Projektszervezés - gyakorlat

1. Projektszervezés - gyakorlat

2. Pályázat beadása utáni teendők • Befogadás (benyújtástól számítva 4-8 hét) • Esetleges hiánypótlás – max. 1 alkalommal!! • Esetlegesen értelmező kérdések a döntés előtt • Értesítés a döntésről (befogadástól számítva 3-4 hónap) • Elutasítás – fellebbezés benyújtása • Támogatás csökkentett költségekkel és egyéb esetleges korrekciókkal – a projekt átgondolása, esetleges fellebbezés vagy visszalépés vagy elfogadás • Támogatás • Támogatási szerződés megkötése (1-2 hónap): új feltételek, indikátorok, költségvetés, saját erő, biztosítékadás, előleg • Előleg lehívása – pályázattól függő mértékben

3. Szakmai megvalósítás: • tulajdonképpen a projekttermék létrehozása • erőforrások feladatokhoz hangolása, feladatok végrehajtása • változások kezelése • kommunikáció (Megbízó, projekt környezet és felelősök tájékoztatása az elvégzendőkről, a dokumentációról, a tanulságokról, a korrekciókról) • folyamatos kontroll mind szakmailag, mind pénzügyileg! • Projekt monitoring, kontrolling (tervvel összehasonlítás) • Beszámolók (PEJ, ZPEJ) benyújtása • Pénzügyi elszámolások és előlegigénylések • Projekt zárása, fenntartás

4. A szakmai megvalósítás kiemelt általános elemei • Részletes tervezés, újratervezés (feladatok, idő, személyek, infrastruktúra, egyéb feltételek…) – részletes Gantt-diagramok készítése (bemutatás) • Szerepek a projektben – Belbin-szerepek kiscsoportos elemzése – egyéni Belbin teszt – csapatépítés fontossága • Információáramlás, folyamatos kommunikáció a projektben – kiscsoportos módszertani kidolgozás

5. Belbin-féle szerepek a csoporton belül (személyiségbeli)

6. ELNÖK (Chairman) Jelentős személyes tekintélye van, de nem uralkodik másokon Nyugodt, fegyelmezett Elkötelezettje a kitűzött céloknak Átlátja a dolgokat és tiszteli az embereket Általában intelligens, de nem feltétlenül kreatív Tisztában van a team és az egyes emberek erős és gyenge pontjaival Ha nem elég erős, a Formáló kikezdheti vezető szerepét Ha nem elég okos, nem biztos, hogy megérti az Ötletember és az Erőforrásszerző gondolatait Gondoskodik róla, hogy mindenki tudja, a feladatát, és megkapja a szükséges információkat. Tájékoztatja a teamet az ügyek állásáról. Elősegíti a gondolkodást anélkül, hogy saját elgondolásait erőltetné. Kérdez, figyel, összegez.

7. ÖTLETEMBER (Plant) Alkotó, eredeti gondolkodó, magas IQ-val és előrelátó képességgel Néha belebonyolódik saját ötleteibe, és elveszti a kapcsolatot a valósággal Nagy vonalakban gondolkodik Részletkérdésekben könnyen hibázhat Rosszul tűri a kritikát, ami kreatív ötleteit éri Gyakran magányos Alapkérdések foglalkoztatják. Az új ötletek kiapadhatatlan forrása. A régi dolgokat új megvilágításba helyezi, régi problémákra új megoldásokat talál.

8. ERŐFORRÁSSZERZŐ (Resource Investigator) Azegyéni munka untatja Jó érzéke van az üzlethez Könnyű elterelni a figyelmét a feladatról Nyomás alatt nyújtja a legtöbbet Ha nincs sok munka, könnyű életet él Szerteágazó érdeklődése miatt nem mindig csinálja meg, amit megígért „Soha sincs a szobájában, de ha mégis, akkor telefonál.” Könnyen lelkesedik, de kedvező fogadtatás híján hamar lelohad a lelkesedése Jókedélyű, szórakoztató, társaságkedvelő, közösségi ember Új ötleteket, lehetőségeket, kezdeményezéseket, híreket hoz a külvilágból a teambe. Nem alkot új ötleteket, de felismeri mások új ötleteinek jelentőségét. Lényegretörően kérdez.

9. ÉRTÉKELŐ (Monitor – Evaluator) Komoly gondolkodású, megfontolt, intelligens ember Lassan, de helyesen dönt. Nem ragadja el a lelkesedés Nem érdekli a körítés, csak a tények Hűvös, tárgyilagosan elemző kritikája lelohasztja a team lelkesedését Népszerűtlenné válthat A hibák korai felismerésével és hangoztatásával árthat a team kreativitásának Elemzi, értékeli az ötleteket. Feltárja a hibákat, és eközben hatalmas mennyiségű információt dolgoz fel. a megbeszéléseken inkább gondolataiba mélyedve hallgat, de ha megszólal, elemző bírálata rendszerint helytálló.

10. FORMÁLÓ (Shaper) Energikus, nyughatatlan, türelmetlen, lobbanékony Élvezi a kihívást Hamar méregbe gurul, de gyorsan túl is van rajta Hajlamos azt hinni, hogy összeesküdtek ellene Csak a kézzel fogható eredmények érdeklik Nekiront azoknak a team-tagoknak, akikről úgy gondolja, hogy nem elég célratörően ténykednek. Gyakorlati lépések irányába tereli a teamet. Ha egyszer eldőlt, mit kell csinálni, azonnal munkához lát, és ő lesz a team motorja. Az Elnöktől eltérően a vitában rendre előhozakodik saját gondolataival. Ha nincs Elnök a teamben, ő látja el ezt a szerepet.

11. SZERVEZŐ (Company Worker) Fegyelmezett, precíz, őszinte, becsületes Erős jellem Inkább a vállalatért dolgozik, mint magáért Olyat is elvégez, amit senki más nem vállalna Teamen belüli pozícióját féltékenyen őrzi Gyakran kritizál más munkastílusú embereket Világos célokra és a feladatok egyértelmű meghatározására van szüksége Bosszantja, ha a célok menet közben megváltoznak A döntés meghozatala után konkrét munkatervet és munkamegosztást dolgoz ki. Logikus, módszeres, gyakorlatias tervező és szervező, aki rendszerességet visz a tea munkájába. Társait is átgondolt, szisztematikus tevékenységre ösztökéli.

12. TEAMMUNKÁS (Team Worker) Élénken érdeklődik más emberek iránt Jó a kommunikációs készsége Könnyen együtt tud működni másokkal Kedves, barátságos Kezelni tudja a nehéz embereket Képes megelőzni vagy elsimítani a konfliktusokat Harmóniát teremt a teamben Kedvező hatást gyakorol a csapatszellemre azáltal, hogy a team céljait önérdeke elé helyezi. Odafigyel társaira, figyelmesen meghallgatja őket. Elősegíti, hogy mindeni elmondhassa, amit fontosnak tart. Jelenléte szinte észrevehetetlen, de hiánya nagyon is szembetűnő.

13. HAJRÁZÓ (Completer – Finisher) Inkább befelé, mint kifelé forduló alkat Fegyelmezett, szorgalmas, lelkiismeretes, aggódó Jobban hisz a szüntelen erőfeszítésekben, mint a látványos akciókban Hajlamos elveszni a részletekben, amivel bosszantja a nagy vonalakban gondolkodókat Irgalmatlan következetessége miatt népszerűtlenné válhat Nélküle a team sohasem tudna eleget tenni a határidőknek. Naprakészen tartja az ütemterveket, noszogatja a többieket. Ellenőrzi a részleteket, folyton kérdez, hogy minden rendben van-e. Ügyel a minőségre, semmi sem kerülheti el a figyelmét.

14. Projektmonitoring

15. Monitoring, ellenőrzés, értékelés • Az ellenőrzésa folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése. • Amonitoring folyamatos adatgyűjtésen alapszik, amely alapján a menedzsment vizsgálhatja a tevékenység előrehaladását a kitűzött célok viszonylatában. • Az értékelés a projekt egészének áttekintése, célja a tevékenységek hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában (relevancia, eredményesség és hatékonyság)

16. Input, output, eredmény, hatás • Input: A projekt megvalósításához szükséges pénzügyi, fizikai és emberi erőforrások • Output: a tevékenység „terméke”: fizikai output vagy szolgáltatás (operatív célok) • Eredmény: a tevékenységből származó közvetlen előnyök a kedvezményezettek számára (specifikus célok) • Hatás: a tevékenység hosszabb távú (közvetett) következményei (átfogó célok)

17. A három tevékenység viszonya Input Output Eredmény Hatás Jogiés adminisztratív Ellenőrzés előírások Eredményesség Monitoring Társadalmi elvárások, Értékelés problémamegoldás

18. Tevékenység Ellenőrzés Monitoring Értékelés Cél A szabályoknak, előírásoknak való megfelelés vizsgálata A kitűzött célokhoz viszonyított megvalósulás vizsgálata A tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában Időbeliség Folyamatos, a programvégrehajtás során Folyamatos, a programvégrehajtás során Pontszerű, előzetes és utólagos A tevé-kenység végzője szerint Külső vagy belső Belső (kívülről támogatható) Külső A tevé-kenység jellege Operatív Operatív Elemző-tudományos A vissza-csatolás módja Szankció Kiigazítás azeredményesség érdekében Tanulási folyamat Ellenőrzés, monitoring, értékelés

19. Projektmonitoring

20. A monitoring definíciója Általánosságban: folyamatos adatgyűjtés, feldolgozás és továbbítása döntés(ek) előkészítése érdekében. Szűkebb értelemben: egy adott fejlesztés pénzügyi és fizikai megvalósításának nyomon követése, azt vizsgálva, hogy biztosított-e a célok elérése az eltervezett módon (a munka- és ütemterv, a pénzügyi terv stb. szerint).

21. A monitoring céljai • alapvető célja az információszolgáltatás a projekt előrehaladásáról, fejleményeiről, eredményeiről, és egyes kötelezettségek teljesítéséről; • ehhez kapcsolódóan feltárja az eltéréseket az eredeti projekttervhez, ütemezéshez képest, és bemutatja az eltérések hátterét, magyarázatát, a felmerült problémákat; • végül – bár ez nem tekinthető monitoring funkciónak – a támogatás folyósításának alátámasztására is szolgál.

22. A monitoring főbb jellemzői • Hatékony eszköz a menedzsment kezében • Folyamat, nem egyszeri tevékenység • Konkrét, jól meghatározott célja van – ami egyértelműen elkülöníti az ellenőrzéstől • Adatokat, információkat gyűjt a megvalósításról, a kitűzött célokhoz hasonlítja azokat • Felhívja a figyelmet a céloktól való eltérésekre • Lehetővé teszi a menedzsment számára a beavatkozást.

23. Kinek és miért van szüksége a monitoringra? • Menedzsmentnek, mert • szüksége van olyan információkra, amelyek alapján eldöntheti: az adott tevékenység, fejlesztés megvalósítása sikeres-e.

24. Finanszírozóknak, mert • a monitoring révén már a megvalósítás során hozzájut a projekttel kapcsolatos információkhoz; • szükség esetén időben be tud avatkozni; • képet kap arról, hogy a támogatott projekt mennyire járul hozzá saját céljai teljesüléséhez; • a támogatás folyósítását szorosabban kapcsolhatja a fizikai teljesítéshez; • kikényszerítheti a támogatás hatékony felhasználását.

25. Monitoring tervezése • A projekt előrehaladtával a részletes tervezés szakaszról-szakaszra elvégezhető, mindig a belátható időhorizonton belül maradva, hogy olyan döntési, ellenőrzési pontok épüljenek be a projekttervbe, amelyeknél megvizsgálható az addigi előrehaladás, és ennek függvényében lehet dönteni a folytatásról, de akár a projekt leállításáról is. Ezeket a döntési, ellenőrzési pontokat nevezik mérföldkőnek • A mérföldkő legfontosabb jellemzői: • a projekt szempontjából fontos esemény, • ami szükséges a következő lépés elkezdéséhez, • segítségével szakaszolható a projekt, • vezetői szintű információszolgáltatáshoz fontos.

26. A projekt monitoring beszámolási rendszere

27. Monitoring • Végig kíséri a projekt életciklusát • tervezés • megvalósítás • működtetés

28. A monitoring rendszer alapja – a projekttervezés • Logframe

29. A jó monitoring rendszer ismérvei • Kialakításra kerül már a tervezési szakaszban, ahhoz szorosan kapcsolódik. • Biztosítja a szükséges információk rendszeres gyűjtését. • Olyan formában biztosítja az információkat, mely alkalmas a menedzsment döntések megalapozására. • Biztosítja a szükséges információkat a donor szervezetek felé.

30. A monitoring beszámoló jellemzői • Általában negyedévente vagy félévente kell benyújtani. • Mérföldkövek. • Kifizetésekhez is kötődik. • Célja: • Információszolgáltatás, • kifizetési kérelmek alátámasztása, • eltérések indoklása. • Projekt típusa és mérete szerint jelentősen eltérhet tartalmában, formájában.

31. A beszámoló tartalma • a célokhoz mért előrehaladás, beleértve a számszerűsíthető eredmények bemutatását (logframe!!!); • a céloktól, tervektől való jelentős eltérések, megfelelő indoklással együtt (pl. a projekt környezetében bekövetkezett változások ismertetése); • beszámoló a közbeszerzéssel, illetve a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítéséről, a támogatási szerződésben foglalt rendelkezések szerint; • információk a projekt pénzügyi megvalósulásáról (ténylegesen felmerült költségek).

32. A beszámoló tartalma • Csatolandó dokumentumok • az előrehaladást igazoló dokumentumok; • a közbeszerzési eljárások dokumentumai; • a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok; • eredeti számlák vagy hitelesített számla másolatok, és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok.

33. A monitoring információ hasznosulása • A projektszervezeten belül (belső monitoring) • A Strukturális Alapok intézményrendszerében (külső monitoring)

34. A működtetési időszak monitoringja • a támogatási szerződésben meghatározott (PEJ); • a projekt záró monitoringja (ZPEJ). • bizonyos időközönként adatszolgáltatás biztosítása a projekt fenntartási időszak végéig (projekt fenntartási jelentés – PFJ).

35. A monitoring szintjei KözösségiTámogatásiKeret Monitoring Bizottság KTK Irányító Hatóság Program monitoring OP Monitoring Bizottság OP Irányító Hatóság Közreműködő szervezet Projekt monitoring Címzett (pályázó)

36. A közreműködő szervezetek által végzett monitoring • Intézkedés-monitoring: a program-monitoring inputja • projektadatok összesítése, intézkedés-szintű adatok generálása • jelentés az Irányító Hatóság felé • számítógépes rendszer (EMIR). • Projekt-monitoring • az egyes projektek megvalósulásának nyomonkövetése • a projekt teljesítményének összhangja a pályázatban leírtakkal • szükség esetén közbelépés, beavatkozás.

37. Előzetes ismeretek • A strukturális és kohéziós politika célkitűzései • Az egyes alapok rendeltetése, szabályozása • Projektciklus menedzsment, logikai módszerek • Partnerség

38. Követelmények • Intézményi keretek és szabályozások ismerete • Indikátorok kiválasztása és alkalmazása • Adatgyűjtés megszervezése, adatbázisok kialakítása • Jelentések tervezése és megírása • Tapasztalatok következtetések visszacsatolása

39. A monitoring tartalmi elemei (1) • Ki (felelős intézmények) • Mit (feladatok) • Hogyan (adatgyűjtés és információáramlás) • Kinek (menedzsment és donorszervezetek) • Mikor (PCM) • Miért (aktuális teljesítmény vs. kitűzött célok)

40. A monitoring tartalmi elemei (2) • Problémafeltárás és korrekció • Célok és mérföldkövek • Partnerek azonosítása • Adatgyűjtés és elemzés • Információs rendszerek (EMIR, OTMR) • Átláthatóbb végrehajtás

41. A monitoringra és értékelésre vonatkozó szabályok • A monitoring intézményrendszere a KTK alapján • A Strukturális Alapok intézményeinek monitoring feladatai • Irányító Hatóság • Monitoring Bizottság • Közreműködő Szervezetek • Jelentéstételi kötelezettségek • éves végrehajtási jelentés • monitoring jelentések • értékelő jelentések

42. Monitoring információs rendszerek • Standardizált adatbeviteli mechanizmus • számítógépes rendszerek alkalmazása • egységes megközelítés • Strukturális Alapok Közös Adatbázisa(SFC) • hozzáférési módok kialakítása • felhasználói kör meghatározása • Monitoring információs rendszerek Magyarországon • EgységesMonitoringInformációsRendszer • OrszágosTámogatásMonitoringRendszer

43. A projekt monitoring terv • Elkészítés: már a projekt tervezésének időszakában • Adatgyűjtések megtervezése • Program dokumentumok, a pályázati kiírás, a támogatási szerződés alapján • A külső és a belső monitoring

44. A projekt monitoring folyamata (1) • A projekt monitoring terv kialakítása • a tervezés során • a pályázat benyújtását követően • A szerződéskötést megelőző időszak • tájékoztatás és kommunikáció • kiinduló adatok felvétele • előzetes helyszíni szemle

45. A projekt monitoring folyamata (2) • A projekt megvalósításának időszaka • mérföldkövek • helyszíni ellenőrzés • előrehaladási jelentés • A projekt működtetésének időszaka • éves beszámolók • monitoring látogatások • rendkívüli helyszíni ellenőrzés • összegző jelentés

46. A monitoring és a projekt SZMSZ • Időbeli ütemezés • Feladatmegoszlás • Döntési mechanizmusok • Felelősségi rendszer • Hatásköri rendszer • Belső kommunikáció • Önellenőrzési formák

47. Monitoring és a támogatás lehívásának összefüggése • A támogatások folyósítása az egyes támogatási rendszerekben alapvetően a következő három eljárás egyike szerint történhet: • a kedvezményezett által kifizetett számlák alapján, a kedvezményezett bankszámlájára történő átutalással, • a szállító által benyújtott, de a kedvezményezett által még ki nem fizetett számlák alapján, közvetlenül a szállító bankszámlájára történő utalással, • előlegfizetés formájában.

48. A monitoring adatok felhasználása • Személyi átfedések kiküszöbölése • Visszacsatolás a pályázók felé • Tájékoztatás a pályázatkiírók számára • Alapadatok szolgáltatása az értékelésekhez • Nyilvánosság és átláthatóság biztosítása • Hibalehetőségek azonosítása

49. A jelentések célja • Külső vs. belső monitoring • „Brüsszel monitoringja” • Belső monitoring szükségessége • Monitoring szervezet felépítése

50. A jelentések tartalma • Szakmai jelentések • Pénzügyi jelentések • Csatolandó dokumentumok • Kik olvassák a jelentéseket?