de la mise en œuvre • Formation : • de tous les personnels concernés • plus poussée pour des référents dans chaque unité • Mise en place progressive • phase de transition • abandon du papier • Évaluation de l’efficacité et nouvelles formations

25. Plan • Système d’Information Hospitalier et système d’information médicale • Mise en place du système d’information médicale à l’hôpital de Sancerre • Objectifs – atouts et difficultés • Principes retenus • Méthodologie • Exemple d’amélioration importante apportée par l’approche processus du SIM : prescription et surveillance des AVK

26. Amélioration de la prescription des AVK par le SIM

27. En conclusion La mise en œuvre d’un Système d’Information Hospitalier intégré, basé sur l’approche processus, aide à l’amélioration de la Qualité. L’hôpital local est, de par sa relative simplicité, un lieu d’expérimentation idéal de ce type d’approche