Herzlich Willkommen …

1. Herzlich Willkommen … … zum DE-CODA Seminar für die elektronische Beantragung von Ursprungszeugnissen

2. Die DE-CODA GmbH … • entwickelt Konzepte für den Einsatz der elektronischen Signatur • berät und schult Sie zum Einsatz der elektronischen Signatur • koordiniert die Aktivitäten von 63 Industrie- und Handelskammern zur elektronischen Signatur 2

3. Überblick Einführung in die heutige Veranstaltung Unterschreiben mittels elektronischer Signatur Ursprungszeugnisse online Offene Runde - Klären von Fragen 3

4. Sign oder Nicht-Sign • v • Format und Vorgang sind unterschiedlich, jedoch rechtlich identisch!!! • Wenn wir im folgenden über die elektronische Signatur sprechen … … lösen Sie sich bitte von der Vorstellung einer klassischen handschriftlichen „Unterschrift“. 4

5. 2. Unterschreiben mittels elektronischer Signatur Grundlagen / Funktionsweise Rechtslage der elektronischen Signatur Einsatz der elektronischen Signatur Beantragung der Signaturausstattung 5

6. Voraussetzungen für vertrauenswürdige Online-Prozesse • Für eine Online-Abwicklung von Verwaltungsvorgängen müssen … • … Kommunikationspartner sich einander eindeutig identifizieren können. • … Online-Anwendungen generell vor missbräuchlicher Nutzung geschützt sein. • … abgegebene Willenserklärungen (z.B. Online Anträge) verlässlich sein. • Was ist dafür notwendig? • Maßnahmen, welche eine konkrete Identität der Kommunikationspartner und die Echtheit des Erklärungsinhalts gewährleisten. 6

7. Gefahren bei der Kommunikation via Internet Abhören Phishing Unklare Empfänger-Identität Unklare Absender-Identität Hacking Verändern Wozu dient die elektronische Signatur? Ausgangslage im Internet: Die große Unsicherheit 7

8. Qualitätskriterien der Digitalen Signatur Die digitale Signatur ist wie ein Personalausweis für das Internet. Sie gewährt: Authentizität Der Absender einer Nachricht ist immer eindeutig und rechtsverbindlich nachvollziehbar! Integrität Die Nachricht kommt so beim Empfänger an, wie sie der Absender unterschrieben hat! Vertraulichkeit Die Nachricht kann nur vom berechtigten Empfänger gelesen werden! 8

9. Funktionsweise der Signatur • Das Herzstück des Signaturverfahrens ist eine Chipkarte • Sie enthält die individuellen Signaturschlüssel des Anwenders inkl. Personenzertifikat • Signaturkarten werden bei Zertifizierungsdiensteanbietern / Trustcentern produziert • Die Zertifizierungsdiensteanbieter gewährleisten, dass … • eine zuverlässige Identifizierung der Signaturinhaber stattgefunden hat • die Signatur karte fälschungssicher ist • ungültig gewordene Personenzertifikate in Sperrlisten überführt werden • Zertifizierungsdiensteanbieter sind übergeordnete Beglaubigungsinstanzenfür Signaturschlüssel 9

10. Funktionsweise der Signatur • Die qualifizierte Signaturkarte enthält: • persönliche Daten (Name, Firmenname, Emailadresse) • mathematische Formeln zur Signaturerzeugung und -überprüfung • Nur wer im Besitz einer Signaturkarte ist, kann eine Signatur erzeugen! 10

11. Funktionsweise der Signatur Merke: Signatur und Verschlüsselung sind unterschiedliche Funktionen! Elektronisches Signieren bedeutet zu allererst die Sicherung von Authentizität und Integrität. Mit dem Privaten Schlüssel kann der User Dateien signieren und entschlüsseln. Der Private Schlüssel ist nicht auslesbar. Mit dem Öffentlichen Schlüssel tritt der User nach Außen in Erscheinung - ist anderen Internetnutzern zugänglich. Mit dem Öffentlichen Schlüssel werden Signaturen überprüft. Jedem Karteninhaber / User wird ein individuelles Schlüsselpaar zugeordnet. Dieses Schlüsselpaar befindet sich auf der Chipkarte des Karteninhabers und ist seinem persönlichen Zertifikat zugeordnet. 11

12. Funktionsweise der Signatur Privater Schlüssel Öffentlicher Schlüssel Signaturerstellung Signaturüberprüfung Klartext Klartext + Signatur Klartext alles ok! 12

13. Wie wird eine Signatur erzeugt? Innerhalb einer bestehenden Anwendung klickt der User auf den Befehl „Signieren“. Karte in das Lesegerät stecken. Durch Eingabe des persönlichen PIN-Codes wird diese aktiviert. 13

14. Wie wird eine Signatur geprüft? • Eine Signatur macht nur Sinn, wenn sie auch überprüft wird. • Geprüft wird, ob: • der Inhalt der Nachricht nach der Signatur unverändert geblieben ist. • das Zertifikat mit dem öffentlichen Schlüssel nicht gesperrt war. • das Zertifikat nicht abgelaufen war. • das Zertifikat vertrauenswürdig ist. • die Email-Adresse im Zertifikat identisch mit der des Absenders ist.(nur bei signierten E-Mails) 14

15. Rechtslage - Die elektronische Unterschrift auf dem Vormarsch • Signaturgesetz: Regelt die Sicherheitsvorschriften für Trustcenter • Modernisierung der Formvorschriften im Privatrecht und Verwaltungsverfahrensrecht: Regelt konkrete Einsatzmöglichkeiten • Fixierung auf das Medium Papier wird aufgegeben • Einführung der Elektronischen Form • Option zur Schriftform - Elektronische Form • Substitut der Unterschrift - Qualifizierte elektronische Signatur 15

16. Rechtslage - Signaturniveaus Status quo: Die qualifizierte elektronische Signatur Niedrigere Signaturniveaus: Einfache und fortgeschrittene elektronische Signatur • signaturgesetzkonformes Trustcenter • Hardwarebasiertes Personenzertifikat (Chipkarte) • gültige Online-Abfrage der Signaturgültigkeit • Rechtlich gleichwertiges Pendant zur eigenhändigen Unterschrift! • keine verbindliche Beglaubigungsinstanz im Hintergrund • meist softwarebasiert • nicht bzw. kaum reguliert • Keine verbindliche Rechtswirkung! 16

17. Gesetzgeber schafft zahlreiche Einsatzmöglichkeiten Elektronische Abfallnachweisverfahren (eANV) Emissionshandel (Relevant für Anlagenbetreiber, Sachverständige, Händler) Online-Vergabe öffentlicher Ausschreibungen (www.e-vergabe.bund.de) Elektronisch signierte Rechnung müssen seit 01.07.2004 qualifiziert elektronisch signiert sein, um beim Vorsteuerabzug geltend gemacht werden zu können (§ 14 Abs. 4 UStG). Beratungsintensiv: Bitte kommen Sie auf DE-CODA zu! Online-Mahnverfahren (Ohne Mahnbescheid beim Gericht beantragen, www.optimahn.de) Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (www.egvp.de) Verpackungsverordnung Online-Abfrage des Rentenkontos Elektronische Steuererklärung ELSTER Tendenz: Elektronische Signatur wird Regelfall, handschriftliche Unterschrift die Ausnahme! 17

18. Startpaket für die elektronische Signatur Technische Voraussetzungen: Internetzugang, Microsoft-Betriebssystemumgebung: Windows 2000, XP, Vista, 7.0, 60 MB freier Festplattenspeicher, Pentium (o. kompatibler) Prozessor / 300 MHz oder höher, 64 MB Hauptspeicher (128 MB empfohlen) in Kooperation mit der D-TRUST GmbH und den IHKs: 18

19. Beantragung der Signaturausstattung Wo kann man die Signaturprodukte ordern? Voraussetzungen: • Bei 63 IHK-Registrierungsstellenfür die elektronische Signatur • Unternehmensmitarbeiter können Ihr „Startpaket“ mit • persönlicher Signaturkarte • Kartenlesegerät • Software bei der IHK beantragen. • Der Antragsteller benötigt dazu: • gültiges Pass-/Ausweisdokument • Firmenbescheinigung • Termin bei seiner IHK • ca. 30 Minuten Zeit 19

20. Beantragung einer Signaturausstattung 2. Übermittlung der Daten an die Zertifizierungsstelle D-TRUST GmbHZertifizierungsstelle IHK-Registrierungsstelle 3. Generierung der Signaturkarte und Versand 1. Persönliche Antragstellung 20

21. Beantragung einer Signaturausstattung • Alternativ: Online Beantragung über die DE-CODA Webseite: http://www.de-coda.de (unter IHK-Signaturservice, am Ende der Seite) • Notwendige Unterlagen zur Beantragung Ihrer IHK-Signaturkarte: • Von Ihnen unterschriebene Kopie Ihres Ausweisdokuments • Korrekt ausgefüllter Antrag • Bescheinigung über die Organisationszugehörigkeit • Kopie des aktuellen Handelsregisterauszugs • PostIdent-Basic Coupon • Identifizierung bei der Deutschen Post • Gesonderte Preisliste • Etwa vier Wochen Lieferzeit sind einzukalkulieren 21

22. Die Signaturausstattung ist da – Was nun? • PIN Handhabung: • Die Signaturkarte hat zwei PINs und zwei PUKs: • Card PIN (basic) für Authentisierung / Verschlüsselung / E-Mail • Signature PIN (specific) für elektronische Unterschrift • Im elektronischen Ursprungszeugnis wird nur die Signatur PIN verwendet (im PIN Dialog als „specific“ angezeigt) • Bei erstmaliger Verwendung der Karte muss die Signatur PIN geändert werden(von der im PIN Brief angegebenen Signatur Transport PIN auf eine eigene • Dazu wird eine spezielle Software bereitgestellt (muss nicht installiert werden) • Eine Anleitung zu dem Prozedere wird zusammen mit der Karte ausgeliefert • Bei der Installation der Signaturkomponenten steht die D-TRUST-Supporthotline mit Rat und Tat zur Seite 22

23. Die Signaturausstattung ist da – Was nun? • Änderung der PIN und Freischaltung der PIN durch den PUK sind im Verwaltungstool möglich: „D-TRUST Card Assistant“ • Klicken Sie als nächstes bitte auf den Reiter „PIN initialisieren / ändern / entsperren“. Ihnen werden nun die Funktionen angezeigt, mit denen Sie Ihre PIN ändern können. • Bei einer neuen Karte wechselt das Tool automatisch auf die Funktion zur Vergabe einer Signatur PIN 23

24. Fazit und Ende Teil 1 Elektronische Unterschriften sind die Grundvoraussetzungen für eGovernment und eBusiness und daher vor allem für Unternehmen interessant. Nur eine sorgfältige Antragstellung und technisch hochwertige Komponenten gewährleisten Vertrauen in die elektronische Unterschrift. Die IHK Signatur-Ausstattung ist DER sinnvolle Einstieg in das eGovernment und Voraussetzung für die elektronische Beantragung von Ursprungszeugnissen. 24

25. 3. Ursprungszeugnisse online - Ein innovativer Service Ihrer IHK Aktueller Stand des Verfahrens Akzeptanz des Verfahrens Vorteile der Anwendung „Ursprungszeugnisse“ Einführung im Unternehmen Verfahren bei der Antragstellung Die Elektronische Ausstellung Besonderheiten im Umgang mit dem elektronischen Ursprungszeugnis 25

26. Aktueller Stand des Verfahrens • Herkömmliches Ursprungszeugnisverfahren (klassische Papierform) • Ursprungszeugnis Online 1. Stufe - Elektronische Beantragung 2. Stufe - Elektronische Ausstellung 3. Stufe - Elektronisches Dokument 26

27. Das elektronische Ursprungszeugnis Ohne qualifizierte Signatur und ohne IHK-Signaturausstattung kein elektronisches Ursprungszeugnis! • Einsatz der Signatur erfolgt in zweifacher Hinsicht: • Zur Authentifizierung Über die Firmenidentnummer im Zertifikat erfolgt die Anmeldung an das System, um die Identität des Anwenders festzustellen. • Zur Signatur Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht der elektronischen Unterschrift. Sie wird in der Anwendung überall dort eingesetzt, wo Antragsdaten verändert und Willenserklärungen abgegeben werden sollen. 27

28. Das elektronische Ursprungszeugnis • Ob Authentifizierung oder Signatur – das Prozedere ist identisch! • Authentifizierung zur Anwendung: Der User steckt seine Karte in das Lesegerät, um diese durch Eingabe des persönlichen PIN-Codes zu aktivieren. • Signatur der Antragsdaten / Antragskommentierungen: Die Karte befindet sich noch im Lesegerät. Der User bestätigt die Dateneingabe durch erneute Eingabe des persönlichen PIN-Codes. 28

29. Akzeptanz des Verfahrens 29

30. Akzeptanz des Verfahrens 30

31. Vorteile der Anwendung Antragstellung rund um die Uhr Benachrichtigung per Email bei Bearbeitung durch die IHK (optional) Sämtliche Anträge wieder abrufbar (dreijährige Datenhaltung) Dokumentierte Antragshistorie Sicherheit durch digitale Signatur 31

32. Vorteile der Anwendung Elektronische Eingabehilfen erleichtern das Ausfüllen Vorlagendateien vereinfachen Standardfälle Schnittstellen für Inhouse-Systeme erlauben die Anbindung einer Warenwirtschaft Elektronische Kommentierung und Abwicklung von Änderungen beschleunigen das Verfahren 32

33. Einführung im Unternehmen - 1. Schritt: Unternehmen lassen sich in Ihrer IHK registrieren und bestellen ein Startpaket zur elektronischen Signatur. Die IHK prüft die Identität und Firmenzugehörigkeit des Mitarbeiters im Unternehmen. Das Startpaket mit PIN-Brief wird in das Unternehmen zugestellt. 33

34. Einführung im Unternehmen - 2. Schritt: Mitarbeiter im Unternehmen installiert das Kartenlesegerät und die Treibersoftware. Dabei wird er von einer automatischen Installationssoftware und dem Supportcenter unterstützt. 34

35. Einführung im Unternehmen - 3. Schritt: Das Exportunternehmen ruft die Startseite http://signatur.ihk.de auf und klickt das Feld „Ursprungszeugnis“ an. 35

36. Verfahren bei der Antragstellung - 4. Schritt: Die Identität des Teilnehmers und die Berechtigung zum Zugriff werden anhand der Signaturkarte und des PIN-Codes überprüft. 36

37. Verfahren bei der Antragstellung - 5. Schritt: Nach erfolgreicher Anmeldung kann zwischen den verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten der Anwendung gewählt werden. 37

38. Verfahren bei der Antragstellung - 6. Schritt (1): Die Formularmaske des Ursprungszeugnisses erscheint auf dem Bildschirm. Ein Mitarbeiter des Unternehmens füllt das Formular am PC aus oder importiert die Daten aus einer Vorlage. 38

39. Verfahren bei der Antragstellung - 6. Schritt (2): Der Mitarbeiter des Unternehmens füllt den kompletten Antrag aus und fügt eventuelle Bemerkungen für die Rückseite ein. Dem Antrag können digitale Unterlagen, wie Rechnungen oder Ursprungsnachweise beigefügt werden. 39

40. Verfahren bei der Antragstellung - 7. Schritt: Der ausgefüllte Ursprungszeugnis-Antrag wird elektronisch signiert an die IHK gesendet. Zusätzliche Bemerkungen für die Bearbeitung durch den IHK Mitarbeiter können beigefügt werden. 40

41. Verfahren bei der Antragstellung - 8. Schritt: Bei Bewilligung wird das Ursprungszeugnis in der IHK ausgedruckt und dem Unternehmen zugesandt. Der Antragsteller erhält eine Benachrichtigung per Email (1. Stufe). Die IHKs haben zusätzlich die Möglichkeit Unternehmen den Ausdruck im eigenen Unternehmen anzubieten (2. Stufe). Das Stufenprinzip 1. Stufe Elektronische Beantragung 2. Stufe Elektronische Ausstellung 3. Stufe Elektronisches Dokument 41

42. Die Elektronische Ausstellung - Stufe 2 • Besonderheiten in der Abwicklung: • Das Zulassungs- und Genehmigungsverfahren • Zulassungsvoraussetzung für die Unternehmen • Anforderungsprofil des Ursprungsbeauftragten • Ausgabe von vorbehandelten Dokumenten • Bearbeitung der Ursprungszeugnisanträge • Abrechnung der Ursprungszeugnisse 42

43. Die Elektronische Ausstellung - Stufe 2 • Das Zulassungs- und Genehmigungsverfahren für die Stufe 2: • Prüfung der Zuverlässigkeit des Unternehmens, Ermessen der IHK • Prüfung der Eignung des Ursprungsbeauftragten • ggf. vorgezogene Prüfung des Warenursprungs im Rahmen eines erleichterten Verfahrens • Erlass einer Bewilligung und eines schriftlichen Auftrags an den Ursprungsbeauftragten. • Ausgabe und Überwachung der vorbehandelten Ursprungszeugnisse / Kopien 43

44. Die Elektronische Ausstellung • Zulassungsvoraussetzungen für das Unternehmen: • Vereinfachtes Verfahren bereits bei der IHK • Vereinfachtes Verfahren bei der Zollverwaltung • Jederzeitige stichprobenweise Überprüfung im Unternehmen • Überprüfung des Ursprungs • Erfahrung der IHK im bisherigen Amtsverfahren in Papierform 44

45. Die Elektronische Ausstellung • Zulassungsvoraussetzungen des Ursprungsbeauftragten: • wird vom Unternehmen vorgeschlagen und von der IHK namentlich bevollmächtigt • Kenntnis der Rechtslage • Stellung im Unternehmen: • muss Anweisungen der IHK durchsetzen können • handelt als Vertreter der IHK • Vertreterregelung möglich! 45

46. Die Elektronische Ausstellung • Ausstellung von Dokumenten: • Druck lässt sich erst nach elektronisch signierter Ausfertigung durch die IHK vornehmen! • Ursprungsbeauftragte verwaltet die entsprechenden Dokumente im Unternehmen! • Handelsrechnungen: Nach Zustimmung der IHK wird das vorbehandelte Blatt angeheftet, es sollte wenigstens Rechnungsnummer und Datum eingetragen sein! 46

47. Die Elektronische Ausstellung • Abrechnung der ausgegebenen Dokumente: • Nach vereinbarter Abrechnungsperiode, regelmäßig monatlich, sind ausgehend von der ausgegebenen Stückzahl - die verwendeten Dokumente, die unbenutzten Dokumente und die ggf. schadhaften Dokumente abzurechnen. • Dies gilt auch für vorbescheinigte Firmenbögen (Handelsrechnungen). • Laufende Kosten: Die Kosten für die elektronischen Ursprungszeugnisse und Bescheinigungen erfragen Sie bitte bei Ihrer IHK. 47

48. Die Elektronische Ausstellung Wenn ein Unternehmen zur Stufe 2 zugelassen wird, kann die Freischaltung in der elektronischen Anwendung vom IHK Mitarbeiter vorgenommen werden. 48

49. Besonderheiten • Der Zugang zur Anwendung „Elektronisches Ursprungszeugnis“ erfolgt nur über die Firmenkennung (IHK Firmenidentnummer) im Personenzertifikat der Signaturkarte • Bei großen Unternehmen mit mehreren Ident-Nummern muss darauf geachtet werden, dass bei allen Mitarbeitern die gleiche Nummer eingetragen wird! • Deshalb: Nachfrage bei der Registrierung! • Folgende Funktionen werden zusätzlich über die IHK-Firmenidentnummer gesteuert: • Abrechnung • Statistik 49

50. Besonderheiten • Abrechnung, Statistik und Suche • In der Abrechnung und Statistik zählen ausschließlich bewilligte Echtanträge. Sie orientieren sich am Zeitpunkt der Bewilligung eines Antrags. • Die Antragssuche zeigt alle Anträge (einschließlich Testanträge) und orientiert sich am Zeitpunkt der Antragstellung. • Die Anzahl der angezeigten Anträge differiert zwischen Statistik und Suche. 50