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Umsetzung von eCH-BPM-Standards in einem Amt: Ein Erfahrungsbericht (animierter Foliensatz)

BPM@ÖV2014. Umsetzung von eCH-BPM-Standards in einem Amt: Ein Erfahrungsbericht (animierter Foliensatz). B. Rigert, M. Schaffroth / 9. April 2014. Prozessdokumentation im ISB (1) Ausgangslage, Positionierung.

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Umsetzung von eCH-BPM-Standards in einem Amt: Ein Erfahrungsbericht (animierter Foliensatz)

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Presentation Transcript

  1. BPM@ÖV2014 Umsetzung von eCH-BPM-Standards in einem Amt:Ein Erfahrungsbericht(animierter Foliensatz) B. Rigert, M. Schaffroth / 9. April 2014

  2. Prozessdokumentation im ISB (1)Ausgangslage, Positionierung • Reorganisation des Informatiksteuerungsorgans des Bundes ISB aufgrund revidierter Bundesinformatikverordnung BinfV(2012/2013) • Bottomup-Ansatz im BPM (kein strategisches top down BPM) • Bedarfsgesteuerte Erhebung und Dokumentation von Prozessen (Abteilungen bestimmen Bedarf) • Fokus auf einheitlicher Prozessdokumentation: Gemeinsame Sprache - gemeinsames Verständnis • MUSS: Internes Kontrollsystem: Dokumentation von IKS-Kontrollen und -Risiken • Unterstützung der operativen Prozessausführung mit GEVER BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  3. Prozessdokumentation im ISB (2)Grundsätze, Vorgehensweise • Sämtliche prozessrelevanten Informationen werden • an einer Stelle (an den Prozessmodellen) • und einheitlich dokumentiert (eCH-Standards) • Prozesserhebung: Workshops und Reviews mit Prozess-eigner und Prozessverantwortlichen • Kollaborative Prozessgestaltung • Mitwirkung der ISB-Mitarbeitenden bei der Prozessdefinition • Feedbacks / Reviews direkt an den Prozessmodellen • Grundlage für kontinuierliche Prozessverbesserung BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  4. Prozessdokumentation im ISB (3) Ressourcen und Instrumente • beschränkte interne und externen Ressourcen für method. Unterstützung der Prozesserhebung sowie Aufbau und Pflege der Prozessdokumentation (ca. 30 Stellenprozente) • Entscheid für browserbasierte Cloud-Lösung (für fachliche Prozessdokumentation) • kostengünstige Ansatz Einführung, volle Kostentransparenz keine Betriebskosten, flexibles Lizenzierungsmodell • sofort einsetzbar, out ofthe box • BPMN 2.0 • Kollaborationsfunktion • Einfache Einbindung externer DL und Stakeholder • Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse (Sicherheit) BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  5. Prozessdokumentation im ISB (4) Rollen im Prozessmanagement • Frühzeitige Festlegung der BPM-Rollen im ISB • Unterscheidung der Linien- und Methodenverantwortung im Prozessmanagement (eCH-0143) • Organisationshandbuch und Modellierungskonventionen ISB (in Arbeit) - 0143 Organisationshandbuch Prozessmanagement (optimiert für Gemeinden und Kantone) BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  6. Prozessdokumentation ISB - Praxis • grafisch Modellieren nach eCH-Standards: • eCH-0140 Vorgaben zur Beschreibung von Prozessen (BPMN) • eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen • grafische Modellierung mit textlicher Beschreibung verbinden • IKS-Risiken und -Kontrollen direkt am Prozessmodell dokumentieren • Prozesse kollaborativ erstellen und pflegen (Kommentar-funktion) • aufgabenorientierte Gliederung der Prozessdokumentation • eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen • eCH-0145 Aufgabenlandkarte BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  7. BPMN-Prozessdiagramme,BPMN-Modellierungskonventionen • ohne… • und mit eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  8. Prozesse grafisch und in Textform dokumentieren BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  9. IKS auf Prozessebene dokumentieren Tool generiert vollständige Risikokontrollmatrix auf „Excel“ Risiko 1. Kredit ist ausgeschöpft Kontrolle 4-Augenprinzip Kontrolle BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  10. Prozesse kollaborativ erheben und pflegen (Kommentarfunktion) BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  11. Gliederung der Prozessdoku-mentation ISB (Ordnungsstruktur) Formale Aufgabengliederungen (eCH-0139) • aufgabenorientierte Ordnungsstruktur für Zuordnung von Leistungen/Prozessen • Gliederungselemente: „Aufgabentyp“, „Aufgabenfeld,“ “Aufgabengruppe“, „Aufgabe“ Sachliche Gliederungen von Aufgaben (eCH-0145 –> HRM2) • 1. Schritt: Zuordnung von Prozessen und Leistungen zu Führungs-, Kern-, und Unterstützungsaufgaben • 2. Schritt: Gliederung des Kerngeschäfts des ISB • 3. Schritt: weitere Aufgabengliederung nach Bedarf BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  12. Aufgabenlandkarte des ISB… • …in Anlehnung an eCH-0145 Aufgabenlandkarte BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  13. Bsp. für Kern-Aufgabe des ISB: Anforde-rungs- und IKT-Vorgabenmanagement BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  14. eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  15. Navigation über Aufgabengliederung BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  16. Nutzung von eCH-BPM-Standards und -Hilfsmitteln - Bilanz • Rahmenkonzept -> eCH-0138 (Standard) • Prozessdokumentation (BPMN) -> eCH-0140 (Standard) • BPMN-Modellierungskonventionen -> eCH-0158 (Standard) • Geschäftsprozesse grafisch darstellen -> eCH-0074 (Hilfs-mittel) • Organisationshandbuch Prozessmanagement -> CH-0143 (Hilfsmittel) • aufgabenorientierte Ordnungsstruktur -> eCH-0139 (Standard) • Aufgabenlandkarte -> eCH-0145 (Best Practice) BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  17. Ergebnisse ISB-Prozessdokumentation Ergebnisse per Ende 2013 • ISB-Prozessdokumentation ist aufgebaut • ca. 60 modellierte/dokumentierte Prozesse (BPMN) • IKS ist auf Prozessebene dokumentiert • kollaborativer Einbezug der Mitarbeitenden bei der Prozesserhebung ist mit guten Resultaten erfolgt • einfaches Rollenmodell im ISB-BPM ist definiert und hat sich bewährt • ISB-Organisationshandbuch und ISB-Modellierungs-konventionen (in Arbeit) BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  18. Erfahrungen, Ausblick Erfahrungen • entsprechend BPM-Reifegrad: iterativer bottom-up Ansatz ist zweckmässig – hat aber auch Grenzen • Learning bydoing fördert Denken und Handeln in Prozessen • Ganzheitlicher Dokumentationsansatz nach eCH (80/20%) • Problematik: Dokumentation von Leistungen • Modellieren allein genügt nicht: deutliche Nutzensteigerung durch komplementäre Beschreibung Ausblick • Kollaborative Weiterentwicklung der Prozessdokumentation im Rahmen der kontinuierlichen Prozessverbesserung • Strategische Prozessthemen aufgreifen BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  19. Kontakt Marc Schaffroth Projektleiter Architekturen und Standards Leiter eCH-Fachgruppe GeschäftsprozesseCBPP Certified Business Process Professional Eidgenössisches Finanzdepartement EFDInformatiksteuerungsorgan Bund ISBSchwarztorstrasse 59, 3003 BernTel. +41 31 325 09 74marc.schaffroth@isb.admin.ch Beat Rigert Dipl. Math. ETH Mitglied eCH-Fachgruppe Geschäftsprozesse Rigert Consulting AGBurdiweg 54, 3095 Spiegel b. BernTel. +41 79 687 52 38beat.rigert@rigertconsulting.ch www.rigertconsulting.ch BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

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