Neue Wege der Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung

1. Neue Wege der Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung Microsoft SharePoint Andreas Radix, Principal Consultant 06/07.07.2010

2. Agenda • eGovernment-Portal für Informations- und Kommunikationsprozesse • Dokumentenmanagement mit Office-Integration (Versionsverwaltung, Excel Services, etc.) • Steuerung von Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen • Integrationsplattform am Beispiel SAP • …mit Lösungsszenarien aus der Praxis

3. Das Unternehmen Alegri International Group das führende IT Beratungsunternehmen und Lösungsanbieter für Microsoft Technologien. • Gegründet 2001 • mit 140+ Consultants • an sieben Standorten • Wirtschaftlich erfolgreich • über 30% der DAX 100 Unternehmen sind unsere Kunden Köln • Auslandsniederlassungen: • Wien (Austria) • Aarau (Schweiz) • London (UK) Frankfurt Stuttgart München

4. Unternehmensportfolio

5. eGovernment-Portal für Informations- und Kommunikationsprozesse

6. Neue Wege von morgen mit SharePoint 2010 Die Collaboration Plattform für die Bundesbehörden und das Internet • Menschen verbinden und befähigen • Arbeitsgruppen, Suchen & Finden, Verstehen • Kosten senken mit einheitlicher Infrastruktur • Intranet, Extranet & Internet, Anwendungen • Rasches Reagieren auf Fachanforderungen • Prozesse, Dokumente & Daten, Technologie Sites Composites Communities Insights Content Search

7. Mehrwert durch integrierte Geschäftsprozesse Kommunikation • Telefon und Mobiltelefon • Instant Messaging • Videokonferenz ERP • BI - Business Intelligence • Periodische Berichte • Export zu Excel • Data Mining Collaboration Portal & Content Management, DMS • Verträge • Technische Angebote • Richtlinien • Projektinformationen Office Integration • Termine • Aufgaben • Kontakte • … CRM • Kampagnenmanagement • Lead Management • Opportunity Management • Kontakt & Kunden • Management • Service Management Project Management • Projektplanung • Projektsteuerung • Projektcontrolling

8. Moderner Verwaltungsarbeitsplatz DOMEA („Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang“): ein Konzept für Dokumentmanagement und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung.

9. Dokumentenmanagement mit Office-Integration (Versionsverwaltung, Excel Services, etc.)

10. Dokumentenbearbeitung in SharePoint • Erstellen neuer Dokumente in einer SharePoint-Site • Definieren von Metadaten • Speichern und öffnen von Dateien in SharePoint-Sites • Überwachen von Dokumentversionen • Ein- und auschecken von Dokumenten • Hochladen mehrerer Dokumente • Definieren von Genehmigungsworkflows • Erstellen von Richtlinien (retentionpolicies)

11. Neue Möglichkeiten in SharePoint 2010 • ‚Unique Document ID‘ innerhalb einer Serverfarm • Dokumenten Sets • Verwaltbare Metadaten Ein neues Dokumenten Set wurde erstellt. Dieses basiert auf den Einstellungen in der Dokumenten Library , die vordefinierten Dokumente werden automatisch erstellt. Der Benutzer kann die vorhandenen Dokumente bearbeiten und neue Dokumente zum Dokumenten Set hinzufügen.

12. Das Dokument wird in Version 0.1 erstellt und erhält eine eindeutige Dokument Nr.( z.B. datei_14_3) und zusätzliche Metadaten Dokumentenbearbeitung Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1

13. Das Dokument und/oder seine Metadaten werden in Word oder SharePoint bearbeitet und wieder eingecheckt als Entwurfsversion 0.2 Dokumentenbearbeitung Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2

14. Das Dokument wird veröffentlicht und wenn nötig freigegeben (Freigabe Workflow). Jetzt ist eine Hauptversion vom Dokument vorhanden. Dokumentenbearbeitung Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 1.0 veröffent-lichen

15. Das Dokument wird ausgecheckt. Dokumentenbearbeitung Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 1.0 auschecken 1.0

16. Das Dokument und/oder seine Metadaten werden nochmal in Word /SharePoint bearbeitet und wieder eingecheckt als Entwurfsversion 1.1 Dokumentenbearbeitung Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 1.0 1.1 1.0

17. Das Dokument wird veröffentlicht . Eine neue Hauptversion wird erstellt. Dokumentenbearbeitung Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 1.0 2.0 1.1 einziehen 1.0 veröffent-lichen

18. Das Dokument wird nach Richtlinien der Dokumenten Library archiviert. Dokumentenbearbeitung Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 2.0 2.0 1.1 1.0 archivieren

19. Der Zugriff des Dokumentes erfolgt nur noch über einen Link. Dokumentenbearbeitung Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 2.0 2.0 1.1 1.0 Link archiv://document/abcd.doc

20. Metadatenbearbeitung in Word Ribbon UI Metadaten

21. Excel Services • Excel Services im SharePoint • Veröffentlichung von ganzen Excel-Sheets oder Teile davon nach SharePoint • Verwenden von interaktiven Pivots sowie PowerPivots, Visual Slicers und Sparklines • Daten können über die SharePoint Sites gefiltert und sortiert werden • Über die neue Schnittstelle REST können die Excel Services Daten und Diagramme nun auch z.B. in Wikis oder Blogartikel eingebunden werden. • Besseres Reporting (sehrgroße Pivots), bessereVisualisierung • einfachereLoBDatenintegration (Business Connectivity) • Access Services • Performance Point Services

22. Excel Services Interaktive Pivot-Tabellen Slicers Dashboards

23. Nutzung von Berichten und Prozessbildern • Berichte • KPI-Listen/ Ampeldarstellung/ Kennzahlen • Webbasierte Reports via Excel Services • SQL Reporting Services für Reportgenerierung und –versand • Mit hierarchischen KPIs nur mit Zusatzprodukten/ Entwicklung • Prozessportale • hart-verlinkte Visio Graphiken • Dynamisch gefilterte Dokumentenbibliotheken je nach Prozess • Dynamische Silverlight Graphiken aus SharePoint Listen

24. Beispiel: Visualisierte Prozesse

25. Beispiel: Visualisierte Prozesse mit Verlinkung

26. Steuerung von Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen

27. Arbeitsabläufe und Formulare VisualStudio Microsoft Office InfoPath SharePoint Designer MOSS Workflows

28. InfoPath Formulare • Benutzerfreundliche Dateneingabe • Leichtes und schnelles erstellen von XML-Formularen • Datenintegration nach Industriestandard (XML, XSD, Xpath, XSLT) • FlexiblesFormular • Daten über Geschäftsprozesse hinweg zu verwenden • Digital signierbar

29. InfoPath Formulare • Formulare und Datenverteilung /-aufnahmemit InfoPath

30. InfoPath Formulare • Datenverteilung /-aufnahmeüber BCS • InfoPath Webpart, Office LOB Daten, Listen Custom lists LOB Daten InfoPath Formular

31. Arbeitsabläufe mit SharePoint • Formelle Dokumentenfreigabe:Bestellantrag wird vom Status „Entwurf“ in den Status „genehmigt“ gehoben. • Erinnerungen / Eskalation:Der Vorgesetzte wird nach 3 Tagen daran erinnert, dass eine Bestellung zur Genehmigung ansteht. Die Workflowaufgabe wird nach 2 weiteren Tagen an jemand anderen delegiert. • Automatisierung:Die genehmigte Bestellung wird in das Bestellsystem transferiert und dort ausgeführt.

32. Arbeitsabläufe - Komplexität und Kosten Komplexität Standard Kosten

33. Nintex Arbeitsabläufe - Überblick • In SharePoint /WSS vollständig integrierte Workflow-Oberfläche • Definition von Arbeitsabläufen erfolgt deklarativ • Erweiterbar durch Eigenentwicklungen • Zielgruppe Poweruser / Entwickler

34. Beispiel: Mehrstufige Genehmigung • Anwender legt einen Bestellantrag an • Der Bestellantrag wird dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt • Wenn der Vorgesetzte die Bestellung genehmigt, erfolgt eine Prüfung des Bestellwerts: • Bestellwert < 1.000 €: Die Bestellung ist genehmigt • Bestellwert >= 1.000 €: Die Bestellung wird dem Bereichsleiter zur Genehmigung vorgelegt

35. Genehmigungsablauf visualisiert • Arbeitsabläufekönnen in Visio 2010 erstellt und in SharePoint Designer importiertwerden • Der Benutzer kann jeder Zeit kontrollieren, in welchem Zustand der Arbeitsablaufist.

36. Anwender legt einen Bestellantrag an • Mitarbeiter fülltWeb- Formular aus

37. Anwender legt einen Bestellantrag an 2. Daten stehen in SharePoint zur Verfügung

38. Anwender startet Genehmigung 3. Workflow starten

39. Anwender startet Genehmigung 4. Graphischer Workflowverlauf 5. Workflow starten

40. Genehmigung durch Vorgesetzten 6. Taskliste mit Workflowaufgaben des Vorgesetzten

41. Genehmigung durch Vorgesetzten 8. Genehmigung durch Vorgesetzten 7. Alle wichtigen Informationen zum Antrag

42. Genehmigung durch Vorgesetzten 9. Identifikation Bereichsleiter über AD 10. Genehmigung durch Bereichsleiter

43. Genehmigung durch Vorgesetzten 11. Genehmigung erfolgt

44. Signatur von Dokumenten Beim Abschluss von Arbeitsabläufen mit Dokumenten können diese vom Benutzer signiert werden: • Nutzung von Office (Word) • Nutzung von PDF Print Rendition

45. Signaturen einsammeln über einen Arbeitsablauf

46. Dokument signieren

47. Beispiel: Elektronische Signatur light

48. Signatur über PDF-Print-Rendition

49. Integrationsplattform am Beispiel SAP

50. StrukturierteDaten Unstrukturierter Content Search Manage Edit Compliance Prozess-Portale BusinessIntelligence Project-Solutions Sales Management3.0 Vertrags-Management Solutions Die Integrationsplattform - SharePoint SharePointArchiv BizTalk XI/NetWeaverWeb Services SAP-User InformationWorker(Office/Web) MobileWorker