Älykäs arkistointi ja automaattinen luokittelu

1. Älykäs arkistointi ja automaattinen luokittelu Tehosta toimistoasi - Hyödynnä digitalisoitumisen mahdollisuudet -seminaari ke 2.4.2014 klo 8.30 – 12.00 Hotel Arthur, Vuorikatu 19, Helsinki

2. Elinar Oy • Sisällönhallintaratkaisut ja sosiaalinen sisällönhallinta • Monipuolinen osaaminen: • Asiakkaan tarpeen analysointi ja ongelmien tehokas ratkaisu -> liiketoimintaosaaminen • Teknologiaosaaminen • IBM Premier Business Partner • Perustettu 1994 • Liikevaihto 2013 2,1 milj.euroa • Toimialueet Pohjoismaat ja UK • Sivuliikket Ruotsissa ja Norjassa • Lisää tietoa www.elinar.com

3. Älykäsluokittelu • Science Fiction / Fantasy?

4. ”Tuo ei voi toimia” • Ensimmäinen reaktio älykkääseen, oppivaan luokitteluun on tyrmistynyt epäusko • Miten kone muka voisi luokitella asiakirjat edes melkein yhtä hyvin kuin ihminen? • US Air Force on tutkinut asiaa • Aamulla käyttäjä luokittelee asiakirjan 92 % oikein, iltapäivän lopussa tämä todennäköisyys on romahtanut 70 % tasolle. • IBM Content Classification tuottaa 98 % oikeita luokittelutietoja 24/7 – ja mahdolliset virheet ovat systemaattisia

5. Nykytila:Arkistointi = kuluerä Käyttö Keräys • Arkistointi: “Pakollinenpaha” • Tulevanmateriaalinmäärä • Huomattavakuluerä! • Sisällönmääränkasvu: Painolasti • Kyvykkyyskäyttäätietoaheikkenee & hakukoneeteivät ole ratkaisuongelmaan. Sisältö / tieto Sisältö / tieto

6. Näin sen pitäisi olla:Rahasampo Käyttö Keräys Analytiikka - Tuottaavastauksiamitätiedämmetästäasiasta! - Mitäminunpitäisitietäätästä? Älykäsluokittelu - Arkistoioikeantiedonoikeaanpaikkaan automaattisesti Sisältö / tieto

7. Miten se voi muka toimia? • Järjestelmään luodaan tietämyskantoja (Knowledge Base, KB), jotka tuottavat oppimisen jälkeen ajan myötä tarkentuvaa luokittelutietoa • KB muistuttaa sisäiseltä rakenteeltaan neuroverkkoa • Aluksi KB pitää opettaa nykyisillä asiakirjoilla • KB oppii jatkuvasti tarkemmaksi ja tarkemmaksi

8. IBM Content Classification Opetus Tietämyskannat • KB 1 • (esim. Asiakirja-tyyppi) XML • Tekstin ”extraktointi” eMail • Säännöstö Asiakirjat Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx • KB2 2 • (esim. Tiimi) Skannaus &OCR

9. Automaattinen luokittelu • IBM Content Classification tuottaa asiakirjoille tarvittavat metatiedot – automaattisesti • Tukee yli 300 tiedostoformaattia • Nopeuttaa asiakirjojen tuomista järjestelmään todella paljon, kun metatietojen tuottaminen automatisoidaan • Voidaan käyttää sekä automaattisisissa (esim. XML –muotoisen sähköisen laskun luokitteluun) että interaktiivisissa (käyttäjää avustavissa) prosesseissa

11. Sähköisen arkiston ulottuvuus kuntalaisille (KOmPa-palvelu)Hakemukset tehdään palvelutarjottimen kautta, hakemus ja siihen liittyvät päätösasiakirjat palautuvat arkistoinnin yhteydessä palvelutarjottimeen.Palvelutarjottimella näytetään myös uudessa KOmPa palvelussa kaikki henkilön omistukset Lahdessa rekisteritietoineen (rakennus- ja kiinteistörekisteri) sekä niihin liittyvät dokumentit.KOmPa –palvelu on Lahtelaisten käytettävissä ilman kustannuksia. Omistustiedot päivittyvät automaattisesti rekisterien kautta joten käsin ylläpidettävää työtä ei ole.

12. Sähköisessä muodossa säilyttäminen kunnissa ja valtiolla • Kuntien ja valtion organisaatioiden pysyvästi säilytettävien asiakirja-aineistojen säilyttämistä ohjaa arkistolaitos. • Pysyvästi, yksinomaan sähköisessä muodossa säilytettävistä aineistoista on säädetty SÄHKE2 –normi. • SÄHKE2-normi on kansainvälisestikin edistyksellinen ohjeisto sähköiseen säilyttämiseen, joka pohjautuu osittain kansainväliseen MoReq2 standardiin. • *Määräaikaisesti säilytettäviä aineistoja voidaan säilyttää sähköisesti ilman erillistä lupaa. Lahti oli ensimmäinen kunta, joka sai luvan sähköiseen säilyttämiseen vuonna 2013 vaikka lupaa on voinut hakea vuodesta 2009.

13. Lisää älyä arkistointiprosessiin • Tekniselläjaympäristötoimialallapilotoitiinsyksyn 2012 aikanaIBM:n Content Classification (älykäsluokittelija) moduliajatuloksetolivathyviä. • Älykkäänluokittelijanavulladokumenttienmanuaalistaluokittelutyötävoidaanautomatisoidajasitensäästääresurssejamuuhuntekemiseen. Luokittelijaluokitteleedokumentinsen “sisällön” perusteellaoikeaanasiaryhmäänarkistorakenteessa. Toki käyttäjällä on viimekädessäainamahdollisuusvaikuttaamihinasiaryhmäändokumenttiviedään. • Älykästäluokittelijaa on muutamanyksikönosaltakäytettynoinvuodenverranjasenkäyttöätullaanlaajentamaan, koskakokemuksetsiitäovatolleethyviä.

14. Sisällön keräys Tunnistus Luokittelu Sähköposti Posti Fax SharePoint Sosiaalinen media CRM ARKISTO ERP (esim. SAP) Operatiiviset järjestelmät Liiketoimintaprosessit Asiakkaat Kumppanit Toimittajat

15. Tiedonohjaussuunnitelmat kaiken pohjana • Sähköinen arkistointi vain yksi osa prosessien sähköistämistä • Jotta (SÄHKE2) mukaiseen sähköiseen arkistoon voidaan ottaa aineistoa säilytettäväksi, on tiedostojen oltava oikealla tavalla tuotettuja ja dokumentoituja. • Suurin työ SÄHKE2 mukaisessa toiminnassa on laatia prosesseista oikeanlaiset tiedonohjaussuunnitelmat (tos/eAMS) ja testata toimiiko prosessit sähköisessä ympäristössä juuri niin kuin ne ovat tosseihin kuvattu (iterointia). • Tiedonohjaussuunnitelmat on laadittava jokaisesta prosessista erikseen ja dokumenttienhallintajärjestelmä käyttää näitä ohjaustietoja dokumenttien luokittelussa. • Tiedonohjaussuunnitelmissa kuvataan prosesseissa tuotettujen dokumenttien ohjausarvoja, kuten säilytysaikaa, julkisuutta, sisältääkö henkilötietoja ym. • Lahdessa on laadittu kaikkiaan 900kpl tiedonohjaussuunnitelmia, ja se myös osaltaan kuvastaa prosessien ja toiminnan määrää.

16. Sähköiseen säilyttämiseen siirtymisen hyödyt • dokumenttien tuottaminen on laadukasta ja määrämuotoista • työprosessit on yhtenäistyneet eli laatu prosessissa on noussut • työn/toiminnanohjaus automatisoinut tiettyjä työvaiheita • prosessit käsitellään sähköisesti eli hakemuksesta asiakirjojen lähetykseen kaikki vain sähköisessä muodossa. • paperin tulostaminen vähentynyt, tämä on myös yksi tulosmittareista • dokumenttien löydettävyys ja saatavuus parantunut huomattavasti

17. Lahden kaupunki ”Demo”

18. Lisätietoa • Referenssi Lahden kaupunki Elinarin kirjoittamana. • http://www.kasvuntekijat.fi/lahden-kaupungin-sahkoinen-arkistointi-ja-toiminnanohjaus/ • Lahden kaupungin kirjoittama artikkeli ratkaisuun liittyen. (Paikkatiedon ammattilehti Positio sivu18.)http://www.paikkatietoikkuna.fi/c/document_library/get_file?uuid=2ecdbb4e-bb96-44a9-bcff-18235d8fec47&groupId=108478 • Älykäs luokittelu. (Uunituore video YouTube ja Vimeo) • http://www.youtube.com/watch?v=WhnLvpcvF6k • http://vimeo.com/88856389 • Henri Nyberg / Sähköisen toimintaympäristön ja arkistoinnin • suunnittelu ja käyttöönotto Lahden kaupungin kiinteistönmuodostuksessa • http://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/46973/Henri_Nyberg.pdf?sequence=1

19. Archiving Content Analytics IBM Content Analytics • Elinar ECM Advanced Case Mgmt Document Management Advanced ECM IBM Case Manager Filenet BPF ECM Widgets -IBM Content Navigator -Document Manager IBM / FN Content Manager Scanning IBM Content Collector - Domino - Exchange - Files - Sharepoint - SAP - Production Imaging - Datacap Automated Classification IBM Classification Module Records Management Collaboration IBM Enterprise Records Lotus Quickr +ProjExec IBM Connections

20. Kysymyksiä