Elektronisk håndbog; Velkomstside

1. Elektronisk håndbog; Velkomstside INDLEDNING OG FORMÅL VELKOMMEN TIL DEN ELEKTRONISKE HÅNDBOG KVALITETS- OG MILJØHÅNDBOGEN SYSTEMGRUNDLAG MANUAL OG VEJLEDNING

2. Manual til den elektronisk håndbog Hvordan fungerer den elektroniske håndbog ? Håndbogen fungerer med linkede dokumenter som det kendes fra internettet. Det vil sige at der ved et enkelt klik på musen kan der springes fra en side til en anden. Et link til et dokument kan være understreget, men det kan også være et billede eller en figur. Dog vil der altid komme en hånd frem på skærmen som betyder, at der er et link til et andet dokument. Hvilken betydning har niveauerne ude i højre side? Niveausøjlen viser hvor brugeren er i forhold til udgangspunktet. Det pågældende niveau er fremhævet med hvidt. Håndbogen starter på niveau 1 og når der klikkes videre herfra kommer brugeren til niveau 2 og så fremdeles. Niveauinddelingen kan benyttes til at komme hurtig tilbage (opad i systemet) fra f. eks. niveau 4 til 2, ved at klikke direkte på niveau 2. Tilbage til startsiden Der klikkes tilbage til niveau 1, hvorefter der klikkes en gang ekstra på niveau 1(hvidt). N I V E A U 1 N I V E A U 2 N I V E A U 3 N I V E A U 4 GENVEJ KVALITETS- OG MILJØHÅNDBOGEN

3. Systemgrundlag for den elektronisk håndbog N I V E A U 1 SYSTEMLEDELSE Kvalitets- og miljøchef N I V E A U 2 DOKUMENTSTYRING Webredaktør N I V E A U 3 TEKNISK PLATFORM IT-chef INDHOLD Dokumentansvarlige N I V E A U 4 KVALITETS- OG MILJØHÅNDBOGEN

4. Systemgrundlag for den elektronisk håndbog; N I V E A U 1 PUBLICERING & DOKUMENTSTYRING N I V E A U 2 Dokumentstyring Publicering Godkendelses-procedure N I V E A U 3 Standard for layout Arkiv Funktioner N I V E A U 4 Udfasning af dokumenter KVALITETS- OG MILJØHÅNDBOGEN

5. Systemgrundlag: Dokumenthåndtering N I V E A U 1 Skitser Side tilpasses N I V E A U 2 Opsætning af ny side Nej Godkendelses procedure Godkendt Opsat side Ja N I V E A U 3 Publicering Links og funktionalitet Side gemmes Side på nettet N I V E A U 4 Side arkiveres KVALITETS- OG MILJØHÅNDBOGEN

6. Systemgrundlag; Procedure for godkendelse N I V E A U 1 N I V E A U 2 N I V E A U 3 N I V E A U 4 Procesdiagram godkendelses Procesdiagram Dokumenthåndtering

7. Systemgrundlag; Godkendelsesproces N I V E A U 1 Sideansvarlig informeres Side tilpasses Nej N I V E A U 2 Godkendt af sideansvarlig Side til godkendelse Nej N I V E A U 3 Godkendt af ledelsen Ja N I V E A U 4 Ja Siden publiceres KVALITETS- OG MILJØHÅNDBOGEN

8. Systemgrundlag for den elektronisk håndbog; N I V E A U 1 LEDELSE:Godkender layout og formater. Endelig godkendelse af indhold. Udstikker retninglinier for hvad håndbogen skal indeholde og hvordan stoffet skal struktureres. N I V E A U 2 PUBLICERING & WEBREDAKTØR :Ansvarlig for følgende og refererer direkte til ledelsen. Udarbejder standarder for layout. Opsætning og publicering af de enkelte sider. Ansvarlig for funktionaliteten i håndbogen. Har adgang til at redigere i håndbogen som den eneste. N I V E A U 3 TEKNISK PLATFORM INDHOLD N I V E A U 4 KVALITETS- OG MILJØHÅNDBOGEN

9. Elektronisk håndbog; Procesorganisation N I V E A U 1 LEDELSESPROCESSER Politik og målsætninger Organisation og ansvar Generelle procedurer Strategi og vision N I V E A U 2 KERNEPROCESSER Salg Indkøb Produktion og lager Levering & service N I V E A U 3 STØTTEFUNKTIONER N I V E A U 4 Administration IT-udvikling Personale udvikling Måling

10. Elektronisk håndbog; Støttefunktioner Personaleudvikling N I V E A U 1 Medarbejder N I V E A U 2 Rekrutering Interview og ansættelse Oplæring/ Jobtræning Medarbejder samtale Uddannelse N I V E A U 3 Modtagelse af nyansatte N I V E A U 4

11. Elektronisk håndbog; Politik og målsætninger Politik for kvalitet & miljø Virksomheden A/S ønsker at fremstå som en miljøbevidst producent af maling. Og vil tilstræbe at udføre alle aktiviteter under størst mulig hensyntagen til mennesker og miljø. Kvalitet har højeste prioritet, og alle medarbejdere har et personligt ansvar for at sikre dette. Dette skal opnås ved: • at sætte os mål for kvalitet og miljø, herunder energi, der til stadighed skal sikre forbedringer udover lovmæssige krav samt måle og følge op på vore aktiviteters virkninger. • ikke at acceptere ulykker eller skade på miljø og medarbejdere. • at sikre ressourcer til kvalitets- og miljøarbejdet samt sikre at alle medarbejdere har den rette træning og information. • ved udvikling af nye produkter og processer, at tage hensyn til det samlede forbrug af råstof- og energiressourcer, fra råstofudvinding til anvendelse. 16 maj, 2000 Direktøren N I V E A U 1 Mål- sætninger N I V E A U 2 N I V E A U 3 N I V E A U 4

12. Elektronisk håndbog; Politik og målsætninger Målsætninger for kvalitet, miljø og energi. Politikken er; at sætte os mål for kvalitet og miljø, herunder energi, der til stadighed skal sikre forbedringer udover lovmæssige krav samt måle og følge op på vore aktiviteters virkninger. Virksomheden vil arbejde med: • at reducere energiforbruget • at minimere affaldsmængderne, samt sortere affald hvor det er muligt • at erstatte kemikalier med andre tilgængelige produkter med samme egenskaber • at reducerer vandforbruget både i produktion og administrationen • at reducere fejlproduktioner væsentligt • at fastholde og forsøge at forbedre virksomhedens høje kvalitetsniveau i slut- produktet 17 november, 2000 Kvalitet- og miljøchef N I V E A U 1 Mål N I V E A U 2 N I V E A U 3 N I V E A U 4

13. Elektronisk håndbog; Politik og målsætninger Mål for vandforbruget i produktion og administration Ansvarlig for mål og handlingsplan for reduktion af vandforbruget: • i produktionen: Produktionsleder • i Administrationen: Salgs-sekretær N I V E A U 1 N I V E A U 2 N I V E A U 3 N I V E A U 4

14. Elektronisk håndbog; Ledelsesprocesser N I V E A U 1 Generelle procedurer Klager og afvigelser Forebyggende handlinger N I V E A U 2 N I V E A U 3 Lovgivning Kommunikation N I V E A U 4

15. Elektronisk håndbog; Procedure N I V E A U 1 N I V E A U 2 N I V E A U 3 N I V E A U 4

16. Elektronisk håndbog; Procedure N I V E A U 1 N I V E A U 2 N I V E A U 3 N I V E A U 4

17. Elektronisk håndbog; Salg N I V E A U 1 Tilbud Kunde kontakt N I V E A U 2 Kundedata Standard formular Afdække kundebehov Opgave specifikation N I V E A U 3 Udarbejdelse af tilbud Tilbud N I V E A U 4 Ordre fra kunde

18. Elektronisk håndbog; Produktion og lager Produktion N I V E A U 1 Ordre N I V E A U 2 Råvarer Produktion N I V E A U 3 Kontrol Lager Besked til levering N I V E A U 4

19. Elektronisk håndbog; Produktion og lager N I V E A U 1 N I V E A U 2 N I V E A U 3 N I V E A U 4

20. Elektronisk håndbog; Salg N I V E A U 1 Ordre Orde fra kunden Ordre oprettelse N I V E A U 2 Ordre opfølgning Produktion-planlægning N I V E A U 3 Ordre afslutning & fakturering Bestiller fragt N I V E A U 4 Udleverer varer

21. Elektronisk håndbog; Salg, procedure N I V E A U 1 N I V E A U 2 N I V E A U 3 N I V E A U 4

22. Elektronisk håndbog; Organisation N I V E A U 1 Direktør N I V E A U 2 Personale- udvikling IT-udvikling Administration Kvalitet- og miljøstyring N I V E A U 3 Salgsafdeling Indkøbs- afdeling Produktion og lager Levering og service N I V E A U 4

23. Elektronisk håndbog; Kvalitets- og miljøchef N I V E A U 1 Kvalitets- og miljøchef: Er ansvarlig for: • udarbejdelse af kvalitets- og miljøpolitik • opretholdelse af kvalitets- og miljøledelsessystemet herunder fastlægge retningslinier for den elektroniske håndbog Fungerer endvidere som ledelsens repræsentant i forhold til ledelsessystemerne. N I V E A U 2 N I V E A U 3 N I V E A U 4

24. Elektronisk håndbog; Redaktør N I V E A U 1 WEB-Redaktør af den elektroniske håndbog Er ansvarlig for: • den elektroniske håndbog • dokumentstyring N I V E A U 2 N I V E A U 3 N I V E A U 4

25. Elektronisk håndbog; Kvalitet- og miljøstyring N I V E A U 1 Kvalitets- og miljøchef N I V E A U 2 WEB-redaktør Elektronisk håndbog Miljømedarbejder N I V E A U 3 N I V E A U 4

26. Elektronisk håndbog; Salgsafdeling N I V E A U 1 Salgschef N I V E A U 2 Sekretær PR-chef N I V E A U 3 Sælger Eksport Sælger Øerne Sælger Jylland Ordre-håndtering N I V E A U 4

27. Elektronisk håndbog; Salgsafdeling N I V E A U 1 Sælger Eksport Er ansvarlig for al kundekontakt og salg til udlandet. Forestår tilbududarbejdelse og opfølgning. N I V E A U 2 N I V E A U 3 N I V E A U 4