Informationshantering vid storskaliga kris- och katastrofinsatser

1. Ny kunskap för samhällsskydd och beredskap, Stockholm, den 8:e dec 2009 Informationshantering vid storskaliga kris- och katastrofinsatser Jiri Trnka & Björn Johansson FOI – Totalförsvarets forskningsinstitut Linköping

2. Projektinformation • Genomförd vid Linköpings universitet (LiU) • Varaktighet: 1.1.2007 – 30.6.2009 • Medverkande: - Erland Jungert (FOI) - Rego Granlund (FOI & Santa Anna) - Jiri Trnka (FOI) - Helena Granlund (FOI & Santa Anna) - Jonas Lundberg (LiU) - Amy Rankin (LiU & Santa Anna) - Björn Johansson (FOI & LiU) • MSB kontaktperson: - Sofia Jansson • Referensgrupp: - MSB, KTH, Attunda Brandkår, FOI, SU/VGR

3. Övergripande projektmål • Att fördjupa kunskapen om informationsbehoven och det informationsstöd som krävs vid omfattande kriser och katastrofer. • Att skapa en bild av de förmågor som krävs för informationsinhämtning, spridning samt tolkning av den insamlade informationen vid insatsledning.

4. Fall: Stödstyrkan • Nationell resurs bestående av personal från MSB, SoS, Rikskrim, Svenska kyrkan, Röda Korset och Rädda Barnen. • Bistår svenskar som har drabbats av en allvarlig händelse. • Bedömningsenhet avgår inom 6 tim. och fullskalig styrka inom 12 tim. • I fullskalig styrka ingår chefsgrupp, samordningsstab och stödenheter. • Kan vid behov samordna andra MSB:s insatsstyrkor.

5. Upplägg • Fas I: Två genomförda insatser - 2004 Thailand- & 2006 Mellanöstern-insatsen - Fem interjuver, SRV Kristinehamn - Tjugotvå intervjuer, insatspersonal - Tre fokusgrupper (fem personer/grupp), insatspersonal • Fas II: En simulerad insats - Scenariobaserad taktik- och ledningsspel - Scenario: Skogsbränder i Kalifornien - Deltagare: Stödstyrkans samordningsstab

6. Fas I: Två genomförda insatser Dag 0 Dag 6-7 Styrka I Styrka II • - Situationsanpassad organisation - Planerad organisation • - Hård resursprioritering - Mindre resursprioritering • - Utnämning av personal till andra - Utnämning av personal enlig • befattningar och funktioner, utbildning/kompetens • t.ex. informatör till logistiker • sambandstek. till krisstöd

7. Fas I: Första veckan • Två olika insatser med många gemensamma kännetecken: - Hög förändringsgrad i termer av: • Personal • Resurser • Säkerhet - Ej fullbemannad ledningsorganisation (samordningsstab) - Hög arbetsbelastning (20-22 tim/dag) • Varierande ledningskapacitet och ledningsförmåga. • Funktioner och befattningar bemannas med annan personal (rollimprovisation). • Improviserad kommunikation och informationshantering.

8. Fas I: Första veckan – kommunikation

9. Fas I: Första veckan – kommunikation

10. Fas I: Första veckan • Situationsanpassningar & hög dynamik leder till sämre förståelse av insatsorganisationen. • Olika sätt att delegera beslutsfattande från Sverige kräver flera kommunikationskanaler mellan Sverige och Stödstyrkan. • Personalen går direkt till informationskällorna genom sina sociala nätverk. • Störning av kommunikation pga. hög arbetsbelastning. • Löst kommunikationsnätverk förutsättning för att behålla flexibilitet. • I stort sätt bara muntlig kommunikation (mobiltelefoni). • Information fastnar lätt hos enskilda personer, särskild hos de som agerar i nya roller (funktioner och befattningar).

11. Fas I: Första veckan • Flexibilitet krävs att möta händelsens dynamik och att kunna nå insatsmålen. • Personalens adaptiva förmåga att ta på sig nya roller eller växla mellan olika roller är en nyckelfaktor. Tre områden har identifierats som viktiga: • Kompetenshantering och utnämning till befattningar och funktioner vid ankomst till insatsområdet. • Utförande av uppdrag genom improviserade roller som ligger utanför enhetens/ styrkans kompetens. • Hantering av improviserade roller över tid.

12. Fas II: En simulerad insats • Mål: Att studera rollimprovisation i de utvalda områdena från Fas I. • Fokus: Stödstyrkans samordningsstab. • Utgångsläge: En delvis bemannad samordningsstab ankommer till insatsområdet i form av en ledningsplats som har uppstartats av bedömningsenheten. • Uppdrag: (a) Att ta över ledningsplatsen, (b) Att etablera en funktionell stab, och (c) Att initiera åtgärder i enlighet med insatsmålen.

13. Fas II: Upplägg & metodik • Taktik- och ledningsspel (stabsövning). • Modellbaserad (t.ex. ledningskoncept, ”improvisation variables”). • Scenarier bygger på MSB:s observatörsinsatser. • Introducerar vissa nya ansatser (t.ex. informations-inspel). • Utvecklat i samarbete med Stödstyrkan, USAR och MSB Revinge. • Utvärdering tillsammans med MSB:s utvecklingsprojekt ”Ökat lärande från insatser och övningar”.

14. Fas II: Rollimprovisation • Möjligt att stimulera rollimprovisation och simulera högrealistiska situationer (domän/uppdrag specifik rollimprovisation). - Utvärdering av rollimprovisation. - Återkoppling till deltagare. • Flera teamprocesser med både positiv och negativ inverkan på rollimprovisation identifierades. - Korta och frekventa genomgångar (+) - Oklart ansvar för improviserade roller (uppdrag) (-) • Utmaning: - Att fånga missförstånd - Att korrigera situationsuppfattning/lägesbild

15. Sammanfattning (i) • Olika yrkesgrupper, kompetenser och erfarenheter bidrar med stabilitet. Dessa grupper har samtidigt olika uppfattningar om krav och förväntningar – gäller särskilt kommunikation och nya roller. • Erfarenhetsåterföring: viktigt att identifiera ”best practice” samtidigt behövs nya återkopplingsformer för detta. • Stödstyrkan kan kräva annorlunda sätt att jobba i jämförelse med MSB:s andra internationella insatsstyrkor: - Mer aktiv, tydlig och enhetlig ledning från Sverige. - Stöd från Sverige kan ha avgörande effekt på insatsen. - Traditionellt är utsända styrkor självständiga – måste allt genomföras på platsen utomlands? - Flera organisatoriska modeller/scenarier av ledningsstrukturerna bör övervägas.

16. Sammanfattning (ii) • Rollimprovisation ett centralt koncept. • Rollimprovisation och situationsanpassad organisation ger flexibilitet men samtidig innebär en del risker: - Insatsen kan bli händelsedriven istället för målorienterad. - Insatsledningen kan bli reaktiv istället för pro-aktivt styrd. - Insatsen kan tappa struktur och bli icke-transparent. • Vissa fenomen bli återkommande och går inte att eliminera. • Övningar som omfattar dessa fenomen är en förutsättning för att framgångsrikt kunna hantera dynamiken i insatser.

17. Sammanfattning (iii) Erfarenheter från detta projekt antyder: • Att insatsstyrkor och organisationer med som kännetecknas av hög adaptiv förmåga och rollimprovisation: • Använder sig av egna särskilda ”lösningar” och arbetssätt i sin informationshantering som bygger på erfarenheter från tidigare insatser, • Har annorlunda träningsbehov avseende både team processer och informationshantering i jämförelse med andra typer av insatsstyrkor, och • Har behov av särskilda analytiska strategier for informationshantering och beslutsprocesser avseende roller och uppdrag utanför teamets/styrkans kompetens.

18. Resultatspridning • Prototyp av träningsplattform för improvisationsträning • MSB Revinge • Tar hänsyn till Stödstyrkans träningsprogram • Kan användas för även andra styrkor och staber • Förslag på metodik för datainsamling i ett katastrofområde - MSB USAR (kompatibel med UNDAC/INSARAG) • Erfarenhetsåterföring (50-tal personer från Stödstyrkan har varit med i projektets olika delmoment + flertal workshops/föredrag) • Projektrapport (vetenskaplig, på engelska) • Kommande: - Seminarium, MSB Karlstad, 20/1/2010 - En del fortfarande inplanerad enlig kommunikationsplan

19. Ny kunskap för samhällsskydd och beredskap, Stockholm, 8:e dec 2009 Frågor? Jiri Trnka FOI – Totalförsvarets forskningsinstitut Linköping E-post: jiri.trnka@foi.se Tel: 013-37 82 30