1 / 38

Dokumenty, którymi należy się posiłkować przy rozliczaniu projektu:

Zasady rozliczania projektów dofinansowanych przez Dolnośląską Instytucję Pośredniczącą – teoria w praktyce. RPO WD 2007-2013 / 4. Rozliczanie projektów – niezbędne dokumenty 1. Dokumenty, którymi należy się posiłkować przy rozliczaniu projektu:. Str. 2. www.dip.dolnyslask.pl.

halden
Download Presentation

Dokumenty, którymi należy się posiłkować przy rozliczaniu projektu:

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Zasady rozliczania projektów dofinansowanych przez Dolnośląską Instytucję Pośredniczącą – teoria w praktyce

  2. RPO WD 2007-2013 / 4 Rozliczanie projektów – niezbędne dokumenty 1 Dokumenty, którymi należy się posiłkować przy rozliczaniu projektu: Str. 2 www.dip.dolnyslask.pl

  3. Rozliczanie projektów – niezbędne dokumenty 2 Umowa o dofinansowanie projektu + załączniki ZAŁĄCZNIKI: Str. 3 www.dip.dolnyslask.pl

  4. RPO WD 2007-2013 / 4 Rozliczanie projektów – umowa o dofinansowanie Umowa o dofinansowanie projektu – najważniejsze paragrafy: § 1 ust. 17,18 – Numery rachunków bankowych; § 2 ust. 1–10 – Przedmiot Umowy; § 3 – Okres realizacji; § 5 – Planowanie płatności; § 6 – Refundacja; § 6a – Zaliczka; § 7 – Rozliczanie; § 9 – Pozostałe warunki przyznania i wykorzystania dofinansowania; § 16 i 17 – Zmiany w projekcie i umowie; § 18 – Rozwiązanie Umowy. Str. 4 www.dip.dolnyslask.pl

  5. HARMONOGRAM PŁATNOŚCI Planowana kwota dotacji Umowa zawarta dnia 25-05-2012 r. Załącznik aktualizowany do 05-go każdego miesiąca ale przed złożeniem kolejnego wniosku o płatność i obowiązuje po wyrażeniu zgody przez DIP Kwota dofinansowania nie może być niższa od wartości 5% kwoty dofinansowania z umowy Str. 5

  6. HARMONOGRAM PŁATNOŚCI - ZALICZKA Planowana kwota dotacji Umowa zawarta dnia 25-05-2012 r. Załącznik aktualizowany do 05-go każdego miesiąca ale przed złożeniem kolejnego wniosku o płatność i obowiązuje po wyrażeniu zgody przez DIP 500 000,00 600 000,00 100 000,00 Str. 6

  7. Rozliczanie projektów – instrukcja wypełniania wniosku o płatność • INSTRUKCJA DO WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ SKŁADANEGO W RAMACH PRIORYTETÓW 1 i 5 RPO WD (Działania 1.1, 1.2, 5.1 i 5.3) Wszystkie punkty są bardzo ważne ! W szczególności: • informacje ogólne; • informacje o sposobie wypełniania poszczególnych pól we wniosku o płatność; • informacje dodatkowe umieszczone na końcu instrukcji. Str. 7 www.dip.dolnyslask.pl

  8. Rozliczanie projektów – wytyczne dla Wnioskodawców przydatne także Beneficjentom Wytyczne dla wnioskodawców w ramach regionalnego programu operacyjnego dla województwa dolnośląskiego na lata 2007 – 2013; • Najważniejsze rozdziały Wytycznych: • 2.3* wydatki kwalifikujące się do dofinansowania; • 2.4* wydatki niekwalifikujące się do dofinansowania; • 2.6.8* modyfikacja projektu po podpisaniu umowy; • 2.6.9* sposób realizacji zamówień przy zakupie dostaw, usług i robót budowlanych. • 2.6.10* rozliczanie projektu; • 2.6.12* korekty finansowe. * w zależności od naboru numeracja może się nieznacznie różnić Str. 8 www.dip.dolnyslask.pl

  9. Rozliczanie projektów – wypełnianie wniosku o płatność Wniosek o płatność Do rozliczenia poniesionych wydatków w ramach projektu służy Generator Wniosków o Płatność, za pomocą którego otrzymujemy wydruk „Wniosku beneficjenta o płatność” (WOP) Należy złożyć 1 egzemplarz wersji papierowej (oryginał) i 1 egzemplarz zapisany na nośniku CD/DVD Str. 9 www.dip.dolnyslask.pl

  10. Najczęstsze nieprawidłowości: • błędne określenie okresu, za który składany jest wniosek („od” „do”), • w przypadku poprawy wniosku nie zaznaczanie opcji korekta, • składanie wniosków niezgodnie z Harmonogramem Płatności (niewłaściwe kwoty, wnioski sprawozdawcze zamiast płatniczych Str. 10 www.dip.dolnyslask.pl

  11. Najczęstsze nieprawidłowości: • podawanie numerów NIP wspólników przez inne podmioty niż s.c., • - błędny numer rachunku bankowego. Str. 11 www.dip.dolnyslask.pl

  12. Najczęstsze nieprawidłowości: • brak wszystkich aneksów zawartych w okresie do którego składany jest wniosek, • nieprawidłowe daty zawarcia umowy o dofinansowanie, aneksów, • - w przypadku występowania różnych poziomów dofinansowania dla poszczególnych rodzajów wydatków, należy wpisać najwyższy współczynnik procentowy dofinansowania. Str. 12 www.dip.dolnyslask.pl

  13. Najczęstsze nieprawidłowości: - wnioskowana kwota błędnie zaokrąglona- (zaokrąglenia należy dokonać tak by nie przekroczyć procentowego udziału kwoty dofinansowania z umowy, zgodnie ze wzorem umieszczonym w instrukcji do wypełniania wniosków o płatność). Str. 13 www.dip.dolnyslask.pl

  14. Najczęstsze nieprawidłowości: • błędne numery faktur i numerów NIP, • błędnie podana nazwa towaru lub usługi (niezgodna z fakturą), • brak wszystkich dat zapłat, • podawanie kwoty VAT gdy jest on nie kwalifikowalny, • poprzedzanie każdego dokumentu numerem zadania, • brak wykazywania faktur korygujących zmieniających wartość kwoty wydatków kwalifikowalnych, • wykazywanie faktur dla których kwota kwalifikowalna równa jest wartości 0,00 PLN, • brak informacji w kol. 12 w przypadku zapłaty przed wystawieniem faktury, • wklejanie w pole „nr zadania” nazwy zadania, Str. 14 www.dip.dolnyslask.pl

  15. Szare pola wypełniają pracownicy DIP Str. 15 www.dip.dolnyslask.pl

  16. Najczęstsze nieprawidłowości: • w pkt. 14 pozostawianie pustego pola w kolumnie ogółem w wierszach: w tym cross-finansing, w tym wydatki części inwestycyjnej, w tym wydatki części doradczej Str. 16 www.dip.dolnyslask.pl

  17. Najczęstsze nieprawidłowości: • - błędne wyliczenie % rozliczenia otrzymanej zaliczki (ppkt. 5), • błędne zaokrąglenia kwot EFRR i budżetu państwa. • Kwota EFRR stanowi 85 % kwoty pomocy i powinna być zaokrąglona w dół natomiast kwota BP= dofinansowanie minus wyliczony EFRR • - informacja o źródłach finansowania projektu niezgodna z założeniami WOD. (wiersz 5;6;7) Str. 17 www.dip.dolnyslask.pl

  18. Najczęstsze nieprawidłowości: • wpisywanie innych nazw zadań niż te określone we wniosku o dofinansowania projektu, • nie uwzględnianie zmian wprowadzonych aneksami, • brak informacji o wydatkach w wierszach pod „ogółem”, • dla wydatków objętych mechanizmem cross-financing brak wypełniania wiersza pn „w tym cross-financing”. Str. 18 www.dip.dolnyslask.pl

  19. Najczęstsze nieprawidłowości: • brak wskaźników lub wskaźniki nie uwzględniają zmian wprowadzonych aneksami, • brak wykazywania we wniosku o płatność końcową wskaźników rezultatu dotyczących zatrudnienia (również tych dla których wartość docelowa równa jest wartości 0), • informacja o braku problemów podczas gdy zgłoszono zmiany lub wnioski o aneksowanie umowy. W sytuacji braku problemów w trakcie realizacji projektu należy w tym punkcie zawrzeć taką informację (np. poprzez adnotację „brak problemów”, „nie stwierdzono problemów” itp.). Str. 19 www.dip.dolnyslask.pl

  20. Najczęstsze nieprawidłowości: • podawanie danych za kwartał w którym złożono wniosek, • podawanie kwot nie wynikających z wniosku o dofinansowanie (obowiązującego w okresie za który rozliczany jest wniosek o płatność). Należy wypełnić zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu Str. 20 www.dip.dolnyslask.pl

  21. Najczęstsze nieprawidłowości: • informacja, iż w zakresie promocji projektu podjęto działania zgodnie z umową”, • w przypadku innego adresu przechowywania dokumentów brak informacji o rodzaju instytucji np. biuro rachunkowe, księgowe, oddział firmy itp. Str. 21 www.dip.dolnyslask.pl

  22. Najczęstsze nieprawidłowości: • niewskazywanie (zaznaczanie) załączników pomimo ich dostarczenia, • niewymienianie innych załączników które dostarczane są z wnioskiem, • błędna data, • brak pieczęci w przypadku nieczytelnego podpisu; ! Str. 22 www.dip.dolnyslask.pl

  23. Załączniki do wniosku o płatność Wymienione są w dokumencie pn.: Wytyczne dla Wnioskodawców w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007 – 2013* Dokument dostępny na internetowej stronie DIP. www.dip.dolnyslask.pl (w zakładce Informacje dla składających wnioski / zakończone konkursy / rok naboru) * dla każdego naboru osobny dokument Str. 23

  24. Do najważniejszych wymaganych załączników należą: Str. 24

  25. Do najważniejszych wymaganych załączników należą: Str. 25

  26. Do najważniejszych wymaganych załączników należą: Str. 26

  27. Do najważniejszych wymaganych załączników należą: Str. 27

  28. Do najważniejszych wymaganych załączników należą: Str. 28

  29. Na pierwszej stronie: „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z EFRR w ramach RPO WD na lata 2007-2013”* w przypadku współfinansowania projektu również z innych źródeł, należy wskazać dodatkowe źródła finansowania projektu, np. „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa w ramach RPO WD na lata 2007-2013” oraz Wydatek ujęto we wniosku o płatność za okres od ………………… do ………………… Opis dokumentów księgowych * np. Działanie 5.1 i 5.3 RPO WD Str. 29

  30. Na odwrocie dokumentu: • kwotę wydatków kwalifikowanych, w tym kwoty VAT i cross-financing; • w przypadku faktur walutowych podać datę i kurs waluty, po której dokonano przeliczeń; • podział procentowy i kwotowy wartości dofinansowania; • informację o poprawności formalnej, rachunkowej i merytorycznej, z czytelnymi podpisami i datami; • adnotację o uregulowaniu zobowiązania wynikającego z dokumentu. Należy podać datę i sposób zapłaty; • informację o zakresie stosowania ustawy PZP (jeśli dotyczy), tj. tryb zastosowanego postępowania o dzielenie zamówienia publicznego wraz ze wskazaniem konkretnego artykułu, numer dziennika ustaw, na podstawie której przeprowadzane było postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Opis dokumentów księgowych Str. 30

  31. TREŚĆ DOKUMENTU KSIĘGOWEGO STRONA 1 Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa w ramach RPO WD na lata 2007-2013. Wydatek ujęto we wniosku o płatność za okres od ………do………… Str. 31

  32. STRONA ODWROTNA Wydatek związany z realizacją Projektu ...........(tytuł projektu)……………..... nr ….………(numer projektu- rozp. od RPDS-)............……. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Działanie ………......... (nazwa i numer Działania/Schematu).................... zgodnie z Umową nr ...... (numer umowy – rozp. od UDA-)..... zawartą w dniu......... (data zawarcia umowy) Wydatek zgodny z zadaniem ……… (nazwa zadania) …………….z wniosku o dofinansowanie w ramach kategorii wydatku ……………….…(nazwa kategorii wydatku wraz ze szczegółową nazwą wydatku). Kwota kwalifikowalna*1:.............. X ….. % dofinansowania = …….. PLN dofinansowania. Informacja o wydatkach niekwalifikowalnych z powodu: a/przekroczenie limitu na wydatku w wysokości.............. PLN. - dot. pozycji nr (z faktury) b/inny powód (podać jaki) w wysokości.............. PLN - dot. pozycji nr (z faktury) *1 W przypadku, gdy wskazana kwota dotyczy wybranej/wybranych pozycji z dokumentu należy wskazać te pozycje. W przypadku wystąpienia innych różnic pomiędzy kwotą kwalifikowalną a kwotą dokumentu należy wskazać przyczynę rozbieżności.- np. poz. 2 niekwalifikowalna ponieważ ……

  33. STRONA ODWROTNA C.D. Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych pod pozycją *2……….. *2 Należy usunąć, jeżeli nie dotyczy Zapłacono …..(forma zapłaty)…………dnia ...................... Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym:……..(data i podpis osoby upoważnionej)…… Sprawdzono pod względem merytorycznym:……(data i podpis osoby upoważnionej) Zatwierdzono do wypłaty na kwotę*3 ……. (data i podpis osoby upoważnionej) *3 Dotyczy podmiotów zobowiązanych do niniejszej czynności na podstawie wewnętrznych instrukcji/regulacji *4 Wydatek poniesiony zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych (t.j. z 2010r. Dz.U. Nr 113, poz.759 z późn.zm.) na podstawie art. ........... Projekt/Wydatek*4 nie jest objęty Ustawą Prawo Zamówień Publicznych w związku z artykułem .........-(Art 3 ust. 1 pkt. 5) *4 Należy dokonać właściwego dla danej jednostki wyboru. Numer księgowy/Sposób zaksięgowania ………(numer/księgi rachunkowe)……….. Str. 33

  34. Przykłady opisu faktur w PLN Wydatek związany z realizacją Projektu Zakup innowacyjnych maszyn i urządzeńnr RPDS.01.01.00-02-010/12 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Działanie 1.1 Schemat 1.1.A1. zgodnie z Umową nr UDA-RPDS.01.01.00-02-010/12-00 zawartą w dniu 25-05-2012 r. Wydatek zgodny z zadaniem: „Zakup nowoczesnej linii produkcyjnej” z wniosku o dofinansowanie w ramach kategorii wydatku „środki trwałe”, wydatek: „zakup tokarki CNC”. Kwota kwalifikowalna: 1 000 000,00 PLN X 50,00 % dofinansowania = 500 000,00 PLN dofinansowania. Poz. nr 7- części zamienne i eksploatacyjne 20 000,00 PLN - wartość niekwalifikowana, wydatek nieprzewidziany w budżecie projektu. Str. 34

  35. STRONA ODWROTNA C.D. Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych podpozycją: KŚT/211/2012/UE Zapłacono przelewem dnia 12-09-2012 i 30-10-2012 r. Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym: 30-11-2012 r. Alicja Ważna Sprawdzono pod względem merytorycznym: 30-11-2012 r. Alicja Ważna Zatwierdzono do wypłaty na kwotę ……. n/d………. Projekt/Wydatek nie jest objęty Ustawą Prawo Zamówień Publicznych w związku z artykułem 3 ust. 1 pkt. 5 (Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn.zm.) Numer księgowy/Sposób zaksięgowania ………P4/11/2012/księgi rachunkowe 30-11-2012 r. Alicja Ważna Str. 35

  36. Przykłady opisu faktur w EURO Wydatek związany z realizacją Projektu Zakup innowacyjnych maszyn i urządzeń nr RPDS.01.01.00-02-010/12 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Działanie 1.1 Schemat 1.1.A1. zgodnie z Umową nr UDA-RPDS.01.01.00-02-010/12-00 zawartą w dniu 25-05-2012 r. Wydatek zgodny z zadaniem: „Zakup robota spawalniczego” z wniosku o dofinansowanie w ramach kategorii wydatku „środki trwałe”, wydatek „Ramię robota” Kwota dokumentu w Euro: 100 000,00 Euro, przeliczona na PLN wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury tj. 25-09-2012. Kurs 4,6590 x 100 000,00 = 465 900,00 PLN Zapłacono dnia 29-09-2012 kwotę 100 000,00 Euro z rachunku EURO w Rabbit Bank. Do przeliczenia zastosowano kurs sprzedaży/zakupu/negocjowany* w Rabbit Bank z dnia 29-09-2012 tj. 4,7305 x 100 000,00= 473 050,00 PLN. Ujemna różnica kursowa 7 150,00 PLN Kwota kwalifikowana PLN: 473 050,00 x 50,00% dofinansowania = 236 525,00 PLN dofinansowania. Dodatkowo w przypadku leasingu: Np. Rata nr 2 do umowy leasingu nr 45879/WB. Część kapitałowa 8 196,72 Euro. *Należy mieć na uwadze iż dofinansowaniu podlegają wartości wydatków kwalifikowalnych faktycznie poniesionych Str. 36

  37. STRONA ODWROTNA C.D. Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych podpozycją: KŚT/217/2012/UE Zapłacono przelewem dnia j.w. Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym: 10-10-2012 r. Alicja Ważna Sprawdzono pod względem merytorycznym: 10-10-2012 r. Alicja Ważna Zatwierdzono do wypłaty na kwotę ……. n/d………. Projekt/Wydatek nie jest objęty Ustawą Prawo Zamówień Publicznych w związku z artykułem 3 ust. 1 pkt. 5 (Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) Numer księgowy/Sposób zaksięgowania ……(np.)K2/10/2012/księgi rachunkowe 11-10-2012r. Alicja Ważna Str. 37

  38. DOLNOŚLĄSKA INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA ul. Strzegomska 2 - 4 53-611 Wrocław umowy.dip@dolnyslask.pl www.dip.dolnyslask.pl

More Related