Razionalizzazione della spesa telefonica d’Ateneo Gennaio 2008

1. Razionalizzazione della spesa telefonica d’Ateneo Gennaio 2008 Università degli Studi di Milano - Bicocca

2. Sistema telefonico d’Ateneo -11 Centrali telefoniche tradizionali di fascia alta (tipo MD110 Ericsson) collegate in rete -Numerazione con radice unica per tutte le sedi -Circa 3000 apparecchi utente connessi -Segreteria telefonica centralizzata -Sistema di registrazione ed accounting centralizzato -Gestione permessi e codici utente - Servizi aggiuntivi utente: inoltro di chiamata, prenotazione su occupato, chiamate di gruppo, deviazione chiamate entranti,… -11 Centrali telefoniche tradizionali di fascia alta (tipo MD110 Ericsson)collegate in rete -Numerazione con radice unica per tutte le sedi -Circa 3000 apparecchi utente connessi -Segreteria telefonica centralizzata -Sistema di registrazione ed accounting centralizzato -Gestione permessi e codici utente - Servizi aggiuntivi utente: inoltro di chiamata, prenotazione su occupato, chiamate di gruppo, deviazione chiamate entranti,…

3. STORIA del sistema fonia -1998: acquisizione dell’impianto tramite gara d’appalto -2000 – 2001: espansione e upgrade tramite perizia di variante suppletiva (finanziaria 2000) -2003 – 2004: espansione ai nuovi edifici (acquisto 11a centrale, connessa tramite protocollo IP) -2005 – 2007: ottimizzazione delle risorse tramite ridistribuzione delle 11 centrali esistenti per servire ulteriori 8 nuove sedi, attivazione sedi ad utenza VoIP

6. U16 U2 U14 PSTN U1 U3 U7 PSTN U9 U5 U6 U8 U11 U21 PSTN PSTN Cavo multicoppia Fibra ottica sm Rete operatori Rete fonia Milano Milano 30 canali in/out 30 canali input 30 canali output U4 15 canali in/out Trunk IP Sondrio U12 VoIP H.323 SO Trunk IP HSV U20 60 canali in/out VoIP H.323 15 canali output U18 Monza VoIP H.323 VSerena U19 Ponti radio

7. Caratteristiche della rete dati/fonia • L’infrastrutturadi reteutilizza gli standard di cablaggio strutturato ed è per la gran parte diproprietà dell'Università (fibre ottiche, ponti radio, rame) • Nelle sedi raggiunte da collegamenti geografici tramitelinee in affitto da operatori(3 sedi su 18)è attivo ilservizio VoIP/IPTelephony con QoS(uso di collegamenti già attivi per la rete dati) • Le dorsali di backbone e di edificio, in fibra ottica, vengonoutilizzate sia dagli apparati di rete sia dai centralini telefonici • Il cablaggio orizzontale in rame (prese utente) di tutte le sedi è omogeneo e utilizzabile da qualsiasi terminale in rete, sia esso un computer, un telefono digitale, un terminale VoIP, un fax, una telecamera o un access point wireless • La rete dati di campus è una rete multiservizio ad elevate performance (protocolli IP/MPLS di ultima generazione)progettata e dimensionata per il trasporto di dati/video/voce(triple play)

8. Vantaggi e risparmi 1) Nessun costo aggiuntivo per i collegamenti tra le sedi infrastruttura di proprietà per trasporto fonia tradizionale, utilizzo VoIP per le 3 connessioni affittate da operatori(sedi diMonza centro, Faedo Valtellino (SO) e Milano, Via Thomas Mann) 2)Traffico voce tra le varie sedi dell’Ateneo a costo zero (unico sistema in rete con numerazione a radice unica 02 6448 xxxx) 3)Tutti gli utenti hanno gli stessi servizi indipendentemente dalla dislocazione della sede(architettura integrata fonia tradizionale e VoIP) 4)Risparmio nei costi di gestione(gestione centralizzata) 5) Infrastruttura della rete dati è adeguata per veicolare l’intero traffico telefonico

10. Composizione della spesa del sistema fonia • traffico telefonico verso l’esterno dell’Ateneo • canoni delle linee PSTN • costi di gestione del sistema: • attività di monitoraggio e risoluzione guasti • attività di installazione, configurazione e test • attività di analisi, progettazione e implementazione di nuove funzionalità • gestione utenza (attivazioni, dismissioni, modifiche) • accounting e fatturazione per centri di costo

11. 3) Costi di gestione del sistema Questi costi sono fortemente dipendenti: a)dalla struttura organizzativa, b)dalle competenze tecniche del personale tecnico e quindi dalla tipologia e dal livello di servizio previsto dai contratti di manutenzione. Nel nostro caso, a)la gestione di un proprio magazzino delle parti che si guastano con maggior frequenza, b)l’elevata competenza specialistica e la disponibilità, oltre il normale orario di lavoro, del personale tecnico, che quindi può autonomamente provvedere a tutte le operazioni di monitoring, aggiornamento, installazione, configurazione, individuazione dei guasti e sostituzione delle parti, permette di stipulare un contratto di manutenzione del sistema che prevede il minimo livello di servizio consistente nelle sole attività di consegna/ritiro, tramite spedizione da parte del fornitore, delle parti nuove/guaste entro il giorno lavorativo successivo all’apertura del guasto, ad un costo pari al 20% - 30% di quello dei contratti più assistiti. Sono inoltre ridotte a zero le spese di consulenza e di outsourcing per attività di analisi, progettazione dell’evoluzione del sistema.

12. 2) Costi dei canoni delle linee PSTN • Poiché il costo del canone di ogni linea PSTN è fissato dagli operatori (Authority TLC – convenzione Consip), la riduzione della relativa spesa si ottiene solo portando al minimo il n° di linee. • Un unico sistema telefonico in rete, ben dimensionato e configurato, permette di minimizzare il numero di linee grazie a: • condivisione delle linee da parte di tutta l’utenza • ottimizzazone delle regole e dei percorsi interni tra le sedi per il traffico voce in ingresso e in uscita dall’Ateneo • ottimizzazione della dislocazione fisica delle linee entranti/uscenti tra le sedi.

14. Nel 2007, nuova convenzione Consip (Fastweb), il costo del canone per linea è aumentato del 23,4 %

15. Nel 2007, nuova convenzione Consip (Fastweb), il costo delle tariffe di traffico sono diminuite in media di oltre il 50% (urbane e nazionali) e di circa il 30 % (internazionali)

16. Diminuzione della spesa del traffico telefonico a fronte dell’aumento dell’utenza

17. Interventi adottati per contenere la spesa sul traffico • Adesione alle convenzioni Consip fin dall’inizio, fine del 2000 (tariffe molto favorevoli). • Dall’inizio del 2002, con cadenza trimestrale, ai responsabili di ogni struttura e all’Amministrazione sono forniti i tabulati dettagliati delle spese relative al traffico telefonico dei singoli interni della struttura e i relativi grafici statistici sull’andamento del traffico e della spesa (monitoring della spesa). • - Nel corso del 2003 sono stati introdotti i codici personali per bloccare l’apparecchio telefonico con varie modalità di utilizzo (limitazione della spesa soprattutto nelle zone comuni). • Sempre nel corso del 2003 è stata introdotta una nuova tipologia di abilitazione alle chiamate che blocca le chiamate ai cellulari, ma permette le telefonate internazionali (sicuramente utile per i fax). • Dal 2005 si utilizzano all’interno del sistema fonia di Ateneo dispositivi per la trasformazione del traffico fisso-mobile, costoso anche in convenzione Consip, in traffico mobile-mobile che ha una tariffa molto più bassa (scontata del il 60 % in Consip 2 - Telecom e del 52,5 % in Consip 3 - Fastweb).

18. Analisi del traffico (dati relativi al 2007)

19. Analisi spesa traffico (dati relativi al 2007)

20. Analisi tipo traffico (dati relativi al 2007)

21. Numeri anno 2007

22. Stima dei costi della migrazione dell’intero sistema fonia alla telefonia VoIP/IP • Infrastruttura fisica di rete (geografica e cablaggio negli edifici): € 0,00 • Apparati di rete (livello core/distribuzione): € 0,00 • Aggiunta porte Power Over Ethernetsugli apparati di rete LAN (livello accesso): circa € 125,00 per porta € 375.000,00per 3000 utenze • Estensione h/w e s/w per la gestione VoIP (gateway/gatekeeper): dipende dalle scelte • Terminali VoIP: €100,00 cad. € 300.000,00per 3000 utenze • Aggiunta gruppi di continuità in tutti I locali tecnici (il funzionamento dei telefoni tradizionali è assicurato da UPS collegati ai centralini): dipende dal dimensionamento • Costi di formazione del personale: € 0,00 (tecnologia già utilizzata)

23. Risparmi sulla spesa telefonica rispetto al sistema attuale • spesa per il traffico telefonico verso l’esterno dell’Ateneo:nel breve periodo quasi inalterato (sarebbero a costo 0 le chiamate esterne verso utenti VoIP, attualmente poco numerosi, rimarrebero invariati i costi per le altre tipologie) • spesa per i canoni delle linee PSTN: nel breve periodo quasi inalterato (potrà diminuire il n° di linee quando la gran parte delle chiamate esterne sarà verso utenti VoIP) • costi di gestione del sistema: inalterati (tutte le attività sono svolte già oggi completamente da personale interno)

24. Sviluppi futuri • Da anni l’Ateneo investe nell’infrastruttura passiva (cablaggio) e attiva(apparati) della rete dati in vista della convergenza del traffico video- voce-dati • Dal 2005, non essendo più strategico acquisire nuovi PABX tradizionali, il sistema fonia è stato esteso alle nuove sedi tramite telefonia IP/VoIP, mantenendo integrazione di gestione del sistema e di servizi all’utenza. Questa tendenza sarà mantenuta ed ampliata in futuro • La convivenza di telefonia IP/VoIP con quella tradizionale proseguirà probabilmente ancora per qualche anno e comunque fintanto che l’investimento iniziale, ad oggi ancora piuttosto rilevante, relativo alla migrazione completa verso la telefonia IP/VoIP sarà giustificato dal risparmio della spesa telefonica corrente (traffico, canoni, spese di gestione). Si sottolinea che le centrali telefoniche tradizionali, sebbene tecnologicamente superate, offrono tuttora servizi avanzati all’utenza, hanno una vita media elevata, una bassa frequenza di guasti e comportano modeste spese di gestione (know-how interno)