Ondernemingsplan 2010-2013 Service Organisatie Lumens Groep

1. Ondernemingsplan 2010-2013 Service Organisatie Lumens Groep Welzijn Eindhoven, PeuterPlaza, Dynamo, Adviespunt Discriminatie en Speelpark de Splinter zijn onderdeel van de Lumens Groep

2. Inleiding Kaders van ondernemingsplan blijven staan. De unitstructuur biedt ruimte voor ondernemerschap en voor focus; Kiezen voor jongeren en kwetsbare groepen; meer profileren op maatschappelijke vraagstukken dan op werksoorten; economische zelfstandigheid als verder gelegen doel ook binnen welzijn oppakken; Bezuinigingen komen maar zwaartepunt in 2012 en 2013; proberen omzet 2010 in 2011 vast te houden door te focussen op kansen; Resultaatgericht werken en effectiviteit van ons werk belangrijke issues bij onze opdrachtgevers; Outreachend werken en Het Nieuwe Werken als methodiek verder inzetten Focussen aan de hand van een vijftal integrale thema’s en acht inhoudelijke thema’s. > Service organisatie aanpassen op toekomst

3. 2. Doelstelling • Ondersteunen van Integraliteit en Ondernemerschap • Ondernemerschap per unit is gecreeerd op omzet en middelen • Toekomst vereist nu: • Resultaatgerichtheid (effectiviteit) • Netwerkorganisatie en functies • Kennis en innovatie • Positionering en profilering • Centrale thema’s welke vragen om een INTEGRALE benadering in combinatie met ondernemerschap • Voor de Serviceorganisatie nieuwe stijl geldt als doelstelling: • ondersteunen van RvB en het management van de units om de geformuleerde strategie te realiseren en het centraal uitvoeren van basisvoorzieningen

4. 3. Uitwerking SWOT ↑↑: moet sterk verbeteren, ↑: moet verbeteren, -- : op goed niveau, * cruciaal

5. 4. Uitwerking SWOT (vervolg) ↑↑: moet sterk verbeteren, ↑: moet verbeteren, -- : op goed niveau, * cruciaal

6. 5. SWOT analyse: conclusies* • Sterkte/Zwakte • Afgelopen jaren zijn er zijn vele goede stappen gemaakt in het professionaliseren en standaardiseren van de werkprocessen van de service organisatie. • Lumens is in staat en heeft dit gedaan om in service organisatie te investeren • Procesbeschrijvingen en beheersing is van hoog kwaliteitsniveau • Service organisatie moet nu de volgende stap zetten, want: • Service Organisatie werkt nog niet integraal • Service Organisatie teveel gericht op proces controle ipv innovatie, initiatie , inspiratie , implementatie • ICT voldoet niet aan eisen medewerkers en management. • Facilitair niet goed georganiseerd. • Continuïteit financiën in structuur afdeling niet goed geborgd. * De conclusies van de SWOT analyse zijn ook gebaseerd op lessen van andere service organisaties, zie bijlage 1

7. 6. Organisatieontwerp: huidige organisatiemodel voldoet niet • De huidige organisatiestructuur voldoet evenmin: • Huidige structuur is de afgelopen jaren op een aantal onderdelen aangepast in afwachting van een definitieve oplossing: • ICT onder Financiën; • I&A, Communicatie, Beleidsstaf onder HRM; • Facilitair onder aansturing Manager Beleid; • Daardoor oogt de structuur rommelig. Taken zijn daardoor niet helder gestructureerd in de SO; • Aantal aanbevelingen uit TWA vereist een aanpassing in de basisstructuur: b.v. samenvoeging HR- en Salarisadmin, integreren P&C en procesmanagement; • Eisen m.b.t ontwikkeling functies SO vereist structuur aanpassing: organiseren facilitaire dienstverlening; • Conclusie: huidige organisatiestructuur SO voldoet niet aan de eisen.

8. 7. De opdracht • DE OPDRACHT:Service Organisatie Nieuwe Stijl: • uitvoering van basisprocessen • Basis op orde • Efficiënte basisprocessenondersteuning aan RvB, MT en units: • Initiëren • Inspireren • Innoveren • Implementeren

9. 8. Realisatie REALISATIE: Vanuit toegewaarde analyse efficiency behalen Integratie Dommelregio Management door RvB Service en advies integraal voor units en RvB Verandermanagement per afdeling Aansturing integrale projecten Integrale profilering Van staf naar service

10. 9. Organisatieontwerp: Eisen

11. 10. Organisatieontwerp: top structuur RvB SERVICES Serviceteam Facilitair Serviceteam Administratie ADVIES Adviesteam P&C Adviesteam Kennis & Innovatie Adviesteam HRM Adviesteam Market & Communicatie

12. 11. Overlegstructuur • Borgen van de klantgerichtheid: • - Front offices: De servicegroep krijgt twee front offices voor de units (telefonisch of digitaal zowel voor administratie als facilitair). • - Adviesgroepen • 1 aanspreekpunt per adviesgroep voor de units (m.n. voor routinematig werk) • Voor advies op specifieke gebieden zijn de betreffende specialisten aanspreekpunt • Borgen van functionele relatie • - Door het nieuwe organisatiemodel wordt een aantal processen geknipt en verdeeld over Advies en Services. Geborgd moet worden dat afstemming plaats blijft vinden. • Overlegstructuur: • - Uitgangspunten • Wij creëren geen overlegcarrousel maar weten elkaar te vinden in tijdelijke projectstructuren of informeel • Wij delen informatie op een slimme wijze en zijn gericht op kennisuitwisseling • - Maandelijkse overleggen: • De afdelingsmanagers van de adviesgroepen nemen deel aan het MT LG • Voortgangsoverleg per unit (met de UM, voorbereiding integraal) • Lid RvB – managers service en adviesgroepen

13. 12. Organisatiecultuur • Imagodoelstelling: professioneel, servicegericht en betrokken • Organisatiecultuur: • Zakelijk en professioneel • Specialistische kennis • Kennisdeling en -uitwisseling • Wij zijn servicegericht • Pro-actief: • INSPIRIREND • INITIATIEFRIJK • INNOVEREND • IMPLEMENTEREND

14. 3 13. WAT GAAT ER VERANDEREN • ORGANISATIE • Nieuwe rapportagelijnen • Nieuwe afdelingen • Integrale aansturing service organisatie door RvB • Opvolging TWA analyse en integratie Dommelregio • Centralisatie facilitair management • Investering in facility management, control en fondsenwerving • Onderzoek naar mogelijkheden outsourcing beheer en technische dienst

15. 3 13 a. concreet • RvB vraagt ondernemingsraad om advies op • Inrichting van de service-organisatie waarbinnen de volgende afdelingen worden onderscheiden, • UITVOERING • Facilities • Beheer en Technische Dienst • Inkoop • I & A • Secretariaat • IT • Er zal een facilitair manager worden aangetrokken, rapporterend aan de RvB met als taakstelling verdere profesionalisering van de facilityfunctie en daarbij gepaard gaande centralisatie • Administratie • Financiele Administratie • Personeelsadministratie • HR-administratie • Het hoofd administratie zal rapporteren aan de manager Planning en Control

16. 3 13 b. concreet • RvB vraagt ondernemingsraad om advies op • Inrichting van de service-organisatie waarbinnen de volgende afdelingen worden onderscheiden, • ADVIES • Planning & Control • Financial & Business Control • HRD • HR advisering binnen integrale management opdracht • Kennis & Innovatie • Huidige afdeling beleid • Marketing & Communicatie • Communicatie • Accountmanagement • Fondsenwerving • De managers van de adviesgroepen rapporteren rechtstreeks aan de RvB

17. 3 13 c. concreet • Doelstelling van Service Organisatie ondersteunen van RvB en het management van de units om de geformuleerde strategie te realiseren en het centraal uitvoeren van basisvoorzieningen • Doelstelling per afdeling wordt weergegeven in begeleidende afdelingsplannen • Bezetting per afdeling en plan van aanpak wordt weergegeven in begeleidende afdelingsplannen • Aansturing op integraliteit door Raad van Bestuur • Aansturing op binding met units door Raad van Bestuur en verbindende projecten • Afdelingsmanagers van adviesgroepen en facility manager vertegenwoordigd in managementteam Lumensgroep

18. 3 13 d. concreet • Afdeling facility management heeft als doelstelling het centraliseren van inkoop, vastgoedbeheer en operationele ondersteuning. • Na centralisatie zal een onderzoek starten naar de mogelijkheden om de huidige beheers- en TD functies van de kantoorpanden te outsourcen. Hiervoor zal tzt aan de OR een separaat advies worden gevraagd.

19. 3 13 e. concreet • Tijdspad • Eind Juni • Informatie verstrekking aan personeel Service Organisatie over beoogde plannen • Begin Juli • Adviesaanvraag Ondernemingsraad • Medio Juli • Individuele communicatie mbt tot intenties in afwachting advies OR • September • Ondertekening Sociaal Plan • December • Voorstel outsourcing beheer en TD