Töösoorituse hindamine Tartu Ülikooli Raamatukogus

1. Töösoorituse hindamine Tartu Ülikooli Raamatukogus Tiina Kuusik Teadusraamatukogude suveseminar 28.08.- 29.08.03

2. Kava 1. Töösoorituse hindamise teoreetilised alused 2. Töösoorituse hindamise praktikast teistes maailma raamatukogudes 3. Töösoorituse hindamise eesmärgid ja protsessid Tartu Ülikooli Raamatukogus 4. Hindamise tulemused ja järeldused

3. Allikad Anglo- Ameerika juhtimisteoreetikute monograafiad ja teadusartiklid alates 90- ndatest (Cascio, W. F., Cole, G.A., Dessler, G, Fletcher, C. Sisson, K., Sparrow, P., Hiltrop, J.-M. jpt) Töösoorituse hindamist raamatukogudes käsitlevad artiklid (Durey, P. Edwards, R. G., Williams, C. J., Green, A. A. Morgan, S. Verrill, P. E. jt) Inimressurrside juhtimist raamatukogus käsitlevad teavikud (Brophy, P. Casteleyn, M., Webb, P. S., Performance Appraisal in Academic Libraries (ALA)

4. Performance appraisal are like seat belts. Everybody agrees they’re a good idea, but lost of people find them awkward to use. Dick Grote Inimressurssi juhitmise konsultant Grote Consulting Corporation juht (USA)

5. Personali hindamine INFORMAALNE - toimub igapäevase töö käigus FORMAALNE - perioodiline protsess, mis viiakse läbi kindlate reeglite alusel ja mille tulemused vormistatakse kokkulepitud viisil

6. Personali töösoorituse hindamine (performance appraisal) on planeeritud protsess, mille käigus antakse hinnang töötajate tööle ning seatakse uued eesmärgid nende töö tulemuslikkuse parandamiseks on süsteemne informatsiooni kogumine töötajatelt ja töötajate kohta organisatsiooniliste otsuste tegemise eesmärgil toimub korrapäraselt ja süsteemselt ning kindlate kriteeriumide ja metoodika alusel

7. Soorituse juhtimise süsteem

8. Töösoorituse hindamise funktsioonid KONTROLLIMINE ARENDAMINE

9. Enamlevinumd hindamismeetodid minevikuorientatsiooniga - graafilise skaala avatud meetod (graphic scale open-ended method), essee (essay) tulevikuorientatsiooniga - juhtimine eesmärkide kaudu(MBO), hindamis-arenguvestlus (appraisal interview)

10. Töösoorituse hindamise kriteeriumid põhinevad • eesmärkidel ja töö väljundil (target/output) • oskustel ja kompetentsil (skills/competencies) • tegevusel ja ülesandel (process/task) • huvigruppidel (kaastöötajad, kliendid jt.) ja ootustel • (stakeholders expetations)

11. 360 kraadilise tagasiside süsteem

12. 360 kraadilise tagasiside süsteem - MIKS populaarne? meeskonnakesksed struktuurid on asendamas hierarhilisi, mis eeldab häid koostööoskusi (meeskonnaliikmete hinnangud objektiivsemad) kaastöötajad, alluvad ja kliendid teavad rohkem töötaja tugevustest ja piirangutest, kui tema vahetu töökorraldaja süsteem teeb tagasiside rohkem põhjendatumaks kui üheallikaline tagasiside võimaldab töötajal võrrelda oma käitumuslikku tegevust teiste poolt antud hinnangutega

13. Formaalse hindamise kasud

14. Töösoorituse hindamise praktikast - fakte hindamistegevusega alustati USA avalikes raamatukogudes juba 1920-tel aastatel rohkem kui 80% USA raamatukogu erinevate tüüpi raamatukogudest kasutab erinevaid personalihindamise süsteeme ja vorme Suurbritannia teadusraamatukogudest kasutab 57% raamatukoguhoidjate (librarian) ja 25% tugipersonali ( non proffessional staff) töösoorituse hindamiseks erinevaid küsimustikkke

15. Töösoorituse hindamise praktikast - kuidas töösoorituse hindamiseks raamatukogudes kasutatakse erinevaid meetodeid ning nende kombinatsioone juhtide ja referentide (subject librarian) puhul soovitatakse kasutada mitmeallikalist e 360° tagasiside süsteemi kasutusel on nii raamatukogu enda poolt väljatöötatud,kui ülikooli tsentraalsed hindamissüsteemid

16. Töösoorituse hindamise praktikast - probleemid töösoorituse hindamise tulemuste mitterakendamine, mis muudab kogu tegevuse formaalseks paberitäitmiseks. pealiskaudsus, kiirustamine juhtide ükskõiksus hindamiskriteeriumide ebaselgus pinged inimestevahelistes suhetes lisatöö ja bürokraatia

18. Töösoorituse hindamise üldised põhimõtted TÜ Raamatukogus I Üldosa (eesmärk, hindajad, hindamiskriteeriumid, hindamismeetodid, hindamise koordineerimine) II Hindamise rakendamine (dokumentatsioon, teavitamine, tulemuste vormistamine, kokkuvõte, tulemuste rakendamine)

19. Töösoorituse hindamise eesmärgid TÜ Raamatukogus tööalase tegevuse analüüs teadmiste, oskuste, ja töötulemuste hindamise kaudu täiend- ja ümberõppevajaduste kindlaksmääramine eesmärkide ja tööülesannete täpsustamine töötajatele tagasiside andmine nende töö kohta ja tagasiside saamine organisatsiooniliste probleemide kindlakstegemine

20. Hindamistegevused 2002. aasta kevad, talv; 2003 kevad Valim 19 referenti 3 asedirektorit 13+5 keskastmejuhti (sh 3 peaspetsiakisti) Meetodid mitmeallikaline tagasiside süsteem hindamis-arenguvestlus

21. Hindamise kavandamine Referendid

22. Referentide töösoorituse hindamise alusdokumendid

23. Hindamise kavandamine Asedirektorid

24. Hindamise kavandamine Keskastmejuhid (sh peaspets)

25. Hindamise kavandamine Filiaalide juhid

26. Juhtide töösoorituse hindamise küsimustik VIIS dimensiooni Juhtimine Otsustamine Koostöö Tööalane pädevus Suhete juhtimine ja kommunikatsioon

27. Referendi koondhinnang

28. Asedirektori koondhinnang

29. Asedirektori koondhinnang

30. Asedirektori koondhinnang

31. Asedirektori koondhinnang

32. Hindamise tulemused Referendid Hinnangud soorituse kohta oodatust positiivsemad Ametikirjeldused vajavad täpsustamist Ajastatud eesmärkide puudumine Töökoormused alahinnatud Täiendkoolitusvajaduste tuvastamine

33. Hindamise tulemused Klientide rahulolu referendi tööga (26 vastajat)

34. Referendid hindamise vajalikkusest

35. Hindamise tulemused Asedirektorid Hinnangud soorituse kohta oodatust positiivsemad 80,3%, 74,1%, 72,2% Valdkondade piirid ebaselged Minapilt ei vasta hindajate hinnangutele. Enesehinnang kõrgem teiste hinnangutest Kõige madalam hinnang koostööpartneritelt

36. Hindamise tulemused Keskastmejuhid Hinnangud soorituse kohta oodatust positiivsemad Ametikirjelduste ja täpsutamine. Üksuste probleemid. Ajastatud eesmärkide puudumine Täiendkoolitusvajaduste tuvastamine

37. Hindamise probleemid ja lahendused Positiivne äärmuslikkus hindamisel - formaalsus, umbusk, soov säilitada häid suhteid Positiivse äärmuslikkuse vähendamiseks hindamisskaala muutmine, hindamise eesmärkide selgitamine, referentide hindajate anonüümsus Subjektiivsuse vähendamiseks kvantitatiivsete kriteeriumide lisamine Teaduskonna poolsete hindajate hindamisest varajane teavitamine

38. Hindamise järeldused Mitmeallikalise hindamisüsteemi kasutamine on ajamahukas, kuid inforikas. Saadud info kasutamine ? Väljatöötatud metoodikat ja protsesse saab kasutada hindamisel järgmisel aastal Efektiivne protsess vajab enamat osalejate koolitamist Protsess nõuab väga head planeerimist Hoiakute muutmine hindamisse võtab aega

39. Kokkuvõtteks Olulised nii protsess ise kui tulemused ja nende rakendamine Töösoorituse hindamise katseprojektid teistes töötajate gruppides Hindamise regulaarsuse järgimine edaspidi Organsatsioonikultuuri uurimus Oluline TÜ Raamatukogu edasisel arendamisel Oluline kujundada terviklik efektiivne kogu personali hõlmav süsteem ja ning saavutada süsteemi teatud toimimine.

40. Töösoorituse hindamine Tartu Ülikooli Raamatukogus Tiina Kuusik Teadusraamatukogude suveseminar 28.08.- 29.08.03