Tilgængelighed og elektroniske dokumenter

1. Helene Nørgaard Bech Sensus ApS Juni 2010 Tilgængelighed og elektroniske dokumenter Lbc/

2. Program • En kort introduktion til digital tilgængelighed • Tilgængelighed til dokumenter • Tilgængelighed til pdf • Eksempler på egne dokumenter • Øvelser

3. Tilgængeligt Webdesign ”Web’ens styrke ligger i, at den er universel. Det er helt grundlæggende, at alle mennesker — uanset funktionsnedsættelser — har adgang” Tim Berners-Lee Opfinder af WWW, direktør for W3C Tilgængelighed er et spørgsmål om at give flest mulige mennesker i flest mulige situationer og fra flest mulige browser-teknologier adgang til web-baseret information

4. Hvem oplever tilgængelighedsproblemer? • Mennesker med funktionsnedsættelser • Tilgængelighedsproblemer, der skyldes teknologi • Alle mennesker!

5. Mennesker med funktionsnedsættelser • Syn, hørelse, bevægelse, tale, kognition, sprog, læring, neurologiske • Kombinationer af disse • Kortvarige, længerevarende eller permanente • Op mod 25 % af befolkningen oplever tilgængelighedsproblemer

6. Funktionsnedsættelser og alder • Forekomsten af helbredsproblemer stiger med alderen • Og der bliver flere ældre The Convergence of the Aging Workforce and Accessible Technology, Microsoft Corporation 2003 Danmarks Statistiks befolkningsfremskrivning 2009 PROG7A09

7. Teknologi • Nogle brugere har brug for at forstørre hjemmesiden 10-12 gange for at kunne se indholdet • Nogle brugere har en 24”-skærm med en opløsning på 1920 x 1080 • Nogle brugere har en PDA med en opløsning på 480x430 • Nogle brugere anvender andre brugeragenter (browsere) eller styresystemer end de mest gængse • Tilgængelige løsninger er fleksible i forhold til forskellige brugeragenter

8. Kompenserende teknologier • Hvis man er blind, bruger man skærmlæser http://www.furesoe.dk/ • Hvis man ser dårligt, kan man bruge forstørrelse • Hvis man har et motorisk handicap kan man måske ikke anvende mus eller tastatur • Nogle (ex. ordblinde) har svært ved at læse

10. Tilgængelighed i Danmark Danske beslutninger • Åbne standarder incl. tilgængelighed obligatorisk (2008) FN • FN’s handicapkonvention om handicappedes rettigheder (2009)

11. Obligatoriske standarder

12. Retningslinjer og prioriteter • Internationale retningslinjer fra World Wide Web Consortium (W3C) • Web Accessibility Initiative (WAI) • Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) • Authoring Tools Accessibility Guidelines (ATAG) • User Agents Accessibility Guidelines (UAAG) Brugeren oplever tilgængelighed UAAG Browsere, Media players ATAG Redigerings-værktøjer, editors, CMS WCAG Indhold, struktur, layout, interaktion

13. Retningslinjer og prioriteter • W3C prioriteter og overholdelse • Prioritet 1 – Skal overholdes (niveau A) • Prioritet 2– Bør overholdes (niveau AA) • Prioritet 3 – Kan overholdes (niveau AAA) • Niveau AA (prioritet 1 og 2) er minimum; niveau AAA er ikke altid realistisk • Danske retningslinjer fra IT- og Telestyrelsen • EU anvender ligeledes W3C/WCAG

14. Retningslinjer • For ikke-W3C formater • Word, Excel, PDF, Flash, ODF, ... • Hvis utilgængelige, så skal findes tilgængelige alternativer i W3C format • Dokumenterne skal følge retningslinjerne for det pågældende format • Leverandører er på vej med WCAG 2 supplement til sikring af tilgængeligheden til fx Word og PDF

15. Hvorfor utilgængelighed? • Uvidenhed • Forudsætter, at alle er som ”os” selv • Design-proces uden hensyn til tilgængelighed • Det kan være svært – selv for mennesker med normalt syn – at læse 8pt lysegrå font på lys baggrund • Misforståelser • Hvad er tilgængelighed og hvad er tilgængelighed ikke

16. Type af problemer (dokumenter) • Nogle problemer skabes af systemerne • Fx utilgængelige auto-generede dokumenter, dårlige skabeloner, forkerte pdf værktøjer, … • Manglende skabeloner • Andre problemer skabes af medarbejdere • Fx forkert anvendelse af skabeloner og værktøjer, uheldig publiseringspraksis • Atter andre skabes af eksterne leverandører af dokumenter • Konsulenter, grafikere, … • Syndikerede dokumenter, …

17. To problemstillinger • Eksisterende dokumenter • Stor manuel arbejdsopgave • Kan ikke automatiseres • Næppe realistisk at løse • Nye dokumenter • Tilgængelighed er let at opnå • Tilgængelige skabeloner • Korrekt anvendelse af skabelonerne • Fornuftige publiceringsprocesser

18. Grundlæggende forudsætninger • Velstrukturerede dokumenter • Korrekt opmærkning • Adskillelse af præsentation og indhold/struktur • Opmærkning af struktur • Opmærkning af sprog • Tekstlige alternativer til illustrationer • Meningsfuld læserækkefølge

19. PDF dokumenter • PDF = Portable Document Format • PDF er mange forskellige ting • To hovedtyper af PDF dokumenter • Dokumenter skabt fra tekstbehandlings- eller DTP-program Tilgængelige for de fleste • Dokumenter skabt fra scanning Utilgængelige for de fleste

20. PDF fra Word og lignende • Konverteringen • Ikke ligegyldigt hvorledes man skaber PDF filer • Dårlige: Printer drivere (Adobe PDF, CutePDF, …) • Gode: Microsoft gem-som-pdf, Adobe Acrobat Office Plug-in, Open Office Gem-som-pdf

21. PDF fra scanner • Image-only dokumenter • Ingen tags, ingen struktur • Visse elementer kan genskabes ved hjælp af OCR, fx Paper Capture • Tags kan tilføjes manuelt; anbefales ikke • Utilgængelige for de fleste; bør ikke anvendes

22. Word Sørg for at tagge følgende: • Overskrifter • Bullets: enten liste eller tal angivelser • Kolonner: hvis man har siden delt i to kolonner, så brug ’Format’ i stedet for tabulator

23. Word • Alternativ på billeder • Sprog/sprogskift skal være angivet • Tabeloverskrifter • Header og footer indhold vil som udgangspunkt ikke læses op

24. Power point - problematikker • Indhold bliver læst op i den rækkefølge som det er sat ind • Elementer med stor tekst kan blive læst først • Ingen mulighed for at styre læserækkefølge strukturelt • Overskriftangivelser (titelboks) – ikke andre H-niveauer end det ene H1 • Ingen overskriftangivelser i tabeller

25. Konvertering til PDF • Kildedokumentet • Skal være velstruktureret • Skal være korrekt opmærket med klar adskillelse af indhold og struktur • Sprog/sprogskift skal være angivet • Det resulterende dokument skal være i Tagged PDF • Tags kan tilføjes senere; anbefales ikke

26. Konvertering til PDF (II)

27. Konvertering til PDF (III) • Konverteringen • Ikke ligegyldigt hvorledes man skaber PDF filer • Dårlige: Printer drivere (Adobe PDF, CutePDF, …) • Gode: Microsoft gem-som-pdf, Adobe Acrobat Office Plug-in, Open Office Gem-som-pdf • Sikkerhedsniveauet skal være korrekt (Content Extraction for Accessibility)

28. Konvertering til PDF (IV)

29. Tilgængelighedsproblematikker i kommunens filer Helene Nørgaard Bech 2010 Sensus ApS

30. Problematikker i word • Ingen overskrifter • Ingen tabeloverskrifter • Ukorrekt kolonneopdeling • Ingen alt-tekster

31. Problematikker i pdf • Dokumenter er ikke tagget • Dokumenter har ikke struktur • Samme som word-problematikker

32. Tilgængelighed til pdf-filer Helene Nørgaard Bech 2010 Sensus ApS

33. Tjek tilgængelighed • Brug Acrobat Pro • Avancerede indstillinger • Tjek for tilgængelighed • Fuld tjek • Tjek for Adobe PDF formatet

39. Læsbarhed • Dokumenter bør gemmes som tekst • Tastaturadgang • Understøttelse af skærmlæsere: • Kodet pdf • Udtrækning af tekst • Læserækkefølge

40. Scannede filer til PDF • Image-only dokumenter • De har ingen struktur • Indhold kan ikke genkendes • Visse elementer kan genskabes ved hjælp af OCR, fx Paper Capture • Tags kan tilføjes manuelt; anbefales ikke • Utilgængelige for de fleste; bør ikke anvendes

41. Låste pdf-filer • Kan ikke gøres tilgængelige

42. Tagging • Dette kan gøres automatiseret med dele og skal gøres manuelt med andre dele • Det bedste resultat opnås ved at tagging er foretaget i oprindelsesfil • Tagging kan foretages i pdf-fil via Acrobat Pro, men kan være upræcis da der skal ’gættes’

45. Manglende sprog • Dette kan gøres i oprindelsesfil i nogle formater, hvilket er mest holdbart • Dette kan gøres i Acrobat Pro • For hele dokumentet automatiseret • For dele af dokumentet manuelt

49. Læserækkefølge • Afhænger af oprindelsesformatet • For word er læserækkefølgen samme og fornuftig, hvis man overholder word-principper • I Acrobat Pro kan man reparere læserækkefølge manuelt