PROJE YÖNETİMİ VE GİRİŞİMCİLİK DERS: 1 – 2 – 3 (Proje Yönetimi Nedir?)

1. PROJE YÖNETİMİ VE GİRİŞİMCİLİKDERS: 1 – 2 – 3 (Proje Yönetimi Nedir?) Yrd. Doç. Dr. Rıfat AKBIYIKLI SAÜ – İnşaat Mühendisliği Bölümü Dr. Rıfat AKBIYIKLI

2. PROJE YÖNETİMİ AMACI NEDİR? • Proje Yönetiminde amaç: “Zamanı, parayı, insan gücünü, makine ve teçhizatı en verimli şekilde kullanarak projeyi en uygun sürede, en uygun bütçe ve maliyette ve en kaliteli şekilde tamamlamaktır”. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

3. PROJE TANIMLARI • PROJE TANIMI 1: “Kesin sonuç elde etme amacı olan ve bazı ihtiyaç veya arzuların tatmini için belirgin değerleri temsil eden herhangi bir yüklenimdir”. Bu tanım, projelerin amaca dayalı problem çözme gücünü inceler.Bu tanımdan türeyen çeşitli ilginç kavramlar vardır. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

4. Bu tanımla projelerin varolması için gözle görülür bir ihtiyacın olması ve onun tatmin edilmesi gerekir. Bu tatmin edilme (olma) durumu iki ana meseleyi ortaya çıkarır: 1.Bir projedeki çeşitli katılımcıların (paydaşların) ihtiyaçları aynı değildir (bir inşaat projesinde işverenin ihtiyaçları ile müteahhidin ihtiyaçları farklıdır). 2. Bir projede ihtiyaçlar tanımlanabilir olmalıdır. Bu, proje süresince ihtiyaçların değişmeyeceği anlamında değildir, ancak projenin amacı daima “o” ihtiyacı karşılamaya ve tatmin etmeye yönelik olmalıdır. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

5. Bu tanımla projelerin, kaos durumu için bir çeşit düzen sağlama kabiliyetleri olduğu vurgulanmaktadır. • Onlar, çok çeşitli alternatif ve amaçlar arasından bir miktar işi kısa ve öz olarak tanımlarlar. Bunun neticesinde de projeler, aktivitelere odaklanarak bir organizasyon yöntemi geliştirirler. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

6. PMI (Project Management Institute) PROJE TANIMI • PROJE TANIMI 2: PMI (Project Management Institute) proje tanımını kendine özgü özellikleriyle aşağıdaki gibi tanımlar: “Bir proje geçici bir uğraş olup kendine özgü bir ürün veya hizmet üretmek amaçlı bir yüklenimdir”. Projenin geçici yapısı normal işletme yönetiminden sapmaktadır; çünkü projenin kesin bir başlangıç ve bitişi vardır. Bitiş noktası ya hedefe ulaşmaya veya ulaşamamağa bağlıdır. Projenin geçiciliğinin zaman periyodu (süre) ile ilintisi yok denecek kadar az olup daha çok projenin statüsünü kaybetmesi ile ilgilidir. Projelerin en önemli özelliği sürekli olarak işlerin detaylı olarak planlanarak dikkatli bir şekilde yürütülmesidir. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

7. “RODNEY TURNER” PROJE TANIMI • RODNEY TURNER (1993) PROJE TANIMI: Turner’e göre proje, “insan gücü, malzeme ve finans kaynaklarının daha önce denenmemiş bir yolla organize edilerek belirgin bir şartname çerçevesinde ve maliyet ile süre kısıtlamaları içerisinde kantitatif ve kalitatif amaçlarla tanımlanabilen yararlı bir değişimi elde edebilmek için kendine özgü bir işin yüklenimi, atılımı ve denemesidir”. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

8. Yukarıdaki tanımda belirtildiği gibi projelerin yüklenimi yararlı bir değişim elde etmek içindir. • Bu nedenle projelerin 3 ana unsuru vardır: 1. Kendine özgüdür; 2. Yeni, önceden denenmemiş prosesler kullanılan bir yüklenimdir; 3. Kısa sürelidir. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

9. MAX WIDEMAN’A GÖRE PROJELERİN ANA UNSURLARI • Wideman (1991)’e göre projelerin ana unsurları aşağıdaki gibidir: 1) Amaç (maliyet, kalite ve süre parametreleriyle tanımlanabilen sonuç, ürün veya çıktı); 2) Karmaşıklık (amaca ulaşmak için çok değişik aktivitelere ihtiyaç vardır. Karmaşıklık unsurlar arasındaki çoklu ilişkilerden dolayıdır); 3) Kendine özgülük (projeler genellikle kendine özgüdürler); Dr. Rıfat AKBIYIKLI

10. 4) Belirsizlik (projelerdeki risk mertebesi yüksektir); 5) Geçicilik (projelerin belirgin bir başlama ve bitişi vardır) 6) Yaşam döngüsü (Projenin yaşamı boyunca kaynak ihtiyacı değişmektedir). Dr. Rıfat AKBIYIKLI

11. PMBOK’ ta Proje Yönetimi şöyle tanımlanır: “Bir projenin gereksinimlerini karşılamak üzere bilgi, beceri, araç ve tekniklerin tüm aktivitelere uygulanmasıdır”. • Wideman (1986)’ya göre: “Proje Yönetimi, bütün proje yaşam süreci boyunca modern yönetim teknikleri kullanarak önceden belirlenmiş amaç, süre, kalite ve katılımcı memnuniyeti hedeflerini elde edebilmek için işgücü ve malzeme kaynaklarını yönlendirme ve koordine etme sanatıdır”. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

12. PROJE YÖNETİMİNDE YAPILMASI GEREKLİ İŞLER • Planlamak • Organize etmek • Gerekli işgücünü bulmak • Kontrol etmek • Yönlendirmek • Motive etmek • Yönetmek Dr. Rıfat AKBIYIKLI

13. PROJE YÖNETİMİNİN 6 ANA FONKSİYONU • Amaçlara ve yapılacak işi yeterli derecede detaylı bir şekilde tanımlayarak projeninAMACINI yönetmek. • Projedeki İNSAN GÜCÜNÜ (İnsan Kaynaklarını) yönetmek. • Projeyi planlandığı şekilde yürütebilmek için proje katılımcılarını yeterli derecede enformasyon sahip kılabilmek için İLETİŞİM AKIŞLARINI yönetmek. • İş planlama ve programından şaşmadan SÜRE’Yİyönetmek. • Proje sonuçlarının tatmin edici olabilmesi için KALİTE’Yİ yönetmek. • Bütçe içerisinde projenin etkin bir şekilde yürütülmesi için MALİYET’LERİ yönetmek. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

14. 3 PROJE AMACI • MALİYET • PERFORMANS • SÜRE PROJE BAŞARISI = f (Performans, Maliyet, Süre)= süresinde, minimum maliyetle kaliteli bir proje üretmek Dr. Rıfat AKBIYIKLI

15. PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ 1.PROJE BAŞLAMA 2.PROJE PLANLAMA 3.PROJE YAPIM 4.PROJE KAPANIŞ Dr. Rıfat AKBIYIKLI

16. PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜ NEDİR? • Projenin oluştuğu ve geliştiği etaplar serisidir. Projelerin yönetimi için bir temel teşkil eder. Projenin nasıl yapılandırılması gerektiğini önemli ölçüde etkileyecektir. • Temel bir yaşam süreci genel sırası şöyledir: Fırsat, Tasarım ve Gelişme, Üretim, Teslim Etme ve Proje Sonrası Değerlendirme. • Proje Yaşam Döngüsü stratejik bir planı belirtmekte ve sadece sıralamayı göstermektedir. (Mesela bir proje iş planı spesifik aktivite tarihlerini vermektedir). Dr. Rıfat AKBIYIKLI

17. Editörlüğünü Dr. Linn STUCKENBRUCK’un yaptığı ve PMI’nin ilk resmi kitabı olan “The Implementation of Project Management” projelerin yaşam döngüsünü aşağıdaki gibi tanımlamaktadır: Dr. Rıfat AKBIYIKLI

18. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

19. Stuckenbruck ayrıca çaba yüküne dayalı yaşam döngüsü önermiştir. Bu gösterimde proje etaplarında harcanan parasal kaynağın oranını da açık bir şekilde göstermektedir. • Bu grafiksel gösterim aşağıda verilmiştir: Dr. Rıfat AKBIYIKLI

20. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

21. PROJE YÖNETİMİ DEMİR ÜÇGENİ • Proje Yönetiminin en önemli zorlayıcı meselesi projede öngörülen amaçları elde etmek için 4 klasik proje kısıtlamasına (zorlama) sıkı sıkıya bağlı kalmasıdır. Bunlar: AMAÇ-SÜRE-MALİYET ve KALİTE’dir. • “SÜRE-MALİYET-KALİTE” proje yönetiminin demir üçgeni olarak bilinir. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

22. PROJE YAŞAM DÖNGÜSÜNDEKİ 3 AMAÇ • Projenin başlangıcındaki planlama/tasarım aşamasında yukarıda belirtilen her 3 amaç da (maliyet, performans ve süre) eşit olarak önemlidir. • Projenin yapım aşamasında iş programı daha önemli olmaya başlar. • Projenin tamamlanmasına yakın performans öne geçer. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

23. PROJE PLANLAMASI • Bir işin planlaması; “inşa edilecek obje veya amaç” ve “yapılacak işin kapsamı” kavramlarını içeren ve “ortaya çıkarılacak olan sonuç ürününü” tanımlayan bir süreçtir. • İşin hayata geçirilecek sonuç ürünü; hesap, çizim ve şartnameler vasıtası ile oluşmaktadır. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

24. SÜREÇ DENİNCE NE ANLARIZ? • Süreç; girdilerin birbirine bağlı bir seri faaliyetlerle bir değer artışı elde etme işlemi olarak tanımlanmaktadır. Bu organizasyonların gerçekleştirdiği her faaliyette sürecin mevcudiyetini gösterir ve eğer bir sistem olarak müşterimiz için değer oluşturmak istiyorsak zinciri oluşturan tüm süreçlerin yönetilmesini gerektirir. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

25. PROJE PLANLAMASI • Proje Planlaması; “bir işin optimal süre ve maliyette gerçekleştirilebilmesi için proje paydaşlarının ve müşavirlerinin süre, yer, kapasite ve maliyetler açısından, proje iç ve dış sınır koşulları karşısında geçici bir süre koordine edilmesidir”. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

26. Planlama; projenin yapımı, yürütülmesi ve kontrolü için bir çerçeve geliştirilmesini sağlar. • Planlama: belirsizliği azaltır, genel proje amacına yönelik alt-amaçları belirginleştirir, eylemlerin sıralamasının yapılabilmesine yardım eder, ve kriz yönetimi gereksinimini önlemeye yardım eder. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

27. Yani, proje planlaması, projenin nasıl gerçekleştirileceğinin tanımlanmasıdır. Proje planının amacı ise aktiviteleri tanımlamak, gereken zaman ve kaynak tahminlerini yapmak ve yönetimin gözden geçirme, kontrol vb. faaliyetleri yapmasını sağlamaktır. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

28. Planlama aşaması, proje yönetim uygulaması içinde ve iş programı hazırlanması aşamasında en çok zaman harcanan en önemli aşamadır. • Planlama aşamasında ayrıca işin NASIL yapılacağına (süreç yöntemine) karar verilir. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

29. PLANLAMA VE PROGRAMLAMA AYNI ŞEY DEĞİLDİR • PLANLAMA: “NE” , “NİÇİN”, “NASIL” , “NEREDE” , “KİMLE” yapılacağını tayin etmektir. • PROGRAMLAMA: “NE ZAMAN” yapılacağını tayin etmektir. Yani süre ile ilgili bir meseledir. • Bu nedenle bir proje konusu ele alınırken yukarıdaki 5 soru tartışılmalıdır. (5N1K) • İş Programı konuşulurken, planlamanın “zaman” elemanı düşünülmektedir. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

30. Esas itibarı ile, bir iş programı eylemlerin bir zaman çizelgesi olup “NE” yapılacağını veya “KİMİN” çalışacağını gösterir. • Böyle bir zaman çizelgesine 2 şekilde bakılabilir: (1) Bir “eylem” üzerine odaklanarak (diğer işlere göre belirli bir işin “ne zaman” yapılacağı) (2) Bir “zaman çerçevesine” odaklanarak (“kime” ihtiyaç duyulduğunu veya belirli bir zamanda “ne” olacağına karar vermek). Dr. Rıfat AKBIYIKLI

31. PLANLAMAK: Bir projenin nasıl yapılacağına ilişkin bir mantık geliştirmektir. • PROGRAMLAMAK: Bir planın bir zaman çerçevesine entegrasyonudur. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

32. Proje planlama sürecinin en önemli bölümü aktivitelerin tanımlanmasıdır. • Bu aktivite listesine İş Ayrışım Yapısı (İAY) adı verilir. İAY‘ nın oluşturulma amacı projenin daha küçük yönetilebilir parçalar haline getirilmesidir. Böylelikle projenin kontrolü kolaylaşacaktır. Zaman ve maliyet tahminleri kolaylıkla yapılabilecektir. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

33. İAY tüm proje aktivitelerini içerir. Proje yöneticisi aktivitelerin tanımlanmasından sorumludur. Proje Sponsoru ve Proje yöneticisi projenin tanımlanması aşamasında Ana Aşamaları belirlemelidirler. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

34. İAY’ nı oluşturan aktiviteleri belirlemek için sorulması gereken soru: "Proje hedeflerine ulaşmak için yapılması gerekenler nelerdir?" olacaktır. • Bu sorunun ardından projeyi bölümlemek için en çok kullanılan iki yol şunlardır: Dr. Rıfat AKBIYIKLI

35. 1- Ana Aşamalar belirlenir. Projenin başlama-gelişme-bitiş süreci kaba hatlarıyla tanımlanır. Bu tanımlama yapıldıktan sonra her bir aşamayı tamamlamak için gerekli yapılması gereken görevler belirlenir. • 2- Projede rol alacak birimler belirlenir. Daha sonra her bir birimin projede yapacakları ya da sorumlulukları belirlenir. • Bölümleme sonrasındaki en küçük aktivitelere, iş paketleri denir. İş paketleri, bağımsız ve yönetilebilir birimler olarak planlanmış, bütçelenmiş, programlanmış ve kendi bünyelerinde kontrolü sağlanmış birimlerdir. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

36. İAY’nın hangi detayda yaratılması gerektiğine dair bir formül bulunmamakla birlikte "KONTROL EDİLEBİLECEK DÜZEYDE" olmalıdır. Aktivitelerin tanımlanmasına ilişkin bazı yardımcı bilgiler aşağıdadır: Dr. Rıfat AKBIYIKLI

37. İAY'da aktiviteler arasındaki hiyerarşisi görülmelidir. Bu hiyerarşi eğer aktiviteler arasındaki bağlantılar doğru yapılmazsa bir işe yaramayacaktır. Projelerde genellikle bütün aktiviteler bitme-başlama ilişkisi doğrultusunda dizilmezler. Yani bir aktivite bittiğinde diğeri başlar ve proje tamamlanana kadar bu şekilde gider. Projelerde aynı anda birçok iş başlar yada biter. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

38. PROJE PROGRAMLAMASI • Proje aktivitelerinin belirlenmesinden sonra, proje programı oluşturmak için zaman tahminleri yapılır. • Proje programı, aktivitelerin, kilometre taşlarının, bağlantıların, kaynak gerekliliklerinin, aktivite sürelerinin ve bitişlerin grafiksel gösterimidir. Proje programı tüm görevleri ortak bir zaman skalasında birleştirir. • Proje programı İAY’nda gösterilen aktivitelerin tümünü içermeli, tamamlama sorumluluğundaki kaynağı göstermeli, başlama ve bitiş tarihleri ileaktivitenin beklenen gerçekleşme süresini göstermelidir. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

39. PROJE PROGRAMI AKTİVİTELERİ • Program tipinin tanımlanması • Kilometre taşlarının tanımlanması • Önceliklerin tanımlanması • Kritik yolun tanımlanması • Risklerin tanımlanması • Sonuçların gözden geçirilmesi Dr. Rıfat AKBIYIKLI

40. Programın tipi projenin karmaşıklık düzeyine göre değişir. Büyük ve kompleks projelerde CPM/PERT tabloları kullanılır. CPM/PERT, aktiviteler arası çoklu ilişkilerin gösterilmesinde ve bu ilişkiler doğrultusunda projenin planlanmasında rol oynar. En önemli özelliği kritik yolu göstermesidir. MS Project’te ve PRIMAVERA’da aktivite listesindeki bilgiler girildiğinde program otomatik olarak aktivite ağını gösterecektir. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

41. Küçük projelerde GANTT tablosu kullanılır. Görevleri ve görevlerin tamamlanma sürelerini gösteren iki boyutlu gösterimdir. İlişkilerin gösterimi için çok uygun olmadığından büyük ve kompleks projeler için tercih edilmez. Raporlama olarak ise küçük projeler için uygundur. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

42. KİLOMETRE TAŞLARI (Milestones) • Projelerin başarıyla tamamlanması teslimatların tamamlanmasıyla mümkündür. Teslimatların tamamlanmalarını genellikle bir onay aktivitesi izler. Bu süresiz aktivitelere (Süre=0 gün) Kilometre taşları (milestones) denir. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

43. Proje kilometre taşlarına bazı örnekler aşağıdadır: • Tanımlama onayı • Gözden Geçirme Onayı • Prototip Onayı • Tasarımın Tamamlanması vb Dr. Rıfat AKBIYIKLI

44. PROJE YÖNETİM ARAÇLARI • PROJE YÖNETİM ARAÇLARI GENELLİKLE 2 BAŞLIK ALTINDA İNCELENİR. 1. Geleneksel Yöntemler ■ Çizelgeleme ■ İş Ayrım Yapısı (İAY) ■ Gantt Diyagramları 2. Ağplan Yöntemleri (Deterministik) ■ Kritik Yol Metodu (CPM) ■ PERT Metodu Dr. Rıfat AKBIYIKLI

45. İŞ AYRIM YAPISI (İAY) • İAY: (Work Breakdown Structure, WBS) ■ Başarılacak asıl amaç ile onu destekleyen tüm tali amaçların belirlenmesidir. ■ Tüm destekleyici amaçların bir araya geldiği ve asıl amaca erişilmesini sağlamak için ağ oluşturan bir başlangıç diyagramıdır. ■ Amaçların tamamlanmasına, planlamacının projeyi bir bütün olarak görmesine yardımcı olur. ■ Bir Ağplan serimi değildir. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

46. İAY belirli hedefleri elde edecek şekilde tasarlanmalıdır: ▪ İşin nasıl yapılacağı ve maliyetler ile programların nasıl yönetileceği ile uyumlu olmalıdır; ▪ Önemli ve riskli işlere açıklık getirmelidir; ▪ İstekleri, planları, testleri ve çıktıları net görebilmeyi sağlamalıdır; ▪ Performans ölçümü için veri oluşturmalıdır; ▪ İş görenlere ve finans insanlarına bir anlam ifade edebilmelidir. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

47. Herhangi bir proje izlenip kontrol edilirken maliyet ve süre üzerinde durulan en önemli ilgi alanlarıdır. • İAY bu iki önemli hususun planlamasını yapabilecek fevkalade kullanışlı bir tekniktir. • İAY kurarken aşağıdakilerin rehber olarak kullanılması dikkate alınmalıdır: 1. İş paketleri açık bir şekilde birbirlerinden ayrılabilecek şekilde hazırlanmalıdır. 2. Her iş paketinin kendine ait başlama ve bitiş tarihlerinin olması gerekir. 3. Her iş paketi kendine ait bütçesinin olması gerekir. 4. İş paketleri doğru ölçüm yapılabilecek ve metrajı çıkarılabilecek kadar küçük olmalıdır. Dr. Rıfat AKBIYIKLI

48. İNŞAAT PROJELERİNDE İŞ AYRIMI NEYE GÖRE YAPILIR? • İş paketlerine ayrım yapılırken aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulur: 1. İşin yapılış metotları 2. İşin yapılması için gerekli beceriler 3. İşçiler 4. Kritik Kaynaklar • İş paketlerinin tanımı iş hiyerarşisi içerisinde tanımlanırken aşağıdaki 4 sınıf kullanılabilmektedir. Bunlar: Dr. Rıfat AKBIYIKLI

49. 1. Proje içindeki yer veya alan (temel, temel başlığı,vb) 2. Malzeme Tipi (beton, çelik, kaya, toprak, vb) 3. Yerleştirme metodu (kazı yaparak) 4. Gerekli Yönetimsel Kaynaklar (gereken işgücü ve makine-ekipman). Dr. Rıfat AKBIYIKLI

50. GANTT DİYAGRAMI • En çok kullanılan inşaat süre yönetim programları Çubuk veya Gantt Diyagramlarıdır. • Henry L. Gantt tarafından geliştirilmiştir. • Gantt diyagramları basitliği, kolay hazırlanması ve kolayca anlaşılabilir olmasından dolayı çok kullanılmaktadır. • Bir Gantt diyagramı, yapılacak olan aktivitelerin düşey aksta listelendiği ve yatay aksta ise zamanın gösterildiği bir matristir. Dr. Rıfat AKBIYIKLI