ISO 19011:2011 AUDITOINTISTANDARDI UUDISTUI

1. ISO 19011:2011 AUDITOINTISTANDARDI UUDISTUI Mukaillen otteita uudistuneesta standardista J Moisio, Qualitas Fennica Oy, 09/2012

2. AUDITOINNIN PERIAATTEET • rehellisyys ja lahjomattomuus • totuudenmukainen raportointi • ammattimainen toiminta • luottamuksellisuus • riippumattomuus • todistepohjainen lähestymistapa auditointiin

3. AUDITOINNIN TAVOITTEET VOIVAT KOHTEEN MUKAAN PAINOTTUA JOIHINKIN OHEISISTA SEIKOISTA: • Johdon määrittämät auditoinnin painopistealueet • Kaupalliset tai muut liiketoiminnan aikomukset • Prosessien, tuotteiden tai projektien ominaisuudet ja niiden muutokset • Johtamisjärjestelmän vaatimukset • Laki- ja sopimussääteiset vaatimukset • Toimittajien arviointivaatimukset • Asiakkaiden ja sidosryhmien tarpeet ja odotukset • Kohteen toiminnantaso esim. asiakasvalituksilla mitattuna • Kohteen riskien hallinta • Edellisten auditointien havaintojen toteutus • Johtamisjärjestelmän kypsyystason määrittely • Jne.

4. AUDITOINTIEN VUOSIOHJELMAN SUUN- NITTELUSSA HUOMIOITAVIA SEIKKOJA • Yksittäisten auditointien tavoitteet, laajuus ja vaatima aika ml. auditointien • seurantaan kuluva aika • Auditointien lukumäärä, tärkeys, monimutkaisuus, kohteiden samanlaisuus ja • auditoitavien kohteiden sijaintipaikat • Johtamisjärjestelmän vaikuttavuuteen vaikuttavat seikat • Auditointikriteerien laajuus kuten johtamisjärjestelmästandardien määrä, • sopimus- ja lakisääteisten vaatimusten laajuus jne. joihin organisaatio on sitoutunut • Aikaisempien sisäisten ja ulkoisten auditointien johtopäätökset • Kieli-, kulttuuri- ja sosiaaliset huomioon otettavat seikat auditointien suunnittelussa • Asiakasvalitusten merkittävyys ja lakisääteisten vaatimusten rikkomukset • Sidosryhmien huolenaiheet • Auditoitavan organisaation merkittävät muutokset • Auditointitekniikan ja viestintävälineiden käytettävyys mm. etäauditointien • suorittamisessa (videokonferenssi, skype, etäyhteydet johtamisjärjestelmiin jne) • Merkittävät sisäiset ja ulkoiset tapahtumat kuten tuotevauriot, takaisinvedot, • tietovuodot, tietomurrot, tapaturmat, rikolliset toiminnat, ympäristövahingot

5. AUDITOINNIN VUOSIOH- JELMAN RISKIEN TUNNISTAMINEN • Vuosiohjelman suunnittelun ongelmat mm auditointien tavoitteiden • määrittelyssä ja laajuuksien määrittelyssä • Aikaresurssien määrittelyssä ja resurssien saamisessa auditointien • suorittamiseen • Pätevien auditointitiimienkokoonsaamisen ongelmat oikeaan aikaan • suunnitellun auditoinnin osalta (valmistelu, toteutus, raportointi) • Auditointiohjelman viestinnän ongelmat • Yksittäisten auditointien asianmukaisen raportoinnin varmistamisongelmat • Vuosiohjelman toteutumisen seurannan ja yksittäisten auditointien • suorittamisen seurantaongelmat • Auditointien suorittamiseen liittyvät taloudelliset kustannukset (auditoijien • aika, palkka, matkakustannukset, viestintätekniikan käyttö jne)

6. AUDITOINTIEN VUOSIOH- JELMASTA VASTUUSSA OLEVANHENKILÖN TEHTÄVIÄ: • Tiedottaminen eri osapuolille auditoinneista ja niiden etenemisestä • Tavoitteiden määrittely jokaiselle yksittäiselle auditoinnille • Vuosiohjelmaan kuuluvien auditointien koordinointi • Yksittäisten auditointitiimien valinnan varmistukset mm. tarvittavien • osaamisten kannalta • Resurssien varaaminen auditointitiimeille • Auditointien suorittamisen ohjaus vuosiohjelmassa sovituissa aikapuitteissa • Auditointien raportoinnin varmistaminen ja raporttien säilyttämisen varmistaminen

7. YKSITTÄISEN AUDITOINNIN TAVOITTEET, LAAJUUS JA AUDITOINTIKRITEERIT • Auditointikohteen rajaus ja auditointikriteerit • Auditointikohteen prosessien ja tuotteiden rajaus ja • niihin kohdistuvat auditointikriteerit • Auditointikohteen kyvykkyys vastata lakisääteisiin ja • sopimusvaatimuksiin • Auditointikohteen kyky täyttää johtamisjärjestelmästä • juontuvat tavoitteet • Auditointikohteen parannusmahdollisuuksien tunnistaminen

8. YKSITTÄISEN AUDI- TOINTIRYHMÄN VALINTA • Auditointikohteessa tarvittavan osaamisen huomioon ottaminen • Auditoinnin lähestymistavan huomioon ottaminen (tuoteaudit, prosessi- • audit, järjestelmästandardiaudit, kypsyystasoauditjne) • Auditointikohteeseen liittyvien lakisääteisten ja sopimusvaatimusten • huomioon ottaminen • Auditoijien riippumattomuus auditointikohteesta • Auditointiryhmän taidot toimia tehokkaassa vuorovaikutuksessa • auditointikohteen edustajien kanssa • Auditointiryhmän taidot ottaa auditointikohteen kulttuuriseikat huomioon • Auditointikohteessa tarvittava kielitaito

9. AUDITOINNIN VASTUUHENKILÖLLE TOIMITETTAVA INFORMAATIO (VUOSIOHJELMASTA VASTAAVAN TULISI TOIMITTAA YKSITTÄISENAUDITOINNIN VASTUUHENKILÖLLE SOVELTUVIN OSIN) • Auditoinnin tavoitteet • Audoitoinnissa sovellettavat kriteerit ja viiteaineistot • Auditoinnin laajuus ml. auditointiin kuuluvat organisaatioyksiköt ja prosessit • Auditoinnissa käytettävä menetelmä (tuote-, prosessi-, järjestelmä- tai muu • lähestymistapa) • Auditointiryhmän kokoonpano • Auditointikohteet yhteystiedot, päivät ja auditointiin käytettävä aika • Auditointiin tarvittavat resurssit • Auditoinnin tavoitteisiin liittyvien riskien arviointiin tarvittava informaatio • Auditoinnissa käytettävä kieli • Auditoinnin raportoinnissa käytettävä raporttimalli • Auditoinnissa käytettävän ja esille tulevan informaation luottamuseksellisuus • ja tietoturvasta huolehtiminen • Auditoijien työturvallisuuteen mahdollisesti vaikuttavat seikat • Auditoinnin suorittamiseen mahdollisesti liittyvät turvallisuus- ja valtuutusseikat • Auditoinnissa esille otettavat edellisen auditoinnin havainnot • Muut auditoinnin suorittamiseen liittävät seikat kuten koordinointi muiden • auditointien kanssa

10. AUDITOINNIN TALLENTEET • Auditoinnin vuosiohjelmaan liittyvät tallenteet • dokumentoidut auditointientavoiteet ja laajuudet • auditointeihin liittyvät riskit • auditoinnin vuosiohjelman tehokkuuden arviointi • Yksittäiseen auditointiin liittyvät tallenteet • auditointisuunnitelma ja auditointiraportit • poikkeamaraportit • korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden raportit • auditoinnin jälkiseurannan raportit jos tarvittu • Auditoijiin liittyvät tallenteet • auditoijien pätevyyden ja suorituskyvyn seurantaraportit • auditointiryhmien ja ryhmien jäsenten valintatiedot • auditoijien pätevyyksien ylläpitotiedot

11. AUDITOINNIN VUO- SIOHJELMAN SEURANTA • Vuosiohjelmasta vastaavan tulisi mm.: • seurata vuosiohjelman toteutumista, aikataulujen ja auditointien tavoitteiden toteutumista • seurata auditointiryhmien jäsenten suoriutumista tehtävistään • seurata auditointiryhmien kykyä toteuttaa auditointiohjelmat • seurata ja arvioida ylimmän johdon, auditointikohteiden, auditoijien ja muiden tahojen palautteet auditoinneista • Vuosiohjelmaa tulisi kehittää mm. seuraavien seikkojen pohjalta: • auditointien havainnot ja niiden lisäarvo • auditointien kyky tukea johtamisjärjestelmän vaikuttavuutta • auditoitien kautta johtamisjärjestelmään tehtyjen muutosten merkittävyys • auditointien kautta esille nostettujen standardien, lakisääteisten ja • muiden sitoumusten muutostarpeiden merkittävyys • auditointien kautta esille tulleet tarpeet toimittajien ja alihankkijoi- • den muutoksista

12. AUDITOINTIEN JATKU- VA PARANTAMINEN • Auditointien vuosiohjelmasta vastaavan tulisi arvioida ohjelmaa • ja tunnistaa parantamistarpeita mm. ottamalla huomioon: • Tulokset auditoinnin vuosiohjelman seurannasta • Auditointiohjeistuksen noudattamishavainnot • Eri osapuolten esille nostamat auditoinnin kehittämistarpeet • Auditointiohjelman tuottamien tallenteiden läpikäynnin havainnot • Auditoinnin vuosiohjelmaan liittyvien riskien vaikutusten havainnot • Auditoinnin vuosiohjelmaan liittyvä informaation luottamuksellisuus- • ja tietoturvahavainnot • Auditoijien jatkuvaan kehittymiseen liittyvät havainnot • Ylimmän johdon arviot auditointien tuloksellisuudesta

13. YKSITTÄISEN AU- DITOINNIN OHJELMA • Auditoinnin tavoitteet • Auditoinnin laajuus, auditointiin kuuluvat organisaatioyksiköt ja prosessit • Auditoinnin kriteerit ja viiteaineistot • Auditointikohteen yhteystiedot, paikat, joissa käydään, auditoinnin aikataulu • ja auditoitavan kohteen kanssa sovitut yhteenkokoontumiset • Auditoinnin lähestymistapa, auditoinnin tavoitteisiin sopeutettu näytteenotto • (faktojen katsominen) ja ko näytteenoton suunnitelma • Auditointitiimin kokoonpano, jokaisen vastuut ja jos tarpeen oppaat ja tarkkailijat • Auditoinnin kriittisiin kohteisiin suunnatut resurssit (ajankäyttö, auditoija, näytteen- • otto) • Auditointikohteen edustaja, käytettävä kieli tarvittaessa • Auditointiraportin perusrakenne (mitä raportoidaan) • Tarvittaessa auditointiryhmän siirtymiset eri paikoista toisiin • Auditointiin liittyvät epävarmuudet ja niihin liittyvät toimenpiteet tarvittaessa • Auditoinnissa käsiteltävän informaation luottamuksellisuus- ja tietoturvaseikat

14. AUDITOINNIN JOH- TOPÄÄTÖSTEN LAATIMINEN • Auditointiryhmän vetäjän, vastuuhenkilön tulisi ennen loppukokousta: • arvioida auditoinnissa todetut havainnot ja muu kerätty informaatio • vasten auditoinnin tavoitteita • hyväksyä auditoinnin johtopäätökset pitäen mielessään auditointitu- • loksiin liittyvät epävarmuudet • valmistella parannusehdotukset, jos niistä on sovittu auditointiohjelmassa • keskustella tämän auditoinnin havaintoihin liittyvistä jälkiseurantatarpeista • Auditoinnin johtopäätöksissä voidaan käsitellä seuraavia näkökulmia: • missä määrin auditointikriteerit täyttyivät • miten vikasietoinen johtamisjärjestelmä on • miten auditoinnin tavoitteet saavutettiin • johtamisjärjestelmän toteutus, ylläpito ja jatkuva kehittäminen • johdon katselmuksen tehokkuus auditointihavaintojen valossa • juurisyyselvitysten tulokset jos niistä sovittiin auditointisuunnitelmassa • samankaltaiset havainnot ja trendit auditointikohteen ja rajauksen eri osissa

15. LOPPUKOKOUS • Auditointiryhmän vetäjä johtaa loppukokouksen ja esittää auditoinnin • havainnot ja johtopäätökset • Loppukokoukseen tulisi saada mukaan auditointikohteen johtoa ja mikäli • mahdollista auditoitujen prosessien vastuuhenkilöt tai yksiköiden päälliköt • Loppukokouksessa: • korostetaan auditointihavaintojen perustumista näytteenottoon, ei 100% • läpikäyntiin • kerrotaan auditointiraportin rakenne • kerrotaan miten erilaiset auditoinnin havainnot ja niiden vaikutukset • käsitellään • kerrotaan auditoinnin havainnot ja johtopäätökset sellaista kieltä käyttäen • että läsnä oleva auditointikohteen johto ymmärtää ne • kerrotaan tarpeen mukaan miten auditointihavaintoihin liittyvät • korjaavat ja ehkäisevät toteutetaan, kuka, miten, seuranta • jos auditointihavainnoista tulee erimielisyyttä, ne pyritään ratkomaan • loppukokouksessa. Jos yksimielisyyttä ei saada aikaan, kirjataan erimieli- • syys muistiin

16. AUDITOINTIRAPORTTI • Auditoinnin tavoitteet • Auditoinnin laajuus, organisaatioyksiköt / prosessit jotka auditoitiin • Auditointikohteen edustajat • Auditointiryhmän jäsenet • Auditoinnin ajankohta ja sijaintipaikat, joissa auditoinnissa käytiin • Auditointikriteerit • Auditoinnin havainnot ja todisteet • Auditoinnin johtopäätökset • Lausunto miten hyvin auditoinnin kriteerit täyttyivät • Auditointiraportissa voidaan lisäksi viitata: • Ongelmat auditoinnin aikana, jotka saattavat vaikuttaa tuloksiin • Asiat tai kohteet, jotka jäivät auditoinnissa käsittelemättä • Mahdolliset erimielisyydet auditoijien ja auditointikohteen edustajien välillä • Parannuskohteet, jos niiden raportoinnista on sovittu • Parhaat käytännöt, joita auditointikohteessa havaittiin • Seurantatarpeet jos tarpeen sopia auditointikohteen kanssa • Luottamuksellisuuskirjaus tarpeen mukaan • Kommentit tulevien auditointien suunnitteluun • Auditointiraportin jakelu

17. AUDITOIJIEN VALINNASSA ERI KOH- TEISIIN HUOMIOONOTETTAVAA • Auditoitavan kohteen koko, luonne ja monimutkaisuus • Auditointikohteen johtamisjärjestelmään liittyvät standardit (laatu, ympäristö, tur- • vallisuusjne…) • Auditoinnin tavoitteet ja laajuus • Mahdolliset ulkopuolisten auditointikohteelle asettamat vaatimukset • Auditoinnin rooli kohteen johtamisjärjestelmässä • Johtamisjärjestelmän monimutkaisuus • Auditointikohteenauditointiin liittyvät epävarmuudet ja riskit

18. AUDITOIJAN OMINAISUUKSIA • Rehellinen • Avoin, halukkuus katsoa asioita monelta kannalta mitään poissulkematta • Diplomaattinen ihmisten käsittelyssä • Havaintokykyinen • Omaksumiskykyinen • Sitkeä • Päättäväinen • Itsenäinen, mutta sosiaalinen, ei muiden vietävissä • Rohkeus, pysyminen faktojen takana painostuksessa • Kehittymishaluinen • Kulttuureihin sopeutuvainen • Yhteistyötaitoinen auditointitiimissä ja asiakkaiden kanssa

19. JOHTAMISJÄRJESTELMIEN AUDI- TOIJIEN TAITOJA JA OSAAMISIA • Auditointiprosessien ja menettelyjen tuntemus • Auditointiprosessin suunnittelu- ja toteutustaito • Aikataulun noudattamisen taito • Asioiden priorisointitaito • Informaation keruun taito haastatellen, kuunnellen, havainnoiden • ja dokumentteja ja tallenteita arvioiden • Asiantuntijamielipiteiden kysyntä- ja hyödyntämistaito • Auditointinäytteiden ottamistaito / katsomistaito • Auditoinnissa kootun informaation luotettavuuden arviointitaito • Auditointihavaintojen ja johtopäätösten kytkemistaito todisteaineistoon • Auditoinnin aikainen kirjaustentekotaito • Auditointiraporttien kokoamis- ja ilmaisutaito • Informaation luotettavuuden ja tietoturvan arviointitaito • Auditointikysymysten ja havaintojen esittämistaito • Auditointeihin liittyvien riskien tunnistamistaito • Johtamisjärjestelmästandardien tuntemusta • Organisaation ja sen toimintaympäristön tuntemusta • Soveltuvien laki- ja sopimusvaatimusten tuntemusta

20. TOIMIALAKOHTAISIA JOHTAMISJÄR- JESTELMIEN AUDITOIJAN TAITOJA • Auditoijille tulisi olla yleistaitojen lisäksi toimialakohtaista osaamista ja kokemusta • Johtamisjärjestelmästandardien sovellusymmärrystä nimetylle toimialalle • Toimialakohtaista lakisääteisten vaatimusten tuntemusta • Toimialalle tyypillisten sidosryhmien tarpeiden ja odotusten tuntemusta • Toimialakohtaisten teknisten vaatimusten ja sovellusten tuntemusta • Toimialakohtaista prosessien toiminnan tuntemusta • Toimialakohtaista riskienhallinnan tuntemusta

21. AUDITOINTIRYHMÄN VETÄJÄN TAITOJA • Auditointiryhmän jäsenten vahvuuksien ja heikkouksia tasapainottaminen • Hyvän työskentelyilmapiirin luominen auditointiryhmässä • Auditointiprosessin hallinta • auditointiohjelman suunnittelu ja resurssien tehokas jakaminen • auditoinnin tavoitteisiin liittyvien epävarmuuksien huomioonottaminen • työturvallisuusseikkojen huomioon ottaminen auditoijien työssä • auditointiryhmän ohjaus • harjoitteluvaiheessa olevien auditoijien ohjaus • ryhmän sisäisten ristiriitojen ennaltaehkäisy ja ratkaiseminen • auditointiryhmän edustaja auditointikohteen kanssa viestinnässä • auditointiryhmän ohjaus johtopäätösten teossa • auditointiraportin harkittu kokoaminen

22. AUDITOINTITEKNIIKOITA Paikan päällä Etänä • Vuorovaikutuksessa • auditoitavien kanssa • Haastattelut • Tarkistuslistojen kanssa • tehtävät haastattelut • Dokumenttien läpikäynti • yhdessä auditoitavan • kanssa • Faktojen katsominen au- • toitavien kanssa • Etähaastattelut • Tarkistuslistojen kanssa • haastattelut • Dokumenttien läpikäynti • etänäauditoitavien kanssa • Ei vuorovaikutuk- • sessaauditoitavien • kanssa • Dokumenttien ja • tallenteiden katsastus • Toimenpiteiden tarkkailu • ilman henkilön haastattelua • Kiertokäynti silmin havainnoiden • Faktojen katsominen (tuotteita, • laitteita, säilytyspaikkoja, doku- • mentteja • Pyydettyjen dokumenttien • ja tallenteiden läpikäynti • Lakisääteisten vaati- • musten läpikäynti • Tietojen analysointi

23. AUDITOINNIN NÄYTTEENOTTO • Näytteenotto kannattaa suunnitella etukäteen • Näytteet voivat olla dokumentteja, tallenteita, tuotteita • testituloksia, mittalaitteita, raaka-aineita, välituotteita, loppu- • tuotteita jne. • Pohdittava näytteenoton laajuus • Näytteenottotapa – esim. edellisten auditointien kokemusten • pohjalta, tilastollisten menetelmien mukaisesti, satunnaises • Näytekoko • Näytteiden ottaminen auditoinnin aikana • Näytteiden arviointi kriteerejä vastaan, havaintojen teko • ja johtopäätösten vienti auditointiraporttiin

24. AUDITOINNIN TIETOLÄHTEITÄ • Henkilöiden haastattelut • Toimintojen seuranta • Kenttäkierrokset prosesseissa ja tiloissa • Dokumenttien, politiikkojen, ohjeiden, standardien, työohjeiden, • lisenssien, lupaehtojen, spesifikaatioiden, sopimusten, tilausten ym. • hyödyntäminen auditoinnin aikana • Tallenteiden, tarkastuspöytäkirjojen, kokousmuistioiden, auditointiraport- • tien, mittaustulosten jne. hyödyntäminen auditoinnissa • Tietojen analysoinneista saatavat yhteenvedot, trenditiedot jne. • Tiedot auditointikohteen laadunvalvonnan toiminnasta ja tuloksista • Asiakaspalautteet, asiakastyytyväisyystutkimukset, toimittajien arvioinnit jne. • Tietokannat • Simulointien tulokset ja mallintamisten tulokset

25. AUDITOINNIN KENTTÄKIERROS • Selvitä ennakkoon voiko auditointiryhmä tai sen jotkin jäsenet • päästä kaikkiin tiloihin ja prosessikohteisiin, jotka kuuluvat • auditoinnin laajuuteen • Selvitä työturvallisuusvaatimukset ennakointia varten, samoin • suojavälineiden käyttötarve • Käynnin aikana älä aiheuta kohteen toiminnalle tarpeetonta häiriötä • Varmista, että auditointiyryhmä toimii esimerkillisesti työturvallisuus- • mielessä ja käyttää vaadittuja henkilökohtaisia suojavälineitä • Sovita keskustelut käyttöhenkilökunnan kanssa niin, että häiriö minimoituu • Määritä auditoijien lukumäärä ja ohjaa auditointitiimin jäsenet auditointikohteisiin • siten, että meneillään oleva prosessi häiriintyy mahdollisimman vähän • Älä koske auditointikohteen laitteisiin ja prosessien ohjaukseen vaikka olisit • siihen päteväkin • Jos auditoinnin aikana sattuu tapaturma, auditoinnin vetäjä selvittää tapahtumat • eri osapuolien kanssa ja päättää keskeytetäänkö auditointi vai jatketaanko • Jos auditoinnissa käytetään kameroita tai videota, selvitä lupakysymykset • ennakolta ja sovi kuvatun materiaalin luottamuksellisuudesta. Älä kuvaa yksittäi- • siä ihmisiä työssään ilman asianosaisen lupaa • Jos otat kopioita tai tulostutat faktoja, sovi luottamuksellisuudesta ennakolta • Haastatteluissa vältä haastateltavien henkilökohtaisten tietojen keruuta, ellei • auditoinnin tavoitteet sitä perustelluista syistä edellytä

26. ANNEX A ANTAA VINKKEJÄ TOIMINTAJÄRJESTELMÄNERI OSA-ALUEIDEN ARVIOIJILLE • Kuljetusturvallisuus • Ympäristöjärjestelmä • Laadunhallinta • Tallenteiden hallinta • Fyysinen turvallisuus, toipumissuunnitelmat • Tietoturvallisuus • Työturvallisuus ANNEX B ANTAA VINKKEJÄ AUDITOINTITEKNIIKOISTA

27. AUDITOIJIEN ARVIOINTITEKNIIKOITA

28. ISO 19011 JA TYYPILLINEN AUDITOINTIPROSESSI