Skrivare kopiatorer och tjänster 09

1. Skrivare kopiatorer och tjänster 09 Annette Annerstig VHS- upphandling 08-725 9693 annette.annerstig@vhs.se Fredrik Aglo Kammarkollegiet IT- upphandlingen 08-700 07 75 fredrik.aglo@kammarkollegiet.se

2. Agenda • Allmänt om ramavtalet • Hur avropar man från ramavtalet • Leveransavtal • Leasing

3. Vad är ett statligt ramavtal? • Ett ramavtal är ett avtal som tecknas med en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkor för avrop som görs under en viss period. • Ett statligt ramavtal är således ett ramavtal som har tecknats centralt, av någon av myndigheterna inom SIS, för att samordna upphandlingen av varor och tjänster som statlig sektor och i detta fall även fullmaktskunder köper frekvent.

4. Är man skyldig att använda ramavtalen? • Statliga myndigheter ska i första hand använda ramavtalen (SFS1998:796) • Kommuner, landsting, statliga stiftelser och bolag som har lämnat fullmakt för att kunna avropa på avtalet ska använda ramavtalet • Om du arbetar i en kommun, landsting eller stiftelse och är osäker på om ni har lämnat fullmakt eller inte, gå in på www.avropa.se under rubriken avropsberättigade.

5. Ramavtalstiden • Ramavtalet gäller från 2009-11-01 – 2011-10-31 med en möjlighet till förlängning med upp till 12 månader- Observera att ramavtalet inte får börja användas innan 2009-11-01 • En eventuell förlängning kommer att meddelas av VHS Upphandling senast 3 månader före avtalets utgång. Information om detta kommer att finnas på www.avropa.se

6. Vilka produkter/tjänster får säljas? Samtliga produkter och tjänster måste uppfylla de i förfrågningsunderlaget uppställda kraven. En Leverantör får inte sälja produkter och tjänster som inte omfattas i detta avtal. En beställare får inte vägras leverans av produkter och tjänster som omfattas av avtalet.

7. Produkter Skrivare Kopiatorer Faxar Skannrar Tillbehör och förbrukningsmaterial

8. Tjänster • Installation och konfiguration • Garanti och underhåll • Webbplats för avropare (leverantör) • Utbildning

9. 10 leverantörer • Canon • HP • Konica Minolta • Kyocera Mita • Lexmark • Prodoc • Ricoh Sverige AB • Sharp • Toshiba • Xerox

10. Prislista/takpris • Prislistor finns på www.avropa.se under respektive leverantör • Prislistorna uppdateras efter godkännande från VHS Upphandling • Prislistorna innehåller de takpriser vilket är det högsta pris som leverantören kan ta ut

11. Prisförändringar Prishöjningar måste godkännas av VHS- Upphandling Prishöjning av produkter får endast ske med anledning av:- väsentliga valutakursförändringar, eller- tillverkningskostnadsförändringar Prishöjning av konsulttjänster ska ske enligt IT-företagens arbetskostnadsindex

12. Leveransavtal • Med leveransavtal menas att man tecknar ett avtal med en leverantör som sträcker sig över längre tid • Om leveransavtal tecknas kan ni handla från avtalet när ni vill under hela avtalsperioden utan att göra en förnyad konkurrensutsättning inför varje avrop • Leveransavtal rekommenderas att teckna om ni har ett återkommande behov av de produkter/tjänster som ingår i ramavtalet • Med ett leveransavtal spar ni både tid och pengar.

13. Enskilt avrop Om ni har ett bestämt behov som inte beräknas att återkomma kan ni göra ett enskilt avrop Observera att en förnyad konkurrensutsättning måste göras inför varje enskilt avrop Ange i avropsförfrågan att det rör sig om ett enstaka avrop

14. Behovsanalys • Bilda en arbetsgrupp • Samla in fakta om hur det ser ut i nuläget • Formulera framtida behov • Vilka kostnader har Ni idag för utskrifter?

15. Vi har gjort upphandlingen, ni gör avropet Ni behöver inte upprepa de krav som redan har ställts i upphandlingen, såsom exempelvis: • att leverantören är ett aktiebolag • att leverantören redovisar, skatter och arbetsgivaravgifter • hur leverantörens ekonomi ser ut (rating) • leverantörens leveranskapacitet • kvalitetssystem, miljöpolicy/miljösystem

16. Köp eller leasing? I samband med behovsanalysen måste Ni bestämma Er för om Ni ska köpa eller leasa Statliga myndigheter ska endast använda leasing då det sett över produktens hela ekonomiska livslängden leder till en lägre kostnad jämfört med att köpa objektet Statliga myndigheter som vill köpa har möjlighet att låna pengar hos Riksgälden I kalkylen bör hänsyn tas till att det är leasetagaren som står för kostnaderna i samband med återlämnandet

17. Viktigt att tänk på Finansiell leasing är den enda tillåtna formen av leasing Inga andra leasingavtal än Avtal 03 får användas. Avtal 03 finns på www.avropa.se Under respektive leverantör finns de finansbolag som ska användas

18. Servicenivåer • Lägsta Servicenivå:- Servicenivå A: Fel avhjälps på plats senast andra arbetsdagen efter felanmälan- Servicenivå B: Fel avhjälps på annan plats senast andra arbetsdagen efter produktens ankomst till platsen • I övrigt ska leverantören uppfylla s-garanti • Alla leverantörer behöver inte ha samma servicevillkor

19. Betalningsformer • En av följande betalningsformer ska erbjudas för A- eller B-garanti: • Fast pris per treårsperiod, oavsett antal sidor • Fast klickkostnad per sida per treårsperiod, oavsett antal sidor • Fast klickkostnad per sida för en treårsperiod, oavsett antal sidor, men med en minsta avgift för treårsperioden

20. Leveransavtal • Vid tecknande av leveransavtal läs igenom och använd Villkor för leverans /underhåll. • Villkoren för leveransavtal besår av detta dokument. För de fall Avroparen beställer service som tillägg till produkten regleras detta i villkoren för underhåll. För de fall leasing används regleras villkoren för detta avtal i Avtal 03.

21. Avropsrutiner vid leveransavtal/enstaka avrop • Vid avrop ska förnyad konkurrensutsättning tillämpas • Förfrågan ska skriftligen ställas till samtliga kontrakterade leverantörer (10 st.) • Omfattningen av avropet ska anges vid avropstillfället • Avroparen kan välja att utvärdera pris, miljö, rapportering samt krav på produkter/tjänster. • Den inbördes vikten mellan de tillåtna utvärderingskriterierna måste framgå av avropet

22. Avropsförfrågan • En inbjudan till samtliga leverantörer att lämna anbud • Samtliga leverantörer ska få samma information • Ska vara skriftlig • Ange skälig tidsfrist- Tidsfristens längd beror på avtalsföremålets komplexitet- I de flesta fall ca 15-20 arbetsdagar • Avropsblankett

23. Avrop/utskick • Hur skickar jag min avropsförfrågan? • Via e-post eller vanlig post? • Vad säger er inköpspolicy? • Vad ska jag skicka med för dokument?

24. Svar på avropsförfrågan Leverantör är alltid skyldig att lämna svar på avropsförfrågan, även om leverantören avstår från att sälja Skriftligt svar ska senast inkomma det datum som angivits

25. Utvärdering • Utvärderingen påbörjas efter att tidsfristen löpt ut • Analysen av de utvärderingskriterier som valts ut avgör vilket avropssvar som är bäst • Med utvärderingskriterier avses ett antal utvalda egenskaper som produkten eller tjänsten bör ha • Minst ett av följande fyra utvärderingskriterier måste användas: • Pris 3. Miljö • Krav på produkt och tjänst 4. Rapportering

26. Utvärdering • Tänk på: • Att ni måste specificera vad i kraven som ni tänker utvärdera • Att ni värderar kraven i %. Totalt 100 %

27. Tilldelningsbeslut • Beslutet ska vara skriftligt • Ska motiveras • Ska skickas ut till samtliga leverantörer som besvarat avropsförfrågan

28. Överprövning En leverantör som anser att avropet gjorts på ett felaktigt sätt har 10 dagar på sig att begära överprövning av tilldelningsbeslutet Den avropande myndigheten skavänta med att skriva kontrakt med den utvalde leverantören till dess att de 10 dagarna har löpt ut

29. Tecknande av leveransavtal • Leveransavtalet bygger på avropsförfrågan • Leveransavtalet får inte innehålla villkor som inte återfinns i ramavtalet • Däremot möjligt att precisera ramavtalsvillkor • Får inte löpa längre än 6 månader efter ramavtalets avtalsperiod

30. Viktigt att uppmärksamma • VHS / Kammarkollegiet förvaltar avtalet men själva affärsuppgörelsen görs mellan leverantören och er som beställare • VHS / Kammarkollegiet stödjer dock både avropare och leverantör vid frågor rörande ramavtalet • VHS / Kammarkollegiet äger rätt att göra revisioner och stickkontroller, detta för att följa upp priser och att leverantören följer och fullgör sina åtagande

31. Gemensamma avrop Under avtalsperioden kommer ett antal samlade avrop genomföras i VHS / Kammarkollegiets regi Syftet är att underlätta för myndigheter och kommuner som saknar egna resurser eller kunnande för att göra avrop och vars verksamhet inte ställer specifika krav på produkterna I avropet kommer det att ingå ett antal standardprodukter som passar flertalet av de avropande myndigheterna och kommunerna Mer information kommer att finnas på avropa.se

32. Aktiv förvaltning • VHS-Upphandling och Kammarkollegiet arbetar med aktiv förvaltning för både avropare och leverantör- Utbildning- Besök- Dialog

33. Tack och hej!