Módulo recordatorio de citas CA Poltys

1. Presentaciónde la formación Módulorecordatorio de citasCA Poltys

2. Beneficios • Cliente • Minimizalascancelaciones • Reduce los casos de no presentación • Ahorra el tiempo del personal • Mejorar la satisfacción del cliente • Comerciante • Aumentalasventas en • Oficinas de doctores/dentistas • Confirmación de cita empresarial para cualquier tipo de negocio • Notificaciones de emergencia • Notificaciones de escuela para los padres • Compañía de ventas • Penetrar nuevos mercados verticales y ser capaz de competir mejor (salud, educación, Empresas de serviciosempresariales) TDE, NCP and NS1000 series PBX

3. Módulo recordatorio de citas - Contenido de la presentación Configuración Presentación general Características TDE, NCP and NS1000 series PBX

4. Sección 1 PRESENTACIÓN GENERAL

5. Presentación general Funciona con CA PRO/Supervisor / Consola Interfazgráfica multi-idioma Mensajes de Recordatorio en variosidiomas Utiliza la tecnología Texto a Voz incluida en el servidor MS 2008/2011 Preinstalado en el Dispositivo Poltys La lista de citas se puede rellenar por el usuario o puede ser importada desde un archivo CSV Estado en línea durante la ejecución

6. Ejemplo de utilización - Modo PBX Llama automáticamente a los clientes y reproduce el mensaje recordatorio Clientes CA + TDE/NCP/NS1000 Clientes SIP Llamar a cada cliente de la lista Si la llamada es contestada - Reproduce un mensaje Si no se contesta - Vuelve a intentar más tarde DispositivoRecordatorio de citasPoltys Clientes El dispositivo Poltys actúa como una extensión SIP de terceros

7. Ejemplo de utilización - Modo Servidor CA Llama automáticamente a los clientes y reproduce el mensaje recordatorio Clientes NCP/TDE/NS1000 Clientes SIP Servidor CA Llamar a cada cliente de la lista Si la llamada es contestada - Reproduce un mensaje Si no se contesta - Vuelve a intentar más tarde DispositivoRecordatorio de citasPoltys Clientes El dispositivo Poltys actúa como una extensión SIP de terceros

8. Dispositivo • Dispositivo Poltys • El módulo recordatorio de citas viene como servidor preinstalado y preconfigurado en el dispositivo Poltys. • Beneficios para el usuario final - Fácil de asistir a distancia, fácil de reemplazar • Beneficio para el comerciante - Fácil de instalar, configurar y conectar al PBX Panasonic El dispositivo Poltys actúa como una extensión SIP de terceros

9. Sección 2 CONFIGURACIÓN

10. Configurar el dispositivo Poltys • El dispositivo Poltys se entrega con el servidor del recordatorio de citas preinstalado • Conecte los equipos al dispositivo según lo mostrado abajo • Encienda el dispositivo • Inicie la sesión usando las credenciales del usuario de MS Windows proporcionados por Poltys Conector para LAN (la misma red que el PBX) Teclado / ratónUSB

11. Configurar el dispositivo Poltys • El dispositivo Poltys viene configurado para funcionamiento como servidor DHCP • Encuentre la dirección IP del dispositivo Poltys y anótela para referencia ulterior 1. Haga clic con el botón derecho en el icono de red en la bandeja de iconos de Windows y seleccione la opción "Open Network and Sharing Center" (Abrir el centro de redes y recursos compartidos) en el Dispositivo Poltys 3. Haga clic en botón "Details" (Detalles) 4. Anote la dirección IP para referencia ulterior 2. Seleccione "Local AreaConnection" (Conexión de área local)

12. Configurar el dispositivo Poltys • Inicie la aplicación configuración del recordatorio de citas en el escritorio Windows del dispositivo Poltys Haga doble clic en el icono AppointmentReminderConfig (Configuración del recordatorio de citas) en el escritorio Windows del dispositivo Poltys

13. Configure los puertos SIP en el dispositivo Poltys • El dispositivo recordatorio de citas se conecta al PBX Panasonic a través de un intervalo compacto de extensiones SIP • Configure la primera extensión y el número de extensiones que se utilizarán por el Recordatorio de citas • Configurar los parámetros de la llamada • Cuenta de reintentos - Número de intentos si no hay respuesta hasta abandonar • Tiempo de reintento - minutos entre reintentos • Prefijo de selección del tronco - Prefijo para obtener una línea externa a través de la PBX 7. Haga clic en el botón "Apply" (Aplicar) para que los cambios tengan efecto 1. Configure la dirección IP del PBX 2. Configure la dirección IP del DispositivoPoltys 3. Establezca la primera extensión y el número de extensiones en intervalo 4. Establezca el tipo de PBX : “NS1000”, “TDE”, “NCP” 5. Establezca los parámetros de la llamada 6. Ajuste la extensión del "Operator" (Operador) al que será transferida la persona llamada quandose prensa la tecla de tono 2

14. Inicie el servidor del recordatorio de citas • Inicie el servidor recordatorio de citas en el dispositivo Poltys Haga clic en el botón "Start" (Iniciar)

15. Configuración del equipo PBX Panasonic • 3.4 Configuración del PBX Panasonic (1) • El dispositivo Recordatorio de citas se conecta al PBX Panasonic a través de un intervalo compacto de extensiones SIP de terceros. • Configure el intervalo de extensiones SIP que se va a utilizar con el Recordatorio de citas utilizando la Consola de mantenimiento de Panasonic. • (1) Instale la tarjeta virtual para el dispositivo Poltys (Extensiones SIP de terceros) • Seleccione la tarjeta“V-SIPEXT32” en la Web-MC. (Configuración -> Configuración de PBX -> 1.1 Espacio -> menú Virtual) 1.Seleccione V-SIPEXT32 2. Especifique el número de tarjetas que se utilizarán.

16. Configuración del equipo PBX Panasonic • (2) Seleccione un modo de Registro para el dispositivo Poltys (Extensiones SIP de terceros) Seleccione “Manual Mode” (Modo manual) en la Web-MC. (Configuración -> Configuración del PBX -> 1.1 Espacio -> Característica del sitio -> Pestaña Principal) 1. Seleccione Manual

17. Configuración del equipo PBX Panasonic (3) Configure las opciones de la tarjeta de extensión. “Match the Extension Number and the Password” (Empareje el número de extensión y la contraseña) en la Web-MC. (Configuración -> Configuración del PBX -> 1.1 Espacio -> Propiedad del puerto de la tarjeta V-SIPEXT32 correspondiente) La Contraseña se debe establecer como 1234 1. Configure un intervalo compacto de extensiones SIP. 2. Haga clic en el botón "Apply" (Aplicar) para que los cambios tengan efecto.

18. Configuración del equipo PBX Panasonic (4) Registre el dispositivo Poltys en el PBX. Conecte el dispositivo Poltys a la misma red con el equipo PBX solamente. 1. Compruebe que la dirección IP coincida con la del Dispositivo Poltys. (5) Configuración de las llamadas salientes Permita que las extensiones SIP realicen llamadas salientes.

19. Sección 3 CARACTERÍSTICAS

20. Inicie la aplicación recordatorio de citas • Inicie presionando el botón "ACD Report" (Informe ACD) en CA Supervisor 2. Haga clic en el botón "AppointmentReminder" (Recordatorio de citas). 1. Haga clic en el botón "ACD Report" (Informe ACD).

21. Selección del idioma de la interfaz gráfica del recordatorio de citas • Seleccionar el idioma de la interfaz 1. Haga clic en la opción "File" (Archivo) del menú 2. Seleccione la opción "Language" (Idioma) del menú 3. Haga clic en el botón de la lista desplegable 4. Seleccione "Español" 5. Haga clic en el botón "OK" (Aceptar) y reinicie la aplicación

22. Conecte el módulo CA al dispositivo recordatorio de citas • El módulo recordatorio de citas CA debe ser conectado al dispositivo Poltys 1. Haga clic en la opción "Settings" (Ajustes) del menú. 2. Seleccione la opción "DatabaseLocation" (Ubicación de base de datos) del menú. 3. Para obtener la dirección IP del Dispositivo Poltys. 4. Haga clic en el botón "Save" (Guardar).

23. Recordatorio de citas - Rellenar manualmente la lista de clientes • La lista de clientes se puede rellenar por el usuario en la interfaz gráfica de usuario o puede ser importada desde un archivo CSV (siguiente diapositiva) 3. Rellene el "Phone Number" (Número de teléfono), "Name" (Nombre), "Message" (Mensaje), "Language" (Idioma), "Schedule Date" (Programación), "Remind # hours before" (Recordar con # horas antes), "Start time" (Tiempo de inicio) and "End time" (Tiempo de parada)” 2. Un elemento nuevo, blanco, se añade a la lista 5. Haga clic en el botón "Apply" (Aplicar) para que los cambios tengan efecto 1. Haga clic en el botón "Add" (Añadir) 4. Repita la adición de nuevos elementos a la lista según sea necesario

24. Recordatorio de citas - Importar la lista de clientes • Importar la lista de clientes desde el archivo CSV 2. Haga clic en el botón Browse (Navegar). 5. Verifique la opción si el archivo CSV contiene cabecera como primera línea. 6. Haga clic en el botón "Import" (Importar). 3. Seleccione el archivo que desea importar. 1. Hagaclic en la opción "File" I "Import" (Archivo I Importar) del menú. 4. Haga clic en el botón "Open" (Abrir).

25. Recordatorio de citas - Formato del archivo CSV 7. Establezca la "Scheduled Date" a la fecha específica de la cita. Línea de encabezado opcional en el archivo CSV. 3. Ajuste el "CallState" (Estado de llamada) para NO_LLAMADO para todos los elementos 9. Ajuste "Start Time" (Tiempo de inicio) y "Stop Time" (Tiempo de parada) a un intervalo específico dentro del cual quiere que la cita sea recordada. 5. Establezca el "Language" (Idioma) al lenguaje específico que será utilizado por el motor Texto-a-Voz 2. Rellene el "Name" (Nombre) del cliente 1. Rellene el "PhoneNumber" (Número de teléfono) a ser llamado 4. Introduzca el mensaje que se reproducirá para el cliente 6. Establezca el parámetro "Retries" (Reintentos) como 0 para todos los elementos 8. Ajuste "Remind # hoursbefore" como el número de horas antes de la fecha programada que desea que se le recuerde la cita

26. Recordatorio de citas - Formato del archivo CSV • Campos • Número de teléfono -El número de teléfono utilizado para llamadas salientes • Nombre - El nombre de la persona que será llamada • Mensaje - El texto que se reproducirá al destino por medio de la tecnología Texto-to-speech (texto a voz) • Idioma - Indica el idioma que se utiliza para la reproducción del mensaje recordatorio • Fecha programada - La fecha y hora cuando se supone que sucederá la cita • Recordar # horas antes - El número de horas antes de la fecha programada que desea que se le recuerde la cita (48 horas, 24 horas y asísucesivamente) • Hora de inicio - Tiempo específico a partir del que se puede reproducir el recordatorio de la cita para el cliente • Hora de parada - Tiempo específico hasta el que se puede reproducir el recordatorio de la cita para el cliente • Idiomas disponibles para el motor texto-a-voz • Inglés • Francés (CA) • Francés • Aemán • Español • Italiano • Inglés (UK)

27. Recordatorio de citas - Iniciar/Parar llamadas • Por defecto, el servicio está en el estado Iniciado. • Parar presionando "Parar servicio" • Inicie presionando el botón "Startservice" (Iniciar el servicio) • Sólo las llamadas con el Estado de llamada ajustado como NO_LLAMADO, SIN_ATENDER y Número de reintentos menor que Número máximo de reintentos se procesan 1. Inicie el proceso de llamadas 2. Pare el proceso de llamada

28. Flujo de las llamadas del recordatorio de citas Guión principal del diagrama del flujo de llamada Flujo de llamadas al cliente

29. Registro de las llamadas del recordatorio de citas • Los registros de llamadas se pueden recuperar solamente desde el dispositivo Poltys • Conecte el monitor/ el teclado/ el ratón al dispositivo • Inicie sesión en MS Windows Teclado / ratónUSB

30. Registro de las llamadas del recordatorio de citas • Inicie la aplicación configuración del recordatorio de citas desde el escritorio del dispositivo Poltys • Seleccione "Call Log/Export" (Registro de llamadas / Exportar) y después el texto o CSV 2. Haga clic en la pestaña "Call log" (Registro de Llamadas) 1. Haga doble clic en el icono AppointmentReminderConfig (Configuración del recordatorio de citas) en el escritorio de Windows 3. Haga clic en al botón "Export" (Exportar) para guardar la información en formato CSV o TXT

31. ¡Gracias!