Innføring av driftsstyrer ved kommunalt drevne sykehjem i Oslo

1. Oslo kommune Sykehjemsetaten Innføring av driftsstyrer ved kommunalt drevne sykehjem i Oslo Silurveien sykehjem Etatsdirektør Bente Riis, august 2011

2. Agenda • Bakgrunn • Driftsstyrenes sammensetning og reglement • Om Sykehjemsetaten • Rammer for driftsstyrenes arbeid • Driftsstyrets oppgaver • Delegering av myndighet • Møter og innhold • Rapporteringsansvar og godtgjøring

3. Bakgrunn • Bystyret vedtok i januar 2010 å opprette en prøveordning med driftsstyrer ved alle de kommunalt drevne sykehjemmene i Oslo • Ordningen skal evalueres etter to år • Reglement for driftsstyrene ble vedtatt av Byrådet i november 2010 • Byrådet oppnevner driftsstyrene første gangDeretter er oppgaven delegert til Sykehjemsetaten

4. Driftsstyrenes sammensetning • En representant for de ansatte • En pårørende • En beboer - eller pårørende dersom ingen beboer kan påta seg vervet • To eksterne representanter • Varamedlemmer som oppnevnes fra samme gruppe som medlemmene, ikke personlige • Styremedlemmene oppnevnes for to år av gangen • Institusjonssjefen ved sykehjemmet er ansvarlig for sekretariatsfunksjonen

5. Driftsstyrets sammensetning (forts.) • Dersom et ansattmedlem slutter, fratrer denne. • Dersom en beboer fratrer, må også vedkommendes pårørende slutte som medlem. • Eksterne medlemmer oppnevnes av bydelsutvalget. • Det enkelte styremedlem har rett til å fratre vervet etter eget ønske.

6. Konstituering av driftsstyret • Institusjonssjefen innkaller til konstituerende møte i driftsstyret • Valg av leder og nestleder holdes som flertallsvalg • Beboer og ansattes representanter kan ikke velges til leder eller nestleder

7. Reglementet for driftsstyrene • Formålet med reglementet er å regulere driftsstyrenes organisering og arbeid • Driftsstyrene plasseres i linje mellom direktøren i Sykehjemsetaten og institusjonssjef

8. Om Sykehjemsetaten • Fakta : • Er landets største drifter av sykehjem og Oslo kommunes nest største etat • Overtok 1. januar 2007 bydelenes ansvar for å drive kommunale sykehjem • Driver 30 kommunale sykehjem • Har også avtaler med 26 private sykehjem i Oslo og omegn • Har ca. 4700 heldøgnsplasser og 700 dagplasser • Har ca. 3900 årsverk i de kommunale institusjonene, hvorav 51 stillinger i administrasjonen

9. Om Sykehjemsetaten (forts.) • AnsvarSykehjemsetaten skal gi personer med behov for heldøgns pleie, rehabilitering og omsorg et best mulig tilbud innenfor de vedtatte politiske, økonomiske og administrative rammer i Oslo kommune.

10. Om Sykehjemsetaten (forts.) • Vår visjon : • Fritt sykehjemsvalg av kvalitativt gode og likeverdige tjenester • Ny visjon utarbeides i forbindelse med rullering av strategisk plan

11. Våre verdier • Brukerorientering • Respekt • Engasjement • Redelighet

12. Etatsdirektør Avdelingssjef Kvalitet, kompetanse og Utvikling Avdelingssjef Økonomi/administrasjon Avdelingssjef Personal/organisasjon Avdelingssjef Bygg/vedlikehold Informasjonsseksjon Områdedirektør I (2) Områdedirektør II (2) Områdedirektør III (3) Institusjonssjefer 15 kommunale sykehjem Institusjonssjefer 15 kommunale sykehjem 26 private/konkurranseutsatte sykehjem Hvem er vi?

13. Sykehjemsetatens strategi 2008–2011 Hovedmål: • BRUKEREBrukerne skal oppleve at de mottar rehabilitering, behandling og omsorg av god kvalitet, tilpasset individuelle behov. • KUNDERSykehjemsetaten skal utvikle og levere tjenester tilpasset bydelenes etterspørsel. • FINANS/ØKONOMISykehjemsetaten skal skape merverdi gjennom fleksibel og effektiv utnytting av ressurser og kapasitet. • INTERNE PROSESSERSykehjemsetatens interne prosesser er kvalitetssikret. • LÆRING OG VEKSTSykehjemsetaten er en attraktiv arbeidsgiver med et høyt faglig nivå og et inkluderende arbeidsmiljø.

14. Sykehjemsetatens samarbeid med tillitsvalgte og vernetjeneste • Medvirkningsorganer: • Informasjons- og drøftingsmøter med de ansattes organisasjoner (§ 14f-møter) • Medbestemmelsesutvalget • HMS-møter (helse, miljø og sikkerhet) • Arbeidsmiljøutvalget

15. Rammer for driftsstyrets arbeid, jf. byrådssak 1117/10 • Driftsstyret skal være samspillpartner for institusjonssjefen • Sykehjemsetaten har den strategiske rollen i planlegging og helhetlig oversikt over framtidige kapasitetsbehov med mer • Utviklingen av tjenestetilbudet skal skje på bakgrunn av kommunens samlede behov for tjenester, herunder spesialiserte tilbud og kapasitet

16. Rammer (forts.) • Sykehjemsetaten skal bidra til mer enhetlig og sammenliknbar tjeneste for Oslo samlet sett og skal utnytte stordriftsfordeler • Sykehjemsetaten har overordnet ansvar for kvalitetsutvikling og målrettet differensiering/ spesialisering • Driftsstyret må ta hensyn til at størstedel av syke-hjemmets budsjett er bundne utgifter som er knyttet til oppdrag den enkelte institusjon har og ta hensyn til dette i behandlingen av institusjonens budsjett- og aktivitetsplaner

17. Rammer (forts.) • Driftsstyret skal ikke føre tilsyn • Reglementets bestemmelser om delegasjon må ses i sammenheng med kommunens øvrige bestemmelser om fullmakter og delegasjon • Oppnevning av driftsstyret medfører ikke organisasjonsmessige endringer av Sykehjemsetaten som sådan

18. Rammer for myndighet og kompetanse • Byrådet kan gi driftsstyret myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker og i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning

19. Driftsstyrets oppgaver: • Overordnet ansvar for planlegging og oppfølging av de arbeidsområder som er tillagt driftsstyret • Ansvarlig for at det foreligger oversikt over myndighetsfordelingen • Vedta sykehjemmets budsjett og årsplan på bakgrunn av Sykehjemsetatens strategiske plan • Påse at sykehjemmet drives i henhold myndighetskrav og Oslo kommunes regelverk • Behandle sykehjemmets årsbudsjett etter de krav og den frist direktøren har satt i henhold til instruks for økonomiforvaltning og budsjettforvaltning knyttet til vedtak i det enkelte års budsjett

20. Driftsstyrets oppgaver (forts.) • Behandle saker om miljørettet helsevern, dersom saken bare berører ett sykehjem • Avgi uttalelser i saker som forelegges det • Uttale seg ved nyansettelse av institusjonssjef • Avgi innstilling eller fremsette forslag til direktøren i Sykehjemsetaten i saker som skal avgjøres av sentralt overordnet organ • Påse at sykehjemmet følger opp tilsynsrapporter og kvalitetsmålinger/revisjoner • Behandle klagebehandlingen ved institusjonen • Driftsstyret har ikke ansvar for oppfølging i enkeltsaker av personal/beboer

21. Institusjonssjefens oppgaver • Følger av lov, forskrifter, instruks og kommunale retningslinjer • Ansvar for den løpende pleiefaglig, økonomisk-administrativ og personellmessige driften av sykehjemmet • Er arbeidsgivers representant overfor personalet • Har de til en hver tid gjeldende fullmakter innen personalområdet • Økonomifullmakt som sikrer den daglige driften

22. Institusjonssjefens oppgaver forts. • Løpende ansvar for helse- og pleiefaglig virksomhet som innbefatter planlegging, organisering av virksomhet og selve tjenesteytingen • Evaluering av virksomheten og ansvar for kompetanseheving hos ansatte • Institusjonssjefen forholder seg direkte til Sykehjemsetatens i konkrete beboer- og personal saker. Dette omfatter også institusjonssjefens eget personalforhold

23. Delegasjon • Myndighet som delegeres til Sykehjemsetaten kan videredelegeres til driftsstyret, som i hovedsak avgjør i hvilken utstrekning myndighet skal delegeres til institusjonssjef

24. Delegasjon (forts.) • Driftsstyret pålegges å videredelegere myndighet i konkrete personal- og beboersaker, herunder enkeltvedtak • Innenfor den gjeldende økonomifullmakt pålegges driftsstyret å videredelegere myndighet som sikrer den daglige driften • Driftsstyret pålegges å videredelegere myndighet som sikrer den faglige driften

25. Delegasjon (forts.) • Driftsstyret har avgjørelsesmyndighet i saker som er tillagt det av direktøren i Sykehjemsetaten • Driftsstyret skal ikke behandle konkrete personal- og beboersaker

26. Møtene i driftsstyret • Det legges opp til en møtefrekvens på 4 møter i året • Driftsstyret velger selv tidspunkt for møtene • Det kan innkalles til møte når driftsstyrets leder finner det påkrevd, eller minst 1/3 av med-lemmene krever det • Driftsstyrets leder setter opp sakslisten til møtene i samarbeid med institusjonssjefen • Innkalling sendes ut med minst en ukes varsel

27. Saksbehandlingsregler for møter i driftsstyrene • Det føres møtebok • Driftsstyrets møter skal være åpne • Sakslisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten • For at et vedtak skal være gyldig må minst halvparten av medlemmene være tilstede og avgi stemme (stemmeplikt)

28. Forslag til innhold på møtene Faste saker til alle møter • Godkjenning av innkallig og protokoll fra forrige møte • Godkjenning av dagsorden • Saker til eventuelt • Oppfølging av tilsynsrapporter • Oppfølging av tjenesteproduksjon • Oppfølging av eventuelle kvalitetsrevisjoner • Oppfølging av eventuelle saker som gjelder miljørettet helsevern • Uttalelse i eventuelle høringssaker • Orienteringssaker (oppussing, påbygg, sommerfest m.m.) • Eventuelt

29. Forslag til innhold på møtene (forts.) Tilleggssaker til første møte vårsemester: • Behandle sykehjemmets årsregnskap • Vedta sykehjemmets budsjett • Vedta sykehjemmets årsplan på bakgrunn av SYEs strategiske plan • Behandle eventuelle søknader om trivselsmidler

30. Forslag til innhold på møtene (forts.) • Tilleggsaker til andre møte vårsemester • Oppfølging av resultater fra beboer- og pårørendeundersøkelsene • Regnskap 1. tertial

31. Forslag til innhold på møtene (forts.) • Tilleggsaker til første møte høstsemester • Behandling av eventuelle klager (antall, type klager, behandlingsfrister og resultat av klagebehandlingen) • Regnskap 2. tertial

32. Forslag til innhold på møtene (forts.) • Tilleggsaker til andre møte høstsemester • Oppfølging av resultater fra medarbeiderundersøkelsen • Orientering om budsjettprosessen for neste år

33. Driftsstyrets rapporteringsansvar • Driftsstyret skal behandle meldinger og rapporter om økonomi og tjeneste- produksjon, som overordnet myndighet bestemmer

34. Klage over driftsstyrets vedtak • Dersom driftsstyret fatter et vedtak som strider mot lov, forskrift eller kommunens overordnede retningslinjer, plikter institu-sjonssjef å ta opp dette med direktøren i Sykehjemsetaten

35. Godtgjøring • Medlemmene godtgjøres etter reglement for godtgjørelse av folkevalgte verv Oslo kommune, punkt 8, utvalgskategori C • For tiden utgjør dette kr 610,- pr. møte • Utbetaling skjer etter hvert møte i henhold til fremmøte • Sykehjemmet administrerer utbetalingen