YÖNETİM VE ORGANİZASYON ÜNİTE 1: YÖNETİM VE YÖNETİCİLİK

1. YÖNETİM VE ORGANİZASYONÜNİTE 1: YÖNETİM VE YÖNETİCİLİK Doç. Dr. Nuray Tokgöz Anadolu Üniversitesi

2. Yönetimi tanımlamak • Yönetimin özelliklerini açıklamak • Yönetim sürecini açıklamak • Yöneticilik kavramını açıklamak

3. Süreç olarak yönetim • Kişi ve grup olarak yönetim • Karar verme ve liderlik

4. Başkalarının aracılığıyla amaca ulaşma ve başkalarına iş gördürme faaliyettir. • İktisatçılara göre yönetim, doğal kaynaklar, işgücü ve sermaye ile birlikte üretim faktörüdür. • Sosyologlara göre yönetim, sınıf ve saygınlık sistemidir. • Psikoloji, hukuk gibi diğer bilim dallarına göre yönetim, belli amaçları diğer kişilerin çabaları ile gerçekleştirmektir. • Bütün bu farklı bilim dallarının yönetim tanımlarının ortak noktası belli amaçları insanların çabaları ile gerçekleştirmektir.

5. Ancak yönetimde sadece insanların çabalarıyla belirli amaca ulaşma yoktur. • Yönetim, belirli bir takım amaçlara ulaşmak için başta insanlar olmak üzere parasal kaynakları, donanımı, demirbaşları, hammaddeleri, yardımcı malzemeleri ve zamanı birbiriyle uyumlu, verimli ve etkin kullanabilecek karar alma ve uygulatma süreçlerinin toplamıdır. • Yönetici, amaçları gerçekleştirmek için insanın faaliyetlerinden yararlanan ve onu etkisi altına alan kimsedir.

7. Örgütsel amaçlar üç başlık altında ele alınabilir. • Düzen amacı: Örgütte çalışanların, örgütte istenen sonuçlara ulaşılması için gerekli davranışları göstermeleridir. • Kültürel amaçlar: Her örgütün kendine göre bir kültürü bulunur. Bu kültür örgüt çalışanlarına uygun olmalı ve onları temsil etmelidir. • Ekonomik amaçlar: Örgütün kurulma nedeni finansal kazançtır. Başka bir deyişle, kar sağlamaktır.

8. Amaç Özelliği: Örgütün hayatını sürdürebilmesi için bir amacı olmalıdır. Ancak bu amaç, tüm örgüt üyeleri tarafından benimsenmiş olmalı ve belirlenmiş olmalıdır. • İşbölümü: Örgütte amaç belirlendikten sonra, bu amacı gerçekleştirmek için örgüt çalışanları arasında seçimler yapılır. Bu seçimler yapılırken amacı gerçekleştirebilmek için yapılması gereken işleri en iyi yapabilecek çalışanlara göre bölümlendirme gerekir. İşler çeşitli parçalara ayrılır ve o işlere göre işinde uzman kişiler seçilir. • Yaratıcılık: Yönetim çalışanları yöneltme faaliyetini içerir. Bu faaliyeti gerçekleştiren, yönetici çalışanlarını motive etmelidir. Bu sayede çalışanların yaratıcılıkları ortaya çıkacak ve işte başarılı, verimli olacaklardır.

9. Hiyerarşi Özelliği: Yönetimde, yöneten amaçları yerine getirecek kişileri yönlendiren ve yönetilenler, amaçları gerçekleştirmek için çalışanlar vardır. Yöneten, yönetilenlerin üstündedir. Başka bir deyişle, yönetimde ast-üst ilişkisi, hiyerarşisi bulunur. • Demokratik Özellik: Yönetimde, önemli olan çalışanlar aracılığıyla amacı gerçekleştirebilmektir. Ancak amaç gerçekleştirilirken, karar almada, uygulamada, kontrolde de çalışanları sürece katmayı gerektirir. Yönetimde birlikte çalışma sağlanması önemlidir. • Grup Özelliği: Yönetim iki veya daha fazla kişinin faaliyetlerini içerir. Bu yüzden yönetim bir grup faaliyetidir. • İletişim Özelliği: Örgütte yöneticinin hem çalışanlarıyla hem üst yönetimle, hem çalışanların çalışanlarla, iletişiminin olması gereklidir. İletişimin olduğu yönetimde, tüm örgüt çalışanları birbirlerini tanır, sorunları daha iyi çözer ve örgüte bağlılıkları fazla olur.

10. Yönetici, bir grup insanı belirli amaçları gerçekleştirmek için uyumlu ve takım ruhu içinde çalıştıran insandır. • Başkaları vasıtasıyla iş gören ve başkalarının başarıya ulaşmasını sağlayan kimsedir. • Yönetici sadece bir grup insanı yönlendiren, çalıştıran değil, ayrıca çalıştığı yerin maddi kaynaklarını ve üretim faktörlerini yönlendiren kişidir.

13. Örgütteki düzeylerine göre farklı türde yöneticilik sınıflandırılmasının yanı sıra bir de örgütteki faaliyetlerin kapsamı veya alanlarına göre fonksiyonel ve genel olarak yöneticiler sınıflandırılır. • Fonksiyonel yöneticiler benzer eğitimi ve becerileri olan kişilerdir. Fonksiyonel yönetici sadece uzmanlaştığı faaliyetten sorumluyken, genel yönetici örgütteki tüm faaliyetlerden sorumludur. Mağaza yöneticisi ve fabrika müdürü genel yöneticiye örnektir.

14. Üst Yönetim • İşletme için en önemli kararları alırlar. • Uzun dönemli planları hazırlar ve yayınlarlar. • Ana bölümlerin çalışmalarını gözden geçirirler. • İşletme sahipleriyle örgüt arasında köprü görevi görürler. Orta Yönetim • Aylık ve yıllık üretim ve satış raporları hazırlarlar. • İşletmenin teknik planlarını yaparlar. • Üst yönetimin kararlarını uygulamaya koyarlar. • Bölüm amaçlarını saptarlar. Alt Yönetim • Günlük işlerin yürütülmesini sağlarlar. • Çalışanlarla yakın ilişkiye girerler. • Üretim ve satışların dönemsel sonuçlarını gözden geçirirler. • İşlerin teknik denetimini sağlarlar.

15. Bir yöneticide gözlemlenebilen ve/veya ondan beklenen spesifik eylemler veya davranışlardır. • Bilgiyle ilişkili roller • Bireylerarası roller • Karar vermeye ilişkin roller

17. Entelektüel Özellikleri • Karakterine İlişkin Özellikler • Sosyal Özellikleri

18. Üst Düzey Kavramsal • Yönetimi Beceri • Orta Düzey Beşeri Analitik Karar Verme • Yönetimi İlişkiler Beceri Becerisi • Becerisi • Alt Düzey Teknik İletişim • Yönetimi Beceri Becerisi

19. Analitik beceri: Sorunların çözümünde, iş olanaklarının değerlendirilmesinde mantıksal ve bilimsel yaklaşım ve teknikler kullanabilme becerisine denir. Örgütte üst basamaklara çıkıldıkça önemi artar. Üst basamaklarda sorunların karmaşıklığı ve çevresel belirsizlik artmaya başlar. Bu karmaşıklık ve belirsizlikleri çözmek için yöneticiler değişik nicel tekniklerden yararlanırlar. • Teknik beceri, yöneticinin işini en iyi şekilde gerçekleştirebilmesi için ihtiyacı olan işe özgü bilgi, araç ve tekniklerle ilgili becerilerdir. • Beşeri beceri ise, yöneticinin diğer insanlarla birlikte çalışma kabiliyetiyle ilgilidir. çalışanlara eşit davranarak, çalışanların birbirleriyle uyumlu ve barışçıl çalışmalarını, örgütsel amaçları benimsemelerini sağlamaktır. • Kavramsal beceri ise, örgütün iç ve dış çevresini izlemek, anlamakve geleceği öngörmek becerisidir. Örgütün tamamını görebilme ve çevreyle uyumlaştırma yeteneğiyle doğrudan bağlantılıdır. Stratejik düşünme, vizyon yaratmak için gereklidir.

20. İnsan kaynağını yönetmek • Kurumun hedeflerine adanmışlık konusunda ilham vermek • Değişimi yönetmek • İşi yapılandırmak ve gerçekleştirmek • İşi psikolojik ve sosyal bağlamda kolaylaştırmak • Planlı ilişkiler ağı oluşturmak ve kullanmak • Karar alma süreçlerini yönetmek • Strateji ve inovasyonu yönetmek • Lojistik ve teknolojiyi yönetmek

21. PLANLAMA • ÖRGÜTLEME (organize etme) • YÖNELTME (yürütme) • KONTROL (denetleme)

22. Örgütlerde Yönetim Süreci • KAYNAKLAR • İnsan • Sermaye • Hammadde • Teknoloji • Bilgi • Diğer PLANLAMA Hedeflerin Seçilmesi ve bu hedeflere ulaştıracak planların seçilmesi ÖRGÜTLEME Görevlerin başarılması için sorumlulukların belirlenmesi KOORDİNASYON Yapılacak iş ve işlemlerin uyumlu ve düzenli hale getirilmesi KONTROL Faaliyetlerinplanlara ve amaçlara uygunluğunun izlenmesi ve düzeltmelerin yapılması YÜRÜTME Liderlik Motivasyon İletişim • SONUÇLAR • Başarı • Etkinlik • Verimlilik • Mal/Hizmetler • Amaçlara Ulaşma

23. Plan, örgütün gelecekte ulaşmak veya gerçekleştirmek istediği belli nokta veya durumlara erişmek için çizdiği bir harita olarak tanımlanabilir. • Örgüt, plan yaparken, hangi işi, ne zaman, nerede ve kiminle yapacağına karar verir. • Bu kararı verirken, alternatifler arasından en iyi ve doğrusunu seçmeye çalışırlar. • Planlama ise, planı ortaya çıkarmak yapılan faaliyetleri içerir.

24. 1- Bir örgütün neler başardığının ve sahip olduğu kaynakların değerlendirilmesi, 2- Teknolojik, ekonomik, siyasal ve toplumsal çevrelerin analiz edilmesi, 3- Mevcut ve olası gelişmelerin örgüt üzerine etkisinin tahmin edilmesi ve değerlendirilmesi, 4- Ortak bir vizyon yaratma ve başarmak istedikleri amaçlara karar verme, 5- Amaçlara ulaşmak için yapılması gereken eylemlere karar verme.

26. Vizyon: Mevcut gerçekler ile gelecekte beklenen koşulları birleştirerek, işletme için arzu edilen bir gelecek imajı yaratır. Kısaca işletme ile ilgili hayal edilen gelecektir. • Örnek: Tüm toplumu kucaklayan ve tüm toplumun kucakladığı, ulusal ve uluslararası düzeyde saygınlığını ve hizmet kalitesini sürekli geliştiren bir insani yardım kuruluşu olmak (Türk Kızılayı) • Misyon: İşletmenin ne yapmak ve hangi amaçla yapmak üzere kurulduğunu, kendisini nasıl görmek istediğini, işletmenin varlık nedenini ifade eder. • Örnek: Google'ın amacı, tüm dünyadaki bilgileri düzenlemek ve bunları herkes için erişilebilir kılarak kullanışlı hale getirmektir. • Toplumun güç ve kaynaklarını harekete geçirerek insan saygınlığının korunması doğrultusunda her koşulda, yerde ve zamanda muhtaç ve korumasız insanlara yardım etmek ve toplumun afetlerle mücadele kapasitesinin geliştirilmesini desteklemek (Türk Kızılayı)

27. Stratejik Amaçlar Vizyona giden yolda, öncelikle ve belirli bir sürede “nereye ulaşmak istiyoruz?” sorusunun cevabıdır.

28. Stratejik Amaçlar • 􀀹 Misyon ve değerlerle uyumlu olmalı • 􀀹 Kurumu vizyonuna taşıyor olmalı • 􀀹 Belirli bir zaman dilimini kapsamalı • 􀀹 İyi tanımlanmış olmalı • 􀀹 İddialı ama “gerçekçi” ve “ulaşılabilir” olmalı • 􀀹 Sayısal olmamalı • 􀀹 Ulaşılmak istenen noktayı açık bir şekilde ifade etmeli (ulaşılma yolu değil).

29. Nispeten uzun dönemli, işletmeyi vizyona taşıyacak amaçlar. • Örneğin 4 yıl sonra nerede olmak istiyoruz? • Yıllık hedefler: Kilometre taşları • Stratejik amaçların çoğu, işletme sahiplerinin getirilerini ve karları artırmaya yöneliktir. • Diğer bölümü daha çok müşterilere ve toplumun geniş bir kesimine yöneliktir.

30. VİZYON : Stratejik Niyet “Orada olmayı ARZU EDİYORUM” • STRATEJİK AMAÇLAR : • “Oraya varmak için hangi sonuçlara ulaşmalıyım?”

31. Daha büyük pazar payı elde etmek • Endüstrideki şirketler sıralamasında daha üst sıralara yükselmek • Üst düzeyde ürün kalitesine ulaşmak • Rakiplerimize kıyasla daha düşük maliyetler gerçekleştirmek • Yaygın veya dar alanda daha çekici ürün hattını gerçekleştirmek • Müşterilerimizin gözünde güçlü bir itibar kazanmak • Müşteriye hizmette mükemmele ulaşmak • Teknoloji ve/veya ürün inovasyonunda lider olarak tanınmak • Uluslararası piyasalarda rekabetçilik kabiliyetimizi artırmak • Büyüme fırsatlarını artırmak Kaynak: Robbins, S.P. andCoulter, M. (2002), Management, 7th Edition, PrenticeHall, p. 179.

32. Stratejik Planlar: Örgütün bütününe Uygulanan, örgütün bütününün hedeflerini saptayan, içinde bulunduğu çevre içinde örgüte Bir pozisyon kazandırmaya çalışan planlardır.

33. Planlama Türleri

34. Birbirine benzer durumlarda izlenecek davranış biçimlerini gösterir. • Genel davranış planlarıdır. Kararlara yol göstericilik sağlar. Aynı zamanda bazı sınırlamalar da getirir. Böylece kararın alanını belirleyerek, kararların amaçlara uygun ve onlara katkıda bulunacak şekilde alınmalarını sağlar. Satış politikaları, finansman politikası, personel politikası, kalite politikası, üretim politikası örnek oluşturur.

35. Kalite Politikası Örneği: • ARÇELİK A.Ş.’nin vizyonu doğrultusunda, gelişen ve güncel teknolojileri kullanarak, müşteri beklentilerini aşarak karşılayan, kolay satın alınabilir ve kullanılabilir, güvenilir ürünleri geliştirir, üretir ve satış sonrası hizmet veririz. •  • Kalite yönetim sistemimizin ISO 9001 standardının gereklerini yerine getirecek şekilde dokümante edilmesi, belgelendirilmesi ve sürekli iyileştirilmesi,  • • Toplam Kalite felsefesini esas alarak, takım ruhu içerisinde şirket ve birim hedeflerine ulaşılması,  • • İş süreçlerimizin özdeğerlendirme süreci ile gözden geçirilerek, performansımızı geliştirecek önleyici yaklaşımların belirlenmesi,  • • Sürekli iyileştirme yaklaşımı doğrultusunda tüm süreçlerimizdeki verimliliğin uluslararası düzeyde rekabet edebilecek seviyeye yükseltilmesi,  • • Yenilikçi ve yaratıcı yaklaşımların cesaretlendirilmesi, teknik ve davranışsal yetkinlikleri artıracak eğitimlerin gerçekleştirilmesi yönünde faaliyetlerimizi Çevre, İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemleri ile birlikte bütünleşik bir şekilde yöneterek, dayanıklı tüketim sektöründe kalite açısından öncülüğümüzle örnek bir kuruluş olmak için tüm gücümüzle çalışırız. • Kaynak: http://www.arcelikas.com/sayfa/269/Kalite_Politikamiz, Erişim Tarihi: 15 Nisan 2014.

36. Tekrar tekrar gerçekleştirilen faaliyetler için rehberlik sağlayan sürekli kullanılan planlardır. • Prosedür: Tanımlı bir eylemi gerçekleştirmek, sorun ya da problemi çözmek üzere kullanılabilecek birbiriyle ilişkili ardışık adımlar serisidir. • Kural: Yöneticilere ve çalışanlara neyi yapıp neyi yapamayacaklarını açıklayan açıkça, net ve detaylı olarak belirtilmiş açıklamalar ya da belgelerdir.

37. İş Etiği Kuralları • I. İŞ ETİĞİ KURALLARIMIZ • A. Dürüstlük • Tüm iş süreçlerimizde ve ilişkilerimizde doğruluk ve dürüstlük öncelikli değerlerimizdir. Çalışanlarla ve tüm paydaşlarımızla ilişkilerimizde doğruluk ve dürüstlükle hareket ederiz. • B. Gizlilik • ………………………Topluluğu çalışanları olarak; müşterilerimizin, çalışanlarımızın ve çalıştığımız diğer ilgili kişi ve kuruluşların gizliliklerine ve özel bilgilerinin korunmasına özen gösteririz. Grup Şirketleri'nin faaliyetlerine ilişkin gizli bilgileri korur, bu bilgileri sadece Sabancı Grubu'nun amaçları doğrultusunda kullanır; bu bilgileri sadece belirlenen yetkiler dahilinde ilgili kişilerle paylaşırız. • …………………………………… • C. Çıkar Çatışması • ………………………..Potansiyel çıkar çatışması durumunda, ilgili tarafların çıkarlarının yasal ve etik yöntemler vasıtasıyla güvenli bir şekilde korunabileceğine inandığımızda, bu yöntemleri uygularız. Tereddüde düştüğümüz durumlarda yöneticimize, İnsan Kaynakları Bölümü'ne veya Etik Kurul'a danışırız. • D. Sorumluluklarımız • 1. Yasal Sorumluluklarımız • 2. Müşterilerimize Karşı Sorumluluklarımız • 3. Çalışanlara Karşı Sorumluluklarımız • 4. Ortaklarımıza Karşı Sorumluluklarımız • 5. Tedarikçi/İş Ortaklarımıza Karşı Sorumluluklarımız • 6. Rakiplerimize Karşı Sorumluluklarımız • 7. Topluma ve İnsanlığa Karşı Sorumluluklarımız • ………………………………………………… Kaynak: http://www.sabanci.com/tr/sabanci-toplulugu/is-etigi-kurallari/is-etigi-kurallari/i-16, Erişim Tarihi: 15 Nisan 2014.

38. Bir kerelik duruma özgü, benzersiz ihtiyaçları karşılamak üzere özel olarak tasarlanmış, zamanı tanımlı planlardır. Tek bir amacın gerçekleştirilmesi için kullanılan planlardır. • Program: Bir amacın gerçekleşmesi için gerekli olan aşama ve adımları, her birimden sorumlu olan kişileri ve her bir aşamanın süresini belirleyen bir plandır. Program ayrıntılı olduğu için işletmenin kaynaklarının en iyi şekilde kullanımını hedefler. Bu nedenle programda politika ve bütçeler bir araya getirilir. • Proje: Projeler programların kısımlarıdır. Kesin çizgilerle birbirinden ayrılırlar.. Bir kez gerçekleştirilen eylemler setine sahiptir.Projenin belirlenmiş bir başlama ve bitiş zamanı vardır. • Bütçe: Gelecekteki spesifik eylemlere ayrılan kaynakların rakamsal ifadesidir. Aynı zamanda planlama ve kontrol aracıdır.

40. Stratejik planlama, bir örgütün misyonu, amaçları, stratejileri ve politikalarının geliştirilmesi ile ilgilenmektedir. • Kurumlar, takım kurma, senaryo modelleme ve fikir ortaya çıkartma, paylaşma, görüş birliği yaratan alıştırmalar (arama konferansı gibi) dâhil olmak üzere çeşitli teknikleri kullanarak ortak bir vizyonu geliştirerek sürece başlayabilir. • Taktik planlama, hedefleri koymayı ve prosedürleri, kuralları, takvimleri ve bütçeleri geliştirmeyi kapsamaktadır. • Operasyonelplanlama ise, günlük faaliyetleri kısa dönemli olarak yürütmek ve denetlemek için yapılan planlamadır.

41. Örgütleme, planlamada öngörülen işletme amaçlarına ulaşmayı sağlayacak biçimde insanların, araç-gerecin ve diğer işletme olanaklarının bulunması, etkin bir çalışmayı gerçekleştirecek biçimde düzenlenmesi, yapılacak işlerin gruplandırılıp belirli bölümlere bağlanması, yetki ve sorumlulukların belirlenmesidir. • Örgütlemenin kapsamına, bölümlere ayırma, örgüt yapısını oluşturma, yapıda yer alan makamların yetki ve sorumluluklarını tanımlama, makamlara uygun insanları atama ve örgütte görev alan insanları gerekli araç-gereç ve olanaklarla donatma konuları girmektedir.  

42. Örgütleme sürecinin üç evresi vardır. Bu üç evre, • yapılacak işlerin belirlenmesi ve gruplara ayrılması, • işgörenlerinbelirlenip atanması ve • yer, araç ve yöntemlerin belirlenmesidir.

43. iş bölümü ve uzmanlaşma ilkesi, • istisna ilkesi, • amaç birliği ilkesi, • kumanda birliği ilkesi, • hiyerarşik yapı ilkesi, • yetki ve sorumluluğun denkliği ilkesi, • yetki devri ilkesi, • biçimleşmeilkesi, • basitlik ve anlaşılırlık ilkesi, • esneklik ilkesi, • süreklilik ilkesi ve • yönetim alanı ilkesi

44. Yöneltme işlevinin asıl konusu insandır. Yöneltme, bireylerin yapılan planlara bağlı kalarak işgörme çabalarıdır. Örgütte alınan kararlar ve yapılan planlar doğrultusunda işlerin yerine getirilmesi için yöneticilerin vereceği emir ve talimatların veriliş biçimi, onların uygulanmasında yöneticinin liderlik niteliklerine sahip olması, astlarını motive etme, iletişim düzenini kurma gibi konular yöneltme işlevinde önemli bir yer tutar. • Yöneltme, bireylerin planlarla uyum içinde iş görmelerini sağlama çabasıdır. Yöneltme, örgütün amaçlarının gerçekleşmesi için bireylere iş verme, onlara yol gösterme faaliyetidir. Yöneltme, işletmenin amacına uygun sonuçların elde edilmesinde organize edilmiş kaynaklar aracılığı ile faaliyetlerin uygulamaya konulabilmesi için gerekli ortamın yaratılması işlemidir.

45. Örgütte Takım Ruhunun Gerçekleştirilmesi • İşgörenleri İyi Tanımak • Görev Sorumluluğu Gelişmeyen Kişileri Örgütten Uzaklaştırmak • İşgören ile İşletme Arasındaki İlişkileri Yakından Tanımak • Yönetici Çevresine İyi Bir Örnek Olmalıdır • İşgöreni Devamlı «denetim» Altında bulundurmalıdır • Danışman sisteminden yararlanma (iç-dış) • Yönetici Ayrıntı İçinde Boğulmamaya Dikkat Etmelidir • İyi Bir Ödüllendirme ve Cezalandırma Sistemi Kurulmalıdır

46. Denetleme; işletmenin amaçlarına ne derecede ulaşıldığının belirlenmesi, sadece gerçekleştirilen faaliyetlerin amaçlara ve planlamalara uygun olup olmadığının ölçülmesi değil, gerekli düzeltici eylemlerin de yerine getirilmesinin sağlanması ve sonuçların değerlendirilmesi işlemleridir. • Denetimin etkinliği bazı denetim standartları dâhilinde gerçekleşir.

47. Piyasa denetimi, nesnel standartları koymak için dış piyasa mekanizmalarını kullanmaktadır. • Bürokratik denetim, örgütsel yetkiyi vurgulamaktadır ve kurallara ve yönetmeliklere dayanmaktadır. • Klan/grup denetimi, çalışan davranışlarını ılımlı bir seviyede tutmak için paylaşılan değer ve idealleri kullanmaktadır.

48. Aşağıdakilerden hangisi başkaları aracılığı ile amaca ulaşma ve başkalarına iş gördürme faaliyetidir? • Yönetim • Denetim • Kontrol • Yöneltme • Planlama

49. Aşağıdakilerden hangisi yönetimin özellikleri arasında yer almaz? • Amaç özelliği • İşbölümü • Yaratıcılık • Hiyerarşi • Planlama

50. Yönetimde ast-üst ilişkisi, yönetimin hangi özelliği ile ilişkilidir? • Amaç özelliği • İş bölümü • Yaratıcılık • Grup özelliği • Hiyerarşi özelliği