Az ellenőrzés logikai eszközei:

1. Az ellenőrzés logikai eszközei: • Elemzés • Szembeállítás • következtetés

2. Elemzés (1): Az egésznek a részekre bontása, az egész mennyiségi és minőségi összetétele és annak változása, az egész és annak részei közötti ok-okozati összefüggések megismerhetőkké váljanak. Gazdasági területen gazdasági elemzésnek nevezzük. Olyan tevékenység, amelynek keretében a az ellenőrzést végző személy az ellenőrzött szerv működésével kapcsolatos adatokat az ellenőrzési programban meghatározott feladatoknak megfelelően csoportosítja, értékeli, megállapítja a kialakuló irányzatokat. Az elvégzett elemzés jelentés formájában kerülhet rögzítésre.

3. Elemzés (2): Az elemzés felhasználható az ellenőrzési tevékenység valamennyi szakaszában. Vannak olyan okok, amelyek elemzéssel nem tárhatók fel, de más ellenőrzési módszerekkel megközelíthetők. A gazdálkodás ellenőrzése és annak elemzése nem azonos tartalmú, de egymással sok tekintetben összefügg, egymást gyakran kiegészítik. Nem befejezett vizsgálat, így nem képes helyettesíteni az ellenőrzést. Mindig az ok-okozati összefüggések feltárására irányul.

4. Szembeállítás: A tények, követelmények összevetése alapvetően összehasonlító módszerrel történik. Ennek szempontjai: • Az adatokat, mutatókat összefüggéseikben, belső tartalmukban és rendszerben kell az értékelés tárgyává tenni. • Az összehasonlíthatóság követelménye azt is jelenti, hogy az adatoknak, mutatóknak azonos tartalmúaknak kell lenniük. • A gazdasági események összehasonlítását a hasonló időszakok vagy belső logikájuk folyamatában kell elvégezni.

5. Az összehasonlítás történhet: • Kizárásos módszerrel: amikor a különböző esetek, jelenségek összehasonlítása útján állapítható meg, hogy azok miben egyeznek meg, vagy térnek el egymástól. • Megkülönböztetés: a kizárásos módszer megjelenési formája, a vizsgált cselekmény vagy jelenség előfordulását egy másik olyan esettel hasonlítják össze, amelyben az nem fordul elő, abból a célból, hogy megállapítható legyen a különbségük. • Maradék elv: amikor a jelenségből levonásra kerül az a rész, amelyikről ismert, hogy bizonyos meghatározott előzményeknek a következménye, ezután a jelenség megmaradt részét, a maradékot lehet tekinteni a fennmaradó előzmények következményének. • Együttes változás módszere, amikor egy jelenség változásával egy másik jelenség is valamilyen módon változik. Ez esetben az első jelenség lehet az utóbbi jelenségnek az oka, következménye, vagy valamilyen oksági tény kapcsolja össze őket.

6. Következtetés: A megállapításokból vonhatók le. Az ellenőr összefoglalja, vagy szembeállítja az ellenőrzés megállapításait és a valóság összefüggéseire építve, a megismert tények birtokában új ismeretekhez jut. • Induktív: olyan következtetési folyamat, amely az egyes tényektől az általános felé halad. • Deduktív: az általános ítélettől halad az egyedi jelenségek felé. • Konfrontáció: szembeállítás • Szintézis: a megszerzett ismeretek, álláspontok ütköztetése, és ezek után a jelenségek összefoglaló értékelése.

7. Okmány ellenőrzés A korábban lezajlott eseményekről készült bizonylatok hitelességét vizsgálja és ezek alapján állapítja meg a tényleges helyzetet. A működés, a gazdálkodás szabályszerűségének és a teljesítmények valódiságának vizsgálati módszere. Az ellenőrzés szempontjából hiteles az az okmány, amelyik a valóságot hűen tükrözi.

8. Okmányokon alapuló ellenőrzés jellemzői: • Az ellenőrzéshez a követelmények tételesen meghatározottak, jogszabályok, szabályzatok tartalmazzák. • A korábban lezajlott eseményeket a rendelkezésre álló alakilag és tartalmilag megfelelő okmányok alapján ellenőrzi. Alaki helyesség: ellenőrzése rövid áttekintéssel megoldható, azt kell nézni, hogy a bizonylat kiállítása szabályosan történt-e. Tartalmi helyesség: az okmányban foglaltak valódisága.

9. Helyszíni ellenőrzés Az ellenőrzött szervezetnél végzi az ellenőr a követelmények és tények összevetését, és gyűjti össze a megállapításokat alátámasztó bizonylatokat.

10. Beszámoltatás Az ellenőrzött meghatározott szempontrendszer és előírt tartalmú tanúsítványok szerint összeállított és hitelesített dokumentumok beküldésével ad számot feladata végrehajtásáról, gazdálkodásáról, működéséről.

11. Folyamatos adatszolgáltatáson keresztül történő ellenőrzés: A kötelezően előírt beszámolási rendszerhez köthető. Ehhez tartozik a monitoring is. Ami, valamely feladat végrehajtásának, a kapcsolódó pénzfelhasználás eredményességének, hatékonyságának folyamatos nyomon követését jelenti.

12. Eredeti okmány Minden olyan irat, amelyik az ellenőrzött szerv működésével és gazdálkodásával kapcsolatosan az ellenőrzött szervnél vagy bármely külső szervnél keletkezett és alkalmas a vizsgált szervezetnél valamilyen tény bizonyítására. Eredeti okmányt akkor kell csatolni, ha: • A felelős személlyel kapcsolatban bűncselekmény elkövetésének alapos gyanúja áll fenn. • A felelős személlyel szemben kártérítési eljárást kell indítani. • Minden olyan esetben, amikor az okmányok között hamis vagy fiktív iratok találhatók. Átvételéről igazolást kell adni, hiteles másolatot kell készíteni és azt a helyszínen kell hagyni.

13. Hitelesített másolat: Az eredeti okmányt teljes egészében tartalmazza. A „másolat” szó feltüntetése mellett meg kell jelölni, hogy kinek készült, az okmány az eredetivel teljes egészében és szöveghűen megegyezik. A másolatot keltezéssel, hitelesítési záradékkal és az ellenőrzött szerv illetékes vezetőjének aláírásával kell ellátni.

14. Hitelesített kivonat Az eredeti iratot nem tartalmazza teljes terjedelemben, csak azt a részt, amelyik a megállapítás bizonyítását szolgálja.

15. Tanúsítvány, összesítő kimutatás Olyan kimutatás, amely több eredeti okmányból a vizsgálat megállapításainak igazolásához, azok alátámasztásához szükséges, lényeges adatokat foglalja össze megfelelően áttekinthető és kellően rendszerezett formában. Előnyös, mert sok eredeti okmány másolata vagy kivonata helyett kizárólag a szükséges adatokat tartalmazza rendszerbe foglalt módon. Záradéka azt igazolja, hogy a tanúsítványban szereplő adatok a felsorolt okmányokban foglalt adatokkal megegyeznek. A kiállítás időpontja és hitelesítőjének aláírását is fel kell tüntetni.

16. Közös jegyzőkönyv Olyan ellenőrzési megállapítás bizonyítását szolgálja, amelyet az ellenőrzött szervezet dolgozója és az ellenőrzést végző személy együtt készít el. Olyan tényt, eseményt tartalmazhat, amelyről addig bizonylat nem készült. A tény valódiságát a közös jegyzőkönyvön aláírásukkal igazolják. A közvetlen megfigyelés alapján rögzíthető tények bizonyítását szolgálja. Nincs helye semmiféle kommentárnak. A megnevezésen kívül tartalmazza még, hogy mikor, milyen ügyben, hol, kiknek a jelenlétében készült, a helyszínen közösen tapasztalt ténynek a leírását, a lezárást, az aláírásokat.

17. Fénykép, videofelvétel Valamely feltárt hiányosság szemléletes bizonyítására alkalmazható. A fénykép hátlapján aláírásukkal igazolják az ellenőrök, hogy a fénykép mikor készült, mit ábrázol és felvételt kiknek a jelenlétében készítették.

18. Nyilatkozat: Az ellenőrzött szerv dolgozójának a vizsgálattal kapcsolatos, olyan írásba foglalt kijelentése, amelyben valamely korábban történt tényállást közöl vagy igazol. Fennáll a jóhiszemű tévedés lehetősége, így utólag megváltoztatható, visszavonható. Ha olyan eseményről készül, ahol kizárt a tévedés lehetősége, ott teljes értékűnek lehet tekinteni.

19. Teljességi nyilatkozat: Az ellenőrök megkövetelhetik, könyvvizsgálatnál pedig kötelező. A vizsgált szerv adja, azt igazolja benne, hogy: • Valamennyi adatot, okmányt, bizonylatot, információt rendelkezésre bocsátott • Az adatok, anyagok, információk a tényleges helyzet megállapításához magukban foglalnak minden dokumentációt, adatot • A szabályszerűen vezetett könyvelés, analitikus nyilvántartás adataival mindenben megegyeznek, valós adatokat tartalmaznak. Záradékban azt is ki kell jelenteni, hogy nem titkoltak el semmit és nem manipulálták az adatokat.

20. Szakértői vélemény Az ellenőrzésbe bevont szakértő által készített okmány olyan megállapítás bizonyítására, amelyhez különleges szakirányú felkészültség szükséges. A szakértői vélemény a tényállást tartalmazó szakértői jelentésből és a szakértőnek az előbbiekre alapozott személyes véleményét rögzítő, tulajdonképpeni szakvéleményből áll.

21. Emlékeztető Valamely esemény eredményének, vagy más tények tömör rögzítésére használatos irat, mely készítőjének aláírásával, a rögzítés időpontjának és helyének, a résztvevők körének feltüntetésével, többeket érintő tartalma esetén azok egyetértését igazoló aláírásokkal válik bizonyító erejűvé. Hasonló a felépítése mint a jegyzőkönyvnek.

22. Az ellenőrzéshez való felhasználás szempontbeli csoportosítás: • Az ellenőrzött szervezetnél található okmány az eredeti bizonylat. • A végrehajtás folyamán az eredeti bizonylat alapján készített okmány: • Hitelesített másolat • Hitelesített kivonat • tanúsítvány

23. Az ellenőrzéshez való felhasználás szempontbeli csoportosítás: • A megállapítások alátámasztásához rendszerint az ellenőrzést végző által készített közös okmány a közös jegyzőkönyv és a fénykép. • A végrehajtás során készült okmány a nyilatkozat, a szakértői vélemény, az emlékeztető és a tanúvallomás.

24. Keletkezésük és felhasználásuk helye szerinti csoportosítás: • Külső okmány: az amely a vizsgált szervhez más szervtől érkezett • Kiküldött okmány: az olyan irat, amely a vizsgált szervezetnél keletkezett, de külső szervhez címezték • Belső okmány: a szervezeten belüli tevékenység bizonylata.

25. Az ellenőrzések nyilvántartása Az ellenőrzöttnek, az elvégzett ellenőrzésekről nyilvántartást vezessenek. Jelentősége: • Egy adott időszak ellenőrzési feladatainak tervezését. • Az utóvizsgálatok ütemezését. • A vezetők számára az ellenőrzés végrehajtásának nyomonkövetését. • Az ellenőrzési terv teljesítésének értékelését • Az ellenőri munkaidőalap felhasználás elemzését.

26. A nyilvántartás tartalma: • Az ellenőrzött szervezet megnevezését • Az elvégzett ellenőrzések címét • Az egyes ellenőrzések kezdetének, befejezésének és lezárásának időpontját • Az ellenőrzést elvégzők nevét

27. Hatósági ellenőrzések írásba foglalása Jegyzőkönyvi formában történik. Tartalmazza az ellenőrzött azonosításához szükséges adatokat, a vizsgálat által megállapított tényállást és annak alapjául szolgáló bizonyítást. Azonosíthatóan rögzíteni kell az ellenőrzöttet és az ellenőrzőt, az ellenőrzés megállapítását, az ellenőrzés alá vont időszakot, az ellenőrzés időtartamát, a dátumot. Érvényesíteni kell az adótitok védelmét, a teljeskörűség és a bizonyítottság követelményét. A hatóság vezetője időnként mintát készít. A jelentőségét az adja, hogy az abban rögzített megállapítás képezi az alapját minden további eljárásnak. A helyszíni ellenőrzés a jegyzőkönyv átadásával és annak adózó általi megismerésével zárul.

28. Az ellenőrök feladata a jegyzőkönyv összeállítása során: • Az adóhatósági bírság és késedelmi pótlék alapjának meghatározása, • Tájékoztatás a mulasztási bírság kiszabhatóságáról (számviteli rend megszegése, bizonylati fegyelem) • A méltánylást érdemlő enyhítő körülmények, vagy súlyosbító körülmények bemutatása.

29. Külön jegyzőkönyv felvétele szükséges: • Büntető eljárás kezdeményezésekor • Nem az adóhatóság hatáskörébe tartozó pénzügyi kötelezettségek teljesítésében szabálytalanság feltárásakor.

30. Jegyzőkönyv részei: • Azonosító, tájékoztató információk • Megállapítások • Jegyzőkönyvi záradékok.

31. Megállapítások: • Előző adóellenőrzés határozatának végrehajtása, az önellenőrzések felülvizsgálata • Az adózás előtti eredmény módosításával kapcsolatos hibák számszerűsített rögzítése • Áfával kapcsolatos számszerűsített megállapítások • Egyéb adókkal és támogatásokkal kapcsolatos számszerűsített megállapítások • Társasági adó megállapításai • Számviteli rend, bizonylati fegyelem értékelése • Adóhatósági bírság alapja és késedelmi pótlék alapja számszerűsítve • Adóhatósági intézkedést nem igénylő megállapítások.

32. Bejelentkezés célja és feladata A helyszíni ellenőrzés megkezdéséről az adózót értesíteni kell, amelyben közölni kell az ellenőrzés kezdő időpontját, az ellenőrzés helyszínét, milyen iratokat, nyilvántartásokat, bizonylatokat készítsen elő az adózó. Az értesítés átvételének időpontja az ellenőrzés megkezdését jelenti, ezért önellenőrzés ettől az időponttól nem végezhető. A revizorok megbízólevelét az ellenőrzöttnek záradékolni kell, amely azt igazolja, hogy az ellenőrzést megkezdték.

33. Ha az ellenőrzést az adóhatóság hivatali helyiségében folytatják le, akkor az értesítés idézés, mely szintén tartalmazza a felsoroltakat, és a képviselet jogosultságának rendezését is. Az értesítés telefonon is történhet.

34. Ellenőrzési kockázat Az előkészítés keretében rendelkezésre álló információkra alapozva mérlegelni kell és lehet az ellenőrzési kockázatot. Ennek tényezői a következők: • Az ellenőrzött szabályozatlan, illetve rosszul szervezett a működése, számvitele, nyilvántartásai rendszerének hiányosságai, • Az ellenőrzött szervezetnél a pénzügyi kifizetések nagyságrendje. • A belső ellenőrzés gyengesége-, szervezetlensége • A korábbi ellenőrzések által feltárt hibák, hiányosságok jellege, száma • Az ellenőrzés objektív korlátai.

35. Az ellenőrzési kockázat mérlegelése útján fel lehet készülni az ellenőrzési tévedések elhárítására, csökkentésére, az ellenőrzés súlyponti területeinek meghatározásával, módszereinek, eljárásainak kiválasztásával. Kiemelt fontosságú az ellenőrzési kockázat a számviteli rend, a könyvvezetés ellenőrzésénél és a könyvvizsgálatnál.

36. Stratégiai terv A belső ellenőrzési vezető készíti, amely – összhangban a vállalkozás hosszú távú céljaival – meghatározza a belső ellenőrzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket, és az alábbiakat tartalmazza: • A hosszú távú célkitűzéseket, stratégiai célokat, • A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer értékelését, • A kockázati tényezőket és értékelésüket, • A belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztési tervet, • A szükséges ellenőri létszám és az ellenőri képzettség felmérését, • A belső ellenőrök hosszú távú képzési tervét, • A belső ellenőrzés tárgyi és információs igényét, • Az ellenőrzés által vizsgált területeket, figyelembe véve a szervezeti struktúrájában vagy tevékenységében szükséges változásokat.

37. Ellenőrzési terv Jóváhagyásával megtörténik a kijelölés, hogy mikor, hol, mit kell ellenőrizni. A tervben nem szereplő vizsgálatokat is szükséges megtervezni, hiszen ilyen célra tartalékidővel rendelkezik. Jelentőségét az adja, hogy a feladatok és végrehajtásukhoz rendelkezésre álló feltételek felmérésén keresztül lényegesen javulhat a munkaszervezettsége és hatékonysága. Olyan dokumentum, amely egy adott időszakra vonatkozóan rendszerbe foglaltan rögzíti az ellenőrzési feladatokat. Vannak általános valamennyi ellenőrzést végző szervezetre egyaránt jellemző tartalmi, elemi, formai kellékei és az ellenőrzési feladatok sajátosságaiból eredő egyedi vonásai. Általában félévre vagy évre szólóak.

38. Az éves ellenőrzési tervnek kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon és a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásokon kell alapulnia. Úgy kell összeállítani, hogy szükség esetén az abban nem szereplő soron kívüli ellenőrzési feladatok is végrehajthatóak legyenek. Soron kívüli ellenőrzést a vezető javaslatára, illetve kezdeményezésére lehet végezni.

39. Ellenőrzési terv összeállítása Az első szakasz az ellenőrzési kötelezettségek, igények, indokok számbavétele jelenti, amelyekhez összegyűjtött kockázatelemzések és háttér-információk adnak alapot. Az igények felmérése, összegyűjtése céljából a tervkészítő megkeres a szervezeténél mindenkit, aki beosztásánál, helyzeténél fogva hasznosíthatja az ellenőrzési tapasztalatokat, biztosíthatja az ellenőrzések hatékonyságát. Természetesen számbaveendők az ellenőri szervezet munkatársainak ismeretei is. A kockázatelemzéseket az ellenőrzési vezető a stratégiai terv készítése során végzi el, de a kockázatelemzést a középtávú és az éves ellenőrzési tervek készítésénél is el kell végezni, a kockázati tényezőket figyelembe kell venni.

40. Elkészítésének folyamata: • Terv javaslat összeállítása amit a belső ellenőr készít el. • A szervezet valamennyi az ellenőrző tevékenységben érdekelt szervezeti egységének együttműködése révén döntés előkészítő folyamatban készül el. • Az ellenőrzési kötelezettségek, indokok számbevétele következik. • A terv készítő mindenkit megkeres aki a beosztásánál, helyzeténél fogva hasznosíthatja az ellenőrzési tapasztalatait. • Háttér-információ figyelembevétele.

41. Háttér-információk: • A jogszabályokban előírt ellenőrzési kötelezettség • Az ellenőrzésre vonatkozó felkérések • A jogszabály alkotásokhoz kapcsolódó időszerű ellenőrzési feladatok • Az ellenőrző szerv vezetőjének, vezető testületeinek szervezeti egységeinek igénye • Az ellenőrzési hatáskörbe tartozó szervezeteket érintő közérdekű bejelentések • Az utóvizsgálatok szükségessége

42. Háttér-információk feldolgozása A felmért, összegyűjtött igények, javaslatok rangsorolása, rendszerezése és szelektálása történik. Lényeges szempont, hogy milyen időközönként történnek az ellenőrzések. A rangsorolást jogszabályi előírások és belső határozatok szabják meg. A javasolt ellenőrzési feladatok fontossági sorrendbe állítását követően a kapcsolódó témák rendszerezésével, összevonásával megszüntethetők az átfedések, a szelektálásnál szempont lehet ha az adott ellenőrzési feladat más ellenőrzött szervezet munkatervében is szerepel. Az ellenőrzési feladatok rendszerezésekor számításba kell venni a végrehajtáshoz szükséges munkaidőt is. Az ellenőri kapacitás ugyanis behatárolja az adott időszakban elvégezhető ellenőrzési feladatokat.

43. A felmért, összegyűjtött igények, javaslatok rangsorolása, rendszerezése és szelektálása. A tervezésnél lényeges szempont, hogy az egyes ellenőrzéseket milyen időközönként kell elvégezni. A javasolt feladatok fontossági sorrendbe állítását követően a rokon, vagy kapcsolódó témák összevonásával megszüntethetők az átfedések. Ezt követően ki kell jelölni, hogy az átfogó, illetve utóellenőrzések mellett, mely feladatokat indokolt téma-, célellenőrzés keretében elvégezni. A szelektálásnál szempont lehet, ha az adott ellenőrzési feladat más ellenőrző szervezet munkatervében is szerepel.

44. A tervkészítő feladata: Az ellenőrzési feladatok munkaidő igényét felmérje és összevesse a rendelkezésre álló humán erőforrással. A munkaidőalap számbavétele az ellenőrzésben résztvevők tervezett létszámának és 1 fő ellenőrzésre fordítható munkanapjainak figyelembevételével történik.

45. Munkaidőmérleg Az ellenőrzési terv melléklete a naptári időalapból indul ki, 365 nap általában és csökkenteni kell a következőkkel: • A szabadnapokkal (szombat) és a pihenőnapokkal (vasárnap) 104 nap • Fizetett ünnepekkel (1-10 nap) • A továbbképzések tervezett idejével • Szabadságokkal (életkortól függően) • Előző évek tapasztalatai alapján a várható betegszabadság, táppénz • Hivatalos távollétek A fenti adatok egy főre értendők és szorozni kell az ellenőrök számával.

46. A munkaterv és a munkaidőmérleg összehangolásának lehetőségei: • Egyenlőség, • Eltérés • Ha kapacitás hiány áll fenn: • A tervezett vizsgálatok számának csökkentése • A tervezett vizsgálatok időigényének csökkentése • Külső szakértők bevonása és közös vizsgálat szervezése • Ha kapacitás felesleg van • A vizsgálatok számának növekedésével • A vizsgálatok időszükségletének növekedésével • Tartalék idő növelésével

47. Az ellenőrzési terv tartalma: • Az ellenőrzés témáját, jelentőségét, • Az adott szervezet ellenőrzését, • Mely indítékok alapján tartják fontosnak illetve mire keresnek választ • Az ellenőrzések típusának megnevezése • Az ellenőrzés mire irányul • Milyen fő szempontok szerint folytatandó és milyen jellegűnek minősül • Az ellenőrzés ütemét és időtartamát • Az egyes ellenőrzések idejét és időtartamát.

48. Operatív terv Egy részletesebb tervezés. Az ellenőrzési tervben megfogalmazottak végrehajtását fő folyamatban bontja, részletesen tartalmazza az ellenőrzési feladatok egyes munkafázisait, határidői, az ellenőrzésben résztvevők nevét, beosztását.

49. Ellenőrzések költségterve A tervkészítésnél fontos, hogy számba vegyék az ellenőrzés várható közvetlen költségeit és az erről készült kimutatást csatolják a tervhez. Tartalma: • A vizsgálatba bevonandó külső szakértők, revizorok tiszteletdíjai • Ezek járulékai • Kiküldetési költségek • Felmerülő utazási költségek • Szállásdíjak • Telefonköltség • Napi díj (ha saját munkavállaló) • Szoftver, internet költségei

50. Az ellenőrzés végrehajtásának munkaszakaszai átfogóan Az ellenőrzési tevékenység különböző munkaszakaszokra bonthatók, amelyek szervesen összefüggnek egymással. Az ellenőrzés sikeressége attól függ, hogy a megelőző munkaszakaszokat milyen jól hajtották végre.