PÉNZSZÁM pénzügyi - számviteli rendszer bemutatója

1. PÉNZSZÁM pénzügyi - számviteli rendszer bemutatója Bemutatónk végigvezeti Önt a rendszer főbb alkalmazási lehetőségein. A rendszer menüszerkezetét az utolsó oldalon tekintheti meg. Elérhetőségünk: Financia Kft 1221. Budapest, Péter Pál u. 90. Telefon: 226-0611, 06-20-9354-690 Email: info@financia.hu

2. Számlatükör - főkönyvi számlatörzs • A rendszerrel szállított ajánlott számlatükör számláiból a rendszer alkalmazásának első lépéseként gyorsan összeállíthatja saját számlatükrét. Az így elkészült, decimális felépítésű számlatükör bővíthető, meglévő számlái alszámlákra bonthatók, a bontásig könyvelt forgalom automatikusan az első alszámlára kerül.

3. Számlatörzs kiegészítő adatok. A számlatükör összeállításával készen van a főkönyvi számla-törzs is, ahol a számlatükörből megjelennek azok a főkönyvi számlák, amelyekre könyvelés történt, illetve amelyekre könyvelni lehet. A forgalom helyett lekérhetők a főkönyvi számlatörzs kiegészítő adatai is. • A főkönyvi számlákhoz gyűjtések kapcsolhatók (analitika, gyűjtőcsopor-tok). Itt végezhetők el - a rendszerrel szállított beszámolók közül a könyv-vezetésre vonatkozó beállításoknál a felhasználó által kiválasztott - beszá-moló összeállításához szükséges be-állítások (lásd a mérlegnél)

4. Könyvvezetésre vonatkozó beállítások A számlatükör összeállítását követően célszerű a könyv-vezetésre és a rendszer mű-ködésére vonatkozó beállítá-sokat elvégezni. A beállítások helyes értelmezését egyedi súgók segítik.

5. Főkönyvi forgalomra vonatkozó beállítások • Külkereskedelmi forga-lom választásakor szám-laelőzmény esetén a pénzügyi teljesítéskori árfolyamdifferenciát a rendszer automatikusan az itt kijelölhető főkönyvi számlákra viszi. A forgalmi tételek kezelésénél jelölhetők ki a vevő, szállító, bank, pénztár, valamint az automatikus nyitás-zárás végrehajtásához szükséges főkönyvi számlaszámok. A vevő, szállító főkönyvi számlákhoz a rendszer automatikusan beállítja a folyószámla vezetést (kikapcsolható).

6. Bizonylatolásra vonatkozó beállítások A vegyes bizonylatok betűjele a felhasználó által szabadon módosítható, de el is hagyható. Ez a beállítás a sorszámozott, előre kiállított vegyes bizonylatok könyve-lését nem zárja ki. Azoknál a pénztáraknál, ahol zártkörű pénztárkezelést lett választva, itt módosíthatóak a pénztárak sorszámozására, valamint a bizonylatok példányszámára és maximális tételszámára felkínált beállítások. Pénztáranként választható, hogy a pénztárkezelés is, (zártkörű pénztárkezelés) vagy csak a pénztári forga-lom könyvelése történjen ezzel a rendszerrel.

7. ÁFA-ra vonatkozó beállítások A bevallás szerinti ÁFA-analitikában történő meg-jelenés az adófizetési köte-lezettséggel nem járó ÁFA kulcsoknál módosítható. Az import ÁFA bevallá-sához előírt kiegészítő adatok ÁFA-listában törté-nő megjelenítéséhez önálló ÁFA főkönyvi számla kijelölésével van lehetőség. A forgalomban az ÁFA rögzítésénél a rendszer mindig az alapként kiválasztott ÁFA főkönyvi számlát kínálja fel, mely csak az itt kijelölt főkönyvi számlák valamelyikére módosítható.

8. Pénzügyi bonyolítás beállításai A rendszerrel készíthetők fizetési felszólítások, egyenlegközlő és késedelmi kamatterhelő levelek. A kamat számításánál a rendszer a partnerre vonatkozó kamat mértékét keresi, ha ott nincs beállítva, akkor a partnercsoporthoz fordul, s ha ott sincs beállítás, akkor alkalmazza az itt beállított Ptk. szerinti kamatot. A késedelmi kamat mértéke beállítható felhasználói szinten, partnerek csoportjára és partnerre vonatkozóan is.

9. Egyéb beállítások Ezekkel a beállításokkal a felhasználói igényekhez igazíthatók a fentiekben felsorolt megjelenítések, számítások, intervallumos listák, a könyvelés devizaneme, valamint a több nyelvű főkönyvi kivonat készíthetősége.

10. Főkönyvi számlához kapcsolható gyűjtések A főkönyvi számlatörzsben szereplő minden egyes főkönyvi számlához két gyűjtőcsoport válaszható. A gyűjtőcsoportok, valamint a csoportba tatozó gyűjtők a felhasználó által szabadon definiálhatók. Egy adott főkönyvi számlánál a gyűjtőcsoport kijelölés a forgalom rögzítésekor a kijelölt csoportból gyűjtő választási kényszert jelent.

11. Elsődleges költségszámlák Az elsődleges költségszámláknál a főkönyvi számlatörzsben állítható be a másodlagos költségszámla megadás típusa (tételes vagy fix másodlagos főkönyvi költségszámla kijelölés, stb.), ha a könyv-vezetésre vonatkozó beállítások szerint a felhasználónál van másodlagos költségelszámolás. Az elsődleges költségszámlákra történő forgalom rögzítésekor a másodlagos költségszámla számát csak akkor kell megadni, ha itt a tételes megadást választottak. • Azoknál az elsődleges költségszámláknál, ahol a másodlagos költségelszámolás típusa beállításra került - a forgalom zárását követően - a rendszerrel automatikusan elvégeztethető a másodlagos költségelszámolás könyvelése.

12. Partnerek, partnercsoportok A partnereket a rendszer vállalkozásokra és magánszemélyekre csoportosítja. E két partnercsoportnál az azonosításhoz szükséges adatok eltérőek. Vállalkozásoknál adószám, magánszemélyeknél adóazonosító jel, vagy TAJ-szám.

13. Forgalomkezelés A forgalom megjelenítésére, a forgalmi adatok rögzítésére a következő három, eltérő felépítésű képernyő szolgál: - forgalmi bizonylatok listája, - forgalmi bizonylat felvitele (bizonylat feje, és összesen adata), - forgalmi bizonylat tételeinek felvitele. A nyitó forgalmat csak az alkalmazás első évében kell manuálisan rögzíteni, a további években a nyitás az előző év zárásával együtt, automatikusan elvégezhető. A nyitó forgalom képernyőinek elvi felépítése megegyezik a következőkben ismertetett forgalom képernyőivel. A vevő, szállító számlák, bank, pénztár és vegyes bizonylatok adatbeviteli képernyőinek felépítése azonos, adattartalmuk azonban a forgalom típusától függően változik. Az azonos típusú képernyőkből egy-egy kerül bemutatásra. A bemutatott forgalmi típus képernyőjének más forgalmi típusnál meglévő esetleges eltéréseit a szöveges kiegészítés tartalmazza. A rendszer egy számlát, egy banki kivonatot és egy pénztárbizonylatot tekint egy bizonylatnak. A könyvelt bizonylatok listáját bemutató képernyőkből a vevő, a bizonylat felviteli képernyőkből a szállító, a tétel felviteli képernyőkből több is bemutatásra kerül. A tétel felviteli képernyők attól függően változnak, hogy azokon milyen, a tétel rögzítéséhez szükséges adatmezők jelennek meg. Ezt mindig a könyvvezetésre, a rendszer működésére vonatkozó beállítások, valamint a főkönyvi számlatörzs beállításai határozzák meg A forgalom adatai a forgalom zárásáig szabadon módosíthatóak, a forgalom zárása után csak bizonylat alapján (vegyes tétellel) helyesbíthetők a forgalmi adatok.

14. Forgalmi bizonylatok képernyős listája A listában mindig a fejléc beállításai sze-rinti forgalom jelenít-hető meg. A lista sorrendje változtatható, a kívánt sorrend oszlo-pának kijelölésével. A lezárt időszak eltérő színnel (rózsaszín) ke-rül megkülönböztetés-re. A szállító forgalmi lista kiegészül a szállítói számla nyilvántartási számával, a bank és a pénztár forgalmi listáján a partner és fizetési határidő helyett a forgalom egyenlege és megjegyzés oszlop, a vegyesnél csak megjegyzés oszlop szerepel.

15. Forgalmi bizonylat felvitele A bizonylat végösszegét a rendszer számolja, szám-láknál a tételek egyenle-géből, a többi bizonylatnál a tételek összesítéséből. Devizaszámláknál a tételek forint értékét a rendszer számolja a fejben megadott árfolyammal. A Tárol//Új funkció a gyors adatbevitelt bizto-sítja, mellyel a rögzített bi-zonylat tárolásra kerül, s azonnal megjelenik az új bizonylat felviteli kép-ernyője. A vevő számlánál nincs nyilvántartási szám, a tételek listájában pedig nincs költségszámla oszlop. A bank, a pénztár és a vegyes bizonylatnál a fejlécben egy dátum van, tétellistájuk kiegészül a bizonylatszámmal, és a nyilvántartási számmal, valamint a partnerrel, s a tételek összesen fenti adatai helyett és a forgalom összesen (T. és K. külön-külön), pénzforgalmi bizonylatoknál pedig még a mindenkori pénzforgalmi egyenleg szerepel.

16. Forgalmi tételek felvitele A forgalom rögzítése egér nélkül, kizárólag billentyűzettel is végrehajtható. A főkönyvi számlaszám mezők-be a számlaszám beírható, s a rendszer ellenőrzi, hogy van-e ilyen főkönyvi számla, de az ablak lenyitásával (F4) a számlatükörből is kiválasztható.

17. Szállító, vevő banki kiegyenlí-tésekor a számlaszám beütésére a rendszer felkínálja a pénz-ügyileg rendezendő összeget. Számlaszám hiányában a part-ner megadása után meghívható a partner nyitott folyószámlája, ahonnan kiválasztható a pénz-ügyi rendezéshez kapcsolódó számla. • Devizaszámla kiegyenlítésekor - szám-laelőzmény esetén - a pénzügyi rende-zés árfolyamának megadása után a rendszer a számított árfolyam-differenciát automatikusan a beállítás szerinti főkönyvi számlára viszi. (Részteljesítés esetén is.)

18. Tételes másodlagos költségszámla megadás beállítása esetén a képernyő kiegészül még egy mezővel. Az összegnél nettó és bruttó érték is megadható, a rendszer ettől függően számolja a megadott kulcsnak megfelelő ÁFA-t. • Import ÁFA készpénzzel történő ki-egyenlítése esetén megadhatók az ÁFA bevalláshoz szükséges adatok, a főkönyvben azonban csak az ÁFA értéke kerül könyvelésre. (Azonos adattartalmú képernyő jeleníthető meg a szállítónál és a vegyesnél is.)

19. Vegyes tétel Vegyes tételként könyvelendő minden olyan tétel (gazdasági esemény), amelynek az alapbizonylata nem számla (vevő, szállító), vagy pénzmozgásról kiállított bizonylat (bank, pénztár). Így könyvelendők például: - folyószámla rendezések, kompenzálások (lásd lenti képernyőt), a rendszer az így könyvelt folyószámla tételeket pénzügyi rendezésnek tekinti, - analitikus nyilvántartások (tárgyi eszköz, készlet, bér, stb.) feladásai, ha az ezeket nyilvántartó alrendszerek nincsenek összekapcsolva ezzel a főkönyvi rendszerrel (összekapcsolás esetén ezek automatikusan a feladások adatállományába kerülnek), - lezárt időszakok téves könyveléseinek helyesbítő tételei (téves könyvelés miatti átvezetések), - nem számla alapján történő ÁFA tételek könyvelése: saját rezsis beruházás, import szolgáltatás, árrés utáni ÁFA elszámolás, ideértve a vámhatározatban kivetett ÁFA utólagos pénzügyi rendezése miatti átvezetést is, - egyéb rendező tételek.

20. Vegyes tétel (folytatás) Vegyes tétel féllábasan, azaz ellenszámla nélkül is könyvelhető, a rendszer a bizonylat végösszegének egyezőségét ellenőrzi. (Csak egyező bizonylat tárolható le!) Ha a tétel ÁFA hatálya alá tartozik, s a főkönyvi számla mezőben ÁFA főkönyvi számla szerepel, akkor az ÁFA alap megadása mellett csak az ÁFA kerül lekönyvelésre.

21. Feladások A más alrendszerekből jövő feladásokat (bér, eszköz, stb.) könyvelni kell, a főkönyvi rendszer automatikus költségátvezetései itt csak megtekinthetők. Könyvelés előtt a feladások törölhetők, ismételten feladhatók, a költségátvezetésből pedig mindig az utolsó könyvelt átvezetés törölhető és ismételten feladható.

22. Listák A listák képernyői hasonlóak, ezért csak egy kerül bemutatásra. A listák lekérhetők képernyőre, nyomtatóra, vagy Excel fájlba. A rendszer listaszolgáltatásait megtekintheti a menüszerkezetnél.

23. Mérleg A mérleg és az eredmény-kimutatás bármikor lehívha-tó mérleg-, illetve eredmény-sorosan, vagy főkönyvi számlánkénti részletezésben is. A főkönyvi számlák törzsénél az összevonandó számlaként beállított számláknál a rend-szer az összevont egyenleg alapján dönti el, hogy a törzsbeli beállításnak megfe-lelően az összevont egyen-leget eszköz, vagy forrás oldalra tegye. Ha a törzsben valamelyik főkönyvi számlánál a mérleg, vagy eredményhivatkozás nincs beállítva, a képernyőn megjelennek azoknak a főkönyvi számláknak a számai és megnevezései, amelyeknél a hivatkozások hiányoznak.

24. Felhasználók, jogosultságok A rendszer használóinak jogosultsága a menü mélységéig meghatározható, akár egy-két menüpont használatára korlátozható. A rendszer több céges változatánál a felhasználók hozzáférési jogosultsága cégenként adható meg, tehát a felhasználó csak az általa kezelhető céget és adatait láthatja..

25. Menüszerkezet Rendszer Cég/év választás Programozott beállítások Felhasználói beállítások Felhasználói számlatükör Könyvvezetésre vonatkozó beállítások Rendszer működésére vonatkozó beállítások Felhasználók, jogosultságok Adatkarbantartás Adatmentés, visszatöltés Kilépés Forgalom Nyitó Vevő Szállító Bank Pénztár Vegyes Feladások Záró Törzsek Főkönyvi számla Partner Partnercsoport Gyűjtő Zárások, mérleg Forgalom zárás Költségátvezetések Másodlagos költségátvezetés Forgalmi költség átvezetése Mérleg Éves zárás-nyitás Pénzügy Pénztár Bizonylat készítés Jelentés Folyószámla Lekérdezések Rendezés (pontozás) Pénzügyi levelezés Késedelmi kamat Listák Forgalom ÁFA Folyószámla Analitika kivonat Gyűjtések Másodlagos költségelszámolás Gyűjtők Főkönyvi számlalap Főkönyvi kivonat Törzsek